Bijlage 3a Zienswijze CWeb Bibl Museum Naald

Van: Westland Cultuurweb Ilona Rozenboom irozenboom@westlandcultuurweb.nl

Bibliotheek Westland Renske van Kooij rvankooij@bibliotheekwestland.nl

Westlands Museum Gustaaf van Gaalen gustaaf@westlandsmuseum.nl

WestlandTheater De Naald Jeroen van de Wiel jeroenvandewiel@westlandtheater.nl

Aan: Gemeente Westland t.a.v. college van burgemeester en wethouders info@gemeentewestland.nl

Betreft: zienswijze ontwerp subsidiebeleid en ASV gemeente Westland culturele systeempartners

Naaldwijk, 19 oktober 2023

Geacht college van burgemeester en wethouders,

Op 22 september ontvingen wij van u de informatie met betrekking tot het nieuwe ontwerp subsidiebeleid en de ASV van de gemeente Westland, met het verzoek een zienswijze in te dienen. Middels dit schrijven maken de vier culturele systeempartners, te weten Bibliotheek Westland, WestlandTheater De Naald, Westland Cultuurweb en het Westlands Museum, hun zienswijze kenbaar. In deze brief delen wij zowel onze zorgen als de geziene verbeteringen met u. Allereerst willen we graag benoemen dat de invoering van nieuw subsidiebeleid en een nieuwe ASV ons inziens een belangrijke stap is richting verdere professionalisering van bestuur. Deze beide stukken dragen bij aan transparantie, gelijke behandeling van subsidieontvangers en voorspelbaarheid van de gemeente als bestuursorgaan. We zien de invoering hiervan dan ook als een noodzakelijke en belangrijke stap voor het Westland. We zijn positief over het voornemen van de gemeente om zelf meer visie op cultuur te ontwikkelen, zich doelen te stellen en de subsidiegelden zo doelgerichter te besteden. Met onze organisaties zetten we ons dag na dag in om maatschappelijke waarde voor onze gemeenschap te creëren. Een gemeente die actief doelen formuleert is een borging van onze impact in de Westlandse samenleving en daarmee van cultuur in de regio. Dat neemt niet weg dat er een aantal punten zijn waarover wij ons zorgen maken en/of vragen hebben.

U kiest ervoor om zes systeempartners aan te wijzen. Systeempartners spelen een dusdanig belangrijke rol in de samenleving dat als de uitvoering door deze partij stokt, er een ontwrichting van het maatschappelijk systeem kan ontstaan (subsidiebeleid, blz. 14). De juridische status van een systeempartner is ons onbekend. U geeft ook aan dat elke organisatie die meent bij te kunnen dragen aan het gewenste maatschappelijke doel van een subsidieregeling, in staat wordt gesteld een subsidieaanvraag te doen (subsidiebeleid, blz. 12). Maar nergens rept u over hoe dit zich verhoudt tot de aangewezen systeempartners. Wij maken ons zorgen over de impact van het plaatsen van systeempartners onder subsidieregelingen die voor iedereen toegankelijk zijn. Is dat wat u voornemens bent te doen? Betekent dit dat systeempartners op elkaars activiteiten kunnen gaan intekenen? Of dat bijvoorbeeld de muziekschool, die nu indirect gefinancierd wordt middels een inkoopstructuur bij Cultuurweb, zelf direct subsidie kan gaan aanvragen? En hoe verhoudt dit zich tot de wettelijke opdracht van de bibliotheek? Kortom: wat betekent het nu werkelijk om systeempartner te zijn, en welke rechten en plichten zijn hiermee gemoeid? Het voorgestelde beleid is hier volstrekt onduidelijk over.

In de informatiebijeenkomst voor systeempartners op 9 oktober lichtte u toe dat er één subsidieregeling per taakveld komt; in ons geval dus één subsidieregeling voor cultuur. Hier kunnen zowel systeempartners als overige partijen in aanvragen. Specifiek voor de huidige rol van Cultuurweb is dit een bijzonder gevaarlijke keuze, omdat zij een financierende taak heeft, met name voor de inkoop van buitenschoolse cultuureducatie. Als het uitvoerende cultuureducatieveld, dat nu een inkooprelatie met Cultuurweb heeft, direct zelf intekent op de subsidie, zal de gemeente moeten overwegen om die financieringsopdracht weer naar zich toe te trekken. Dat gaat ten koste van samenhang, verbinding, innovatie en visie in het verder versnipperde landschap van cultuureducatie in het Westland. U geeft aan dat het niet de bedoeling is dat de opdracht van de systeempartners met dit nieuwe subsidiebeleid inhoudelijk verandert. Dat risico neemt u hier nadrukkelijk wel. U kunt dat voorkomen door de regelingen voor systeempartners niet toegankelijk te maken voor andere partijen. Ook ter voorkoming van frustratie en onduidelijkheid bij andere partijen die wensen in te schrijven op (wettelijke) taken van de systeempartners. We zijn blij met uw toezegging tijdens deze informatiebijeenkomst op 9 oktober om ook over de inhoud van de subsidieregeling(en) nader in gesprek te gaan met de systeempartners.

Zo kunnen we er gezamenlijk zorg voor dragen dat we onze expertise in het Westland en kennis van cultuur borgen in goede doelstellingen in uw regelingen. In het subsidiebeleid geeft u aan dat er, voor het verstrekken van een subsidie, altijd een uitwerking in een subsidieregeling met een subsidieplafond nodig is (subsidiebeleid, blz. 9). Ook bij de uitwerking van subsidies onder een subsidieregeling voor systeempartners geeft u aan dat er één of meerdere aparte subsidieregelingen komen waarin de afspraken met systeempartners worden verankerd. U zegt ook dat aan deze regeling in het algemeen een subsidieplafond wordt gekoppeld; wat betekent ‘in het algemeen’ – geldt dit wellicht niet voor systeempartners? Immers: de VNG geeft aan dat een subsidieplafond enkel zin heeft als er aanvragen van verschillende aanvragers worden verwacht die voor dezelfde activiteiten subsidie willen ontvangen1. Dit staat haaks op uw definitie van een systeempartner. Het lijkt ons logisch om voor de systeempartners te kiezen voor een 1

VNG, handreiking basisbeginselen subsidierecht, 2019, blz. 24.

begrotingspostsubsidie zoals VNG aanraadt, dat wil zeggen een subsidie waarvan de grondslag de vermelding van de subsidieontvanger op de begroting is, met daarbij het maximale subsidiebedrag, conform artikel 4:23, derde lid, onder c, van de Awb.2 Er zijn dan geen aanvullende subsidieregelingen nodig, maar u kunt uw beleidsdocumenten zoals de Cultuurkoers en het Sociaal Beleidskader gebruiken om samen met de systeempartners doelstellingen te formuleren. Graag wijzen we er ook op dat de maximale subsidiebedragen die voor de systeempartners gelden, tijdig kenbaar moeten zijn om meegenomen te kunnen worden in de strategische plannen. Wat is het college voornemens te doen met betrekking tot het moment van vaststellen van subsidieregelingen, subsidieplafonds / maximale subsidiebedragen voor systeempartners? In uw subsidiebeleid (blz. 4) geeft u aan dat de systeempartners zijn aangewezen voor de bestuursperiode 2022-2026. Tegelijkertijd benoemt u dat er een strategisch plan voor vier jaar moet worden ingediend (subsidiebeleid blz. 14), maar dat overstijgt deze bestuursperiode al. Immers: de volgende strategische periode voor onze organisaties betreft 2025 t/m 2028. Het strategisch plan moet ook een financieel plan voor vier jaar bevatten, maar vervolgens moet er per jaar een subsidieaanvraag worden gedaan en vindt vaststelling ook per jaar plaats.

Een jaarlijkse cyclus betekent dat we doorlopend bezig zullen zijn met plannen schrijven en verantwoorden. Dit kost ontzettend veel tijd die ten koste gaat van onze inzet op onze gezamenlijke inhoudelijke doelen. Een langdurige relatie tussen gemeente en systeempartner zou haar basis toch moeten vinden in gezamenlijke ambities, vertrouwen en een blik op de lange termijn. Een gemeente die ons onnodig vaak door ‘hoepels’ laat springen, verspilt onze creatieve kracht om maatschappelijke impact te maken. We zijn ons zeer bewust van onze opdracht om publiek geld doelmatig en juist te besteden. Daar leggen we graag jaarlijks verantwoording over af middels onze jaarverslagen en door accountants gecontroleerde jaarrekeningen. Echter: jaarlijks aanvragen draagt niet bij aan de mate waarin we verantwoording afleggen, maar wel aan de mate waarin we de ruimte krijgen om te sturen op de lange termijn en onze impact voor de regio te maximaliseren. Het werken met jaarlijks aanvragen en vaststellen ontneemt ons als bestuurders de mogelijkheid om de risico’s van onze organisaties te managen. Een strategisch plan voor meerdere jaren betekent immers dat wij niet alleen jaar na jaar simpelweg onze activiteiten uitvoeren, maar dat we ons doorlopend ontwikkelen om maatschappelijk relevant te blijven.

Een ambitie voor het vierde jaar van een strategisch plan, is voor het vierde jaar gepland omdat er een langere inzet vanaf het eerste jaar nodig is. We zijn genoodzaakt doorlopend verplichtingen aan te gaan die een langere periode dan alleen het lopende kalenderjaar bestrijken. Denk bijvoorbeeld aan De Naald, die haar programmering anderhalf jaar van tevoren moet vastleggen. Of Cultuurweb, die contracten met aanbieders voor buitenschoolse educatie per schooljaar af moet sluiten. Waar is de bescherming voor de risico’s die wij lopen door wél meerjarig ambities te moeten stellen, zonder dat u bereid bent meerjarige afspraken met ons te maken? We vermoeden dat u voor een jaarsystematiek van aanvragen en vaststellen wilt gaan, omdat u als gemeente de ruimte wilt hebben om tussentijds inhoudelijk en/of financieel bij te sturen. Echter: volgens de Awb heeft u, ongeacht of het een jaar- of meerjarensystematiek betreft, hier slechts beperkte mogelijkheden toe. Conform artikel 4:51, eerste lid, van de Awb, dient de gemeente een 2

VNG, handreiking basisbeginselen subsidierecht, 2019, blz. 27.

redelijke termijn te hanteren voor gehele of gedeeltelijke weigering van de subsidie van een subsidieontvanger die reeds drie of meer achtereenvolgende jaren subsidie kreeg voor (in hoofdzaak) dezelfde voortdurende activiteiten. De gemeente heeft dus ook bij een jaarsystematiek niet de mogelijkheid om op korte termijn te korten op de gebruikelijke subsidie. Bovendien biedt artikel 4:34 van de Awb de mogelijkheid om een begrotingsvoorbehoud op te nemen indien er subsidie wordt verleend op een moment dat de gemeentebegroting niet is vastgesteld. U geeft al aan dit voorbehoud te gaan gebruiken (subsidiebeleid, blz. 16; ASV, blz. 3). Jaarlijks aanvragen en vaststellen kost zowel ons als subsidieontvangers als u als gemeente veel werk, terwijl het – ons inziens – geen voordelen biedt voor een van deze partijen. Het lijkt ons in lijn met uw opvatting van een systeempartner als er gekozen wordt voor meerjarige subsidieverlening en -afrekening, waarbij de maximale subsidiebedragen worden opgenomen in begrotingspostsubsidies. Wij achten het wenselijk om in het subsidiebeleid een uitwerking van de ‘redelijke termijn’ op te nemen. Het stelt ons teleur dat in het ontwerp subsidiebeleid en de ASV niet gesproken wordt over de rechten die subsidieontvangers hierin wettelijk hebben en hoe u die wettelijke verantwoordelijkheid vertaalt naar de Westlandse praktijk.

U streeft ernaar de subsidiebeschikkingen voor 15 oktober te versturen (subsidiebeleid, blz. 5; blz. 16). Echter: de uiterste beschikkingsdatum blijft 31 december (subsidiebeleid, blz. 16; ASV, blz. 4). In de ASV wordt zelfs niet gerept over deze vroegere datum van 15 oktober. Voor onze meerjarige subsidies is dit een beperkt probleem. Immers: wij mogen ervan uitgaan dat de subsidies worden gecontinueerd, en de verplichting om een redelijke termijn in acht te nemen maakt het al onmogelijk om pas in het najaar aan te kondigen dat er per komend kalenderjaar moet worden bezuinigd. Voor aanvullende projectsubsidies bij systeempartners, en niet-structureel gefinancierde activiteiten bij andere subsidieontvangers, blijft de late datum van duidelijkheid een fors probleem. U kiest ervoor om subsidieplafonds te indexeren, maar subsidies niet (subsidiebeleid blz. 5; ASV, blz. 3). De toekenning vindt al of niet gedeeltelijk plaats op basis van de aanvraag; indexatie achteraf is niet aan de orde. U moet toch begrijpen dat bij systeempartners, waar activiteiten meerjarig doorlopen, sprake is van jaarlijkse stijging van de kosten in lijn met de inflatie. Het verbaast ons dat u ervoor kiest om subsidies van systeempartners ook niet te indexeren.

Deze werkwijze zou ons noodzaken om zelf per organisatie schattingen omtrent benodigde toekomstige indexatie te maken bij het indienen van een aanvraag, en lijkt ons strijdig met het gelijkheidsbeginsel. Wij verzoeken u daarom om de meerjarige subsidies van systeempartners wel structureel te indexeren, en daarbij een onderscheid te maken tussen de looncomponent gebaseerd op een cao-index en de overige kosten gebaseerd op de actuele CPI-index, om zo recht te doen aan de werkelijke kostenontwikkeling bij onze organisaties. Dit is de enige wijze om verkapte bezuiniging wegens gebrekkige indexatie te voorkomen. U zegt te indexeren op basis van de consumentenprijsindex CPI ‘voor het betreffende subsidiejaar’ (ASV, blz. 3). Het feit dat u zelf de subsidieaanvragen niet indexeert, impliceert dat wij dat als aanvrager zelf moeten doen ten tijde van het indienen van de aanvraag voor 1 mei van het voorgaande jaar. Op dat moment is er enkel een definitief CPI-percentage van het daarvoor voorgaande jaar bekend. Betekent dat dat u verwacht dat wij als subsidieaanvragers zelf een geïndexeerde begroting indienen en dat wij daarbij uit dienen te gaan van de CPI index van t-2? Uw

beleid is niet duidelijk over welke CPI-index er precies in welk jaar wordt gehanteerd. Een lange termijn van t-2 is in tijden van grote inflatie, zoals nu, zeer moeilijk voor onze organisaties. Dat betekent immers dat het budget twee jaar achterblijft bij de werkelijke kostenontwikkeling. Dit kan alleen maar tot resultaat hebben dat we een deel van de ambities uit de strategische plannen niet waar kunnen maken. Daarom gaat onze voorkeur ook uit naar het voorstel in de vorige alinea: actieve indexatie door de gemeente in lijn met de actuele prijsontwikkeling. U geeft aan dat een systeempartner over een eigen vermogen mag beschikken dat bestaat uit boekwaarde, bestemmingsreserves en een egalisatiereserve (ASV, blz. 6). Deze definitie is smal en biedt te weinig ruimte voor onze praktijk. De bestemmingsreserves worden beperkt tot bestemmingsreserves t.b.v. inventaris, onroerende zaken en automatisering. Er zijn echter ook andere bestemmingsreserves bij onze organisaties aanwezig, in afstemming met de gemeente gevormd. Deze hebben bijvoorbeeld betrekking op verduurzaming of specifieke activiteiten zoals de Volksuniversiteit bij de Bibliotheek. Cultuurweb heeft in coronatijd enkele bestemmingsreserves t.b.v. inhoudelijke activiteiten gevormd.

Ook benoemt u niet de mogelijkheid tot bestemmingsfondsen, die onze organisaties veelvuldig hebben waar het door derden gefinancierde projecten betreft. Omdat projecten veelal voor meerdere jaren vooruit gefinancierd worden, betreft dat hoge posten die naast de 10% egalisatiereserve moeten mogen bestaan. Overigens stelt artikel 4.72, vijfde lid van de Awb, dat de vergoedingsplichtigheid ten gevolge van een te hoge egalisatiereserve slechts bestaat naar evenredigheid van de mate waarin de subsidie aan de egalisatiereserve heeft bijgedragen. Dit is strijdig met uw ASV artikel 17, tweede lid, waarin u stelt dat het volledige verschil tussen het eigen vermogen en het maximaal toegestane bedrag in mindering op de aangevraagde subsidie wordt gebracht. In bijlage 2 van het subsidiebeleid heeft u een beslisboom inkoop versus subsidie opgenomen. Hierin wordt duidelijk dat de combinatie algemeen belang en niet afdwingbaar altijd leidt en de enige weg is tot subsidie, ongeacht wie het initiatief neemt. Echter: indien zaken afdwingbaar moeten zijn, is het ofwel een inkoopopdracht, ofwel is er overleg met een jurist nodig. U omschrijft dat elke wettelijke taak afdwingbaar moet zijn. We gaan ervan uit dat u bedoelt dat elke wettelijke taak van de gemeente afdwingbaar moet zijn, en dat wettelijke taken van de systeempartners de verantwoordelijkheid van de systeempartners blijven.

Wat is de status van deze beslisboom voor systeempartners – bent u niet voornemens om subsidieregelingen te maken waar het wettelijke taken van systeempartners betreft? U heeft conform artikel 4:36 van de Awb ook de mogelijkheid om een uitvoeringsovereenkomst te sluiten met de subsidieontvanger, die de ontvanger verplicht tot uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend. Waarom kiest u hier niet voor? Hoe wil de gemeente de wettelijke taken verankeren in het subsidiebeleid? U bent voornemens de nieuwe ASV per 1 januari 2024 in te laten gaan (ASV, blz. 8). Echter: de benodigde subsidieregelingen zijn nog niet beschikbaar. U geeft aan dat zij in overleg met ons worden geformuleerd, maar dit overleg heeft u nog niet geïnitieerd. In de informatiebijeenkomst op 9 oktober benoemde u dat wij in november hierover in gesprek kunnen. Dan zijn de doelen dus ook nog niet definitief. U verwacht dat wij per 1 mei 2024 onze strategische plannen indienen voor de periode 2025-2028. Conform de Governance Code Cultuur zijn wij verplicht om ruime inspraak van stakeholders in onze strategische plannen te faciliteren, wat betekent dat wij allang gestart zijn met de ontwikkeling van onze strategische plannen. Het is daarom onmogelijk om de doelen van de

gemeente, in subsidieregelingen die nog niet geformuleerd zijn, de basis van onze plannen voor 2025-2028 te laten zijn. Conform het overgangsrecht gaan wij er daarom vanuit dat onze strategische plannen worden beoordeeld zoals de afgelopen periode werd gedaan. We roepen u op dit te borgen in de clausule omtrent overgang in de ASV. Indien u het noodzakelijk acht dat de nieuwe subsidieregelingen wel als basis voor onze volgende strategische plannen worden gebruikt, dient u zich te realiseren dat de uitwerking op zéér korte termijn absoluut noodzakelijk is. Tot slot vragen we ons af hoe er ruimte blijft bestaan voor innovatie gedurende de uitvoering van een strategisch plan. De ervaring leert dat de wereld steeds sneller verandert, en er daarom tijdens een uitvoeringsperiode nieuwe ambities ontstaan. Ook kan het voorkomen dat de vraag naar ons aanbod significant stijgt waardoor de praktijk voorloopt op de ambities uit het strategisch plan. In het verleden werden daar incidentele subsidies voor ingezet, om bij de start van een nieuwe strategische periode deze incidentele subsidies op te nemen in de meerjarige subsidies. Hoe is het college voornemens ruimte voor nieuwe kansen te blijven bieden? Wij vertrouwen erop dat u onze zorgen met aandacht behandelt.

Uiteraard zijn wij bereid tot nader gesprek om te onderzoeken hoe we tot een werkbare en wenselijke situatie voor ons allen kunnen komen.

Met vriendelijke groet,

Jeroen van de Wiel

Jeroen van de Wiel (19 okt 2023 10:04 GMT+2)

Jeroen van de Wiel WestlandTheater De Naald

Gustaaf van Gaalen Westlands Museum

Renske van Kooij Bibliotheek Westland

Ilona Rozenboom Westland Cultuurweb