Document · PDF

Jaarstukken 2023 [24-0079076]

Gemeenteraad 26 juni 2024, gemeente WestlandBij agendapunt: Voorstel tot vaststelling van de zienswijze op de conceptbegroting Gemeenschappelijk Regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (GR-SbJH) 202518.020 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

—|servicebureau|_______________________

Jeuodhulp Haaglanden

Jaarstukken 2023

Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden Postbus 12 600 2500 DJ Den Haag Tel 085 4855417 www.sbjh.nl Email: info@sbjh.nl

Jaarstukken 2023

Inhoudsopgave Bestuursverslag

Directieverslag

Samenvattend resultaat

1.1 1.2 1.3 1.4

Inleiding Leeswijzer Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2023 Organogram/samenstelling bestuur en directie

12 12 12 13

Programmaverantwoording

2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7

Inleiding Het volgens artikel 3 behartigen van belangen doorhet SbJH Het afsluiten van contracten en het voeren vancontractmanagement Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van Jeugdhulpaanbieders Het analyseren van gegevens Wat hebben de doelen gekost en opgebracht? Overhead Heffing Vpb Gebruik kosten onvoorzien

14 14 14 17 18 20 20 21 21

Paragrafen

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

Inleiding Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Paragraaf Frauderisicobeheersing Paragraaf Financiering Paragraaf Bedrijfsvoering Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen Paragraaf Grondbeleid Paragraaf Verbonden partijen Paragraaf Lokale heffingen Paragraaf Woo

22 22 24 25 27 30 30 30 31 31

Pagina 2 van 67

Jaarstukken 2023

Jaarrekening

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Overzicht van baten en lasten Toelichting op het overzicht van baten en lasten Balans Toelichting op de balans Gebeurtenissen na balansdatum SiSa bijlage (Single information Single audit) Overzicht taakvelden Overzicht Wet Normering Topinkomens

32 33 35 40 40 46 46 47 47

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen

Bijlage A: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Bijlage B: Basisbegroting zonder uitsplitsing overhead Bijlage C: Toetsingskader rechtmatigheid Bijlage D: Regiobegroting 2023 Bijlage E: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant bij de Regiobegroting 2023 Bijlage F: Risico-analyse Naris 2023

51 52 53 54 58 59

Pagina 3 van 67

Jaarstukken 2023

Bestuursverslag Voor u liggen de jaarstukken 2023 van de gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. De gemeenschappelijke regeling is opgericht op 24 november 2014 en sinds dien zijn er op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Gemeenschappelijke regeling Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling stuurt als eigenaar van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden op zorgvuldige uitvoering van de processen (toezicht op zelfstandig functionerende directie) en feedback ten aanzien van de effectiviteit van samenwerkende op drachtgevers. De inhoudelijke sturing op de invulling van de taken vindt plaats via de opdrachtgeverslijn. De colleges van de deelnemende gemeenten sluiten een dienstverleningsovereenkomst met het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Rol van het bestuur Het bestuur is ingericht naar een enkelvoudig bestuursmodel geënt op de bedrijfsvoeringsorganisatie. Benoeming van het bestuur De drie bestuursleden kiezen uit hun midden de mevrouw Bentvelzen als voorzitter. Regelgeving Het bestuur heeft het reglement van orde, de mandaatregeling, het volgen van de algemene voorwaarden inkoop (Jeugdhulp) VNG; de financiële verordening, normenkader rechtmatig heid en de archiefregeling vastgesteld. Het bestuur is voortdurend over de relevantie en actua lisatie van de regelgeving geïnformeerd.

In het verslagjaar 2023 zijn op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Begroting De begrotingswijziging 2023 SbJH is vastgesteld. In deze begrotingswijziging is een stelpost ge ïntroduceerd welke uitsluitend aangewend kan worden na een expliciet besluit van het directeurenoverleg (DO). Het resultaat op deze stelpost valt buiten het resultaat van het SbJH. Jaar lijks worden de gerealiseerde en geautoriseerde kosten door de gemeenten vergoed aan het SbJH waardoor de stelpost jaarlijks wordt aangevuld tot het afgesproken bedrag ad C 500k. De introductie van deze stelpost leidt tot een maximalisatie van de flexibiliteit in de samenwer king tussen de regio en het SbJH. De Begroting 2024 SbJH is vastgesteld. De concept Begroting 2024-2027 is voor zienswijzen vrijgegeven.

Pagina 4 van 67

Jaarstukken 2023

In 2020 is besloten dat het Servicebureau de administratie van de Regiobegroting (dit is de be groting van de Netwerksamenwerking Jeugdhulp Haaglanden) uitvoert en daarover in haar jaarrekening verantwoording aflegt. Deze taak is voor het Servicebureau kostenneutraal om dat de lasten door de deelnemende gemeenten met bijdragen worden afgedekt. Verordeningen en normatiek GR Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft conform de vastgestelde verordeningen uit voering gegeven aan de opgedragen taken. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft hierover in 2023 gerapporteerd aan het bestuur en de deelnemende gemeenten. Uittreding gemeente Voorschoten De gemeente Voorschoten heeft in 2022 besloten tot een overgang naar de Leidse Regio (Hol land Rijnland). Hiertoe heeft de gemeente in samenspraak met het GR Bestuur een verkenning gedaan naar het proces en de (financiële) voorwaarden voor een eventueel uittreden van de gemeente uit de Gemeenschappelijke Regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (en de netwerksamenwerking jeugd Haaglanden). In 2023 heeft de voorbereiding van de uittreding van de gemeente Voorschoten plaatsgevonden. Naast de nodige administratieve afhandelin gen heeft dit ook geleid tot het formele uittreden van de gemeenten per 1 januari 2024 en het daartoe doorvoeren van de 5e wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling.

Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Op 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) gewijzigd. Deze wetswijziging moet voor 1 juli 2024 in alle gemeenschappelijke regelingen geïmplementeerd worden. De wettelijke aanpassingen leiden opnieuw tot wijziging van de GR. Het proces rond de totstand koming van deze 6e wijziging is in 2023 gestart. Programma Kostenbeheersing Na enkele jaren van (regiobrede) stabilisatie van de uitgaven, is in 2023 opnieuw sprake van een stijgende tendens in de uitgaven voor jeugdhulp, met als prognose een stijging van 15^! (incl. indexatie), tot circa C 350 mln. Met de krimpende landelijke middelen in het vooruitzicht wordt de regio gedwongen om de uitgaven omlaag te brengen en extra aandacht te geven aan kostenbeheersing. Het regionale Directeuren Overleg Jeugd heeft de bestuurlijke opdracht ge kregen om binnen de vastgestelde kaders en uitgangspunten van de Regiovisie en de Hervormingsagenda Jeugd te komen tot een samenhangend voorstel gericht op kostenbeheersing. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen korte en middelkorte termijn maatregelen. In de bestuurlijke opdracht is expliciet aangegeven dat het om een waardegestuurde aanpak gaat: welke maatschappelijke effecten voor kwetsbare jeugdigen en gezinnen in onze regio na gestreefd en wat dat vraagt van de inzet van de per definitie schaarse middelen.

Het Service bureau ondersteund sinds oktober 2023 het Programmabureau specifiek met data-analyses en met project- en contractmanagement op de diverse ontwikkelrichtingen. Tot slot Namens het bestuur spreek ik mijn dank en waardering uit aan de medewerkers van het Servi cebureau Jeugdhulp Haaglanden voor de inzet en de geleverde kwaliteit van de dienstverle ning.

Pagina 5 van 67

Jaarstukken 2023

Rijswijk, xx 2024. Mevrouw L. Bentvelzen

Voorzitter

Pagina 6 van 67

Jaarstukken 2023

Directieverslag Met deze jaarstukken legt het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden verantwoording af over het gevoerde beleid over het jaar 2023. De verslaglegging is ingericht conform het Besluit Be groting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Altijd in ontwikkeling In de regio Haaglanden wordt gewerkt met een continue inkoopproces, waarbij de Ontwikkeltafel als instrument voor een constante dialoog met gemeenten en de jeugdhulpaanbieders dient. Dit proces van ontwikkelgerichte samenwerking kan leiden tot herzieningen in de over eenkomsten. Daarvoor zijn gemeenten en jeugdhulpaanbieders met grote regelmaat met elkaar aan de Ontwikkeltafel in gesprek gegaan over de gezamenlijke opgaven (zowel inhoudelijk, als in termen van doelmatigheid, als voor wat betreft de administratieve werkprocessen en aanverwante za ken) gericht op het zo effectief en doelmatig mogelijk vorm geven van de in te zetten jeugd hulp. Partners zoals 'JONG doet mee' zijn ook bij die gesprekken betrokken. Resultaten landen in de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden, waar nodig gecodifi ceerd in aanpassing van contractuele afspraken via de herzieningen. Een vast onderdeel van die herzieningen is de jaarlijkse indexering van de tarieven, als waarborg dat aanbieders een reële vergoeding ontvangen voor hun inzet.

In 2023 is het instrument van de Ontwikkeltafel ook gebruikt om vooruit te kijken naar de im plementatie van de Hervormingsagenda en om een gedegen inzicht op te bouwen in de ach tergronden van het - in geld uit gedrukt - toenemende beroep op jeugdhulp. Dat inzicht is be langrijk als input richting een programma gericht op kostenbeheersing waarmee eind 2023 een begin is gemaakt. Voorts is in 2023 vanuit een regionale bril stil gestaan bij de mogelijke impact van het zoge naamde Haags Toekomstperspectief (een aanpak waarbij de gemeente Den Haag een deel van de lokale jeugdhulp heeft geconcentreerd bij enkele consortia, die tevens de rol van lokaal team vervullen) en, voor zover nodig, van mitigerende maatregelen om negatieve gevolgen voor de regio in te dammen. Begroting en resultaat ^ De begroting 2023 is op 28 september 2022 formeel vastgesteld. ^ De begrotingswijziging 2023 is op 13 september 2023 formeel vastgesteld. ^ Het resultaat over 2023 is C 461 k positief waarvan C 297 k wordt teruggeven aan de gemeenten en C 164 k wordt toegevoegd aan de algemene reserve i.v.m. uitgestelde werkzaamheden. ^ Van de stelpost ad C 500k is een bedrag ad C 128,5k ingezet. Dit bedrag wordt door de gemeenten aangevuld.

Pagina 7 van 67

Jaarstukken 2023

Bedrijfsvoering Personele formatie Ultimo 2023 had het SbJH een bezetting van 27,3 FTE. In de primaire Begroting 2023 werd re kening gehouden met een omvang van 26,7 FTE. Dit aantal is in de begrotingswijziging 2023 verhoogd met 1,8 FTE en daardoor 28,5 FTE geworden. Dit houdt in dat per einde 2023 de formatie van het SbJH per saldo 1,2 FTE lager is dan volgens de begroting was toegestaan. Dit verschil is met name ontstaan door een latere invulling van de vacatures. Bedrijfsvoeringstaken Ook in 2023 is geïnvesteerd in de bedrijfsvoering van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen waarborgen. Voor het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is het een blijvend proces om in de bedrijfsvoering de gewenste stabili teit en kwaliteit te bereiken. Met name op het gebied van informatisering en automatisering, control en communicatie zijn processen geoptimaliseerd en is de daarvoor benodigde pro grammatuur geactualiseerd.

Dienstverlening Herzieningen Het traject 'Tarieven, financieel inzicht en sturing' is onder regie van het Servicebureau samen met vertegenwoordigers van de gemeenten, aanbieders en het Servicebureau, en onder steund door externe expertise is gecontinueerd. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen het reguliere onderhoud van tarieven (bijvoorbeeld van wege inhoudelijke wijzigingen en met name vanwege de jaarlijks indexatie) en de opgaven op de langere termijn (vanuit groeiend financieel inzicht komen tot sturing). Kostenbeheersingsinstrumenten Het richtinggevend kader is een volume-toets op een verzoek om, of een toewijzing van, jeugdhulp waarboven dialoog tussen de gemeente en de jeugdhulp aanbieder gewenst is. Het kader is richtinggevend, omdat het richtsnoer niet afgedwongen wordt - dialoog maakt het juist mogelijk om te verklaren waarom afwijking wenselijk is. Ook in andere gevallen kan dia loog gewenst zijn tussen de jeugdhulpaanbieder en de gemeente (het lokaal team). Het rich tinggevend kader is bedoeld om in relevante situaties de dialoog te starten over het te berei ken resultaat, de kwaliteit van inzet en de volume-inzet van zorg. Het richtinggevend kader is daarmee een hulpmiddel om tot een realistische klantgerichte begroting te komen, vooraf gaand aan de start van de zorg.

Pagina 8 van 67

Jaarstukken 2023

In 2023 is door het Servicebureau bijgedragen aan een verdere ontwikkeling en implementatie van dit instrument. Naar het zich laat aanzien, zal het in 2024 en belangrijke bijdrage leveren om ook vanuit het perspectief van kostenbeheersing (dus naast inhoudelijk afwegingen) tot een passende toewijzing van zorg naar aard en omvang te komen. Het begrip bestedingsruimte is in 2023 toegepast op een wijze die rekening hield met de les sen vanuit het verleden. Het instrument is erop gericht tot een bestedingsruimte per aanbie der (te beschouwen als een verwachte inzet vanuit die aanbieder bij ongewijzigde omstandig heden) te komen en vervolgens om op basis van tijdige signalen na te gaan welke (beleidsac ties nodig zijn mocht die verwachting niet passend blijken te zijn. Om de administratieve lasten te beperken wordt sinds 2023 gewerkt met een bestedingsruimte voor de gehele regio Haag landen (inclusief de gemeente Den Haag) en een bestedingsruimte voor de gemeente Den Haag. Bij het onverwacht snel naderen van 70% van het berekende bedrag dienen aanbieders een signaal af te geven, zodat geanalyseerd kan worden welke factoren hierbij van belang zijn en welke acties nodig zijn om daarop in te spelen (bijvoorbeeld meer gebruik maken van andere aanbieders).

Doel is dat hiermee tijdig zicht ontstaat om mogelijke budgetoverschrijdingen en daaraan ten grondslag liggende (maatschappelijke) ontwikkelingen. Zo levert dit instrument een bijdrage aan kostenbeheersing en sturing. Declaraties en prognoses Via de verwerking van declaraties (inclusief de vereiste controles) bouwt het Servicebureau vanuit de controlefunctie over- en inzicht op in de ontwikkeling van de uitgaven binnen de re gio. Omdat de regio inmiddels over langjarige gegevens beschikt is het mogelijk gebleken om dat inzicht ook te benutten voor het maken van prognoses over de te verwachten omvang van de regionale inkoop aan jeugdhulp in het lopende jaar. Het spreekt vanzelf dat naarmate er van maand tot maand meer declaraties beschikbaar komen (aangevuld met data ontleend aan jaarrekeningen en productieoverzichten) die prognoses geleidelijk aan gedurende het jaar steeds verfijnder en accurater wordt. Daarmee is het een belangrijk instrument voor gemeenten om de uitgaven te monitoren en eventuele (dreigende) overschrijdingen tijdig te signaleren en waar mogelijk daarop actie te ondernemen. De controle op het tijdig indienen van declaraties functioneert goed. Indien de jeugdhulpaanbieder niet tijdig declareert (over het algemeen binnen 6 maanden) wordt de de claratie niet meer betaald tenzij de oorzaak van de vertraging bij de gemeente ligt.

Er zijn ka ders vastgesteld wanneer geacht wordt dat de gemeenten de oorzaak is. Voor eventuele bij zondere omstandigheden is een coulanceregeling vastgesteld. Deze coulanceregeling wordt door het team Control van het SbJH uitgevoerd. Gevolg van het aanzetten van deze controle is dat zorgaanbieders sneller en beter declareren. De zorgaanbieder wil immers niet het risico lopen dat de declaratie niet betaald wordt. Groot voordeel voor de gemeenten is dat eerder inzichtelijk wordt hoe bepaalde trends zich ontwikkelen en wat de gevolgen zijn voor de uitnutting over het lopende boekjaar.

Pagina 9 van 67

Jaarstukken 2023

Tegelijkertijd is het werkproces met onzekerheden omgeven. Deels vanwege maatschappelijke ontwikkelingen en de mogelijke effecten daarvan op de vraag naar jeugdhulp, maar voor een belangrijk deel ook omdat het Servicebureau voor de verwerking van data (c.q. het berichten verkeer) afhankelijk is van het werkproces tussen aanbieders en gemeenten. Het SbJH is in staat om snel te anticiperen op eventuele problemen. Zo heeft het SbJH reeds in mei 2023 gewaarschuwd dat de kosten RTA over het boekjaar 2023 een stijging laten zien waarbij de prognose tussen de C 342 en de C 350 miljoen konden uitvallen. Zonder tijdige sig nalering was het risico aanwezig dat dit bedrag zou zijn overschreden. Contractmanagement Vanwege een toenemende behoefte van gemeenten aan managementinformatie is reeds vo rig jaar gestart met een inventarisatie en de planvorming van de aanpassing van de hiervoor beschikbare programmatuur en de ingekochte dienstverlening. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft de inzet op het contractmanagement in 2023 onverminderd gecontinueerd. Iedere zorgaanbieder met een omzet van een miljoen euro of hoger wordt periodiek uitgenodigd voor een gesprek om de voortgang van de dienstverlening te bespreken. Het betreft hier circa 60 aanbieders, dit betreft circa 90% van het volume. De jaarrekeningen van aanbieders worden jaarlijks geanalyseerd.

Aandacht is gegeven aan de vraag hoe de nieuwe afspraak over begrenzing van de winst - vastgelegd in de herzieningen voor 2022 - voor de best mogelijke maatschappelijke waarde (die er kort samengevat op neer komt dat winst boven de 5% geïnvesteerd dient te worden in de kwaliteit van de jeugdhulp) in de praktijk vorm te geven. JeugdhulpPlus Onder andere vanwege acute liquiditeitsproblematiek bij twee belangrijke regionale aanbie ders - door een versnelde teruggang van de instroom - is in de loop van 2022 door de Jeugdautoriteit (JA) een advies uitgebracht over de financiële positie van deze JeugdhulpPlus aanbie ders. De JA beoordeelt de situatie als zeer kritiek en oordeelt dat het Draaiboek continuïteit jeugdhulp op deze aanbieders van toepassing is. Het Draaiboek continuïteit jeugdhulp is onderdeel van het convenant 'bevorderen continuïteit jeugdhulp' en treedt in werking wanneer er zorgen zijn over de continuïteit van zorg. Als accounthoudende regio/gemeente Den Haag voor één van deze aanbieders is het de taak van de regio Haaglanden regie te voeren op het vervolgproces. Het SbJH voert die regiorol in samen spraak uit. Bij de andere aanbieder is de gemeente Rotterdam de accounthoudende regio. Tus sen beide regio's en de 5 regio's in het landsdeel vindt zeer nauwe afstemming plaats.

Voor de totstandkoming van het bovenregionale plan voor het landsdeel ZuidWest is de ge meente Rotterdam de coördinerende gemeente. De samenwerking betreft 51 gemeenten die samen de zorgcontinuïteit moeten borgen van deze cruciale jeugdhulp. Omdat de samenwer king 51 gemeenten betreft, is de besluitvorming complex. Vanwege het interbestuurlijke toe zicht wordt het borgen van zorgcontinuïteit gemonitord door het ministerie van VWS. Dit is een arbeidsintensief en langdurig proces met grote financiële belangen.

Pagina 10 van 67

Jaarstukken 2023

Goedkeurende verklaring ingekochte zorg Op basis van de door het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden opgestelde analyses, bereke ningen en cijferopstelling is in boekjaar 2023 over 2022, voor het achtste op elkaar volgende jaar, een goedkeurende controleverklaring bij de verantwoording ingekochte zorg 01-01-2022 t/m 31-12-2022 ontvangen. Iets waar we oprecht trots op zijn. Inmiddels heeft de externe accountant, met betrekking tot het, door het SbJH, aangeleverde schattingsbestand over 2023 een rapport met bevindingen afgegeven. In dit rapport zijn geen bijzonderheden en/of afwijkingen opgenomen.

Den Haag, ** 2024.

P.J.G.M. Grob Directeur Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Pagina 11 van 67

Jaarstukken 2023

Samenvattend resultaat

1.1

Inleiding

De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening. Met deze jaarstukken legt het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden hierna te noemen SbJH- verantwoording af over het in 2023 gevoerde beleid. In bijlage B is de basisbegroting gepresenteerd zonder uitsplitsing overhead.

1.2

Leeswijzer

De jaarstukken bestaan uit de programmaverantwoording, de paragrafen, en de jaarrekening. Voor de programmaverantwoording dient het bij de begroting 2021 vastgestelde beleid als uit gangspunt. Voor het programma van het SbJH wordt ingegaan op de drie 'w-vragen': Wat hebben we bereikt? Deze vraag wordt in de paragrafen 2.2.1 t/m 2.2.3 beantwoord. Wat hebben we gedaan? Deze vraag wordt in de paragrafen 2.2.1 t/m 2.2.3 beantwoord. Wat heeft het gekost en opgebracht? Deze vraag wordt in de paragraaf 2.2.4 beantwoord. In de programmaverantwoording zijn 'ge kwalificeerde indicatoren' opgenomen om de uitvoering van het beleid te meten. In de toelich tingen van het programma staat of de doelstellingen gehaald zijn.

1.3

Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2023

Het rekeningresultaat bedraagt C 461k positief. Op de programmarekening heeft het SbJH een begrotingsoverschot gerealiseerd. Hiermee is de algemene reserve, na voorgestelde resultaat bestemming, positief ultimo boekjaar. Voorgesteld wordt het positieve exploitatieresultaat ultimo 2023 als volgt te verwerken: - Teruggave rente-opbrengsten C 99k - Teruggave gerealiseerde aanbestedingsvoordelen ICT C 97k - Teruggave lagere ICT-uitgaven wegens vertraging C 101k - Storting in de algemene reserve C 164k Totaal resultaat C 461k

Pagina 12 van 67

Jaarstukken 2023

Na de voorgestelde resultaatbestemming is het eigen vermogen ultimo 2023 opgebouwd uit: Algemene reserve Balans ultimo 2022 Voorstel resultaatbestemming Na voorgestelde bestemming

Bedrag (x 1.000) e 122 e 164 e 285

1.4 Organogram/samenstelling bestuur en directie

Declaratieservices Officemanagement en communicatie

Inkoop en contractmanagement

Ketencoördinatie

Directeur Servicebureau Bestuur GR Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Samenstelling bestuur per 31 december 2023 Voorzitter:

mevr. L. Bentvelzen

(wethouder gemeente Rijswijk)

Lid: Lid:

dhr. H. Bredemeijer mevr. M. Van Bijnen

(wethouder gemeente Den Haag) (wethouder gemeente Pijnacker-Nootdorp)

Secretaris: den)

dhr. P.J.G.M. Grob

(directeur Servicebureau Jeugdhulp Haaglan-

Samenstelling directie per 31 december 2023 Directeur:

dhr. P.J.G.M. Grob

Pagina 13 van 67

Jaarstukken 2023

Programmaverantwoording

2.1

Inleiding

Volgens artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling behartigt het SbJH de belangen van de deelnemende gemeenten op het terrein van uitvoering van de inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Ter behartiging van de hierboven genoemde belangen is het SbJH belast met de volgende in de begroting 2023 verfijnde taken: ^

Het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en het bijbehorende contractmanagement conform het door de gemeenten vastgestelde beleid en de door de gemeenten vastgestelde inkoopcontracten1; Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van de aanbieders (inclusief controle ren op toewijzing (JW301)) en het ter betaling doorzetten van de desbetreffende de claraties naar de verantwoordelijke gemeenten; Het analyseren van de gegevens en het signaleren van mogelijke onder - en overschrij dingen.

2.2

Het volgens artikel 3 behartigen van belangen door het SbJH

2.2.1

Het afsluiten van contracten en het voeren van contractmanagement

Het SbJH sluit contracten af met de aanbieders van Jeugdhulp en voert het bijbehorende contractmanagement uit Aantal aanbieders

Aantal contracten in beheer

Aantal contracten afgelopen

Aantal kwartaalgesprekken top 14 aanbieders Aantal gesprekken met overige Jeugdhulpaanbieders

Begroting Realisatie

ron

181 aanbieders (RTA) 175 13 aanbieders GI's 0 nieuwe aanbieders (RTA) 362 ontwikkelovereenkomsten 1810 resultaatovereenkomsten 2150 139 overeenkomsten ISPNext + Zorgned woonplaatsbeginsel 11 Maatwerkovereenkomsten 6 overeenkomsten regionaal beëindigd 132 overeenkomsten beëindigd door 100 gemeente Den Haag (htp) 181 aanbieders beëindigd door gemeente Voorschoten (Rijnland) 56 54 Contractmanagement 150 118 Contractmanagement

In dit overzicht zijn de gesprekken die gevoerd zijn met de twee aanbieders in de JeugdzorgPlus niet meegenomen. Door de problemen van deze aanbieders betreft dit hoog frequente gesprekken waarbij meerdere disciplines betrokken zijn. Tevens zijn de informele contacten Z vragen niet opgenomen.

1 Beleid en contractvoorwaarden liggen qua bevoegdheid bij de gemeenten. Het SbJH sluit contracten af in mandaat voor 9 gemeenten. Den Haag sluit contracten zelfstandig af.

Pagina 14 van 67

Jaarstukken 2023

Doel: het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en uitvoeren van het bijbehorende contractmanagement Wat hebben we bereikt/gedaan

Contractmanagement Haaglanden: Gemeenten, jeugdhulpaanbieders en andere partners werken in de re gio Haaglanden samen om jeugdzorg, dichtbij en in samenhang te orga niseren. Een gericht samenspel van beleid, inkoop, contractmanage ment en uitvoering zorgt voor de randvoorwaarden dat passende jeugdhulp beschikbaar is als de hulpvraag zich voordoet. De belangrijkste activiteiten Inkoop&juridisch en contractmanage ment/beheer - Contractgesprekken (C-gesprekken) met jeugdhulpaanbieders, onderscheiden naar de categorieën LVB en J&O, GGZ, GI's en Jeugdhulp Plus. De C-gesprekken worden met regelmaat ge voerd met aanbieders die in 7 of meer gemeenten actief zijn (83 aanbieders, 92^! van de omzet). - Gesprekken voeren met Jeugdhulpaanbieders m.b.t. de beste dingsruimte en doelmatigheid - Signaleren van trends, signalen en ontwikkelingen het zorglandschap en relevante (landelijke) ontwikkelingen. Voor ove rige aanbieders 1-2 keer per jaar een gemeenschappelijke bij eenkomst. - Ontwikkeling en toepassing resultaatsturing - Verbinding maken met andere beleidsvelden, zorgen voor aan sluiting - Verbinding en anticiperen in de Ontwikkeltafel - Projecten/ontwikkelingen onder andere naar aanleiding van Ontwikkeltafel - Vraagstukken gemeenten, jeugdhulpaanbieders met betrekking tot uitvoering van de contracten, alsmede inkoop en herzienin gen (idem).

- Zorg dragen voor de juridische-inkoop technische ondersteu ning van het herzieningsproces. - Advies naar beleid bij vraagstukken uit de betreffende catego rie zorg, koppeling tussen uitvoering en beleid op inhoud van zorg. - Het voeren van accountgesprekken met de gemeenten - Regionaal contractmanagement team overleg ten behoeve van de regionale afstemming - Maandelijks accountoverleg met de gemeenten - Maandelijks regionaal overleg met de lokale contractmanagers Z relatiebeheerders

Pagina 15 van 67

Jaarstukken 2023

De belangrijkste partners voor ons zijn:: - De gemeenten o Relatiemanagers Z accountmanagers Z contractmana gers o Beleidsmedewerkers (PtJ Leden) o BVO leden - Jeugdhulpaanbieders o Bestuur/directie o Accountmanagers - Landelijk o I-sociaal domein Z VNG " Ontwikkelingen contractstandaarden " Hoofd- Z onderaanneming - LTA o Jeugdautoriteit o Inspectie Jeugdzorg

Ontwikkeltafel In 2023 is de in 2021 gestarte ontwikkeltafels gecontinueerd en con tractmanagement neemt daar actief aan mee, als deelnemer, als voor zitter van een deeltafel c.q. als projectleider van een traject. Bij de vol gende onderwerpen is contractmanagement nauw betrokken o.a. : ^ Richtinggevend kader ^ Administratie protocol ^ Dyslexie ^ Werkprocessen (o.a. toegang) ^ Tarieven Z productbeschrijvingen ^ Bedrijfsvoering • Leren meten ^ GGZ • Wachttijden • Veiligheid • Bestedingsruimte ^ SROI ^ Forensische Jeugdhulp

Pagina 16 van 67

Jaarstukken 2023

2.2.2

Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van Jeugdhulpaanbieders

Het SbJH ontvangt en beoordeelt de facturen van Jeugdhulpaanbieders en zet de facturen door naar de Percentage ^) van de afgehandelde factuurregels binnen de gestelde termijn (10 werkdagen)

Begroting Realisatie Bron

92,40zź

Zorgned

Doel: het ontvangen en beoordelen van de facturen van Jeugdhulpaanbieders en het door zetten van de declaraties naar de verantwoordelijke gemeente Wat hebben we bereikt

In 2023 zijn 424.776 factuurregels (bron: Zorgned) in ontvangst geno men. Per 1 februari 2024 zijn hiervan 388.115 regels betaald en 36.606 regels afgekeurd. De overige 55 regels staan op definitief of zijn in be handeling. Hiermee is in totaal is 92,4% van de facturen binnen 10 werkdagen af gehandeld en, indien van toepassing, binnen 15 werkdagen betaalbaar gesteld. In het totaal is in 2023 voor C 356,8 miljoen aan jeugdzorg betaalbaar gesteld waarvan C 44,5 mln betrekking had op voorgaande boekjaren. Hierbij dient opgemerkt te worden dat december 2022 structureel pas in 2023 wordt betaald aangezien deze maand pas in januari 2023 gede clareerd kan worden.

Wat hebben we gedaan

Per 1 januari 2022 is besloten om te handhaven op tijdigheid van het indienen van declaraties en op de hoeveelheden zoals afgegeven in de beschikking. Vooral in de eerste helft van 2022 heeft dit in enige mate geleidt tot problemen. Niet alle aanbieders hadden tijdig in de gaten dat de aangekondigde controles nu daadwerkelijk uitgevoerd zouden worden. De gewenste effecten zijn, binnen twee jaar na de invoering, reeds bereikt: 1. Eerder en betere betrokkenheid van de gemeenten bij verlen ging of intensivering van de jeugdzorg 2. Sneller indienen van declaraties waardoor eerder en beter in zicht wordt verkregen in de kosten van de jeugdzorg Ook is er een duidelijk effect in het verminderen van het aantal zorg aanbieders waarbij problemen waren met het indienen van declaraties over oude boekjaren. Achterstanden worden eerder gesignaleerd en sneller aangepakt en/of opgelost. Dit geldt overigens zowel voor de zorgaanbieders als voor de gemeenten. Er zijn geen significante achterstanden meer zichtbaar in de declara ties. Ook de uitval is tot een minimum gereduceerd.

Pagina 17 van 67

Jaarstukken 2023

Een zorgenpunt is de waarde van de toewijzingen. In de laatste 2 maanden van 2023 en de eerste maand van 2024 is de waarde van de toewijzingen over 2023 met C 70 miljoen toegenomen. Deze toename is enerzijds te verklaren doordat zorgaanbieders blijkbaar te laat ont dekken dat de door hun ontvangen toewijzing niet voldoende was om hun kosten in rekening te brengen (reparatiewerk), anders kan het ook een signaal zijn dat gemeenten op het laatste moment nog veel toewij zingen afwikkelen onder druk van het einde jaar. In de tweede maand 2024 is het bedrag aan toewijzingen over 2023 met C 30 miljoen afge nomen op basis van correcties. Per ultimo 2023 heeft slechts één zorgaanbieder nog een bedrag aan voorschot openstaan. De afbouw van dit voorschot wordt bovenregio naal afgestemd met de omliggende regio's. Het SbJH begeleidt dit ge sprek. Aangezien deze zorgaanbieder tegelijkertijd verplicht is om werkkapitaal op te bouwen zal de aflossing van het openstaande voor schot enige jaren gaan duren.

2.2.3

Het analyseren van gegevens

Het SbJH analyseert gegevens en signaleert de mogelijke onder- en Begroting Realisatie Bron overschrijdingen t.o.v. budgetindicatie Aantal accountgesprekken met gemeenten 90 90 Contractmanagement Aantal prognoses jeugdhulp voor het begrotingsjaar 10 11 Geleverde bouwblokken Accountantsverklaring bij uitnutting 1 1 GAD

Doel: Het analyseren van de gegevens en het signaleren van de mogelijke onder - en over schrijdingen t.o.v. de budgetindicatie Wat hebben we bereikt

Wat hebben we gedaan

Gedurende 2023 heeft het SbJH op verschillende momenten een ana lyse opgesteld (inclusief signalen op mogelijke onder - en overschrij dingen) en gedeeld met de gemeenten. Deze prognoses zijn maande lijks bijgesteld op basis van nieuwe (financiële) inzichten. Analyses uitgevoerd t.b.v. de gemeenten: In de maanden januari, februari, maart en april 2023 heeft het SbJH een analyse uitnutting/schatting gemaakt ten behoeve van de jaarre kening 2022. Bij deze schattingen zijn de ontvangen bestuurs- en controleverklaringen meegenomen. Het SbJH heeft veel inspanning moe ten leveren om de laatste (relevante) controleverklaringen te ontvan gen. Resultaat van de inspanning: een goedkeurende controleverklaring voor de verantwoording van de kosten van de jeugdzorg via het SbJH. Gebleken is dat niet alle ingediende declaraties over 2022 gedekt wer den door de bijbehorende controleverklaringen. Daar waar dit leidt tot een evident verschil is aanvullende informatie opgevraagd. In deze

Pagina 18 van 67

Jaarstukken 2023

gevallen zijn inmiddels nieuwe (aangepaste) controleverklaringen ont vangen. In de maanden mei, juni, juli, september, oktober, november en de cember 2023 heeft het SbJH een analyse gemaakt van de geschatte uitnutting ultimo 2023. Deze analyses zijn verstrekt aan het Bedrijfsvoeringsoverleg BVO en de leden van het Directeurenoverleg Jeugd. Volledigheidshalve: In januari en februari 2024 heeft het SbJH deze schatting nogmaals gemaakt. Bij de schatting per 1 februari 2024 zijn de ontvangen bestuursverklaringen over 2023 betrokken. Deze analy ses zijn verstrekt aan voornoemde gremia en de accountant van het SbJH. De externe accountant van het SbJH heeft inmiddels het rapport van bevindingen opgeleverd. Hierin zijn geen afwijkingen geconstateerd. In april 2024 zal vervolgens de laatste schatting over 2023 worden ge maakt. In deze schatting worden ook de controleverklaringen van de jeugdhulpaanbieders verwerkt. Herzieningsvoorstellen: Onder leiding van de ketencoördinatie vindt de Ontwikkeltafel plaats. Het centrale idee is het uitwerken van de herzieningsvoorstellen. Op de Ontwikkeltafel worden onderwerpen geagendeerd, in een geza menlijk dialoog tussen gemeenten en jeugdhulpaanbieders besproken en waar nodig vertaald in herzieningsvoorstellen.

Terugkijkend op het afgelopen jaar kunnen we vaststellen, dat de deelname en inzet aan de Ontwikkeltafel groot was door collega's van jeugdhulpaanbieders, ge meenten, Programmabureau en het Servicebureau Jeugdhulp Haaglan den. We kunnen het wederom een succes noemen. Sinds 2021 heeft de herzieningsprocedure steeds betrekking op de zelfde onderwerpen: productbeschrijvingen, tarieven en inkoop-juridische zaken t.a.v. de Ontwikkel- en Resultaatovereenkomst incl. bijla gen. Ook voor 2023 is dit het geval. Deze keer zijn 19 herzieningen (NB: alle tekstuele herzieningen in de overeenkomsten is geteld als "1") uit gewerkt. Daarnaast hebben, in verband met veranderde wetgeving, een aantal onderwerpen per 1 januari 2024 geleidt tot wijzigingen in onze contracten. Deze aanpassingen worden bij de eerstvolgende her ziening in 2024 meegenomen. Het betreft hier o.a. landelijke tarieven wettelijke taken GI's, landelijke tarieven Pleegzorg en de invoering van Zak- en Kleedgeld voor bepaalde jeugdigen die in een instelling verblij ven. Tijdens deze bijeenkomsten werd er over verschillende onderwerpen gesproken om inhoudelijk en procesmatig tot steeds verdere________

Pagina 19 van 67

Jaarstukken 2023

werkafspraken te komen. Daarbij focussen we tegelijkertijd op verster king en partnerschap, waarbij het van belang is dat de uitkomsten van de Ontwikkeltafel landen in overeenkomsten en de praktijk. De Ontwikkeltafel geniet grote belangstelling in de regio. Naast de inzet ten behoeve van het reguliere onderhoud van contractuele en aanver wante (werk)afspraken wordt de tafel ook gebruikt voor meer strategi sche onderwerpen, zoals de implementatie van de Hervormingsagenda en ten behoeve van input voor het programma Kostenbeheersing.

2.2.4 Wat hebben de doelen gekost en opgebracht? Het realiseren van de op de voorgaande pagina's genoemde activiteiten heeft organisatie breed in totaal C 6.661 k gekost. De ontvangen bijdragen over 2023 zijn C 7.122 k. Het verschil is C 461k positief, wat deels toegevoegd wordt aan de algemene reserve (C 164 k) en deels wordt teruggegeven aan de deelnemende gemeenten (C 297 k). Conform de BBV zijn de kos ten en opbrengsten hieronder verder uitgewerkt naar de verplichte onderdelen: Onderdeel kosten opbrengsten Programma Jeugd C 5.516 C 7.122 Overhead* C 1.145 Onvoorzien C Algemene dekkingsmiddelen** C bedrag heffing vpb nvt*** * Hieronder is apart een overzicht overhead opgenomen ** In 2023 heeft het SbJH geen algemene dekkingsmiddelen ontvangen (zodoende geen apart overzicht) *** De GR voert geen VPB-plichtige activiteiten uit________

De kosten onder jeugd, overhead en onvoorzien zijn gezamenlijk C 6.661 k (conform de totale kosten 2023). 2.2.5 Overhead Op basis van de wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) dient de over head afzonderlijk in de jaarrekening opgenomen te worden. De overhead maakt integraal on derdeel uit van de jaarrekening. De gerealiseerde overhead van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden over 2023 is C 1.145 k. Dit bedrag wordt als volgt gespecificeerd:

Pagina 20 van 67

Jaarstukken 2023

LASTEN

Realisatie

Primaire

Begrotings-

def begroting

Realisatie

Verschil t.o.v.

2022

begroting 2023

wijzigingen 2023

2023

begroting

Personele formatie

Uitvoering basis taken inkoop/ contract en l evera nciers ma na gement Bedrijfsvoering

584

544

625

639

-/-

Bedrijfsvoering (excl. huisvesting en ict)

192

156

Accounta nts kosten

174

177

-/-

131

151

166

168

120

154

182

162

L40

1.146

1.145

3 -

Automatisering (ICT) Automatisering (I CT)

-/-

Huisvesti ng Huisvesting P roj ecten Projecten

Totaal overhead

1.026

1.006

Gezien het geringe totaalverschil is geen nadere verklaring gezocht. 2.2.6 Heffing Vpb Vanwege de aard van de werkzaamheden van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (over heidstaak) is het bureau niet Vpb-plichtig. Deze paragraaf is zodoende niet van toepassing. 2.2.7 Gebruik kosten onvoorzien In de begrotingswijziging 2023 is de post onvoorzien als afzonderlijke post vervallen. Tegelij kertijd heeft de introductie post voor dekking extra werkzaamheden van het SbJH ad C 500 k plaatsgevonden. Het beschikbare bedrag ad C 500 k wordt als voorschot beschikbaar gesteld. Jaarlijks vindt de afrekening van de werkelijke kosten plaats. Bestedingen C 128,5 k. Deels moet, i.v.m. uittreding van de gemeente Voorschoten een herberekening plaatsvinden.

Pagina 21 van 67

Jaarstukken 2023

Paragrafen

3.1

Inleiding

In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. Deze zijn niet allemaal relevant voor het SbJH. Deze paragrafen zijn opgenomen met een toelichting waarom ze niet relevant zijn.

3.2

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Inleiding Deze paragraaf geeft een overzicht van de belangrijkste financiële risico's voor het SbJH. De omvang van deze risico's en de aanwezige weerstandscapaciteit bepalen of het SbJH over vol doende weerstandsvermogen beschikt. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de mate aan waarin het SbJH middelen beschikbaar heeft om substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Het SbJH heeft geen afgezonderd weerstandsvermogen. Onverwachte tegenvallers dienen di rect gemeld te worden bij het bestuur waarna gezamenlijk en in overleg met de 10 gemeenten bekeken wordt hoe deze tegenvallers op te lossen. Conform artikel 23 lid 2 van de regeling "gemeenschappelijke regeling SbJH" zijn de 10 gemeenten verantwoordelijk voor eventuele tegenvallers. Weerstandscapaciteit (beschikbare vermogen) De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, op te kunnen vangen. Tot de aanwezige weerstandscapa citeit van het SbJH kunnen twee posten worden gerekend: Weerstandscapaciteit (x 1.000) a. Algemene reserve + resultaat jaar c. Ruimte op de begroting/onvoorzien Totaal

Soort 31-12-2022 31-12-2023 Incidenteel e 122 e 285 Structureel e 100 e e 222 e 285

Pagina 22 van 67

Jaarstukken 2023

Na uitnutting van deze capaciteit is het SbJH op de bijdrage van de deelnemende gemeenten aangewezen. De gekwantificeerde risico's dienen op de weerstandscapaciteit in mindering te worden gebracht. Risico's (benodigde vermogen) Voor 2023 heeft het SbJH met behulp van NARIS de risico's in kaart gebracht. De risico's be staan enerzijds uit risico's die een effect kunnen hebben op SbJH zelf, maar anderzijds ook uit risico's die een effect kunnen hebben op de deelnemende gemeenten zonder dat het effect SbJH financieel raakt. De oorzaak van de risico's is dan echter wel terug te vinden in iets dat SbJH raakt (Uitval registratiesysteem Zorgverkeer etc.). Hieronder zijn de uitkomsten 2023 op genomen. Het gehele rapport is te vinden in bijlage F. Risico-analyse SbJH: WMtŴ* Wc25^ 5Ū0A 75DZa SŪ3Í, 9Ū*Ä 953Í. 99^54

Ě 630.520 Ě 629.925 Ē 1.066.065 Ē 1.310.065 Ě 1.371.737 Ē 1.529.977 Ē 1.661.282 ē1.9Ū4.43Ů

Minimum Maximum

Absolute maximum IC&jSļŴāāE

ē 31.397 Ē 2.733.600 Ē 1.075.246 ē 346.909 ē 4.285.000 100.000

Het gemiddelde risico is zodoende voor het SbJH C 1.075k. Risico-analyse deelnemende gemeenten (extra): ļflÍMíds Wc25*54 5Ū3Í, 75'ïí 80X 90 Yo 95*54 99*54

Ě 15.366 C 38.464 C 76.929 C 171.613 C 275.317 C 516.771 C 1.529.337 C 2.644.503

Minimum Maximum S&jjjįŭsfeļç! Absolute maximum ĪCŘ&JsiíļíĴiyi

ëū Ē 22.172.728 ē 287.469 ē 1.230.753 Ē 23.000.000 100.000

Het extra risico direct voor de gemeenten is gemiddeld C 287k. De verhouding tussen de weerstandscapaciteit met het gewenste weerstandsvermogen (be paald door het gemiddelde risico SbJH) = 26,5% (C 285k : C 1.075k) en derhalve niet toerei kend. Dit wordt opgevangen door artikel 23 lid 2 van de regeling "gemeenschappelijke regeling

Pagina 23 van 67

Jaarstukken 2023

Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden" waarin staat dat de gemeenten verantwoordelijk zijn voor eventuele tekorten op de uitgaven voor de instandhouding van het SbJH. Kengetallen in relatie tot financiële positie Kengetal Netto Schuldquote Netto Schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen Solvabiliteitsratio Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit

2020 2021 2022 2023 -i,47y0 -2,73y0 -4,77y0 -17,260z6 -i,47y0 4,36y0 n.v.t. 0,00y0 n.v.t.

-2,73y0 5,92y0 n.v.t. 0,00/6 n.v.t.

-4,77y0 5,43y0 n.v.t. 0,00/6 n.v.t.

-17,260z6 12,340z6 n.v.t. 0,00y0 n.v.t.

De netto schuldquote is verbeterd. Dit komt door het positieve jaarresultaat 2023 (toename reserve). Dit afgezet tegen hogere totale baten. De solvabiliteitsratio is substantieel verbeterd. Dit heeft te maken met een positieve ontwikke ling van het eigen vermogen. De signaalwaarden voor risico's (handleiding houdbaarheidstest gemeentefinanciën 2019 van de VNG) zijn slechter dan de hierboven gepresenteerde waarden (netto schuldquote +130%, gecorrigeerde netto schuldquote +112,4%, Solvabiliteitsratio +5%).

3.3

Paragraaf Frauderisicobeheersing

Gezien het belang van frauderisicobeheersing is besloten dit in een aparte paragraaf te verant woorden. De frauderisicobeheersing wordt bij SbJH op de volgende manieren ingevuld: -

Alle inkoopfacturen verlopen via de goedkeuringsflow waardoor tenminste 1 persoon voor de prestatie en een ander persoon voor de betaling dient te tekenen. Ook andere betaaldocumenten worden zoveel mogelijk via deze flow afgewikkeld (uit gezonderd zijn de salarisgerelateerde betalingen, de zorgkostenverrekeningen met ge meenten en de gelden die we ophalen vanuit de schatkist). De processen worden op een andere wijze gewaarborgd. o De salarisgerelateerde betalingen zijn aan te sluiten met de salarisadministra tie. o De zorgkostengerelateerde boekingen zijn aan te sluiten met de posten VERGM in de zorgadministratie (Zorgned) o Het ophalen uit de schatkist is te relateren aan de mutatie van het saldo van de rekening schatkistbankieren. Declaraties medewerkers worden alleen betaald indien er onderliggende bewijsmidde len zijn dat de betreffende zaken ook zijn betaald door de medewerker.

Pagina 24 van 67

Jaarstukken 2023

3.4

Bankbetalingen zijn alléén mogelijk met de handtekening van 2 verschillende, voor de juiste rol bevoegde personen. De afromingsgrens is op C 250k gezet, ruim onder de C 1 mln die het mag zijn. Ook dit om fraude en misbruik te voorkomen. Alle personeelsleden dienen een VOG te leveren. Dit geldt ook voor de externen. Met enige regelmaat wordt de administratie doorlopen om te bezien of er onverklaar bare posten of afwijkingen aanwezig zijn. Voorgaande zorgt ervoor dat samenspanning benodigd is om eventueel gelden onte recht uit de GR te onttrekken.

Paragraaf Financiering

Volgens de Wet FIDO (Wet Financiering Decentrale Overheden) is elke gemeenschappelijke re geling verplicht om een financieringsparagraaf in haar begroting en jaarstukken op te nemen. Daarin worden de ontwikkelingen aangegeven met betrekking tot de kasgeldlimiet, de ontwik kelingen wat betreft de renterisiconorm, de verwachte toe- en afname van geldleningen of uit zettingen en het verdere beleid ten aanzien van treasury. Deze paragraaf Financiering bevat in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen (3 achtereenvol gende kwartalen) mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de Wet FIDO bedraagt de kasgeldlimiet 8,2^! van het totaal van de begroting met een minimum be drag ad C 300k. Aan dit criterium is voldaan. Zie tabel hierna:

Pagina 25 van 67

Jaarstukken 2023

Kasgeldlimiet 2023

Bedragen x C 1.000 kwartaal 1 kwartaal 2 kwartaal 3 kwartaal 4

Omvang korte schuld

Opgenomen gelden < 1 jaar Schuld rekening courant Gestorte gelden door derden < 1 jaar Overige geldleningen niet zijnde vaste schuld

Totaal netto vlottende schuld

Contante gelden in kas Tegoeden in rekening courant Overige uitstaande gelden < 1 jaar(SKB)

199 2.684

248 1.466

223 2.434

248 1.984

Totaal vlottende middelen

2.883

1.714

2.657

2.233

Totaal vlottende middelen Toegestande kasgeldlimiet

2.883 374

1.714 374

2.657 374

2.233 374

Ruimte I+) of overschrijding (-) van de limiet

3.257

2.088

3.031

2.607

Vlottende middelen

Toets kasgeldlimiet

Begrotingstotaal Percentage vastgesteld per ministeriele regeling Kasgeldlimiet of minimaal 300k

C 4.563 8,20zź C 374

Het treasurystatuut sluit aan op de wet FIDO, waarbij het uitgangspunt is dat alleen geleend wordt voor kapitaaluitgaven die de reguliere bedrijfsvoering betreffen. Het SbJH heeft geen leningen afgesloten. In het treasurystatuut wordt tevens aangegeven dat voor financieringsdoeleinden het gebruik van derivaten niet is toegestaan. Hiermee wordt voldaan aan de u itvoeringsregel financiering decentrale overheden (Ufdo) en de regeling uitzettingen en deriva ten decentrale overheden (Ruddo). Schatkistbankieren Met ingang van 16 december 2013 is de wet Schatkistbankieren voor decentrale overheden in werking getreden. Deelname van de decentrale overheden aan schatkistbankieren draagt bij aan een lagere EMU-schuld van de collectieve sector (Rijk en decentrale overheden gezamen lijk). Iedere euro die decentrale overheden aanhouden in de schatkist, vermindert de externe financieringsbehoefte van het Rijk. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden doet aan schatkistbankieren. Het minimumbedrag dat een partij mag aanhouden is C 1.000K. Het SbJH heeft ervoor gekozen om de BNG op dracht te geven standaard elke dag bedragen boven de C 250k af te romen. Het SbJH voldoet hiermee aan de bepalingen van het schatkistbankieren.

Pagina 26 van 67

Jaarstukken 2023

Conform de vereisten vanuit schatkistbankieren dient een overzicht schatkistbankieren te wor den opgeleverd. Het betreffende overzicht treft u hierbij aan: Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x C 1.000) Verslagjaar Drempelbedrag

(1)

1.000

Kwa rta a l 1 r

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

230

204

213

242

(3a) ^ (1) > (2)

Ruimte onder het drempelbedrag

770

796

787

758

(3b) ^ (2) > (1)

Overschrijding van het drempelbedrag

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

(2)

(1) Berekening drempelbedrag

Verslagjaar Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan C 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de C 500 miljoen te boven gaat

(4a) (4b) (4c)

4.563 4.563

(1) = (4b)*0,02 + (4c)*0,002 met Drempelbedrag een minimum van C1.000K (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

Kwartaal 1 (5a) (5b) (2) - (5a) 7 (5b)

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

20.735

18.543

19.569

22.228

230

204

213

242

Financieringspositie Het is SbJH conform artikel 3 van het Treasurystatuut niet toegestaan zelfstandig leningen bij derden aan te gaan. Zodoende is de paragraaf financieringspositie niet van toepassing. Rentelasten en toegerekende rente Omdat SbJH geen leningen heeft is dit onderdeel niet van toepassing. Volledigheidshalve dient opgemerkt te worden dat het SbJH in haar begroting geen rekening heeft gehouden met te ontvangen rentebedragen. Daar waar het SbJH rente ontvangt wordt het ontvangen bedrag aan rente het jaar erop verrekend met de deelnemende gemeenten.

3.5

Paragraaf Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en realisatie van beleidsvoor nemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een efficiënte, doelmatige en transparante be drijfsvoering is van essentieel belang om de opgedragen taken uit te voeren. Hierbij gaat het om de volgende onderwerpen: Personeel en Organisatie Ultimo 2023 had het SbJH een bezetting van 30,3 Fte inclusief personeel Programmabureau (27,3 Fte exclusief). In de begroting 2023 werd rekening gehouden met een formatie van 28,5 fte (exclusief personeel Programmabureau). Dit houdt in dat per einde 2023 het SbJH per saldo

Pagina 27 van 67

Jaarstukken 2023

1,2 Fte lagere bezetting had. Vanuit voorzichtigheidsprincipe is het SbJH terughoudend ge weest in het aannemen van extra personeel. Deze ruimte is in de vorm van inhuur (deels) inge zet t.b.v. ondersteuning aan het Programmabureau. Het ziekteverzuim is in 2023 gedaald tot 4,6% (2022: 6,^). De werkdruk is echter onvermin derd hoog waardoor risico op uitval van collega's blijft bestaan. In dat kader is eind 2022 een start gemaakt met een traject voor procesbegeleiding voor de teams binnen het servicebu reau, waaraan ook een mogelijkheid tot individuele coaching is gekoppeld. Dit traject is voort gezet in 2023 en wordt gecontinueerd in 2024. De inhuur van de externen is voornamelijk beperkt tot inhuur ten behoeve van capaciteitstekorten wegens extra werkzaamheden en vervanging van zieke medewerkers. Indien gepast zijn de kosten met de Regiobegroting verrekend. Het SbJH is terughoudend geweest met betrekking tot de inhuur van externen (ook in die ge vallen waarbij het SbJH gecompenseerd werd). Oorzaak ligt met name in de reeds bestaande werkdruk van de (project)ondersteunende medewerkers waardoor ervoor gekozen is bepaalde projecten naar achteren te verplaatsen. Dit verklaart tevens het bedrag ad C 164 k dat in de algemene reserve wordt opgenomen. Dit bedrag zal in de loop van 2024 nodig zijn om de ach terstanden weg te werken.

De verwachting is dat de algemene reserve van het SbJH eind 2024 het nulpunt bereikt . Financieel beheer en Administratieve Organisatie Het SbJH heeft onder andere de financiële verordening en beschrijvingen van de administra tieve organisatie (inclusief beheersmaatregelen) op- en vastgesteld. Uiteraard betreft het hier een doorlopend proces waardoor actualisatie continu de aandacht heeft. Het control frame work is grotendeels beschreven en geïmplementeerd. Voor verdere implementatie en uitvoe ring wordt in 2024 externe inzet ingehuurd. Verdere implementatie is deels afhankelijk van be sluitvorming door het directeurenoverleg en het bestuur. Planning en Control Het SbJH heeft een planning en control cyclus opgezet. De planning en control cyclus is in op zet beschreven en voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Er zijn enkele rapportages opge steld en aangeboden aan het bestuur. Informatisering en automatisering Net zoals in 2022 heeft het SbJH een aantal maatregelen getroffen om te voldoen de Alge mene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het GR Bestuur heeft onder andere uit de ei gen organisatie een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Alle medewerkers hebben een cursus privacy gevolgd. In 2024 krijgen de medewerkers een nieuwe cursus aange boden. Hiermee blijft privacy hoog op de agenda staan.

Met betrekking tot de BIO zijn in 2023 de systemen doorgelicht en beoordeeld. Ook is vastge steld welke tekortkomingen er in de systemen, procedures en beleid zijn. Doordat de

Pagina 28 van 67

Jaarstukken 2023

beoordeling wegens drukte pas laat in het jaar afgerond was is de uitvoering van het repareren van tekortkomingen doorgeschoven naar 2024. De ontwikkeling van het Dashboard is in volle gang. Vanaf het 3e kwartaal 2022 is begonnen met de opbouw van het nieuwe systeem, dat per 01/01/2023 een basis set aan Dashboards moest opleveren. Verschil in techniek is dat er gebruik gemaakt wordt van de BI-database van ZorgNed, waarmee de data dagelijks ververst wordt in plaats van een verversing per 1e van de maand. Inmiddels is het Dashboard in gebruik maar wordt, op verzoek van de gemeenten, de functionaliteit uitgebreid. Het project vervanging Citrix naar Azure (virtuele werkplekken medewerkers SbJH) was op nieuw opgepakt met de leverancier. Vanwege het cyber-incident op de servers van de leveran cier was dit proces vertraagd. Dit project is inmiddels afgerond in 2023. Gebleken is dat door de benodigde aanpassingen de aanbestedingsgrens is overschreden. Dit leidt tot een onrecht matigheid ad C 295k. Nader onderzoek heeft geleerd dat het contract niet zonder andere re den tussen zien en deze, waar mogelijk, te verminderen. Ook is naar aanleiding van dit incident geregeld dat met ingang van 2024 alle opdrachten met een grotere impact via de inkoper dienen te lopen voor aanbestedingsadvies. Diverse projecten zijn in 2023 opgestart of verder uitgewerkt. Het betreft: 1.

Startpunt Jeugdhulp Haaglanden. Dit is een website waar verwijzers op basis van de jeugdhulpvraag het best passende aanbod in de regio kunnen vinden, en met de kort ste wachttijd. 2. Jeugdhulphaaglanden.nl is verder uitgebreid, en biedt daarmee in de regio een online platform voor professionals van aanbieders en gemeenten om met elkaar kennis te de len. 3. De website van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. Na de aaspassingen ziet de website er niet alleen beter uit, ook is het voor bezoekers van de website makkelijker om de benodigde informatie terug te vinden. 4. Implementatie Outcome Meten. De technische applicatie is in de regio geïmplemen teerd en de eerste ronde van aanlevering is geweest. Daarmee is de start gemaakt aan het inzichtelijk krijgen van de kwaliteit van de geleverde jeugdhulp, met als doel deze kwaliteit te verbeteren. Per april 2023 wordt gewerkt met versie 3.2 van het berichtenverkeer. Ter ondersteuning daarvan zijn een aantal nieuwe releases geïmplementeerd in ZorgNed. Waar nodig zijn werk wijzen hierop aangepast en gecommuniceerd met gemeenten en jeugdhulpaanbieders. Tevens is begonnen met het inrichten van controlesoftware om voldoende aantoonbaar de VIC-controles uit te kunnen voeren ten behoeve van de rechtmatigheidsverklaring in 2023. Rechtmatigheid De accountant geeft een controleverklaring met een oordeel over getrouwheid af.

De aard van de verklaring - goedkeurend, met beperking of afkeurend - is afhankelijk van de feitelijke

Pagina 29 van 67

Jaarstukken 2023

omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden. Een goedkeurende verklaring wordt afge geven bij onjuistheden met een totaalomvang van maximaal ^ van het begrotingstotaal; een verklaring met beperking wordt afgegeven bij onjuisthedenheden met een totaal omvang tus sen de 1 en 3% van de omvangsbasis. Bij onzekerheden betreft dit tussen de 3-10% van de omvangsbasis. Boven 3% onjuistheden wordt een afkeuring afgegeven en boven 10% onzekerhe den wordt een oordeelsonthouding afgegeven. SbJH heeft in 2023 verder gewerkt aan verbetering van de interne controles zodat het Service bureau voorbereid is om vanaf 2023 zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording af te ge ven. Aan de afronding van de laatste controleprogramma's is in 2023 aandacht besteed. In het eerste kwartaal 2024 worden de overige werkzaamheden via inhuur opgepakt. Het SbJH heeft geconstateerd dat over 2023 een tweetal onrechtmatigheden zijn opgetreden. Dit betreft enerzijds een aanbestedingsonrechtmatigheid ad C 295k die hierboven onder per soneel en organisatie is toegelicht en anderzijds een overschrijding van de begrote lasten met C 1.539k.

Deze laatste overschrijding wordt geheel gedekt door opbrengsten en is ontstaan doordat voor de uitvoering van het project JeugdhulpPlus is besloten dat dit via het SbJH loopt, en verantwoord wordt in deRregiobegroting, in plaats van via de accounthoudende gemeente Den Haag (dit om ook de belangen van de regio goed te behartigen). Pas op 14 december jongstleden bleek dat voor de vergoeding van een deel van de kosten door derden vanuit Rot terdam werd verzocht dat dit werd gedaan via SiSa voor medeoverheden. Omdat de Regiobegroting echter niet via de baten en lasten van de GR SbJH lopen en dit voor SiSa wel noodzake lijk is moesten de kosten en opbrengsten alsnog in de baten en lasten geboekt worden. Het betreft een bedrag ad C 2.162k. Gezien de aard en omstandigheden kon dit niet meer hersteld worden. Het is zeer waarschijnlijk dat in de komende jaren, 2024 en 2025, deze incidentele posten zich weer voor zullen doen, en aldus tot een begrotingsonrechtmatigheid zullen leiden. Medio 2024 kan een indicatie verkregen worden om welk bedrag dit gaat. Mogelijk is de om vang in 2025 wel tijdig bekend.

3.6

Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen

SbJH heeft geen vaste activa. Zodoende is deze paragraaf niet van toepassing.

3.7

Paragraaf Grondbeleid

SbJH heeft geen gronden en is ook niet gerechtigd hierin te handelen. Zodoende is deze para graaf niet van toepassing.

3.8

Paragraaf Verbonden partijen

SbJH heeft geen financiële posities in andere instellingen. Zodoende niet van toepassing

Pagina 30 van 67

Jaarstukken 2023

3.9

Paragraaf Lokale heffingen

Voor SbJH bestaat geen rechtsgrondslag om heffingen in te voeren. Zodoende niet van toepas sing.

3.10 Paragraaf Woo De Woo heeft in beginsel betrekking op beleidsvoornemens. Het SbJH is een uitvoeringsorgani satie en mag als zodanig geen beleidsbeslissingen nemen. Het SbJH verstrekt ook niet zelfstan dig subsidies waardoor ook dat deel van de wet niet van toepassing is. Wel heeft het SbJH op basis van haar taak de beschikking over persoonlijke gegevens van jeug digen. Indien een jeugdige echter toegang tot deze informatie wil, dient dit via de gemeente als van toepassing zijnde bestuursorgaan opgenomen te worden.

Pagina 31 van 67

Jaarstukken 2023

Jaarrekening

4.1

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Financiële Verordening Servicebu reau Jeugdhulp Haaglanden daarvoor geeft. Waarderingsgrondslagen Algemeen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Tenzij in de balanstoelichting anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. Materiële vaste activa De Financiële verordening is vastgesteld. Materiële vaste activa zijn conform de daarin vastge stelde systematiek gewaardeerd. Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar Vorderingen worden tegen de nominale waarde gewaardeerd, onder vermindering van de voorziening dubieuze debiteuren. Liquide middelen De liquide middelen staan ter vrije beschikking en worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Overlopende activa De posten worden verantwoord tegen de nominale waarde. Het betreft bedragen die betrek king hebben op 2024, maar al in 2023 zijn voldaan en nog te ontvangen bijdragen voor 2023. Eigen vermogen Onder het eigen vermogen zijn opgenomen de algemene reserves en evenals het saldo van de rekening van baten en lasten.

Voorzieningen Onder de voorzieningen zijn opgenomen de, op het moment van opstellen van de jaarrekening voorzienbare verplichtingen, verliezen en/of risico's, voor zover de omvang hiervan redelijker wijs is in te schatten. De voorzieningen worden tegen nominale waarde opgenomen.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Westland&id=fa265c6b-3f52-4ac3-ad10-a73d82b38249