Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL

ONDERWERP

Vaststellen Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 en gelijktijdige intrekking van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019. AANLEIDING

Het huidige gemeentelijk Inkoop- en aanbestedingsbeleid dateert uit 2019 en moet worden geactualiseerd. Reden hiervoor is, dat in het collegewerkprogramma 2022-2026 de herijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid als activiteit voor 2023 is opgenomen met aandacht voor lokaal inkopen en Social Return on Investment (SROI). In het nieuwe beleid is SROI (hierna Social return) opgenomen binnen het thema Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Ook is in het nieuwe beleid het thema MVOI steviger verankerd en krijgt MVOI daarmee een verplicht karakter bij aanbestedingstrajecten. Verder is in het nieuwe beleid opgenomen dat het college nadere regels kan stellen met betrekking tot lokaal inkopen. Het nieuwe beleid is op basis van het VNG model inkoop- en aanbestedingsbeleid gemaakt. Met het gebruik van het VNG model wordt uniformiteit in zowel de regio als in heel Nederland bereikt. In de voorbereiding van het nieuwe beleid heeft op 15 november 2022 een informatie-uitwisseling bijeenkomst met de raad plaatsgevonden. DOELSTELLING

Het doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. ARGUMENTATIE 1.1 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) Duurzaam inkopen is al lang niet meer alleen de taak van de inkoper, maar vooral ook van opdrachtgevers. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) heet daarom nu Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Dit betekent dat een overheidsorganisatie bij (interne) opdrachten en bij het inkopen en aanbesteden van producten, diensten en werken rekening houdt met de effecten op mensen, milieu en welvaart. MVOI bestaat uit 6 thema’s: Milieu en biodiversiteit, Klimaat, Circulair (inclusief biobased), Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden), Diversiteit en inclusie en Social return. Als kader voor het MVOI worden de doelstellingen van de gemeente op die thema’s gehanteerd. Het uitvoeren van deze MVOI-aspecten is een actuele ontwikkeling, waarbij de komende tijd samen met de diverse clusters (opdrachtgevers) gekeken wordt bij welke aanbestedingen en met welke intensiteit deze beginselen toegepast kunnen worden. Dit is een groeiproces waarbij MVOI in toenemende mate toegepast gaat worden.

Opgemerkt wordt dat MVOI niet op alle aanbestedingen onverkort toepasbaar is en dat bij voorgenomen opdrachten een goede en tijdige afstemming tussen de diverse stakeholders noodzakelijk is. 1.2 Social Return als eis in plaats van gunningscriterium Gebleken is, dat Social return (één van de zes thema’s van MVOI) in een aanbesteding beter tot zijn recht komt als eis iin

plaats van een gunningscriterium. Social return is een aanpak om arbeidsparticipatie te stimuleren en meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Social Return wordt net als de andere thema’s van MVOI als eis (bijzondere uitvoeringsvoorwaarde) opgenomen in plaats van als gunningscriterium. Dit wordt gedaan voor een meer vormvrijere en bredere invulling van sociale en maatschappelijke doelen. RISICO’S EN KANTTEKENINGEN

1.1 De hoger gestelde eisen zouden kunnen leiden tot hogere kosten Echter, door het stellen van hogere eisen aan met name MVOI kunnen de kosten van afzonderlijke inkooptrajecten toenemen. Deze kosten maken onderdeel uit van de begroting van de afzonderlijke afdelingen waar deze inkopen plaatsvinden. Wel zullen met een eventuele kostenstijging ook de maatschappelijke baten op langere termijn tegen elkaar afwegen. Deze afweging vindt vooraf plaats bij de afzonderlijke aanbestedingstrajecten door de opdrachtgever via een maatschappelijke kosten en batenanalyse en dus niet in deze algemene beleidsregels. Bij het optreden van spanning tussen MVOI- doelstellingen en beschikbare budgetten (bij een majeure afwijking) zijn er bij de afzonderlijke aanbestedingstrajecten in beginsel vier opties: 1. Hetzelfde, maar minder ambitieus (qua MVOI) inkopen; 2. Minder, maar duurzamer inkopen; 3. Duurzaam inkopen, meerkosten MOVI prioriteren binnen beschikbare budgetten; 4. De meerkosten MVOI accepteren en aanvullend budget beschikbaar stellen via collegebesluit en indien nodig aanvullend raadsbesluit. De hier bedoelde majeure meerkosten MVOI worden indien mogelijk vooraf begroot. Het kan ook pas lopende een aanbestedingsprocedure via de binnengekomen inschrijvingen duidelijk worden dat er sprake is van onvoorziene meerkosten MVOI.

Op dat moment vindt een nieuwe afweging plaats zoals hiervoor bedoeld. Ook kan de aanbesteding worden ingetrokken en eventueel minder ambitieus opnieuw in de markt worden gezet. FINANCIËN

De vaststelling van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft geen financiële gevolgen. COMMUNICATIE

Externe communicatie:

Op 1 januari 2024 treedt het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Westland in werking. Een nieuw inkoopbeleid is nodig vanwege de verschuiving van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) naar Maatschappelijk Verwantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). In dit inkoopbeleid leest u welke doelstellingen de gemeente belangrijk vindt en wat we met ons inkoopbeleid willen bereiken en waarom. Als overheidsdienst gaan we zakelijk en transparant om met publieke gelden. En we zijn een betrouwbare partner voor alle partijen. Geld wordt rechtmatig en doelmatig besteed. Dit houdt in, dat partijen niet alleen gelijke kansen krijgen op het verkrijgen van een opdracht, maar ook dat bij elke opdracht gekeken wordt of een opdrachtnemer kan bijdragen aan onze doelstellingen zoals MVOI, oog voor de lokale economie en oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

EXTERN OVERLEG

Niet van toepassing.

VERVOLGTRAJECT

Na besluitvorming door de raad vindt publicatie plaats op de landelijke website www.overheid.nl en op onze gemeentelijke website.

.

Burgemeester en wethouders van Westland, de secretaris,

de burgemeester,

M.L.M. Weerts

B.R. Arends