bestuurlijke reactie

Postadres: Postbus 150 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1 2672 TA Naaldwijk T 14 0174 E info@gemeentewestland.nl | www.gemeentewestland.nl

Aan de Rekenkamer van de gemeente Westland

UW BRIEF

UW KENMERK

ZAAK-/PROJECTNR.

DOCUMENTNR.

BIJLAGE(N)

25-0033473

Geen DATUM VERZONDEN

CONTACTPERSOON

CLUSTER

TELEFOONNUMMER

P. Moerman

Bedrijfsvoering

(0174) 672 631

ONDERWERP Bestuurlijke reactie

- 9 APR. 2025

Rekenkameronderzoek Financiéle Cyclus

Geachte leden van de Rekenkamer,

In 2018 heeft de Rekenkamer Westland een onderzoek uitgevoerd naar de bruikbaarheid van de begroting en de jaarrekening voor raadsleden. In 2024 heeft de Rekenkamer dit onderzoek herhaald en op een aantal punten uitgebreid. Het onderzoek richt zich op de documenten uit de jaarcyclus 2023, aangevuld met de begroting 2024 en een beperkte blik op de begroting 2025.

Wij hebben het rapport voor een bestuurlijk wederhoor van de Rekenkamer toegestuurd gekregen. Door middel van deze brief maken wij graag gebruik van deze mogelijkheid. Samenvattend Wij spreken onze waardering uit voor het onderzoek van de Rekenkamer en herkennen op een aantal punten de conclusies. De aanbevelingen die de Rekenkamer meegeeft worden nader onderzocht en daar waar mogelijk direct toegepast. Een aantal bevindingen herkennen wij niet of wij zijn daarover van mening dat deze op dit moment niet toepasbaar zijn voor onze organisatie. Wij bliiven met de raad in gesprek om deze be-

vindingen de komende tijd nader te onderzoeken en waar mogelijk deze ook om te zetten in verbeteringen in onze P&C documenten. Wij zijn voornemens om hierover in het vervolg van 2025 periodiek met de auditcommissie in gesprek te gaan.

Conclusies Rekenkamer De Rekenkamer geeft als algemene kanttekening mee dat begrotingen en jaarrekeningen meer-

dere gebruikers hebben, waarvan een deel geen financial is. De wettelijke eisen voor de documenten richten zich op onder meer de provincie en andere controlerende instanties. Hierdoor kan

de leesbaarheid en toegankelijkheid van de stukken beperkt zijn voor de raadsleden zonder financiéle achtergrond. Wij onderschrijven de eerste kernboodschap van de Rekenkamer dat een goede inhoudelijke én financiéle samenvatting en bijbehorende leeswijzer, die zijn geschreven vanuit het perspectief

IBABS 005

van een niet-professionele gebruiker, raadsleden op weg kan helpen. De afgelopen cycli hebben

we daar al stappen in gezet. Wij zetten de ontwikkeling van de bestuurlijke en financiéle hoofdlijnen van met name begroting en jaarstukken door, met als uitgangspunt dat de lezer zich binnen

25-0033473

PAGINA 2

3192 WESTLAND

maximaal 25 pagina’s een beeld kan vormen van de hoofdlijnen van het desbetreffende P&C-document.

Daarnaast (h)erkennen wij de tweede kernboodschap dat er de afgelopen jaren aanzienlijke inspanningen zijn geleverd om de financiéle documenten te verbeteren. Tevens realiseren we ons dat het een continu proces is, waarin we, in samenwerking met diverse betrokkenen, de documenten steeds verder doorontwikkelen om deze toegankelijker en duidelijker te maken voor alle ge-

bruikers. Dit proces van evalueren en bijsturen is noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de uiteenlopende behoeften van de verschillende gebruikers. Overigens nemen wij afstand van de door de Rekenkamer gehanteerde term ‘experimenteren’; deze doet geen recht aan de weloverwogen benadering van ons college en de organisatie ten aanzien van de (door)ontwikkeling van de P&Ccyclus.

Naast de bovengenoemde twee kernboodschappen, heeft de Rekenkamer nog een aantal algemene conclusies geformuleerd. Wij herkennen een aantal conclusies en nemen de aanbevelingen

graag mee in de verdere doorontwikkeling van de P&C-cyclus. De Rekenkamer concludeert bijvoorbeeld dat de raadsvoorstellen te weinig inzicht geven in de totaalbedragen en de inzet van

reserves, inclusief het effect daarvan op het resultaat. Binnen Westland brengen we vooral mutaties in beeld en geven hierbij geen totaaloverzicht. Wij voeren op korte termijn verbeteringen door op dit punt.

Daarnaast concludeert de Rekenkamer dat de koppeling tussen taken en geld moeilijk te leggen is omdat inhoud en geld in de P&C-documenten ver uit elkaar staan. Wij onderschrijven dat de koppeling lastiger te maken is, maar betwijfelen of dit verbetert wanneer inhoud en geld dichter bij elkaar staan. De Rekenkamer geeft als laatste algemene conclusie dat de informatie over investeringen in de programma’s ontbreekt. Wij herkennen dat dit inderdaad een beter inzicht in de programma’s kan

geven, het is echter geen wettelijk voorschrift. Thema’s De Rekenkamer heeft het onderzoek in een vijftal thema’s onderverdeeld: -

Vormgeving

-

Structuur en samenhang

-

Besluitvorming

-

Prestaties Financiéle begroting

Vormgeving Volgens het rapport zijn er inspanningen voor verbetering verricht, maar is het resultaat is onvol-

doende. Wij vragen ons in dit verband af met welk referentiekader de rekenkamer vormgeving kwalificeert als onvoldoende en herkennen het oordeel van de Rekenkamer daarom niet. Structuur en samenhang De begroting en jaarrekening zijn vergelijkbaar van opzet daar waar dat kan. Dit vinden wij belangrijk. Het rapport bevestigt dat deze twee documenten goed te vergelijken zijn. De Rekenkamer merkt wel op dat de gebruikte begrippen voor tussenrapportages wisselend zijn

waardoor het in de tijd niet te volgen is. Wij herkennen dit beeld. De afgelopen jaren hebben we getracht de raad van meer informatie te voorzien (d.m.v. voortgangsrapportages). De raad heeft 25-0033473

PAGINA 3

hierbij aangegeven liever de afwijkingen te willen zien in plaats van de voortgang van alle activiteiten. In januari 2025 hebben wij de raad een zogenoemd P&C-spoorboekje aangeboden. Hierin staan de Planning en Control documenten beschreven (met de consequente benaming) en de on-

derlinge samenhang ervan. Hiermee verwachten wij stabiliteit en duidelijkheid te creéren, ook in de begrippen voor tussentijdse rapportages. Besluitvorming Volgens het rapport zijn raadsbesluiten door gebrek aan informatie over bedragen niet zelfstandig te lezen. De afgelopen periode is aandacht gegeven aan het verbeteren van de financiéle toelich-

ting in de college- en raadsvoorstellen. Wij verwachten door het opnemen van totaalbedragen — zoals hierboven reeds aangeven — het volledige inzicht te geven. Prestaties De Rekenkamer geeft in het rapport aan dat de wettelijk verplichte prestatie-indicatoren aanwezig

zijn, maar niet meer dan dat. Wij hebben ons in het verbetertraject gefocust op het opnemen van de verplichte informatie. Deze biedt naar onze mening al de nodige relevante sturingsinformatie. In de toekomst kan dit eventueel uitgebreid worden met eigen indicatoren wanneer deze door de raad gewenste en relevante stuurinformatie opleveren. Hierbij wordt de kanttekening gemaakt dat dit mogelijk zorgt voor aan-

zienlijke administratieve last. Nut en noodzaak dienen in dat geval zorgvuldig te worden afgewogen. Financiéle begroting De Rekenkamer concludeert dat kritische elementen in de financiéle begroting/jaarrekening, zoals de presentatie van cijfers na resultaatsbestemming, het inzicht in investeringen en het ontbreken van een oordeel over de financiéle positie van de gemeente in de inleiding bij de stukken dienen te staan. Wij erkennen dat dit de eventuele transparantie kan bevorderen. Wel benadrukken wij dat dit geen verplichting is zoals de Rekenkamer suggereert. Nieuwe aanbevelingen

De Rekenkamer doet in haar rapport een aantal aanbevelingen. Een aantal van deze aanbevelingen is alin gang gezet. Zo bespreekt de auditcommissie de P&C-stukken. Bij de start van de nieuwe raadsperiode betrekken we de raad bij de nieuwe programma-indeling. Deze stappen slui-

ten aan bij het advies van de Rekenkamer om capaciteit vrij te maken om als raad en college met geduld een verbetertraject aan te gaan.

Verder is communicatie (B2 taalgebruik) een belangrijk onderdeel bij het opstellen van de documenten. Ook dit is een reeds ingezette verbeterlijn. Uiteraard kijken we bij andere gemeenten naar de best-practices en nemen we die, waar van toepassing over. Van een aantal bevindingen hebben wij nog geen beeld of deze ook voor onze gemeente van toegevoegde waarde kunnen zijn. Dit wordt nader onderzocht en besproken met de auditcommissie Opvolging aanbevelingen 2018 De Rekenkamer geeft in het onderzoek een oordeel over de opvolging van de eerdere aanbevelingen uit 2018. Hierbij is de conclusie van de Rekenkamer dat aan de opvolging beperkt of 25-0033473

PAGINA 4

= WESTLAND

gedeeltelijk is voldaan. Ons beeld is genuanceerder. Hierover gaan wij graag met de auditcommissie in gesprek.

Afsluitend Wij stellen het op prijs door de Rekenkamer in de gelegenheid te zijn gesteld om te reageren op het rapport en zien met belangstellig uit naar uw reactie op onze inbreng. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Westland, de Seer stes

Wi

de burgemeester,

MW.

25-0033473