Frauderisicoregister

Frau der i sicore gi ster Cl uster Be lei d Hoofdcategorie HRM

Naam activiteit/proces Tijdverantwoording

HRM

Nevenwerkzaamheden

Inkopen/aanbestedingen

Kans klein

Impact totaal klein 1

Frauderisico Het risico dat niet-gewerkte uren als werktijd worden verantwoord. Het risico dat als gevolg van nevenwerkzaamheden de werkzaamheden als ambtenaar/bestuurder niet onafhankelijk plaatsvindt.

Beheermaatregel Verlofaanvraag via verlofmodule met akkordering door teammanager.

Nevenfunctie moeten worden gemeld (CAR artikel 15:1.e middel middel en f) bij indiensttreding. Na opgave dienen verzoek en besluit in het P-dossier worden opgenomen. Er is in Westland geen centrale registratie van de nevenfuncties.

9

Aannemers/levernaciersselectie/ bestellingen

De selectie/gunning van aannemers niet onafhankelijk plaatsvindt of er is een schijn van belangenverstrengeling

Het gemeentelijk inkoopbeleid wordt gevolgd. Dit voorziet in een uitgebreide documentatie omtrent de te volgen stappen van het inkoopproces. Er zijn altijd meerdere mensen betrokken bij de selectie en gunning. Tevens is er sprake van interne controle op het proces.

klein

middel

3

Inkopen/aanbestedingen

Inkopen/aanbestedingen

Indienen van valse facturen (door ambtenaren) of niet op juiste gronden en/of ten onrechte verstrekking en betaling van facturen

Verplichtingen op basis van opdrachtverlening worden vooraf vastgelegd in het financieel systeem. (nieuwe) crediteuren worden gecontroleerd. Er is sprake van 4 ogen principe door middel van functiescheiding in het betalingsproces. Aandachtspunt is de levering van zorg via het regionaal inkoopbureau.

klein

klein

1

Inkopen/aanbestedingen

Inkopen/aanbestedingen

Het bewust niet naleven van de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen

Er is gemeentelijk aanbestedingsbeleid en er wordt gewerkt met meerdere medewerkers in het proces. Meervoudige onderhandse en EU aanbestedingen worden centraal geregistreerd. Het inkoopproces is ook opgenomen in het interne controleplan.

klein

groot

5

onafhankelijkheid

Besluitvorming

onafhankelijkheid

Bezwaar en beroep

onafhankelijkheid

Rapportering

Toegang tot kritische gegevens Beheer netwerk/automatisering

Toegang tot kritische gegevens

Het risico dat besluitvorming niet Vooral bij (politiek)gevoelige zaken wordt goed onafhankelijk plaatsvindt gemotiveerd hoe de besluitvorming tot stand is gekomen en worden de risico’s in kaart gebracht. Indien er bij bestuurders een (schijn van) belangenverstrengeling aanwezig is, onthoudt die bestuurder zich van stemming. Het risico dat behandeling van De gemeente Westland heeft een onafhankelijke bezwaar- en beroepschriften niet bezwaarschriftencommissie die de bezwaarschriften onafhankelijk plaatsvindt behandeld. Geen van de commissieleden is werkzaam binnen deze gemeente. Indien nodig worden externe deskundigen ingeschakeld

klein

middel

3

klein

middel

3

Het in de verslaglegging/ budgetten (extern en intern) bewust aanpassingen plaatsvinden om prestatiecijfers, afrekeningen te beïnvloeden.

1. functiescheiding AO/IC en P&C (opstellen rapportages). 2. cijferanalyse tov budget, tov prognose.

klein

klein

1

Het risico dat het netwerk en/of applicaties voor onbevoegden toegankelijk is en/of dat onbevoegden wijzigingen aanbrengen in het netwerk en/of de applicaties Het niet juist behandelen van belangrijke en/of vertrouwelijke informatie

Het informatiebeveiligingsbeleid en de risicoanalyse geven richting aan de te nemen maatregelen. De serverruimten zijn afgesloten en beperkt toegankelijk voor bevoegd personeel. Verder is er sprake van specifieke wijzigingsprocedures voor applicaties, automatische vergrendeling van werkstations en wachtwoordenbeleid.

klein

middel

3

Er zijn duidelijke richtlijnen en inrichting van het Documentair Management Systeem (DMS), ten aanzien van wie welke documenten mag opvragen. De toegang tot het archief is voldoende afgeschermd op basis van procesbeschrijvingen en rollen en inrichting van de applicatie (DMS). Aan derden wordt alleen informatie verstrekt die op grond van de Wet openbaarheid bestuur verstrekt dient te worden. Bij twijfel wordt dit eerst nader onderzocht. Dit conform interne procedures.

klein

klein

1

Grondexploitatie

Planontwikkeling

Bij de planontwikkeling bewust kiezen voor een suboptimale en/of niet onafhankelijke invulling.

Er zijn meerdere medewerkers betrokken bij de planontwikkeling en het bestuurlijke traject. Er is nadrukkelijk sprake van 4 ogen principe.

klein

middel

3

Grondexploitatie

Onderhandenwerk

Het niet tijdig zichtbaar maken van verliezen op onderhandenwerk posities

De projecten worden periodiek gemonitord en er vinden bestuurlijke verantwoordingen plaats. Ook is er sprake van interne controle vanuit het controleplan.

klein

middel

3

Cl uster Dienstverl en i ng Hoofdcategorie Ontvreemding

Naam activiteit/proces

Risicodefinitie fraude Ontvreemding van waardedocumenten

onafhankelijkheid

Leerplicht

Het risico dat de controle op de naleving van de leerplicht niet onafhankelijk plaatsvindt.

Verstrekkingen

Uitkeringen

Het opnemen van valse cliënten of verstrekken van onjuiste vergoedingen

Verstrekkingen

Schuldsanering

Het niet onafhankelijk of onjuist behandelen van schuldsaneringsaanvragen

Beheermaatregel De waardedocumenten bevinden zich tijdens de openingstijden achter de balies in een beveiligde dagberging welke met een pincode te openen is. Na sluitingstijd worden de waardedocumenten opgeslagen in een inbraaken brandwerende kluis. Voor het aanvragen en uitreiken van waardedocumenten wordt functiescheiding aangehouden. Er is een ambtsinstructie leerplicht opgesteld door het college. Er zijn regionale protocollen met afspraken voor aanpak verzuim. De verantwoordelijkheid voor de administratie en het melden door scholen van o.a. verzuim is de controle taak van de onderwijsinspectie. Het proces van aanvraag tot uitkering is opgesplitst over diverse functionarissen (functiescheiding). Er wordt gebruik gemaakt van specifieke applicaties (Suwinet en Key2Burgerzaken) waarmee wordt geverifieerd dat klanten voorkomen in de Basis Registratie Personen. Hoogte van uitkeringen ligt vast in de applicatie/wetgeving. Er zijn duidelijke voorwaarden voor schuldsanering. Er wordt gebruik gemaakt van Key2Burgerzaken waarmee wordt geverifieerd dat klanten voorkomen in de Basis Registratie Personen. Voorts worden documenten zoals legitimatiebewijzen, BKR toetsingen, huurcontracten, bankafschriften geverifieerd. Er is een goede dossiervorming en er vindt uitgebreide inventarisatie van de schuldenlast plaats.

Cliënten tekenen een schuldenoverzicht, hiermee bevestigen zij de volledigheid en juistheid daarvan.

Kans klein

Impact totaal middel 3

klein

klein

1

klein

middel

3

klein

klein

1

Leges

Leges

Liquide middelen

Cashmanagement

klein

klein

1

klein

klein

1

Het risico dat leges niet op een bankrekening van de gemeente worden ontvangen, maar op een rekening van een derde/ambtenaar.

Er is functiescheiding mbt klein registratie/afhandeling en facturering. Daarnaast wordt op het proces interne controle uitgevoerd.

middel

Het risico dat niet-gewerkte uren als werktijd worden verantwoord. Het risico dat als gevolg van nevenwerkzaamheden de werkzaamheden als ambtenaar/bestuurder niet onafhankelijk plaatsvindt.

Verlofaanvraag via verlofmodule met accordering door teammanager.

klein

1

Nevenfunctie moeten worden gemeld (CAR middel middel artikel 15:1.e en f) bij indiensttreding. Na opgave dienen verzoek en besluit in het Pdossier worden opgenomen. Er is in Westland geen centrale registratie van de nevenfuncties. Aannemers/levernaciersselectie/bestellingen De selectie/gunning van Het gemeentelijk inkoopbeleid wordt gevolgd. klein middel aannemers niet onafhankelijk Dit voorziet in een uitgebreide documentatie plaatsvindt of er is een schijn van omtrent de te volgen stappen van het belangenverstrengeling inkoopproces. 2. Er zijn altijd meerdere mensen betrokken. De toets op het volgen van het gemeentelijk inkoopbeleid is een onderdeel van de interne controle.

9

Vergunningen

HRM

Tijdverantwoording

HRM

Nevenwerkzaamheden

Inkopen/aanbestedingen

Het niet of te laag opleggen, of kwijtschelden van verschuldigde leges.

De in de legestabel opgenomen bedragen voor de producten burgerzaken worden door de applicatiebeheerder vastgelegd in een geautomatiseerd kassasysteem (Key2betalen). De ingevoerde bedragen worden gecontroleerd door de interne controleur van de cluster Bedrijfsvoering/taakveld FC. De bouwsom wordt gecontroleerd aan de hand van richtlijnen. Het risico dat op onrechtmatige Voor het uitvoeren van een betaling bestaat wijze (kas)geld wordt onttrokken een vier ogen principe in combinatie met aan de gemeente specifieke autorisatie van de medewerkers

klein

3

3

Inkopen/aanbestedingen

Inkopen/aanbestedingen

Valse facturen worden (door ambtenaren) ingediend of privéuitgaven worden ten laste van de organisatie gebracht

Verplichtingen op basis van opdrachtverlening worden vooraf vastgelegd in systeem ( K2F)/(nieuwe) crediteuren worden gecheckt. Het 4 ogen principe door middel van scheiding prestatieverantwoordelijke en budgethouder.

klein

klein

1

Inkopen/aanbestedingen

Inkopen/aanbestedingen

Het bewust niet naleven van de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen

Het gemeentelijk aanbestedingsbeleid en Europese regelgeving worden gevolgd. Vanaf de meervoudige onderhandse aanbestedingen wordt dit centraal stringent bewaakt door Inkoop. niet op juiste gronden en/of ten Er is een 4 ogen principe bij het opboeken onrechte verstrekking en verplichtingen en inboeken van facturen. betaling van facturen Tevens is er functiescheiding in het betalingsproces Het risico dat er geen toewijzing In de contracten met zorgaanbieders is is , maar wel zorg wordt vastgelegd dat er toewijzingen noodzakelijk zijn geleverd. voor het verlenen van zorg. De declaraties voor jeugd worden verzorgd door het servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. Voor de WMO doet de gemeente het zelf. Door middel van controles van declaraties en contractgesprekken wordt hierop toegezien. Door de zorgregisseurs worden de behandelresultaten gemonitord en op die manier wordt overbehandeling voorkomen. Het risico dat besluitvorming niet Vooral bij (politiek)gevoelige zaken wordt goed onafhankelijk plaatsvindt gemotiveerd hoe de besluitvorming tot stand is gekomen en worden de risico’s in kaart gebracht. Indien er bij bestuurders een (schijn van) belangenverstrengeling aanwezig is, onthoudt die bestuurder zich van stemming.

Het risico dat behandeling van De gemeente Westland heeft een bezwaar- en beroepschriften onafhankelijke bezwaarschriftencommissie die niet onafhankelijk plaatsvindt de bezwaarschriften behandeld. Geen van de commissieleden is werkzaam binnen deze gemeente. Indien nodig worden externe deskundigen ingeschakeld

klein

groot

5

Inkopen/aanbestedingen

Ontvangst en controle

klein

middel

3

Inkopen/aanbestedingen

contractbeheer

middel middel

9

onafhankelijkheid

Besluitvorming

klein

middel

3

onafhankelijkheid

Bezwaar en beroep

klein

middel

3

onafhankelijkheid

Rapportering

Toegang tot kritische gegevens

Beheer netwerk/automatisering

Toegang tot kritische gegevens

Het in de verslaglegging/budgetten (extern en intern) bewust aanpassingen plaatsvinden om prestatiecijfers, afrekeningen etc. te beïnvloeden. Het risico dat het netwerk en/of applicaties voor onbevoegden toegankelijk is en/of dat onbevoegden wijzigingen aanbrengen in het netwerk en/of de applicaties Het niet juist behandelen van belangrijke en/of vertrouwelijke informatie

1. functiescheiding AO/IC en P&C (opstellen rapportages). 2. cijferanalyse tov budget, tov prognose.

klein

klein

1

Het informatiebeveiligingsbeleid en de risicoanalyse geven rihting aan de te nemen maatregelen. De serverruimten zijn afgesloten en beperkt toegankelijk voor bevoegd personeel. Verder is er sprake van specifieke wijzigingsprocedures voor applicaties, automatische vergrendeling van werkstations en wachtwoordenbeleid.

klein

middel

3

Er zijn duidelijke richtlijnen en inrichting van het Documentair Management Systeem (DMS), ten aanzien van wie welke documenten mag opvragen. De toegang tot het archief is voldoende afgeschermd op basis van procesbeschrijvingen en rollen en inrichting van de applicatie (DMS). Aan derden wordt alleen informatie verstrekt die op grond van de Wet openbaarheid bestuur verstrekt dient te worden. Bij twijfel wordt dit eerst nader onderzocht. Dit conform interne procedures.

klein

klein

1

Cl uster Ru imte Hoofdcategorie Leges

Naam activiteit/proces Leges

Liquide middelen

Cashmanagement

Vergunningen

Risicodefinitie fraude Het niet of te laag opleggen, of kwijtschelden van verschuldigde leges.

Beheermaatregel De in de legestabel opgenomen bedragen voor de producten burgerzaken worden door de applicatiebeheerder vastgelegd in een geautomatiseerd kassasysteem (Key2betalen). De ingevoerde bedragen worden gecontroleerd door de interne controleur van de cluster Bedrijfsvoering/taakveld FC. De bouwsom wordt gecontroleerd aan de hand van richtlijnen. Het risico dat op onrechtmatige Voor het uitvoeren van een betaling bestaat een vier wijze (kas)geld wordt onttrokken ogen principe en moeten de betreffende ambtenaren aan de gemeente geautoriseerd zijn. Deze autorisatiecodes zijn persoonlijk. Individuele transacties zijn dus te herleiden naar individuele medewerkers. Het risico dat leges niet op een Er is functiescheiding mbt registratie/afhandeling en bankrekening van de gemeente facturering. Daarnaast wordt op het proces interne worden ontvangen, maar op een controle uitgevoerd. rekening van een derde/ambtenaar.

kans klein

klein

middel

klein

middel

klein

klein

Grondexploitatie

Vastgoed de grond aan-/verkopen

De aan- of verkoop van vastgoed of gronden vindt niet onafhankelijk plaats of er is sprake van een schijn van afhankelijkheid

Overige opbrengsten

Opbrengsten huurcontracten, pachten, marktgelden

Bewust huuropbrengsten of erfpachtcanons niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord

Bij de vastgoedaankopen wordt gewerkt met een checklist die door meerdere functionarissen wordt geparafeerd. Er wordt een onafhankelijk taxatie verricht door een externe taxateur. Eventuele bodemonderzoeksrapporten worden geanalyseerd door een onafhankelijke derde en van advies voorzien (ODH). De (huur)contracten worden centraal bijgehouden en er is afstemming met de financiële administratie. Het verhuurproces is een onderdeel van de interne controle. Verder is er functiescheiding tussen degene die de huurcontracten opstelt en degene die factureert.

impact to klein

middel klein

Bezittingen van gemeente/eigendommen van derden in beheer gemeente

Bezittingen

Het op onrechtmatige wijze bezittingen aan de gemeente onttrekken

De uitgifte en inname van gemeentelijke eigendom wordt geregistreerd. Medewerkers tekenen voor ontvangst.

klein

klein

HRM

Tijdverantwoording

Verlofaanvraag via verlofmodule met accordering door teammanager.

klein

klein

HRM

Nevenwerkzaamheden

Het risico dat niet-gewerkte uren als werktijd worden verantwoord. Het risico dat als gevolg van nevenwerkzaamheden de werkzaamheden als ambtenaar/bestuurder niet onafhankelijk plaatsvindt.

Inkopen/aanbestedingen

Aannemers/levernaciersselectie/ bestellingen

De selectie/gunning van aannemers niet onafhankelijk plaatsvindt of er is een schijn van belangenverstrengeling

Het gemeentelijk inkoopbeleid wordt gevolgd. Dit klein voorziet in een uitgebreide documentatie omtrent de te volgen stappen van het inkoopproces. 2. Er zijn altijd meerdere mensen betrokken. De toets op het volgen van het gemeentelijk inkoopbeleid is een onderdeel van de interne controle.

middel

Inkopen/aanbestedingen

Inkopen/aanbestedingen

Valse facturen worden (door ambtenaren) ingediend of privéuitgaven worden ten laste van de organisatie gebracht

Verplichtingen op basis van opdrachtverlening worden vooraf vastgelegd in systeem ( K2F)/(nieuwe) crediteuren worden gecheckt. Het 4 ogen principe door middel van scheiding prestatieverantwoordelijke en budgethouder.

klein

klein

Inkopen/aanbestedingen

Inkopen/aanbestedingen

Het bewust niet naleven van de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen

Het gemeentelijk aanbestedingsbeleid en Europese regelgeving worden gevolgd. Vanaf de meervoudige onderhandse aanbestedingen wordt dit centraal stringent bewaakt door Inkoop.

klein

groot

Inkopen/aanbestedingen

Ontvangst en controle

niet op juiste gronden en/of ten onrechte verstrekking en betaling van facturen

Er is een 4 ogen principe bij het opboeken verplichtingen en inboeken van facturen. Tevens is er functiescheiding in het betalingsproces

klein

middel

onafhankelijkheid

Besluitvorming

Het risico dat besluitvorming niet onafhankelijk plaatsvindt

Vooral bij (politiek)gevoelige zaken wordt goed gemotiveerd hoe de besluitvorming tot stand is gekomen en worden de risico’s in kaart gebracht. Indien er bij bestuurders een (schijn van) belangenverstrengeling aanwezig is, onthoudt die bestuurder zich van stemming.

klein

middel

Nevenfunctie moeten worden gemeld (CAR artikel middel middel 15:1.e en f) bij indiensttreding. Na opgave dienen verzoek en besluit in het P-dossier worden opgenomen. Er is in Westland geen centrale registratie van de nevenfuncties.

onafhankelijkheid

Bezwaar en beroep

Het risico dat behandeling van bezwaar- en beroepschriften niet onafhankelijk plaatsvindt

De gemeente Westland heeft een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie die de bezwaarschriften behandeld. Geen van de commissieleden is werkzaam binnen deze gemeente. Indien nodig worden externe deskundigen ingeschakeld

onafhankelijkheid

Rapportering

1. functiescheiding AO/IC en P&C (opstellen klein rapportages). 2. cijferanalyse tov budget, tov prognose.

klein

Toegang tot kritische gegevens

Beheer netwerk/automatisering

Het in de verslaglegging/budgetten (extern en intern) bewust aanpassingen plaatsvinden om prestatiecijfers, afrekeningen etc. te beïnvloeden. Het risico dat het netwerk en/of applicaties voor onbevoegden toegankelijk is en/of dat onbevoegden wijzigingen aanbrengen in het netwerk en/of de applicaties Het niet juist behandelen van belangrijke en/of vertrouwelijke informatie

Het informatiebeveiligingsbeleid en de risicoanalyse geven rihting aan de te nemen maatregelen. De serverruimten zijn afgesloten en beperkt toegankelijk voor bevoegd personeel. Verder is er sprake van specifieke wijzigingsprocedures voor applicaties, automatische vergrendeling van werkstations en wachtwoordenbeleid.

middel

Toegang tot kritische gegevens

klein

klein

Er zijn duidelijke richtlijnen en inrichting van het klein Documentair Management Systeem (DMS), ten aanzien van wie welke documenten mag opvragen. De toegang tot het archief is voldoende afgeschermd op basis van procesbeschrijvingen en rollen en inrichting van de applicatie (DMS). Aan derden wordt alleen informatie verstrekt die op grond van de Wet openbaarheid bestuur verstrekt dient te worden. Bij twijfel wordt dit eerst nader onderzocht. Dit conform interne procedures.

middel

klein

Cl uster Be dri j fsvoe ri ng Hoofdcategorie Belastingen

Naam activiteit/proces Belastingen algemeen

Risicodefinitie fraude Het verwijderen of blokkeren van objecten of belastingplichtigen in de belastingadministratie.

Beheermaatregel De belastingadministratie is gekoppeld met de BRP, BAG en Kadaster. Mutaties hierbij leiden dan (automatisch) tot mutaties in de belastingadministratie. Alleen de medewerkers van taakveld Belastingen zijn geautoriseerd om mutaties uit te voeren. Er vindt periodiek interne controle plaats op de processen. Tarieven worden na besluitvorming verwerkt in de applicaties. Dit gebeurt door middel van 4 ogen principe. Er zijn beleidsregels die moeten worden nageleefd. Op de kwijtscheldingen vindt interne controle plaats. Ook wordt er gebruik gemakt van het Inlichtingenbureau. Er vindt periodieke controle plaats op dit deel.

kans klein

impact totaal middel 3

klein

middel

3

klein

klein

1

klein

klein

1

Er is sprake van functiescheiding en vier ogen principe. Daarnaast is iterne controle vast onderdeel van het proces. Het risico dat onrechtmatige Voor het aanmaken en handelingen door het oneigenlijk gebruiken van gebruik van tussenrekeningen tussenrekeningen zijn worden gemaskeerd. beleidsregels opgesteld. Deze

klein

klein

1

klein

middel

3

Belastingen

Het te laag opvoeren van de belastingtarieven

Belastingen

Het kwijtschelden of verlagen van belastingaanslagen zonder geldige redenen

Belastingen

Het aanpassen van het rekeningnummer waarop de aanslag moet worden betaald

Boekingen

Het niet juist of volledig verwerken van boekingen en/of aangiften

Boekingen

Tussenrekeningen

worden periodiek in de interne controle getoetst. HRM

Onkostenvergoedingen

Het declareren van nietgemaakte kosten en/of het risico privé-uitgaven worden gedeclareerd.

HRM

Vergoedingen en tegemoetkoming raadsleden

Het risico dat vergoedingen worden uitbetaald waarvoor geen prestatie is verricht (bijvoorbeeld presentiegelden)

Liquide middelen

Aantrekken van geldleningen of uitzetten van gelden

Het aantrekken van leningen of uitzetten van gelden vindt niet onafhankelijk plaats of niet tegen de meest gunstige condities

Digitale declaratie door medewerker voorzien van geupload bewijsstuk. Steekproefcontrole door salarisadministratie. VIC op uitbetaalde declaraties. Worden niet uitbetaald door de gemeente , de griffie betaalt deze rechtstreeks aan de steunraadsleden.

middel

klein

3

klein

klein

1

De gemeente maakt voor haar middel middel financiering slechts gebruik van lineaire leningen bij de bekende sector banken en in Nederland gevestigde financiële instellingen die onder toezicht staan van de AFM, die alleen qua looptijd en omvang verschillen. De meest gunstige condities worden gerealiseerd door altijd minimaal twee concurrerende aanbiedingen te vragen. Meerdere mensen zijn betrokken bij de offerte aanvraag en beoordeling. Daarnaast is dit ook onderdeel van de interne controle.

9

Liquide middelen

rente en/of aflossing wordt ontvangen op een privérekening van een ambtenaar/bestuurder

Liquide middelen

Betalingsverkeer

Het risico dat op onrechtmatige wijze gelden aan de bank- en girorekeningen worden onttrokken.

Vorderingen

Beheer crediteuren

informatie in het crediteurenbestand is niet juist

Vorderingen

Het niet of onjuist autoriseren van betalingsregelingen of afboekingen

Bij de uitzetting van een lening moet er tegelijkertijd een schema zijn van rente en aflossing dat wordt ingeboekt in Key2Financien. Daarnaast worden de NAW en rekeninggegevens via een vastgesteld proces aan de betaling gekoppeld. Mocht rente en aflossing op een verkeerde rekening terugkomen dan worden die betalingen gemist en wordt achterhaald waar het geld is gebleven. Bij het doen van betalingen is sprake van een vier ogen principe. Daarnaast zijn er specifieke autorisaties in het systeem aangebracht. Betalingen kunnen alleen geschieden na opdracht van de budgethouder. Na opdracht worden de gegevens controleert voordat er tot betaling wordt overgegaan. Er is sprake van functiescheiding binnen het team crediteuren. Daarnaast worden de gegevens gebruikt vanuit de LV BAG/Handelsregister. Interne controle is vast onderdeel van het proces. Er zijn beleidsregels voor betalingsregelingen en er is sprake van vier ogen principe. Daarnaast is er periodieke

klein

middel

3

klein

middel

3

klein

klein

1

klein

klein

1

interne controle op het proces perioddiek Vorderingen

Verzekeringen

onafhankelijkheid

Garantiestellingen

HRM

Tijdverantwoording

HRM

Nevenwerkzaamheden

Het risico dat schade onjuist en/of ten onrechte wordt gedeclareerd.

Schade dient te worden aangetoond m.b.v. nota's, foto's, expertiserapport e.d. Tevens dient een uitgebreide toedrachtsomschrijving gegeven te worden om te beoordelen of schade voor vergoeding in aanmerking komt. Het opzetten van van Er zijn meerdere onrechtmatige fiscale medewerkers betrokken bij constructies fiscale constructies, waaronder de interne fiscalist. Indien nodig wordt de belastinginspecteur ingeschakeld. Interne controle is vast onderdeel van het proces. Het risico dat het verstrekken Is er een kader voor van garanties niet onafhankelijk garantstellingen. Meerdere plaatsvindt. mensen zijn betrokken bij de aanvraag en beoordeling van een garantie. In veel gevallen is er nog een externe organisatie bij betrokken als tussenpersoon. Het risico dat niet-gewerkte uren Toezicht door teammanager. als werktijd worden Verlofaanvraag via verantwoord. verlofmodule. Het risico dat als gevolg van nevenwerkzaamheden de werkzaamheden als ambtenaar/bestuurder niet onafhankelijk plaatsvindt.

klein

klein

1

klein

middel

3

klein

middel

3

klein

klein

1

Nevenfunctie moeten worden middel middel gemeld (CAR artikel 15:1.e en f) bij indiensttreding. Na opgave dienen verzoek en besluit in het P-dossier worden opgenomen.

9

Er is in Westland geen centrale registratie van de nevenfuncties.

Inkopen/aanbestedingen

Aannemers/levernaciersselectie/ De selectie/gunning van bestellingen aannemers niet onafhankelijk plaatsvindt of er is een schijn van belangenverstrengeling

Het gemeentelijk inkoopbeleid wordt gevolgd. Dit voorziet in een uitgebreide documentatie omtrent de te volgen stappen van het inkoopproces. 2. Er zijn altijd meerdere mensen betrokken De toets op het volgen van het gemeentelijk inkoopbeleid is een onderdeel van de interne controle Valse facturen worden (door Verplichtingen op basis van ambtenaren) ingediend of privé- opdrachtverlening worden uitgaven worden ten laste van vooraf vastgelegd in systeem de organisatie gebracht ( K2F)/(nieuwe) crediteuren worden gecheckt. Het 4 ogen principe door middel van scheiding prestatieverantwoordelijke en budgethouder Het bewust niet naleven van de Het gemeentelijk Europese en/of interne aanbestedingsbeleid en aanbestedingsrichtlijnen Europese regelgeving worden gevolgd. Vanaf de meervoudige onderhandse aanbestedingen wordt dit centraal stringent bewaakt door Inkoop. niet op juiste gronden en/of ten Er is een 4 ogen principe bij onrechte verstrekking en het opboeken verplichtingen betaling van facturen en inboeken van facturen. Tevens is er functiescheiding in het betalingsproces

klein

middel

3

Inkopen/aanbestedingen

Inkopen/aanbestedingen

klein

klein

1

Inkopen/aanbestedingen

Inkopen/aanbestedingen

klein

groot

5

Inkopen/aanbestedingen

Ontvangst en controle

klein

middel

3

onafhankelijkheid

Besluitvorming

Het risico dat besluitvorming niet onafhankelijk plaatsvindt

onafhankelijkheid

Bezwaar en beroep

Het risico dat behandeling van bezwaar- en beroepschriften niet onafhankelijk plaatsvindt

onafhankelijkheid

Rapportering

Het in de verslaglegging/budgetten (extern en intern) bewust aanpassingen plaatsvinden om prestatiecijfers, afrekeningen etc. te beïnvloeden.

Toegang tot kritische gegevens Beheer netwerk/automatisering

Het risico dat het netwerk en/of applicaties voor onbevoegden toegankelijk is en/of dat onbevoegden wijzigingen aanbrengen in het netwerk en/of de applicaties Het niet juist behandelen van belangrijke en/of vertrouwelijke informatie

Vooral bij (politiek)gevoelige zaken wordt goed gemotiveerd hoe de besluitvorming tot stand is gekomen en worden de risico’s in kaart gebracht. Indien er bij bestuurders een (schijn van) belangenverstrengeling aanwezig is, onthoudt die bestuurder zich van stemming. De gemeente Westland heeft een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie die de bezwaarschriften behandeld. Geen van de commissieleden is werkzaam binnen deze gemeente. Indien nodig worden externe deskundigen ingeschakeld 1. functiescheiding AO/IC en P&C (opstellen rapportages). 2. cijferanalyse tov budget, tov prognose.

klein

middel

3

klein

middel

3

klein

klein

1

Het informatiebeveiligingsbeleid en de risicoanalyse geven richting aan de te nemen maatregelen. De serverruimten zijn afgesloten en beperkt toegankelijk voor bevoegd personeel. Verder is er sprake van specifieke wijzigingsprocedures voor

klein

groot

5

Toegang tot kritische gegevens

Liquide middelen

Vergunningen

Cashmanagement

applicaties, automatische vergrendeling van werkstations en wachtwoordenbeleid. Er zijn duidelijke richtlijnen en inrichting van het Documentair Management Systeem (DMS), ten aanzien van wie welke documenten mag opvragen. De toegang tot het archief is voldoende afgeschermd op basis van procesbeschrijvingen en rollen en inrichting van de applicatie (DMS). Aan derden wordt alleen informatie verstrekt die op grond van de Wet openbaarheid bestuur verstrekt dient te worden. Bij twijfel wordt dit eerst nader onderzocht. Dit conform interne procedures. Het risico dat op onrechtmatige Voor het uitvoeren van een wijze (kas)geld wordt onttrokken betaling bestaat een vier ogen aan de gemeente principe en moeten de betreffende ambtenaren geautoriseerd zijn. Deze autorisatiecodes zijn persoonlijk. Individuele transacties zijn dus te herleiden naar individuele medewerkers. Het risico dat leges niet op een Er is functiescheiding mbt bankrekening van de gemeente registratie/afhandeling en worden ontvangen, maar op een facturering. Facturering vindt rekening van een plaats bij Cluster derde/ambtenaar. Bedrijfsvoering/taakveld FAI.

klein

middel

3

klein

klein

1

klein

klein

1

IC Debiteurenbewaking is gepositioneerd bij cluster Bedrijfsvoering/taakveld FC ontvangsten

Verhaal schade gemeentelijke eigendommen (wegen, straten, pleinen, straatinventarissen)

Schadeopbrengsten niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord.

Overige opbrengsten

Alle opbrengsten

Het risico dat deze opbrengsten niet worden geïnd op een bank/girorekening van de gemeente en hierdoor geld aan de gemeente wordt onttrokken.

Westland heeft een verzekering voor schade aan gemeentelijke eigendommen waar er een functiescheiding is tussen het melden van schades en het ontvangen van schade-uitkeringen. Elke cluster verwerkt in zijn werkprocessen de te verwachte inkomsten. Tevens bij elke opdracht (inning/debiteuren/inkomsten vermeldingen in brieven) dient deze financieel centraal te zijn vastgelegd. Functiescheiding tussen opdracht tot inning, de te maken factuur en de invordering.

klein

klein

1

klein

klein

1