DVO inkoopbureau H10 (21-0209176)

. Addendum 1 ij Dienstverlenings- cn samenwerkingsovereenkomst “regionale inkoop sociale domein”

De ondergetekenden: L

!'l8"ľľnt('tPİJTCkeu)NootdüI'P’gevestigd te ^'Ĵnacker- ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Naam:....... ■J-.-B-K....... İí/.o.laxIx.Ll

et.. Functie: 2- De gemeente Westland, gevestigd te Naaldwijk, ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door: wmeemewct Naam:. ..K..ocm..k^foŵ........................ Functie:. ĎiVedeur Utido- fidoļd

3' Äľ!ÏÏÄ,Wķ inseï0lge artíkel 171 van de Gem~ Naam:.. ...Ĉr..y....Kfľpoicnnci/ .O Functie 4- De gemeente Leidschendam-Voorburg, gevestigd te Leidschendam, ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd/door: 7 an Naam:...

.............. ..............

Functie:.........

7

5- XĩSKr‘eWassenaar'inševoIse artikd 171 ïan de G— Naam:........fct..*..... .Ö.^AÍĵ'.OL,. Functie:............................................... 6‘

Naam:.........1-t-ö........ ľT.û.t^îâiS.^ŵi.. Functie:... ......Difi.fcì.IS.VA^.............

7-

De gemeente Midden Delfland, gevestigd te Schipluiden, ingevolge artikel m van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door : 8 7 30 de Naam:................^ļ Functie:............... ............. áL».í!..:..S»0C

S. De gemeente Voorschoten, gevestigd te Voorschoten, ingevolge artikel 17, van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Naam; Functie:

Naam:.......... Gotè....................................................................... Functie:.......... HaaS' tageï0l6e artiW 171 ™ d' G—‘

Naam:.

.... .............................................................................

F™c,ie,..û:í.(U^.C...Dfeá^g^b..ĩJlu ír 4

jļį

^\

partijen 1 t/m 10, hierna gezamenlijk te noemen: Opdrachtgever of Gemeenten hierna afzonderlijk te noemen: Gemeente of Afzonderlijke Gemeente(n) en

hierna te noemen: Opdrachtnemer, Opdrachtgever en Opdrachtnemer gezamenlijk te noemen Partijen, overwegende dat: . de colleges van de gemeenten Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Voorschoten, Wassenaar, Westland en Zotermeeľiľt L de - hZin“Ä“d0Cea” ^ ^

“

de

'

'

b:s."j:„nÄprerde bevtadinBen over de evaiua,ie ,e

* ™ ~ «w*

^

'

Ä8tľĴ“ r “XİS Verlmgd ^ ^1 ““

^

besloten over

soriat'Ho"311 20fì5 dC DİenSn'erlenİngS‘ en samenwerkingsovereenkomst “regionale inkoop

::z zzíhzz 0,110011Partìjeniisieni56101

’

odveZg5odĨnPr1 jan'“‘ri 2018, ‘“Zİİ PaItiĴen ™0r dKe dal™

ŵ

-

Partijen gezien de verlenging van de GR gebruik wensen ,e maken van de verlengingsoptie in de

verklaren Partijen de volgende verlenging te zijn overeengekomen: t.

De looptijd van de DVO wordt voor de eerst keer verlengd met een periode van een jaar te weten van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2018; jaar, te weten

2. De ingangsdatum van dit addendum is 1 januari 2018; 3- Dit addendum is een aanvulling op de DVO. 4- In artikel 1 Begripsbepalingen vervalt de begripsbepaling “Aanbesteding”. 5- Artikel 5 eerste lid van de DVO vervalt. 6. Artikel 5 tweede en derde lid komen te luiden: 2. Opdrachtnemer stelt nadere afspraken op over de basis van de werkwijze en legt deze goedkeuring voor aan Opdrachtgever voor zover niet al voorzien in het vastgelegde ter Uitvoeringsprogramma. 5 3’ ľSta- T İnfkooiįtra|ect in San8 wordt gezet is er tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer mzicht m de afspraken met betrekking tot de in te kopen Producten (inclusief kwaliteitscriteria), de kosten van deze Producten, de datum waarop deze Producten de aan te 8ane

7-

in

-

In artikel 7 tweede lid komt te luiden: 2. Opdrachtnemer publiceert op een eigen website informatie over Inkoop, beleid en „ilľreenkomsten conform de eisen die hieraan worden gesteld op grond van de wet, het uitvoeringsprogramma en/of het eigen bedrijfsvoeringsbeleid.

8. Artikel 8 zesde lid komt te luiden: 6. Opdrachtgever gaat met betrekking tot de in bijlage I opgenomen Producten niet over tot

ľ ľ

—“ mSľ,T“ da” d00rdat 0Pdracht“m“ geselecteerd, behoudens wettelijke verplichtingen, uitzonderlijk maatwerk niet is meegenomen in de inkoop en gemaakte andersluidende afspraken daaromtrent.” 9-

In bijlage I wordt “het Regionaal Uitvoeringsprogramma (RUP) Jeugdhulp 2015 Haaglanden řľüpľ,3' * dTľ 16 STmíer 2014" Ver,an6ed d“0r "het RŴmaal Zoeringsprogrammi (RUP) Jeugdhulp 2015 Haaglanden, versie 2.3, datum: 16 september 2014, het Regionaal

3

““ľ6“6~2“7' da,Um: 26

2015 “ ^ No“*

Je“Sdhulp, datum:

10. In bijlage III wordt de lijst codes en toewijzingsproducten vervangen door: Categorie Productcode Voorziening

41

41000 Dagbehandeling 45000 Jeugdhulp ambulant

45 44

44000 Jeugdhulp verblijf (excl. behandeling) 43000 Jeugdhulp verblijf (incl, behandelīrįT 46000 Jeugdhulp crisis 42000 Vervoerdiensten 40000 Persoonlijke verzorging 53000 Kindergeneeskunde 54000 Jeugd-ggz

43 46

42 40 53 54 47

47000 Jeugdreclassering 48000 Jeugdbescherming 49000 Activiteiten in het preventief justitieel kader 32000 12015) Zonder verblijf: ambulante jeugdhulp op locatie van de^añbīedēr 37000 (2015) Met verblijf: overig residontippl 38000 (2015) Met verblijf: gesloten plying 55000 Landelijk ingekochte zorg

48 49

32 37 38 55

n. Alle overige voorwaarden van de Overeenkomst blijven ongewijzigd van kracht. Aldus overeengekomen en ondertekend door: Gemekte Pįjnacker-Nootdotp

]1'Th C Datum s )

Naam: Vs .00.0 UiCtf2.WxŴr\

Datum:

J

Gemeente Rijswijk Naam: Q. U.v~fcxajc-

Datum:: ( a -12-^7 Gemeente Waşfeenaar Naam:

Datum:

Gemeente Westland

ij./z. ą

- 2oi^

Gemeente Leidschendam-Voorburg Naam: H-ŴÇ-

Datum:

\1-\Z - 20V

Gemeente Zoetermeer Naam:

Datum:

4

Gemeente Midden-Delfland Naam:

Datum:

-(

2o ťļ

Gemeente Delft Naam: T-ċXo BtocòS.

Gemeente Voorschoten Naam:

Datum:

Gemeente Den Haag Naam:

/S/a/toi^ H-io Inkoopbureau De heer B. A. van Eijck

Datum:

5

Uitvoeringsprogramma H10 Inkoopbureau

Voorwoord Onze regio H1 O/de gemeenten staat voor een erote tmn e de belangen van onze inwoners en cliënten behartig?™atieopgave- Een opgave die samen met het Bedrijfsvoeringsoverleu (fívn) hlĩ' H u,t™enngsprogramma dat we belangrijkste doel om de gemeenten adeou^ ^ ^ 20,8 heeft aIs taken op het gebied van de Jeugdwet Daarnaast SnľhľtT" “ dC ultvoerinë va" hun b.J de transformatieopgave en het realiseren van de vist VÍ fe“ ^ 0ntas,CUnBn teams ondersteund^írdenmt Íľhddtľe'Pi^^lcr6”’ -t ™deWerkers in de loka|e benodigd voor beleidsontwikkeling sturing en vel Die"sten Catalogus, de informatie en blijven, het toezicht op de gecontacteerde 7 /n8,JU1S‘en ™lledİĒ worde"

Ärsaasïï."

en inkoopbureau) afnemen eonfonn de 1^0^^^^

we ontwikkelen en Vertrouwen”. Wat wat kan door te vertrouwen op de expertise van pIL- ^ r!f onaal goed samen te werken, we dit met elkaar doen. Het met elkaar het uitvnp ‘ ^ 6 0pgave is groot en haalbaar als van waaruit he, B VO nte. UİtVOeKn'İS * ^ worden ontwikkeld onľeľMauŵţ^hSam"wrľ^fk ^ Zľ'len fr0jectmati8 tnkoop 20,9 onder aansturing van cltľaToľZľeľrLoop 2ÕiĨ d " 7 “ ^

" Wd, ™^

berichtenverkeer i„ de wetenschap da, de JgTo zich'“7^X7* d.e nu nog niet bekend is en de inkoop voor 2019 en verder 0ntW'kkelen 0p een wiĴze

-'voering van de uitgangspunt is da, de "Cn 7rde"' Ũ"S gebracht moeten worden. Zodat ze na een keuze voor dľr ľ 20 “f m?.geliJk op orde zijnde, overgedragen kunnen worden. toekomst, kwalitatief op orde toeva“kWaİ BUn TSC’ MarCO Van DİĴk’ISmaİ1 E1 Barzouhi en Petra Janssen, Directeur H10 Inkoopbureau

' Dİn,C“Uren D'm’ D“

Pijnacker-Nootdorp, Zee,™ en Inkoopbureau

Pagina 1 van 14

Inleiding Het Uitvoeringsprogramma is een nadere uitwerking van dc afspraken die het Inkoopbureau en dc gemeenten in hun Dienstverlenings- en samenwerkingsovereenkomst regionale inkoop sociale domein ' (DVO) hebben beschreven. In het Uitvoeringsprogramma zijn zo veel mogelijk reguliere activiteiten beschreven, voor bepaalde onderdelen is beschreven wat er het komende kalenderjaar wordt uitgevoerd. Om het Uitvoeringsprogramma actueel te houden, wordt het jaarlijks bijgewerkt. Belangrijk uitgangspunt bij de uitwerking van alle onderdelen is dat de gemeenten de kaders bepalen en het Inkoopbureau haar taken binnen deze kaders uitvoert. 1.

2.

3.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Inkoop a. Inkoopstrategie; b. Uitvoering inkoopbeleid; Contractering; a. Contractbeheer b. Contractmanagement Financiële afwikkeling; a. Declaratie en betalingsverkeer b. Jaarverantwoording Planning «fe Control; Informatievoorziening; Informatisering Juridisch; Archief; Product en Dienstencatalogus; Ketenregie; Risicoparagraaf.

Deze indeling van het Uitvoeringsprogramma wijkt af zoals die in de DVO onder Bijlage II is opgenomen, omdat die indeling geen passende weergave meer is voor de huidige samenwerking tussen de gemeenten en het Inkoopbureau. Sommige onderwerpen worden in dit Uitvoeringsprogramma onder een ander paragraaf beschreven, andere onderwerpen zijn opgenomen in aparte documenten. Vanwege de afspraak dat de DVO nu alleen wordt aangepast (via een addendum) op noodzakelijke punten zoals de genoemde termijnen en veranderde wet- en regelgeving, is Bijlage II van de DVO niet aangepast. Dit wordt wel gedaan in de volgende versie van de DVO. Om toch aan de huidige indeling van Bijlage II tegemoet te komen, wordt hieronder ingegaan op de onderwerpen van die indeling. Hierbij wordt beschreven onder welk artikel in het Uitvoeringsprogramma een onderwerp wordt behandeld of in welke document het onderwerp is uitgewerkt. a. in te kopen producten In de documenten van de aanbesteding 2018 wordt dit onderwerp behandeld. b. beschikbare budgetten

Pagina 2 van 14

pdfr;Td^enn^s~vsSTr te ^dit c t^;srwoordelijk voor Dc ^ d. afnamesystematiek zorgleverancier e. beíalingssystematiek zorgleverancier f- registratiesystematiek zorgleverancier DeVonder'werrdlnHSSySte'rnatİe,í Zor^leverancier “ä3f“ af“*

overeenkomst te ondertekenen met (een deel v3n ľ ľ’, 660 Pnvaatrechtefijke J- begroting en bekostiging van de taaknitvn \jeugdhulpaanbieders. Di.word. beschreven ľn CÎĨ5ÄÏ Dit tordttt1^ ľ?-PİİChtİngen van het ,n koop bureau ' declaratie- e„

-

Regeling door middel van maandelijkse voorts" ^ beStUUr van de ūemeenschappelijke Ketenoverleg Inkoop Jeugd gŵdd mľheľmWportages. Deze worden via het' Deľoñ,ŕ0„lrffOVendeuhan,delingen Van het '"koopbureau het Inkoopbureau (de OAD) De GAD contraíeeT Vlnd‘',laats door de accountant van kaderstelling. De gemeenten benogen doelmati8keid en verantwoording hiervan is terug te vinden in díìlanïk jaarverantwoording van de Kolen ľugdhlHU^

-d' Van vÇldoende niveau is.. De "8 V” ^ GR en “e

De^h'ecdeur^n^he^ļrdįoopburea33^"'^06^0^001^be* kikoopbureau voortgangsrapportages aan het best^fvan dTcTMatoTm ^ via aanvullende afspraak te worden gemaakt. ' b tuur dient herover nog een 1. Inkoop de optie voor veŕtagtag",ITe^me^f d^cembelľo™^Slí

201S- ™t

meerderejaren, worden ingekocht. Hoogshva^^^™ een

Pagina 3 van 14

gefaseerde invoering, waarbij de nieuwe afspraken formeel per 1 januari 2020 ingaan en 2019 wordt gebruikt voor de voorbereiding. 1. De gemeenten stellen begin 2018 een meerjarige inkoopstrategie voor 2019 en verder vast. Het Inkoopbureau heeft hierin een adviserende rol. 2. Het Inkoopbureau werkt de inkoopstrategie uit in een technisch regionaal inkoopkader, waaronder de inkoopprocedure en stelt vervolgens de inkoopdocumenten op. De gemeenten hebben hierin een adviserende rol. 3. Bij de keuze voor de inkoopprocedure gaat het Inkoopbureau uit van de handreiking Aanbesteding Wmo 2015 en Jeugdwet van Pianoo. 4. Het regionaal inkoopproces wordt door het Inkoopbureau begeleid. 5. De inkoop 2019 wordt aangestuurd door de stuurgroep 2019, waarin de gemeenten en het Inkoopbureau zijn vertegenwoordigd. 6. De inkoop 2018 is gedaan op basis van het zogenaamde Zeeuws model. Dit betekent dat gedurende de looptijd van deze contracten er geen nieuwe aanbieders kunnen worden gecontracteerd, uitgezonderd die volgen uit een rechterlijke uitspraak. NOOT: de extra taken onder 2, 3 en 4 door de inkoop 2019 zitten niet in de huidige begroting. Gezien het feit dat voor 2019 in principe voor meerdere járen wordt ingekocht en geen structurele activiteit is, wordt voor de inkoop 2019 een projectorganisatie ingericht. Hierover worden nog nadere afspraken gemaakt tussen het Inkoopbureau en de gemeenten.

2. Contracten ņg Contractbeheer: Contractbeheer is een belangrijk onderdeel van contractmanagement. Onder contractbeheer wordt verstaan het (administratieve) proces van het beheren van contracten van de gemeenten. Met andere woorden het fysiek en digitaal beheren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is. Het uiţvoeren van contractbeheer betreft het administreren van afgesloten contracten. Het administreren is van belang om (management)informatie te kunnen genereren, waarvan bij het verrichten van nieuwe beheershandelingen, zoals een contract opzeggen of verlengen, gebruik gemaakt kan worden. Tevens is het van belang vanuit controle- en verantwoordingsoogpunt. Contractbeheer heeft dan ook als doel de diverse gremia binnen de regio te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten, de juiste contractafspraken en managementinformatie. Dit alles ondersteunt door de Business Analisten van het Inkoopbureau.

Pagina 4 van 14

organisatie 0Pdat dc interne contracten en contractafspraken He. mntľľ !ľ'V0İd de 'nZ,Cht İn İ0Pendc tijdigheid, juistheid en volledigheid (zie VNG Lndník^ ^ ^ Va” contractmanagement); b VN0 handreiking contractbeheer en en aanvullingen up-to^dlľeXorľrde^opeľde0" V3Stgestelde wiJzi8İngen of acties zien erop toe dat de ^ e0ntractbeheerdeŗs nageleefd. Afwijkingen ten opzichte van jľ8 door de aanb,eders worden direct gemeld aan de aanbieder dan wel na oľT6"^111611 afspraken worden de aanbieder worden afspraken gemaakt al dan nte"* ^ Cţ)ntractmanagcr' Met contractmanager, de prestaties met de voor de programmes SľSÏÏTS,» contractkeuzes (subsidiëren, aanbesteden

tapp‘ mk00p- e"

(contractmanagement -

Xrrstc įssz^ wr1 r* pf * gen, zodat wordt voldaan aan de operationele ^ VOİdoen aan hun verplichtindoekt

(transformatie, doelstellingen “ de contacten met externe aanbieders mol leiden tot ľet H J belleetsen va" contracten en kwaliteit, stabiliteit en continuïteit ™ de Z ? h? duurzaam waarborgen van de gemeenten en het reduceren van de kosfen hier™ 8 Van ^ aanbieders ”“r * e“fe„TTgeTeS^

« *~e,d tnssen de

gecontracteerd is, gegeven de nis die He presWK ™™or de aanbieder capaciteit van contrartmanagemlit is gdim™^ wİT daarVOOr Wİ"en geven' De evenveel aandacht kan worden besteed Het ĩnknnnh 330 alle contracten inschatting per contract hoe dc capaciteit van de ct,"^ Ä™ ľ™ Hierbij wordt invulling gegeven aan de volgende aspecten: - ŵïï brkt dat a,ie pany“ SnľfoZíkwa,itŵde

- Ä;eïï‘ñcrgen op het

2-

de “ievert ip ™"pdigp interveniëren de contractmanagers in ÄSÄ,

2 Die betrekking hebben op het administratieve onderdeel van het contract zoals het aanleveren van documenten.

Pagina 5 van 14

conlractmanagementteam3. In bijzondere gevallen wordt via de directie van het Inkoopbureau (naar de betrokken stakeholders) geëscaleerd (faillissement, aanzegging, wanprestatie, niet limitatief). 3. De contractmanagers dragen ervoor zorg dat de gemeenten hun deel van de verplichtingen in het contract accuraat nakomen, inclusief het tijdig voorzien in dc gestelde randvoorwaarden. 4. De contractmanagers dragen ervoor zorg dat de relatie tussen het Inkoopbureau, de gemeenten en de aanbieder een open en positief karakter heeft en houdt. 5. De contractmanagers voeren samen met de deelnemers van het desbetreffende contractmanagcmentteam minimaal 1 keer per kwartaal evaluatiegesprekken met strategische aanbieders (F12) waarbij naleving van de operationele doelstellingen van het contract en de (transformatie) doelstellingen van de gemeenten centraal staan. 6. Het Inkoopbureau neemt in samenwerking met de gemeenten het initiatief voor de verdere professionalisering van het contractmanagement binnen de gemeenten door het opzetten/ontwikkelen van zogeheten vakgebied gerichte contractmanagementteams bestaande uit contractmanagers Inkoopbureau, gemeentelijke beleidsfunctionarissen en medewerkers van de lokale teams. De wijze van inrichten wordt in samenspraak ontwikkeld waarbij de lokale en regionale belangen op een gedegen wijze op een samenhangende wijze worden ondersteund.

Deze verdere professionalisering moet ertoe leiden dat: a. kwaliteiten en capaciteiten van zowel de gemeenten als aanbieders beter worden benut, b. meer inzicht ontstaat in de prestaties van een aanbieder in zijn geheel waardoor er ook meer inzicht ontstaat in de toegevoegdc waarde van deze aanbieder voor de gemeenten, c. meer gestroomlijnde samenwerking en harmonie binnen zowel de gemeenten als tussen de gemeenten en aanbieders (eenduidige aanpak, Ínhoud en resultaten), d. leveranciersrelaties worden verbeterd, e. betere in- en externe communicatie, f. meer inzicht in risico’s, g. meer innovatiekracht en h. het vergroten van kennismacht naar aanbieders toe alsmede betere input ter voorbereiding van gesprekken en onderhandelingen. 7. Het Inkoopbureau levert periodiek een evaluatierapport op over het contractmanagement en de gespreksresultaten aan de gemeenten (frequentie wordt bepaald bij de inrichting van het contractmanagementteam). 8. Het Inkoopbureau stelt in november voor het volgende jaar met de samenwerkende gemeenten in opdracht van het Ketenoverleg inkoop jeugd een kalender vast met speerpunten voor contractmanagement. Dit op basis van pariteit; alle partijen zijn gelijkwaardig, hierbij is het onderwerp leidend; 9.

Ten behoeve van controle en verantwoording stelt dc ketenregisseur van het Inkoopbureau in opdracht van het Ketenoverleg Inkoop Jeugd in samenwerking Dit is een gremium met gemeentelijke vertegenwoordiging en Inkoopbureau. Is in ontwikkeling samenwerking tussen Inkoopbureau, begeleidingscommissie, PTJ en gemeente Zoetermeer

Pagina 6 van 14

HkľPbUreaU “ BV0ĴaarIÜlts een set begr0‘,ne “ İD d' Jaarrekening

over de realiSa,iewordľverantwľorľ

3^FinanĽİële afwiHrPiin„

SSSSrgeleverde jeugdhui p via het Inkonnhnrî j r^ert de Jeugdhulpaanbieder de paragraaf Lrden uUľertaJŽZtľoLľľ! adequaat in te richten.

Po

n 0m het h,ervoor genoemde proces

de bedrijfsr-g e-is werkwijzen voor ,e ontwegen, te

“

'

zorg voor de a“e ™"

, 3

ioda6enna De‘ toe”

ttwŭSį“KľįrG0™:rn en 8e" 2016™0r e“ adCqUaat '0kaa' Pr0“s ™ Geleiding en

4. ^ÄZ^^Sį^^^JeugdkuipaanMedersvan 5. «ľz:"::rvor s-ln

6.

7- sässt over — “ 8' ÏÏprêtofZdľ-8naĤľĩ ",e" beh0eve v“ de gemeenten en voor de .îśÄsr.“*r«-*

Pagina 7 van 14

10. Het Inkoopbureau rapporteert aan de gemeenten maandelijks over de geconstateerde uitval in het declaratieverkeer. Hiervoor wordt informatie gebruikt uit ZorgNed. 11. Het Inkoopbureau heeft voor administratieve verwerking4 van data over regionaal gecontracteerde jeugdhu lp de ‘single point of contact’-functie naar Jeugdhulpaanbieders; 12. Het Inkoopbureau maakt wekelijks een betaalbestand (SEPA-bestand) op en verzendt dit naar de gemeenten. Indien een ander frequentie wenselijk is, wordt dit gezamenlijk bepaald. De bestanden worden middels beveiligde communicatiekanalen verzonden; 13. Het Inkoopbureau levert periodiek de journal isering van de zorguitgaven jcugdhulp over een bepaalde periode aan gemeenten; 14. Het Inkoopbureau draagt zorg voor een Servicedesk voor zowel de gemeenten als de Jeugdhulpaanbieders. De gemeenten zorgen ervoor dat het Inkoopbureau - in beginsel - wordt voorzien van de minimale informatie (niet limitatief): a. Gemeentelijke verordening Jeugdhulp; b. Gemeentelijke beleidsregels aangaande Jeugdhulp; c. Gemeentelijke richtlijnen inzake Jeugdhulp; d. Gemeentelijke instructies betreffende Jeugdhulp. 15. Het Inkoopbureau draagt zorg voor de declaratieverwerking en de betaalbaarstelling van declaraties. In dezen draagt het Inkoopbureau ook zorg voor de automatisering ervan; 16.

Het Inkoopbureau rapporteert maandelijks over de gedeclareerde jeugdhulp per gemeenten en per zorgaanbieder. Tevens stelt het Inkoopbureau maandelijks een jaarprognose op per gemeente en per jeugdhulpaanbieder aangaande het lopende begrotingsjaar. De betrouwbaarheid van deze jaarprognose is sterk afhankelijk van het declaratiegedrag van jeugdhulpaanbieders en de kwaliteit van het toeleidings- en toewijzingsproces bij gemeenten. Het (positief) beïnvloeden van het declaratiegedrag van jeugdhulpaanbieders een gezamenlijke inspanning van gemeenten en het Inkoopbureau. Om de betrouwbaarheid van de jaarprognose te maximaliseren is het noodzakelijk dat toewijzingen worden afgegeven die voldoen aan alle criteria en derhalve dat de toewijzingen een hoeveelheidscomponent in zicht hebben; 17. Het Inkoopbureau levert maandelijks declaratiegegevens aan ten behoeve van de Jeugdmonitor; 18. Het Inkoopbureau draagt zorg voor de actualisatie en publicatie van het accountantscontrole- en verantwoordingsprotocol; 19. Het Inkoopbureau monitort het proces omtrent de productieverantwoording (conform het protocol jeugdhulp regio Haaglanden) van jeugdhulpaanbieders; 20. Het Inkoopbureau draagt zorg voor een adequate verwerking van de productieverantwoording in een jaarverantwoording Jeugdhulp per jeugdhulpaanbieder en per gemeente.

Het Inkoopbureau analyseert de productieverantwoording per jeugdhulpaanbieder in relatie tot de gedeclareerde zorg in een begrotingsjaar per jeugdhulpaanbieder; "Contractmanagement is een gezamenlijke activiteit van Inkoopbureau en gemeenten; op lokaal niveau hebben gemeenten ook zelfstandig contact met jeugdhulpaanbieders

Pagina 8 van 14

’'sS^-äïsskïssŭ-a ÄñÄÄraaľssr-*-*" 4: Planning 81 Contml

Ää; ä ac,ivitfen die de behaald ^ daarover en^de b^odîgde'bijstar^^

uľteinTefij^ke^

“ “ŵÍ.sï,ssssïïrŕssř Ia.

Het Inkoopbureau is een bedrijfsvoeringsorganisatie op grond van de (0R) “ ZS' Ŵh ta"d™ “ da re‘-a„,e wet- en

Ib.

- Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). - Besluit begroting en verantwoording (Bbv) - Wet financiering decentrale overheden. - Aanbestedingswet 2012

het Inkoopbureau'vastgesteld6 ^ ^ lc.

*

-

Sí bVovmdedeeinėrnendegerneenteifr0,ínSC“h«

ld.

begrotmgswjz'gmgen wordt samen met de conceptbegroting van het jaar T+1

ssssrvas,eeste,d en

^ 'äİ

le.

Si tíe“TŻ;aïeuerİn8S'VİĴZİgİ,,gen COnS“,teert het ,nk00pb™

lf.

ľonrIS,0nPbfUreaU bie*uJitoliĴk 15 aPril haar jaarrekening, welke is vastgesteld begeleidende^ief^evoegd^wa^n^^kaderevm dTbegrotingvan hetjaar T+l

n™"* aa"geb0den’ ka" İn * begŴid“de

Pagina 9 van 14

verzen

Bij de totstandkoming van de jaarrekening consulteert het Inkoopbureau het Ketenoverleg inkoop jeugd. Om de hiervoor genoemde consultatie voor de P&C-producten mogelijk te maken, krijgt het BVO de ontwerpen hiervan uiterlijk 1 maart. Het Inkoopbureau krijgt van de gemeenteraden een zienswijze op de ontwerpbegroting uiterlijk acht weken nadat de ontwerpbegroting (en eventueel de begrotingswijzigingen) bij de gemeenteraden is aangeleverd. Het Inkoopbureau past de begroting aan naar aanleiding van de ontvangen zienswijzen, voor zover het bestuur dat nodig acht. Vervolgens wordt de begroting door het bestuur vastgesteld. De vastgestelde begroting wordt vóór 1 augustus biį de Provincie ingeleverd. De directeur van het Inkoopbureau dient binnen de vastgestelde begroting te blijven. Indien dat een knelpunt oplevert voor de bedrijfsvoering van het Inkoopbureau, zal hij goedkeuring vragen aan het bestuur vóór het aangaan van verplichtingen waarbij de vastgestelde begroting wordt overschreden. I let Inkoopbureau stelt over de perioden t/m mei en t/m september binnen een maand na afloop van de periode een voortgangsrapportage op voor haar bestuur. Hierin wordt gerapporteerd over de voortgang van haar begroting gedurende de gerapporteerde periode en de prognoses over het gehele jaar ten opzicht van de norm/begroting.

Over de kengetallen die significant afwijken van de norm/begroting, wordt toelichting gegeven over de oorzaken en welke bijsturingsmaatregelen worden genomen. Het Inkoopbureau stelt onderbouwde prognoses op voor de verwachte bestedingen van de inkoop per gemeente, per perceel, per jeugdhulpaanbieder. De prognoses zijn met de bijbehorende onderbouwing voor de gemeenten bruikbaar voor het vertalen naar de verwachte jaarresultaten per gemeente. Het Inkoopbureau brengt de voor haar relevante risico’s in beeld en stuurt daar actief op. Ze beschrijft in de begroting, jaarrekening en voortgangsrapportages de materiële risico’s en de beheersmaatregelen die ze daarvoor treft. Het Inkoopbureau anticipeert voorzienbare veranderingen (waaronder verandering van wet- en regelgeving), consulteert de gemeenten (BVO/PTJ) en richt haar processen daar tijdig op in. Voor zover relevant, doet ze dat samen met haar ketenpartners. Het Inkoopbureau stelt in samenwerking met haar accountant jaarlijks een controleplan op voor controleverklaringen die nodig zijn voor de gemeentelijke jaarrekeningen. Dit plan wordt eind november van jaar T-l opgeleverd en bevat onder andere een planning voor de oplevering van de controleverklaringen. Deze planning past binnen de jaarrekeningplanningen van de gemeenten.

In de planning zijn de producten opgenomen die nodig zijn voor de gemeentelijke jaarrekeningen, waaronder: 1. Verantwoording "verrekening tussen gemeenten” van het jaar T-l 2 Raming "dedaraties instellingen” voor het jaar T, voor de periode van het jaar die niet is meegenomen in de Verantwoording “ingekochte jeugdhulp”. Pagina 10 van 14

t SHEH:ESSrSľh

’v“jaar T

4c. 4d.

et Inkoopbureau communiceert de planning met het RVO Pn planning wordt nageleefd. ê het BVO en zor8t ervoor dat de

5- īnformatievoorzieninp

2.

uitbesteed, moet daarbi, ootfeeľl T Vm de “taatievoorziening Voor de járen 2017 en 2018 is een dTe^e^6^01™* WOrden 0pgesteldde partij Initi8 voor de verzorging van de . f n'nfovereenkomst afgesloten met de leeromgeving. In de leemmľiíľ de jnformatievoorziening ten behoeve van indicatoren waarmee de ontwikkeling van ^tunng piaats met regionale prestatieworden. De realisatie vanTz^ndZĩtZngevolgd kmonitor van Initi8. Verder is het Inkoonburea ľeergegeven In de jeugdhulp informatievoorziening te'behoevfvan de veľanľ" Ve7twoordelįĴk omgeving wordt de stand van zaken wee ntwoordingsomgeving. In deze budgetuitputting, het declaratiegedrag vaľdĩjeugdhulnÏÏnf'd8 t0t ^

™ Ě^Vřm VM[dĒ volgende ge“l0éľU “S™-leasekalende, de

schoolmaatschappelijk werk);

P

'

’LTA’inzet jeugdteams en

De gemeenten leveren maandelijks conform releasekalender PPR gegevens van de lokale teams op aan lniti8 Sekdlender PGB gegevens en de 4.

maan^ìj^dwr*vertfigenwoordieers,v^ntWOOrá'n®s?mgev'„gĴeu2(ibulp worden Inkoopbureau en MS’.™ “ -inwerking met he, vertegenwoordigers zijn afkomstig uit de ambteUjke ^ (KTIV^enjT^ipŕogramma'rearn Jeugdjp’T’J)8, Kernteam Informatievoorziening üSãfe-

5.

Pagina 11 van 14

6.

Minimaal een keer in het halfjaar vindt er overleg plaats tussen de applicatiebeheerders van de gemeenten met het Inkoopbureau over de ontwikkelingen inzake ICT in relatie tot het landelijke standaarden/berichtenverkeer en de informatievoorziening.

6. Informatisering 1. Het Inkoopbureau draagt zorg voor adequate geautomatiseerde systemen die de continuïteit van de dienstverlening en procesgang borgen. 2. Het Inkoopbureau en de gemeenten dragen zorg voor geautomatiseerde systemen die voldoen aan de wensen en eisen van de gemeenten en het Inkoopbureau. 3. Gemeenten en Inkoopbureau hebben een bewerkersoverecnkomst gesloten met daarin de Gemeenschappelijke afspraken over de bescherming van persoonsgegevens bij dc uitvoering van de Jeugdwet tussen de gemeenten en Inkoopbureau. 4. Zowel het Inkoopbureau als de gemeenten nemen het H10 datalek protocol in acht.

7. Juridisch Het Inkoopbureau en de gemeenten hebben samen verschillende overeenkomsten, verordeningen, etc. opgesteld die periodiek moeten worden geactualiseerd. In bijlage I zijn deze documenten in een lijst opgesomd en is per document het volgende benoemd: * Einddatum * Startdatum evaluatie * Wanneer het besluit van de verlenging uiterlijk genomen moet worden * Verantwoordelijke partij voor de actualisatie * Opmerkingen De verantwoordelijke partij zorgt ervoor dat een document tijdig wordt geactualiseerd. 8. Archief 1 2 j

Het Inkoopbureau handelt conform de vastgestelde archiefverordening. I Iet Inkoopbureau herijkt één keer per jaar de archiefverordening en past deze aan indien nodig. De aangepaste verordening wordt vastgesteld door het bestuur. De archiefverordening voldoet te allen tijde aan de relevante wet- en regelgeving waaronder: -Archiefwet 1995 - Archiefbesluit 1995 - Archiefregeling De Archiefwet 1995 is op hootdlijnen. Een aantal onderdelen is uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995. Dit besluit bevat op zijn beurt weer bepalingen op Pagina 12 van 14

ArSģe,* bePalin8en ZİĴ" Mder Uit«e™kt b ^ voorschriften in de

äö overheid. Voorbeelden zijn:

die "e

of8elìngen aan Segevensbestanden van de

" Wet bescherming persoonsgegevens " Wet e|ektronisch bestuurlijk verkeer - Wet elektronische handtekeningen - Wet hergebruik van overheidsinformatie - Wet openbaarheid van bestuur - Wet open overheid (2017) -Algemene verordening gegevensbescherming (25 mei 20181 - oor he, Dagelijks Bestuur vas,gestelde Beslui, archief- en informatiebeheer iLProducten en Dienstencata|naus (PBO I.

S“vo“„g7"er;n,aStUS:0m beHWe 0nderdd“ ™ *

beschreven en gespecificeerd'

PgC ragen taken nader worden

2.

3.

gecontracteerde aanbieders en producten beschreven net contractmanagement van de PDC betreft het

^^

4. door he‘team ,nk00p-en

10. Keten regie

Ketenregìe

coördinat^van^d^elen^actľviteften^v^betŕokltenToactonĵn^001^06 vrdwilli®e Kelen Ēen keten is een samenwerkingsverband tussen partijen die zowel zelfstand,8 als afhankelijk van elkaar functioneren omdat ze volgíijdeliike handehngen u.tvoeren, gericht op een afzonderlijk doel. Bh de Snį en afstemming van activiteiten houden de partijen L oog op "de bSľÄdie het

Pagina 13 van 14

primaire proces' doorloopt, de opeenvolgende stappen in de dienstverlening.

1. Het Inkoopbureau voert de regie in de inrichting van de bedrijfsvoeringsketen met als doel: a. Om de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren; b. Om maatschappelijke prestaties te verbeteren; c. Om de samenwerking efficiënter te laten verlopen; d. Om de dynamiek en innovatie te vergroten. 2. Binnen de regierol heeft het Inkoopbureau een signalerende rol naar de ketenpartners zodat dit mede als input kan dienen voor beleidsontwikkeling c.q. kwaliteitsontwikkeling: a. Gemeenten (klanten); b. Jeugdhulpaanbieders (gecontracteerden). 3. Het Inkoopbureau draagt in geval van knelpunten in de samenwerking (signalerende functie) oplossingsrichtingen voor. De besluitvorming over een passende oplossingsrichting ligt bij de gemeenten (klanten). Bij verschil in inzicht wordt besluitvorming belegd bij Ketenoverleg Inkoop Jeugd.

11. Randvoorwaarden Om uitvoering te kunnen geven aan dit programma dient randvoorwaardelijk het volgende gearrangeerd te zijn: 1. Het Inkoopbureau dient voldoende geëquipeerd te zijn om dit uitvoeringsprogramma uit kunnen voeren. Op dit moment bestaat - om budgettaire redenen — een discrepantie tussen de benodigde capaciteit voor uitvoering van dit programma en de bezetting van het Inkoopbureau. Eventueel extra benodigde middelen worden middels programma c.q. projectvoorstellen ter besluitvorming aangeboden aan de bevoegde organen; 2. Ketenregie en governance dienen duidelijk en juist gepositioneerd te worden. Thans zijn de gemeenten bezig om deze rollen vorm te geven; 3. De rollen en verantwoordelijkheden dienen duidelijk belegd te zijn. De ketenpartners dienen zich aan de afspraken te houden en de verwachtingen gevraagd en ongevraagd te managen.

Pagina 14 van 14

O O>

o

>Q ïî 2

r. C

2 s oą

c ^

> c o» 00

í a

~

"o» E

QO

±r

r~

ž 3 Oş

o a o. c c qc

r -Ģ -û H D E CL o. a o. 2 o o o o c o o o o o; ç c C c

Q iïĴ ţp O»

o o o qj

o ^

!5 !— | s s11 2 oo E E o S ŵ x x Ľ) o X IS —

Cl

H M

OJ 0J

C

QJ

Q)

rH

qj

(U

O

oS 3 C C i— rģ; L— QJ QJ QJ V Qi O U 15 ín ij H

Cl

ŰJ

a; ai

cu

-

aj ra ai a

ÄE So o rto ^o X X

X X

QŜ

AŞ

i

re (U

3 3 3 3

Jj

13 15 0 Cl

Cl

QJ

c *N «n

“ îl 0) rt H Cl H

UJ ü

15 fn

m

15

M

O ŝ po

"

i ì? JO ^Tū Ţ3 M „

q, "O Q JÇ

ŗ QĮ sc c if a 2

00 Çi

Ū V» Ä

!T

J»

u

:ci) t-

.ić

—

c

Ş ą; C

5b -2

—

IV

š 'g 8 ï o ai ' Tl(tj

I I» « 3į| Q

u. o

(3 X

ï 2

Q

c

C

c

Q0 Qû oò o

ş. ~ Sc 5 f 'ļ o ci

ai ?