Overzicht onderzoek 100000+ gemeente geheime documenten (bijlage bij memo griffier inzake geheime en interne stukken)

Collegiale vraag over "geheime" en "interne" documenten Hoe worden geheime documenten (zoals bijlagen bij een raadsvoorstel) beschikbaar gesteld? Alphen aan de Rijn

digitaal met slotje

Venlo Ede Maasstricht

ter inzage digitaal met slotje ter inzage

Eindhoven

ter inzage

Nijmegen

digitaal met slotje

Zaanstad

digitaal met slotje

Haarlemmermeer Alkmaar Amsterdam

digitaal met slotje ter inzage digitaal met slotje

Almere Tilburg Zoetermeer s-Hertogenbosch

ter inzage ter inzage digitaal met slotje ter inzage

Haarlem Utrecht

digitaal met slotje digitaal met slotje

Hoe worden interne documenten (zoals dossiers, opgevraagde overeenkomst, enz.) beschikbaar gesteld?

Opmerkingen

digitaal met slotje en/of per mail We vermelden in de bestandsnaam duidelijk dat het om een geheim document gaat. Ook in het document wordt dat duidelijk aangegeven. Mogelijk wijzigt dit binnenkort in het Reglement van Orde, dat wordt namelijk aangepast n.a.v. de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur. digitaal met slotje digitaal met slotje n.v.t. In Maastricht hebben we de afgelopen jaren eea aangescherpt mede nav een rapport van de Rekenkamer. We zijn streng: het is “geheim” en niets anders. We kennen geen vertrouwelijke of interne stukken oid. Het het een of het ander: geheim of openbaar. Geheime stukken liggen ter inzage bij de griffie. Voordat stukken aan de raad (en eventueel een commissie) worden verstrekt moet het college (en vanaf 1 april eventueel de burgemeester) dus besluiten over al dan niet geheimhouding. Onze insteek is dat het daarmee klip en klaar is wat de status is van informatie. Uitzondering is dat obv van de AVG besloten kan worden specifieke informatie niet openbaar te maken ook al is er geen geheimhouding (of vanaf 1 april een geheimhoudingsplicht) opgelegd. n.v.t. Openbaar op ris indien aangeboden door collega aan de raad. Ter inzage bij de griffier als onder geheimhouding aangeboden (dat vereist dus geheimhoudingsbesluit). n.v.t. De raad kent geen vertrouwelijke stukken.

Wij hebben daar dan ook geen werkwijze voor, want die stukken zijn er bij ons niet. Ze zijn óf geheim, in dat geval geldt onder 1, of ze zijn openbaar. n.v.t. wij kennen geen vertrouwelijke stukken. Wat wel gebeurt is dat bijvoorbeeld een brief van een inwoner die op RIS openbaar zonder persoonsgegevens wordt gepubliceerd, en achter het slotje wel met persoonsgegevens. digitaal met slotje n.v.t. Kennen geen vertrouwelijk is dus openbaar n.v.t. Wij kennen geen vertrouwelijke of interne documenten, een document is openbaar of geheim. Als men een intern document geheim wil houden, dan moet daar geheimhouding op worden gelegd. n.v.t. In een kluis waar raadsleden zelf toegang toe hebben n.v.t. Stukken zijn geheim of openbaar n.v.t. Vertrouwelijke of interne documenten van de raad kennen wij niet. Documenten zijn bij ons of openbaar of geheim. digitaal met slotje wij kennen geen vertrouwelijke stukken. Als het al gebeurt dan is dit in het directe verkeer tussen raadslid en ambtenaar (vaak in een gesprek). Wat wel gebeurt is dat bv CV’s van mensen voor een benoeming achter het slotje komen en ook bv zienswijzen op een bestemmingsplan, maar dat heeft te maken met de privacy van de personen. digitaal met slotje ter inzage Op dit moment loopt er een gesprek over hoe om te gaan met persoonsgegevens in geheime stukken voor de raad.

Geheime stukken voor raad moeten gearchiveerd worden (archiefwet), maar persoonsgegevens mogen niet gearchiveerd worden (AVG). Beide wetten Archiefwet zijn hier in strijd met elkaar.