bestuurlijk wederhoor op RKC-rapport Risicomanagement (G21-001216)

GEMEENTE Postadres: Postbus 1 50 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1 2672 TA Naaldwijk T 14 01 74 F (0174) 673 600 E info@gemeentewestland.nl I www.gemeentewestland.nl

Aan de Rekenkamercommissie van de gemeente Westland

UW BRIEF

UW KENMERK

ZAAK-/PROJECTNR.

DOCUMENTNR.

CONTACTPERSOON

CLUSTER

TELEFOONNUMMER

DATUM VERZONDEN

J.L. van der Bijl

Directie

(01 74) 672 412

01-06-2021

1 3-05-2021

BIJLAGE(N)

21-0167104

ONDERWERP

Bestuurlijke reactie rapport RKC onderzoek risicomanagementbeleid

Geachte leden van de Rekenkamercommissie, Op 19 mei ontvingen wij de resultaten van het onderzoek dat de rekenkamercommissie van de ge­ meente Westland door Twynstra 8t Gudde heeft laten verrichten naar de doeltreffendheid, doelma­ tigheid en consequente toepassing van risicomanagement. U heeft ons gevraagd om een bestuurlijke reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen van het rapport. Het onderzoek is in constructieve samenwerking met de organisatie uitgevoerd. In die lijn constateren wij ook dat de opmerkingen uit het ambtelijk wederhoor zijn verwerkt in het rapport. Wij stellen het op prijs dat er ruimte is geboden voor bestuurlijk wederhoor. De hoofdconclusie van de onderzoekers is dat de opzet van het risicomanagementbeleid van de gemeente Westland toereikend is. Doordat het beleid onvoldoende is geïmplementeerd en uitge­ voerd, wordt de conclusie getrokken dat het risicomanagement niet doeltreffend en doelmatig is. Bij deze conclusie hebben wij enkele aandachtspunten. De ontwikkelingen rond het beleidskader strategisch risicomanagement Het beleidskader strategisch risicomanagement is in januari 2016 vastgesteld door de raad. Het is voor ons inmiddels niet meer te achterhalen waarom destijds niet direct tot implementatie is be­ sloten. Mogelijk is de wijziging van de organisatiestructuur, die in 2016/2017 heeft plaatsgevon­ den, van invloed geweest.

De implementatie van het strategisch risicomanagementbeleid kan daardoor minder prioriteit hebben gekregen.

ALG BCR 007

verloop van tijd stilgevallen, omdat de werkdruk in de organisatie als gevolg van de coronacrisis en het thuis werken te hoog was opgelopen. Het college heeft voorts besloten tot uitvoering van het programma ‘Modernisering van de financi­ ële sturing’. Dit programma bevat onder meer een onderdeel ‘risicogericht begroten', dat ertoe moet bijdragen dat de gemeente in de begroting beter kan anticiperen op financiële risico’s en we een verbeterslag maken op het terrein van de financiële sturing.

Illllllillllttlllllllllllllllllllililllllil

In 2019 heeft de directie een proceseigenaar aangewezen en opdracht gegeven om een Centraal Strategisch Risicoregister op te stellen. Ondanks dat de coronacrisis veel aandacht vroeg, is het gelukt om in november 2020 een plan van aanpak vast te stellen. De feítelijke uitwerking is na

PAGINA 2

GEMEENTE WESTLAND

Buiten het strategisch risicomanagement heeft risicomanagement op zichzelf de afgelopen járen goed gefunctioneerd. Dit blijkt onder meer uit de accountantsverslagen van 2018 en 2019. Daarin kwalificeert de accountant het risicomanagement van de gemeente als toereikend. En in de ma­ nagementletter over de tussentijdse controle 2020, oordeelt de accountant ook positief over het risicomanagement: “In de begroting (2021) en de jaarrekening (2019) wordt op uniforme wijze in­ zicht gegeven in de onderkende risico’s. Kansen en financiële gevolgen zijn vermeld en per risico is benoemd welke beheersmaatregelen zijn getroffen. De risico's zijn tevens voorzien van een te­ rugblik op het hieraan voorafgaande jaar en een verwachting voor het hierop volgende jaar. Dit is positief." Het beleidskader als onderzoeksnorm Wij willen u erop wijzen dat de onderzochte casussen, in onze ogen, niet vallen binnen de be­ oogde reikwijdte van het beleidskader Risicomanagement. De focus van het beleidskader ligt op het beheersen van strategische risico’s. Over de toepasbaarheid bij tactische en operationele ri­ sico’s staat in het beleidskader het volgende: “Bij elke taakuitvoering van de gemeente, op elk ni­ veau, kunnen zich risico’s voordoen. Dit beleidskader risicomanagement richt zich op de risico’s met betrekking tot de strategische doelen van de gemeente.

Waar dat zinvol is, kan bij het mana­ gen van andere (tactisch en operationele) risico’s gebruik worden gemaakt van dit kader als een handreiking.” Ondanks deze ‘toepassingsbeperking’, baseert u uw oordeel over de doeltreffend­ heid van het risicomanagement voor een belangrijk deel op de vraag of het risicomanagement in de onderzochte casussen plaatsvindt conform het beleidskader voor strategische risico’s. De on­ derzochte contracten en het project zijn onze ogen niet geschikt om op deze wijze een oordeel te kunnen vellen over de doeltreffendheid van het strategisch risicomanagement. Het zou in onze ogen logischer zijn geweest indien u de onderzochte casussen zou hebben getoetst aan kaders die specifiek zijn ontwikkeld om problemen in dergelijke processen te voorkomen (ten behoeve van doeltreffendheid en doelmatigheid), zoals ons gemeentelijk inkoopbeleid of de verschillende van toepassing zijnde handreikingen van de VNG. Risicomanagement persoonsafhankelijk Een van de hoofdconclusies is dat de uitvoering van het risicomanagement nu te veel persoonsaf­ hankelijk is. De onderzoekers hebben vastgesteld dat er invulling wordt gegeven aan risicomana­ gement, “maar dit is dankzij de betrokken ambtenaren en niet dankzij de implementatie van het beleid." Wij beschouwen dit als een compliment voor onze ambtenaren.

Uit alle casussen blijkt, dat men zich bewust is van risico’s en dat men actief op zoek is naar manieren om hiermee om te gaan. Vanzelfsprekend is het implementeren van een beleidskader voor strategisch risicomanage­ ment waardevol, maar de algemene conclusie dat het risicomanagement op zichzelf, niet doeltref­ fend en doelmatig is omdat het beleid ten aanzien van strategische risico's niet is geïmplemen­ teerd, vinden wij onvoldoende recht doen aan de inspanningen van de ambtenaren op operatio­

expertise en inzet worden ondersteund door op het specifieke proces gerichte kaders en handvat­ ten, zouden wij logischer vinden dan de conclusie die de onderzoekers nu trekken.

21-0167104

neel en tactisch niveau, zoals die blijken uit de diverse casussen. De conclusie dat risicomanagement doeltreffender en doelmatiger kan zijn wanneer de ambtelijke

PAGINA 3

GEMEENTE WESTLAND

Conclusie en verdere aanpak Wij stellen vast dat het RKC onderzoek naar het risicomanagement informatief en nuttig is. Geen van de beleidsactoren (bestuurlijk en ambtelijk) heeft aan de implementatie van het beleidskader voor strategisch risicomanagement de aandacht gegeven die het onderwerp verdient. Wij kunnen goed uit de voeten met de aanbevelingen die de onderzoekers doen. Wij zullen extra aandacht gaan besteden aan de totstandkoming van een gestructureerde methodiek voor risicoinventarisatie, -afweging en -besluitvorming. We zullen dit nadrukkelijk onderdeel laten zijn van de reeds lopende verbetertrajecten. Dit betreft de trajecten inzake Projectmatig werken, Inkoopen contractmanagement, Aanpak Ruimtelijke Projecten en Uniformering contractbeheer. Tevens zullen we dit meenemen in het traject inzake de modernisering van de financiële sturing. Wij zijn ervan overtuigd dat we op deze wijze op een goede manier de verdere borging van het risicoma­ nagement bewerkstelligen.

Hoogachtend burgemeester en wethouders van Westland, de secretaris, jrgemeester,

. Spindler

21-0167104

b :