Bestuurlijke reactie opvolgonderzoek gebruik geheimhoudingsbepalingen

Postadres: Postbus 150 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1

2672 TA Naaldwijk J

Rekenkamer Westland

T 14 0174

t.a.v. de heer N. Nijdam

E info@gemeentewestland.nl

Postbus 150

| www.gemeentewestland.nl

2670 AD NAALDWIJK

UW BRIEF

UW KENMERK

ZAAK-/PROJECTNR.

DOCUMENTNR.

BIJLAGE(N)

23-0220101

CONTACTPERSOON

CLUSTER

TELEFOONNUMMER

M.C. Schenk

Directie

(0174) 672 611

DATUM VERZONDEN 4 NOV

2023

ONDERWERP Bestuurlijke reactie opvolgonderzoek gebruik geheimhoudingsbepalingen

Geachte heer Nijdam,

Op 5 september 2023 ontvingen wij de resultaten van het opvolgonderzoek dat de rekenkamer Westland heeft laten verrichten naar het gebruik van geheimhoudingsbepalingen. Hierbij sturen wij u de bestuurlijke reactie op de rapportage van het opvolgonderzoek.

Geheime stukken ter inzage De onderzoekers hebben met de burgemeester gesproken over de werkwijze met betrekking tot

openbare en geheime informatie en de verstrekking daarvan. In dat gesprek heeft de burgemeester aangegeven dat er slechts twee soorten stukken zijn, te weten openbare en geheime stukken. Ten aanzien van de geheime stukken heeft de burgemeester in het gesprek aangegeven dat hem

de werkwijze met het digitaal beschikbaar stellen van geheime stukken achter een zgn. slotje heeft bevreemd en verbaasd. De burgemeester heeft aangegeven dat een dergelijke werkwijze op geen enkele manier een garantie biedt dat geheime stukken nooit verder komen dan de ogen van degene voor wie het stuk ter inzage wordt gesteld. Voor de burgemeester is dat de reden geweest om op dat punt af te wijken van de werkwijze zoals in het protocol geheimhouding is aangegeven.

Stukken waar geheimhouding op wordt gelegd, worden bij de griffie ter inzage gelegd. Na het gesprek en het lezen van de rapportage is het standpunt van de burgemeester in deze on-

veranderd. De burgemeester is bereid om met de griffier te bespreken of eventueel nadere afspraken kunnen worden gemaakt over het organiseren en faciliteren van de terinzagelegging. Motiveren geheimhouding. Het college onderschrijft de aanbeveling dat medewerkers zich bij het schrijven van stukken goed bewust moeten zijn van het feit dat wat zij schrijven in principe openbaar is of, in geval van op te leggen geheimhouding, op enig moment openbaar gemaakt kan worden. Medewerkers moeten het opleggen van geheimhouding goed kunnen motiveren. Ook is er aandacht voor het punt dat een

document vaak niet in zijn geheel geheim zou moeten zijn, maar slechts gedeelten daaruit. Wij

ALG BCR 006

zorgen ervoor dat het bewustzijn hierover binnen de ambtelijke organisatie verder wordt vergroot, onder andere via trainingen.

PAGINA 2

=WESTLAND

Geheimhoudingsregister Bij het opleggen van geheimhouding is het nodig aan te geven wanneer de geheimhoudingstermijn

eindigt. Dit moet worden vastgelegd in een geheimhoudingsregister. De griffie houdt een register bij waarin documenten staan die aan de raad zijn voorgelegd. Het is logisch dit register te handhaven, want de raad hoeft geheimhouding weliswaar niet meer te bekrachtigen, maar is wel het orgaan dat geheimhouding moet opheffen als documenten naar de raad zijn gegaan. Ook moet de griffie bijhouden wat er achter gesloten deuren wordt besloten. De ambtelijke organisatie houdt een register bij van alle documenten waarop geheimhouding rust, dus ook documenten die niet naar de raad gaan. Wij zijn van mening dat het beheer van dit register beter moet worden belegd en zullen hiertoe actie ondernemen.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Westland,

de secretaris,

de burgemeester,

Ve La ye

23-0220101