Memo burgemeester Arends over voortgang uitvoering motie Fysiek vergaderen

Memo AAN

:

de leden van de commissie Bestuur

VAN

:

burgemeester B.R. Arends

C.C.

:

DATUM

:

28 augustus 2023

BETREFT

:

Voortgang uitvoering motie Fysiek vergaderen

Op 25 januari 2022 heeft de raad de motie ‘Fysiek vergaderen’ aanvaard. In deze motie vroeg u d e v o o r z i t t e r v a n d e g e m e e n t e r a a d “ e e n p l a n t e ma k e n v o o r h e r i n r i c h t i n g v a n d e r a a d z a a l , z o d a t de raad – ook ten tijde van de coronacrisis - adequaat fysiek kan vergaderen en belangstellende i n w o n e r s , i n s p r e k e r s e n d e p e r s e e n c o mf o r t a b e l e z i t p l e k w o r d t g e b o d e n ” . Graag informeer ik uw over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van deze motie tot aan dit moment. Stand van zaken Alhoewel er op dit moment geen beperkingen meer zijn zoals tijdens de coronaperiode, is de strekking van de motie toch ook geweest om in eventuele voorkomende gevallen een flexibele opstelling mogelijk te laten zijn . Hierdoor kan er in dergelijke situaties wel in de raad szaal vergaderd worden met voor elk raadslid een plek in de zaal en in het bijzonder binnen de kring van de raad. Als voorzitter van de gemeenteraad heb ik het zinvol geacht de mogelijke invulling van de uitvoering van deze motie te toetsen aan een kleine vertegenwoordiging uit uw raad. Na de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 en de vorming van een nieuw college is hiervoor een klankbordgroep geformeerd. Raadsleden André van den Berg, Peter Voskamp, Anja v an der Eijk en Leo Boekestijn maken hier deel vanuit.

Er is voor gekozen om voor de uitvoering van de motie als eerste de focus te leggen op de techniek. Acute problemen die zich voordeden (geen verbinding, beperkte capaciteit etc) maakten het nodig hiermee te beginnen. Dit heeft er toe geleid dat een nieuw systeem voor microfoons, geluid en vergadertechniek is aan-

Een mogelijke herinrichting van de raadszaal loopt no g. Met ondersteuning van een extern bureau

meer multifunctioneel te kunnen gebruiken. De huidige inrichting biedt geen mogelijkheid tot flexibiliteit en is daardoor feitelijk alleen geschikt voor bijeenkomsten met grote groepen. Anderzijds

ALG BCR 003

is vanuit de klankbordgroep ook nadrukkelijk de wens naar voren gebracht om tw ee halve ringen te voorkomen. Vanzelfsprekend zal hierover te gelegener tijd nadere informatie worden verstrekt en zal een voorstel hiervoor ook vroegtijdig met de raad i.c. het seniorenconvent besproken worden. 1

*23-0188226*

uit de regio worden eventuele mogelijkheden in kaart gebracht. Het uitgangspunt van de motie (flexibiliteit) is hierbij een belangrijk uitgangspunt. Dit is temeer van belang om de raadszaal ook

23-0188226

geschaft. De opdracht hiervoor is verstrekt aan Generations. Het nieuwe systeem wordt in de week van 4 september geïnstalleerd.