RIB reactie college op accountantsrapport

Postadres: Postbus 150 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1 2672 TA Naaldwijk T 14 0174 E info@gemeentewestland.nl | www.gemeentewestland.nl

Aan de raad van de gemeente Westland

UW BRIEF

UW KENMERK

ZAAK-/PROJECTNR. D2022-24698

DOCUMENTNR. 23-0140606

BIJLAGE(N)

CONTACTPERSOON

CLUSTER

TELEFOONNUMMER

DATUM VERZONDEN

G.C.H.M. van der Lienden

Bedrijfsvoering

(0174) 672 621

27 juni 2023

ONDERWERP Reactie college op de rapportage van de accountant

Geachte raad,

Uw raad heeft na een Europese aanbesteding PWC aangewezen als controlerend accountant. De jaarrekening 2022 was de tweede jaarrekening die door PWC is gecontroleerd. Op basis van de uitgevoerde controle heeft PWC het accountantsverslag 2022 opgesteld. Op grond van zijn controle is de accountant voornemens om een goedkeurende verklaring te verstrekken voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Voor wat betreft het rechtmatigheidsoordeel is het van belang dat de gemeenteraad goedkeuring geeft aan een tweetal overschrijdingen op de begroting en een

overschrijding op een krediet voordat de accountant definitief zijn conclusie kan trekken. Er is geen sprake geweest van correcties vanuit de accountantscontrole. Wel zijn er een aantal aanbevelingen en adviezen die de accountant doet in het accountantsverslag 2022. Daar gaan wij hieronder nader op in.

Onzekerheden sociaal domein De accountant benoemt een tweetal onzekerheden met een totale omvang van € 4,6 miljoen. Deze onzekerheden hebben betrekking op de lasten van zorg in natura waarvoor van zorgaanbieders geen productieverantwoordingen zijn ontvangen en op de lasten van persoonsgebonden budgetten die door de SVB zijn uitbetaald. maar waarvan niet is vastgesteld dat de zorg daadwerkelijk is ge-

leverd. Beide onzekerheden zijn conform de bevindingen van voorgaand jaar, de organisatie werkt aan het implementeren van maatregelen om deze onzekerheden in de toekomst te verkleinen

ALG BCR 007

en/of weg te nemen.

PAGINA 2

Onrechtmatigheden Er is sprake van een aantal formele onrechtmatigheden. Dit zijn onrechtmatigheden die geen im-

pact hebben op het oordeel bij de jaarrekening maar formeel niet rechtmatig zijn. Hieronder gaan we nader in op deze geconstateerde onrechtmatigheden.

Aanbestedingen In het kader van de opvang van vluchtelingen uit Oekraine moesten er op korte termijn contracten worden aangegaan om de opvang in goede banen te leiden. We hebben gebruik

gemaakt van de uitzonderingsbepalingen die de Europese regelgeving biedt om in dergeliike spoedgevallen af te zien van een Europese aanbestedingsprocedure. Voorwaarde is dat deze opdrachten, nadat ze zijn verstrekt, worden gepubliceerd op Tenderned. Deze publicatie heeft niet plaatsgevonden voor het einde van het boekjaar terwijl dat wel verplicht was. Dit zorgt voor een formele onrechtmatigheid. Overschrijding krediet Daarnaast is in het kader van de opvang van deze vluchtelingen een investering gedaan die nodig was om deze opvang in goede banen te leiden. Voor deze investering is niet tijdig een krediet aangevraagd bij de raad. Wanneer deze overschrijding van € 1,4 miljoen alsnog wordt geautoriseerd bij het vaststellen van de jaarrekening dan weegt deze overschrijding niet mee in het accountantsoordeel en is er alleen sprake van een formele rechtmatigheidsfout. Overschrijding programma’s Er is sprake van een lastenoverschrijding binnen een viertal programma’s. Formeel is elke

overschrijding een onrechtmatigheid. Bij twee programma’s is er sprake van een overschrijding van lasten, waar ook extra baten tegenover staan. Per saldo is daar dus geen sprake van een overschrijding. Bij twee andere programma’s is er geen sprake van extra baten. Voor die overschrijdingen geldt dat, wanneer deze overschrijdingen van totaal € 3,9 miljoen alsnog door de raad worden geautoriseerd, ze niet meewegen in het accountantsoordeel en er alleen sprake is van een formele rechtmatigheidsfout. Deze laatste overschrijdingen hebben met name betrekking op het vormen van de voorziening verlofsparen waarvan in december 2022 duidelijk is geworden dat deze verplichting in de jaarrekening opgenomen moest worden, op grond van de verslaggevingsregels en de gewijzigde CAOgemeenten. Een totaaloverzicht van de overschrijdingen, inclusief een toelichting per pro-

gramma, is in onderstaande tabel opgenomen. We vragen uw raad om de overschrijdingen op programma 3 en programma 10 te autoriseren bij het vaststellen van de jaarrekening, zodat deze niet meewegen in het oordeel van de accountant.

23-0140606

PAGINA 3

Conclusie rechtmatig

3

~/165N

6

23 3.591 N

:

j

8

7.406 N

De overschrijding wordt veroorzaakt doordat enOnrechtmatig. De raad wordt gevraagd kele werkzaamhedendie gepland waren voor eer- deze overschrijding voor het vaststellen dere jaren in 2022 zijn uitgevoerd zonder dat hier van de jaarrekening te accorderen waarin de begroting rekening mee was gehouden. door deze dan niet meeweegtin het oordeel van de accountant. De overschrijdingen worden veroorzaakt door Onrechtmatig. Weegt echter niet mee in meer bestedingen dan begrootin het kader van de het oordeel van de accountant aangeenergietoeslag, de opvang van Oekrainers binnen zien er extra baten tegenoverdeze lasde gemeente en de vergoeding aan het COA. Ten tenstaan. aanzien van deze overschrijdingen geldt dat er ook extra baten tegenover deze overschrijdingen aan de lastenkant staan. De overschrijding wordt veroorzaakt doordat er ex- Onrechtmatig. Weegt echter niet mee in

tra verkopen zijn gedaan ten opzichte van waar in

de begroting 2022 rekening mee was gehouden.

het oordeel van de accountant aange-

zien er extra baten tegenoverdezelas-

Deze verkopen leiden tot zowel een voordeel (ver- ten staan. koopopbrengst) als een nadeel (afname boekwaarde). Er staan dus baten tegenover deze overschrijding. Daarnaastis er sprake van een over-

schrijding op de subsidie woningbouwimpuls. Ook voor deze overschrijding geldt dat er baten tegen-

:

10

over staan.

3.732 N

De overschrijding wordt hoofdzakelijk veroorzaakt Onrechtmatig. De raad wordt gevraagd door het vormenvan een nieuwe voorziening (de deze overschrijding voorhet vaststellen voorziening verlofsparen die met ingang van 2022 van de jaarrekening te accorderen waarverplicht is op grond van het BBV) en hetbijstellen door deze dan niet meeweegtin het oor-

van de bestaande voorziening dubieuze debiteuren.

deel van de accountant.

Samenvattend kunnen wij ons vinden in de opmerkingen van de accountant. We nemen de adviezen van de accountant ter harte. Voor deze onderwerpen zijn grotendeels reeds acties in gang gezet.

Reactie op advies auditcommissie De audit commissie en haar interne- en externe adviseurs komen regelmatig bijeen. Het college stelt de open en vakkundige samenwerking met de commissie op prijs. De auditcommissie draagt niet alleen bij aan de functies die de raad vervult, maar voegt ook waarde toe aan het dagelijks bestuur en aan de werkzaamheden van de organisatie. Dit blijkt onder meer uit het advies van de auditcommissie rondom interne beheersing, waarin de overleggen met de projectleider worden aangestipt. In aanvulling op de geconstateerde onzekerheden in het sociaal domein en de onrechtmatigheden, gaat de adviescommissie in haar advies aan de raad, ook in op de vorm van de jaarverslag. Met de introductie van LIAS beogen we enerzijds afscheid te nemen van het omvangrijke boekwerk en zorgen we er tegelijkertijd voor dat raadsleden eenvoudig kunnen schakelen tussen een analyse op hoofdlijnen en detailinformatie.

23-0140606

PAGINA 4

LIAS biedt die flexibiliteit niet alleen voor het jaarverslag, maar ook voor de voortgangsrapportage. De voortgangsrapportage is een nieuw P&C instrument, dat in LIAS zal worden doorontwikkeld. Bij de doorontwikkeling zullen we zeker stilstaan bij het advies van de auditcommissie in-

zake het verschil tussen de financiéle informatie (voortgang) en uitvoeringsinformatie (verwachtingen).

Voorts kunnen wij ons vinden in het advies om de opzet, diepgang en weergave van P&C instrumenten, vooraf met de auditcommissie te bespreken.

Bezien vanuit onze ervaringen dat een geprognosticeerd tekort van het financieel eindresultaat in de loop van het jaar meestal afneemt, begrijpen wij de gedachtegang achter het advies met betrekking tot de voorgestelde begrotingswijzigingen. Naarmate het jaar vordert zal bij elk rapportagemoment zal prognose van het financiéle eindresultaat accurater zijn. Wij willen echter de kanttekening plaatsen dat er grote verschillen kunnen optreden tussen de saldi van de diverse begrotingsprogramma’s. De geraamde tekorten worden veroorzaakt door exogeen onontkoombare ontwikkelingen in onder meer de jeugdzorg, de WMO en het onderhoud van openbaar groen. Wanneer de raad geen besluit neemt over de nu voorgestelde begrotingswijzingen, wordt daardoor on-

bedoeld onzekerheid gecreéerd over de rechtmatigheid van uitgaven die afwijken van de vastgestelde begroting 2023. Tot slot onderschrijven wij de rolopvatting van de auditcommissie ten aanzien van de perspectiefbrief.

Hoogachtend,

23-0140606