Controleprotocol 2020 aangepast (20-0315762)
Tekst van het document
CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTS CONTROLE OP DE JAARREKENING 2020 VAN DE GEMEENTE WESTLAND
1.
Inleiding
Bij besluit van 19 april 2016 heeft de gemeenteraad aan Verstegen accountants en adviseurs opdracht verstrekt de accountants controle als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Westland uit te voeren voor de boekjaar 2016 - 2020. In dit cont rol epro tocol worden door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter onde rste uning van de uitvoering van de acc ountan tscon trol e. O bjec t van con tr ole is de j aar rekeni ng 202 0 en da arme e te vens het f inanci eel be heer zoals ui tgeo efend do or of namens het college van bur gemees ter en we th oude rs va n de gemeen te W estland.
2.
Doelstelling
Dit cont role pro tocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de account antsco nt role , de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring - en rapp ort er ingt oler anti es voor de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Westland.
3.
Algemene uit gan gspu nte n voor de controle ( getrouwheid en re cht mat igh eid )
Zoals in art 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;
Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en bal ansmut aties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtm atige verantwoording mogelijk maken; Het in o ve ree nstemmin g zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of
krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);
De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountants controle Decentrale Overheden), alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (commissie BBV) en de aanwijzingen en beroeps voorschriften van het NBA bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ’’.
Pagina 1 v an 11
4.
Te hanteren goed keu ring - en ra ppo rt er ing tol er an tie s
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkom en, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is de basis voor de strekking van de af te geven controleverklaring. De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voort vloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapporterin g plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controle werkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. In onderstaand schema is de goedkeuringstolerantie opgeno men. Goedkeuringstolerantie
Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% lasten)
≤1%
> 1 %< 3 %
-
≥3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)
≤3%
> 3 %< 10 %
≥ 10 %
-
Op basis van de begroting 2020 (inclusief wijzigingen) van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages indicatief dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 2,9 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa € 8,6 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. Voor de rapporteringtolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid in baten en lasten ≥ € 50.000 rapporteert en elke fout of onzekerheid ≥ €100.000 bij investeringen. Daarnaast rapporteert de accountant in alle gevallen als naar het oordeel van de accountant sprake is van belangrijke kwalitatieve fouten of onzekerheden, waarbij de beheersingsmaatregelen in het betreffende proces worden betrokken.
5.
Begrip rechtmatigheid en de aanv ullend te controleren rec htm ati ghe idsc ri te ria
In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium, het calculatiecriterium, het valuteringcriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteedt moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: 1. 2.
Het beg rotin gscri ter ium; Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium ( M& O - criterium );
3.
Het voo r wa ard encri ter ium.
Het begrotingscriterium Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota 2018 van de commissie BBV. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog aan de gemeenteraad wor den voorgelegd. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is voorgelegd zijn bestedingen boven het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Begrotingsoverschrijdingen worden door de accountant echter niet altijd in de overweging om al of niet een goedkeurende verklaring te geven meegenomen. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/ of wordt
gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen òf respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. Voor de bepaling hiervan is in bijlage 2 een normenkader voor de begrotingsrechtmatigheid opgenomen. Het M& O- criterium Gemeenten zullen een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik moeten hebben. In het jaarverslag en/ of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Indien een gemeente geen toereikend M&O- beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel. Door de raad is in verschillende verordeningen en besluiten een M&O-beleid vastgesteld. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is de vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures al (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. Het voorwaardencriterium Baten, lasten en balans mutaties door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst.
Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de ( eigen) gemeentelijke regelgeving. Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant in dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige informele beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast.
6.
Reikwijdte acc oun tan tsc ont ro le rech tma ti ghei ds toe tsi ng
De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op:
de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “ W etgeving extern” van het “ normenkader gemeente W estland” is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kan betreffen;
de naleving van de interne kaders, zoals die in de kolom “ Regelge ving intern” van het normenkader gemeente W estland is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend zover deze direct financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaard encriterium vindt uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/ object van de financiële beheershandeling.
7.
Rapportering accountant
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interim- controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim - controle uitgevoerd (indien van toepassing). Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de o vere engek omen rapportage wensen – ook aan de gemeenteraad gera ppo rtee rd.
Jaarrekeningcontrole/ Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemee ntewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en W ethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het f inanciële beheer en of de beheers organisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accounta nt rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde w ijze, zoals wet telijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid.
Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester e n W ethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In bijlage 3 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd
Bijlagen: 1. 2.
Normenkader wet- en regelgeving Normenkader begrotingsrechtmatigheid
3.
R app ort agemome nten
Bijlage 1 Normenkader wet- en regelgeving
Bijlage 2 Begrotingsrechtmatigheid - normenkader Bij de jaarrekening vindt een analyse van de verschillen ten opzichte van de begroting plaats, conform artikel 28 van het BBV. Bij de analyse moet in ieder geval aan de volgende elementen aandacht worden besteed:
de oorzaak van de afwijking
de relatie met de prestaties
de passendheid in het beleid
de dekking vanuit andere programma's ( alternatieve dekking)
mogelijke eerdere informatievoorziening over de afwijking aan de raad
eventueel de mate van verwijtbaarheid
Voor het bepalen van de begrotingsrechtmatigheid stelt de raad van de gemeente Westland het volgende normenkader vast:
Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen de volgende “ soorten” begrotingsafwijkingen w orden onderkend: 1
2
Onrechtmatig, maar telt niet
Onrechtmatig, en telt mee
mee voor het oordeel
voor het oordeel
Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend
X
Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die: - In de laatste Prorap verwerkt had kunnen w orden; - Niet in de laatste Prorap verwerkt had kunnen w orden
3
4
Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet
X X
X
Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie) regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de
X
jaarrekening een ( niet eerder geconstateerd) overschrijding. 5
Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluiten genomen.
X
6
Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing).
X X
- Geconstateerd tijdens het verantwoordingsjaar; - Geconstateerd na verantwoordingsjaar. 7
K oste no versc hrij dinge n op activeerbare activiteiten ( investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijving - en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de
X X
volgende jaren. - Jaar van investeren; Afschrij ving - en fin anc ie ri ngsl ast en in latere jaren. 8
Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) die uitsluitend terug te voeren zijn op verschuivingen in de bij de betreffende investering behorende liquiditeitenplanning en die niet leiden tot een overschrijding van het totaalkrediet
9
X
Kostenoverschrijdingen inzake de grondexploitatie die leiden tot aanpassing van de bij de laatst vastgestelde exploitatieopzet behorende totale uitgaven of inkomsten die: - In de laatste Prorap verwerkt had kunnen w orden;
X
X
- Niet in de laatste Prorap verwerkt had kunnen w orden. 10
K oste no versc hrij dinge n op activeerbare activiteiten (investeringen) die kleiner zijn dan € 100. 000 X
11
Mutaties in de algemene reserve, uitsluitend voor zover deze betrekking hebben op grondexploitaties en die: - Niet voorzienbaar waren bij de meest recente aanpassingen van het Meerjarenperspectief Gebiedsontwikkeling ( MPG), T( tussentijds )
X
MPG of Prorap. - Voorzienbaar waren bij de meest recente aanpassingen van het Meerjarenperspectief Gebiedsontwikkeling ( MPG), T( tussentijds ) MPG of Prorap.
X
Bi jl age 3 : Rapport age De volgende standaard rapportagemoment en worden onderkend:
Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Gericht aan
Managementletter dan Na afronding van
Mogelijke risico’s, verbeter- en
College
wel Verslag van
de interim-
aandachtspunten betreffende de
bevindingen interim
controle.
processen en procedures
- controle
(beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.
Verslag van
Na afronding van
Wettelijk: De vraag of inrichting van
bevindingen
de controle van
het financiële beheer en van de
de jaarrekening.
financiële organisatie een getrouwe
Raad
en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daar naast r ester ende fouten, onzeker heden of ver beteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met af ges poken rapporteringtoleranties. Relatie tussen de controletolerantie als gevolg van controleverordening en de feitelijke bevindingen. Accountantsverklaring Na afronding
Oor deel over de mat e waarin de
van de
gemeenterekening een getrouw
controle van
beeld geeft i.o.m.
de jaarrekening.
verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.
Raad