Agendabundel

https://www.gemeentewestland.nl/ondernemen/subsidies.html

pagina 10

 Laatste jaarrekening  Laatste jaarverslag

Gaat het om een eerste aanvraag dan moet de aanvrager ook meesturen:  de statuten of het reglement van de aanvragende rechtspersoon;  een opgaaf van de bestuurssamenstelling;  een uittreksel Kamer van Koophandel;  een overzicht van de financiële situatie op het moment van aanvraag, indien mogelijk in de vorm van een jaarrekening van het voorgaande boekjaar. Is de aanvraag voor een structurele subsidie hoger dan € 100.000, dan is ook een risicoparagraaf vereist in de exploitatiebegroting. In de ASV wordt niet toegelicht of die moet worden opgenomen in de exploitatiebegroting voor beide jaren of alleen voor het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd. Uit de dossiers die we hebben bestudeerd, komt naar voren dat de subsidieaanvraag in de dossiers kunnen worden onderbouwd met vereiste documenten. Echter, in verschillende dossiers waarin een subsidie is verleend hoger dan € 100.000, blijkt de vereiste risicoparagraaf in de exploitatiebegroting voor het komende subsidiejaar te ontbreken. Bij de aanvraag tot vaststelling van incidentele en structurele subsidies, gelden vergelijkbare eisen. Tabel 2: vereiste stukken bij een de aanvraag tot vaststelling Aard aanvraag

Tot € 10.000

Hoger € 10.000

Incidentele subsidie

 Financieel verslag met gerealiseerde inkomsten  Een inhoudelijk verslag met gerealiseerd resultaat

(Meerjarige) Structurele subsidie

 Vereisten niet aangetroffen

Investeringssubsidie sportaccommodaties

 Uitgebreid investeringsverslag  Financieel verslag met adequate toelichting

 Uitgebreid activiteitenverslag volgens format of vergelijkbaar  Financieel verslag volgens format of vergelijkbaar: - de balansgegevens voor het subsidiejaar en het jaar ervoor - de exploitatierekening van inkomsten tijdens het subsidiejaar

Hoger € 70.000

Extra toe te voegen:  accountantsverklaring

De subsidieontvangers moeten een inhoudelijk verslag en een financiële verantwoording meesturen. Voor subsidies hoger dan € 70.000 moet ook een goedkeurende controleverklaring (van een accountant) worden meegestuurd. Volgens artikel 11 van de ASV, kan de gemeente een meerjarige subsidie verlenen met een maximum van vier jaar. De ontvangers van een meerjarige subsidie hoeven de subsidie niet jaarlijks aan te vragen. Overigens is elke ontvanger van een bedrag hoger dan € 10.000 wel verplicht jaarlijks een verzoek om vaststelling in de dienen met financiële en inhoudelijke verantwoording. Een ontvanger van een structurele subsidie lager dan € 10.000, dient dit bedrag te verantwoorden na de overeengekomen subsidieperiode.

pagina 11

Uit een vergelijking van de bestudeerde dossiers op de vereiste stukken bij de onderbouwing van het verzoek om vaststelling, blijkt dat deze aanwezig zijn voor alle dossiers. Voor de structurele subsidies zijn alleen de documenten beoordeeld meegestuurd door de subsidieontvanger, ter onderbouwing van de aanvraag. De feitelijke vaststelling hebben wij niet kunnen beoordelen omdat die nog niet had plaatsgevonden, overeenkomstig de vaststellingstermijn tot 1 april 2021. Ad c. Beschrijving van het interne subsidieproces Om te beoordelen of subsidies rechtmatig worden verleend en hoe subsidies worden beoordeeld op doeltreffendheid en doelmatigheid, hebben wij het werkproces voor verlening en vaststelling van subsidies geanalyseerd. In bijlage 1 wordt een samenvatting gegeven van de verschillende onderdelen van het proces. Verantwoordelijkheidsverdeling

In het werkproces is een beleidsmedewerker van het relevante beleidsterrein eindverantwoordelijk voor het hele proces en de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag of het verzoek om vaststelling. Deze medewerker is dan ook de hoofdverantwoordelijke voor de beoordeling van de subsidieaanvraag of verantwoording op de bijdrage van de subsidie aan de gemeentelijke beleidsdoelen en is ook vrijwel altijd de accounthouder voor de subsidie. De rol en positie van de accounthouder is in de volgende paragraaf nader toegelicht. In het administratieve proces voor subsidieverlening of -vaststelling, wordt de accounthouder meestal ondersteund door een medewerker beleidsondersteuning, die er ook op toeziet dat het proces verloopt volgens de afgesproken stappen en alle benodigde controles worden uitgevoerd. Door het zo te organiseren, streeft de organisatie ernaar het vier ogen-principe toe te passen op de verlening van subsidies. De accounthouder of de medewerker beleidsondersteuning start het inhoudelijk proces door een conceptbeschikking op te stellen. Deze conceptbeschikking voor verlening of vaststelling wordt gecontroleerd en eventueel aangepast door de jurist, een financieel medewerker en de teamleider van de accounthouder.

De accounthouder is ook hoofdverantwoordelijke voor de beoordeling van de financiële onderbouwing van een subsidieaanvraag of subsidieverantwoording voor subsidies tot € 70.000, daarbij ondersteund door een financieel medewerker en de financieel adviseur. Voor de verantwoording van subsidies hoger dan € 70.000 tot € 100.000 kan de accounthouder zich hierbij baseren op de verplichte accountantscontrole. Een subsidieaanvraag of vaststelling kleiner dan € 100.000 wordt, in principe, ambtelijk afgehandeld. Een subsidie groter dan € 100.000 heeft de goedkeuring nodig van het College. Het gaat hierbij dan hoofdzakelijk om een de goedkeuring van het subsidiebedrag. Het College ontvangt een verzamelnota voor besluitvorming met daarin een korte toelichting op de aanvraag, de aangevraagde bedragen en een advies voor besluit. Besluitvorming over subsidiebedragen lager dan € 100.000 verloopt ook via het College wanneer het om een politiek gevoelige subsidie gaat of om een subsidie waarbij een groot belang speelt. De goedkeuring door het College wordt voorbereid door een financieel adviseur. Bij de beoordeling van de aanvraag kijkt hij naar de begrote uitgaven en inkomsten en de hoogte van de gevraagde subsidie.

Daarbij stelt hij vast of hij of de gevraagde financiële middelen passend zijn bij de voorgestelde activiteiten en of de aanvrager het gevraagde subsidiebedrag nodig heeft om de voorgestelde activiteiten uit voeren. De beoordeling en/of onderbouwing van het Collegebesluit maakt geen onderdeel uit van het subsidiedossier.

pagina 12

Rol en positie accounthouder

In gesprekken met accounthouders en subsidieontvangers is aan de orde geweest de gevolgen van een wisseling van accounthouder binnen een subsidiedossier. Verschillende geïnterviewde ambtenaren en subsidieontvangers constateerden dat een nieuwe accounthouder kon leiden tot nieuwe accenten in de inhoudelijke uitvoering van de subsidie, onduidelijkheid over lopende afspraken en kwaliteitsverschillen in de manier waarop gestuurd werd op de resultaten van een subsidie. In het onderzoek had de wisseling van accounthouder op twee dossiers tot gevolg dat de nieuwe accounthouder onvoldoende was geïnformeerd of zich onvoldoende geïnformeerd achtte om deel te kunnen nemen aan het onderzoek naar het subsidiedossier. Hierop hebben we vragen gesteld aan geïnterviewden over hoe de gemeente borgt dat kennis van de accounthouder en tussentijdse afspraken van de accounthouder en de subsidieontvanger beschikbaar zijn voor een nieuwe accounthouder. Uit de antwoorden blijkt dat de gemeente hiervoor geen vaste structuur of werkafspraken heeft geïmplementeerd.

De kwaliteit van de borging is afhankelijk van een aantal factoren die per subsidiedossier kunnen verschillen, namelijk:  de mate waarin de accounthouder de gesprekken met de subsidieontvanger vastlegt; sommige accounthouders doen dat wel, anderen niet, zo geven geïnterviewden een aantal keren aan;  de mate waarin de oude accounthouder beschikbaar blijft binnen de gemeente voor de overdracht naar de nieuwe accounthouder (de overdracht is lastiger wanneer een accounthouder de gemeentelijke organisatie verlaat);  de mate waarin meerdere ambtenaren een inhoudelijke relatie hebben met de subsidieontvanger. Wanneer meerdere beleidsambtenaren een inhoudelijke relatie hebben met een subsidieontvanger en dus kennis hebben van de subsidierelatie is de overdracht eenvoudiger. Werkblad en workflow-management

Om te borgen dat alle controles naar behoren worden uitgevoerd, wordt elke aanvraag vergezeld door één werkblad waarop de uitkomsten van elke controle moeten worden ingevuld. Medewerkers met een rol in het proces kunnen in het werkblad ook opmerkingen kwijt over hun controle. Zo kan worden vastgesteld of het proces volgens afspraak verloopt en wat het resultaat was van eerdere processtappen. Het werkblad is daarom een belangrijke basis voor een correct verlopend proces en de kwaliteit van de uiteindelijke beschikking. In het werkblad staan de verschillende eisen die worden gesteld aan een subsidieaanvraag. Zo bevat het werkblad een checklist voor de aanwezigheid en kwaliteit van de meegestuurde stukken op de eisen van de ASV. De eerder toegelichte subsidiemeetlat vormt de toetsingscriteria voor de inhoud van de aanvraag. In het werkblad ontbreekt de toets van de risicoparagraaf, die volgens de ASV is vereist in de exploitatiebegroting voor subsidieaanvragen hoger dan € 100.000.5 Via een digitaal workflow-systeem krijgt elke betrokken medewerker een signaal dat er een taak in het dossier moet worden uitgevoerd en kunnen betrokkenen bij de onderliggende stukken tijdens het proces. Na afronding van het proces wordt de zaak afgesloten en worden de stukken gearchiveerd.

Uit ons dossieronderzoek is gebleken dat het werkblad niet altijd volledig wordt ingevuld en niet altijd de benodigde parafen zijn gezet. Ook wordt dit gemis niet altijd toegelicht. Daarom is voor deze dossiers niet vast te stellen of de vereiste controles van de beschikking ook zijn uitgevoerd. Dit geldt bijvoorbeeld voor het werkblad behorend bij de beschikking tot verlening van de structurele subsidie aan de Bibliotheek en die aan Vitis. 5

ASV, artikel 14, lid 2, b. 30

pagina 13

pagina 14

Archivering van dossierstukken

Uit de interviews en de dossierstudie blijkt dat er niet eenduidig wordt gearchiveerd, zie tekstkader. In de dossiers die voor dit onderzoek zijn geselecteerd en opgevraagd, ontbraken stukken. Op verzoek werden deze meestal alsnog nagezonden.

Dat binnen de gemeentelijke organisatie niet alle stukken goed vindbaar zijn, blijkt onder andere uit incidentele voorvallen als:

 een ambtelijk verzoek aan een subsidieontvanger om nogmaals het plan van aanpak te ontvangen voor een reeds verleende subsidie;

 een tussentijdse wijziging van het plan van aanpak en de begroting die in het subsidiedossier voor het onderzoek ontbrak. De wijziging was ambtelijk wel bekend en per mail vastgelegd. Echter, deze mailwisseling vormde geen onderdeel van het subsidiedossier.

Voorjaar 2021 loopt er binnen de gemeente een traject om de beschikbaarheid van documenten en andere data te verbeteren omdat het huidige systeem niet goed voldoet. Specifiek voor de verlening van subsidies wordt gekeken naar een nieuw digitaal systeem om het werkproces en de vindbaarheid van documenten en gegevens te verbeteren. Tussentijdse subsidiegesprekken over doeltreffendheid, doelmatigheid en voortgang

De accounthouder heeft met kleinere subsidiedossiers vrijwel uitsluitend contact bij verlening en vaststelling wanneer er geen bijzonderheden zijn in het verloop van de subsidie-uitvoering. Voor de grotere structurele subsidieaccounts voert de accounthouder echter ook regelmatig gesprekken met de subsidieontvanger om de voortgang van de uitvoering te bespreken en samen te bepalen of bijstelling van de gekozen aanpak nodig is. Zoals eerder is toegelicht, worden deze gesprekken niet systematisch vastgelegd. Verslagen van deze gesprekken vormen geen onderdeel van het subsidiedossier. De verantwoordelijk portefeuillehouder voert meerdere keren per jaar, bij sommige bestuurders maandelijks, een gesprek met de bestuurders van de grootste subsidieaccounts zoals Vitis, de Bibliotheek en Westlandtheater De Naald, om met de subsidieontvanger te spreken over de voortgang in het subsidiedossier en de uitvoering van het beleid. Verslagen van deze gesprekken zijn geen onderdeel van een subsidiedossier. Geïnterviewde ambtenaren geven aan dat verslaglegging van de gesprekken ook geen structureel onderdeel zijn van de werkwijze: in sommige gevallen worden gesprekken wel, in andere gevallen niet vastgelegd. Ad d.

Controle op doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidies Volgens het voorgeschreven subsidieproces in de workflow moeten verschillende controles worden uitgevoerd bij de beoordeling van een aanvraag tot subsidieverlening of subsidievaststelling. Uit de bestudering van het werkproces en de wijze waarop dit is vastgelegd in de bestudeerde subsidiedossiers, blijkt het volgende: 



De inhoudelijke afwegingen die worden gemaakt en de kaders die worden gehanteerd bij de inhoudelijke beoordeling van een subsidieaanvraag of subsidieverantwoording in relatie tot de gemeentelijke beleidsdoelen, kunnen wij niet verifiëren. De gemeente hanteert geen inhoudelijk afwegingskader voor de beoordeling van subsidies op de relatie met de gemeentelijke beleidsdoelen: in het werkblad wordt volstaan met de vraag of de subsidie bijdraagt aan de beleidsdoelen. In het subsidieproces worden verder geen eisen gesteld aan de onderbouwing van deze beoordeling; het is dan ook geen onderdeel van het subsidiedossier. Daarom kunnen wij niet vaststellen of de doeltreffendheid van een subsidie in relatie tot gemeentelijke beleidsdoelen effectief is meegewogen in de subsidieaanvraag of de subsidieverantwoording. De accounthouder is primair verantwoordelijk voor de beoordeling van de doeltreffendheid van een subsidie in relatie tot de gemeentelijke beleidsdoelen. Geïnterviewden geven aan dat wordt voorondersteld dat accounthouders over voldoende inzicht in het beleid en het subsidiedossier beschikken om dit goed te kunnen beoordelen.

pagina 15









Wij kunnen niet vaststellen hoe deze vooronderstelling wordt getoetst en hoe de gemeente vaststelt dat een accounthouder de juiste afwegingen hanteert bij het besluit over een subsidie. Voor subsidies hoger dan € 100.000 is de vereiste goedkeuring van het College geen onderdeel van het dossier. Dat deze is gegeven, wordt afgeleid uit de positieve beschikking. De afwegingen die ten grondslag liggen aan het besluit worden niet vastgelegd. Omdat het subsidiebeleid ook geen kaders biedt voor deze afweging, kunnen wij niet vaststellen welke afwegingskaders worden gehanteerd bij een collegebesluit over een subsidie. Wij kunnen daarom ook niet vaststellen of en hoe doeltreffendheid en doelmatigheid van de subsidie zijn meegewogen in het besluit. Niet altijd wordt vastgelegd of voorgeschreven controles ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. In een enkel bestudeerd dossier, ontbraken parafen in het werkblad. Daarmee is niet vast te stellen of de controles ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Dit geldt voor de controle op de aanvraag tot subsidieverlening voor de Bibliotheek over 2019 (€ 1.874.716). In een ander dossier werd op het werkblad aangetekend dat de juridische controle op de aanvraag tot subsidieverlening niet was uitgevoerd wegens afwezigheid van de jurist (Bibliotheek, Week van de Alfabetisering, € 11.327). De controles op de eisen van de ASV zijn niet volledig.

De ASV vereist dat exploitatiebegrotingen bij subsidieaanvragen hoger dan € 100.000 een risicoparagraaf moeten bevatten. Geen van de bestudeerde subsidiedossiers hoger dan € 100.000 voldoet aan deze eis. Hierop wordt niet gecontroleerd. De tussentijdse gesprekken die de accounthouder en, in sommige gevallen, de wethouder voeren met subsidieontvangers, beschouwt de gemeente als een belangrijke manier om te sturen op doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidies, zo wordt meerdere malen toegelicht in de interviews. Of en hoe deze gesprekken bijdragen aan de doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidies, kunnen wij niet vaststellen omdat de verslagen van deze gesprekken geen onderdeel zijn van het subsidiedossier.

Omdat de gemeente niet beschikt over een algemeen inhoudelijk afwegingskader kunnen wij niet beoordelen of en hoe gemeentelijke beleidsdoelen worden meegewogen in de beoordeling van subsidieaanvragen en/of -verantwoordingen. We hebben daarom onderzocht of en hoe de gemeentelijke beleidsdoelen specifiek terugkomen in het beleidsinstrumentarium voor het Sociaal Domein; zie paragraaf 4.2.5.

4.2.4 Opvattingen van subsidieontvangers In deze paragraaf wordt ingegaan op de opvattingen van de betrokken instellingen over de doelmatigheid en doeltreffendheid van het subsidiebeleid en subsidieproces. De meeste subsidieontvangers vinden het subsidieproces helder en uitvoerbaar. Ook vinden de subsidieontvangers de administratieve lasten redelijk waarmee de subsidieaanvraag en -verantwoording gepaard gaan. Verschillende subsidieontvangers geven ook aan de toegankelijkheid van de accounthouders voor vragen en overleg te waarderen. Zij ervaren bereidheid om samen te verkennen hoe het doel van de verleende subsidie optimaal kan worden behaald. Deze bereidheid komt de kwaliteit van het resultaat ten goede, aldus de geïnterviewde subsidieontvangers. Subsidieontvangers hebben kritische opmerkingen over de indieningstermijn voor een aanvraag: met name de ontvangers van een structurele subsidie vinden de indieningstermijn voor een aanvraag voor 1 april vroeg. Zij lichten toe dat deze termijn veel druk zet op de planning van hun eigen begrotingscyclus.

pagina 16

Deze moet namelijk helemaal zijn afgerond voordat de aanvraag voor een nieuwe subsidie kan worden ingediend. Bij investeringssubsidies voor sportaccommodaties geldt daarbij de als storend ervaren factor dat de subsidie op basis van gespecificeerde offertes moet worden aangevraagd, maar de eindafrekening met meer-/minderwerk niet tot een hogere vaststelling kan leiden. Dat geldt ook voor andersoortige subsidies, waarbij de subsidie wel wordt teruggevorderd bij een lager aantal gerealiseerde activiteiten, maar niet hoger wordt vastgesteld wanneer de prestatie hoger is dan was beschikt bij subsidieverlening. Een tweede kritisch punt dat ontvangers van een structurele subsidie maken, is de termijn die de gemeente neemt voor de vaststelling van de subsidie. Deze kan tot 1 april het tweede jaar na het afgeronde subsidiejaar worden vastgesteld, 2 jaar nadat de subsidieaanvraag is ingediend. Subsidieontvangers geven aan dat dit laat is omdat zij de wijze van vaststelling 2 jaar op rij niet hebben kunnen meenemen in een nieuwe aanvraag. Een derde kritiekpunt is de ervaring van discontinuïteit in de relatie met de gemeente door wisselingen van accounthouders. Omdat de accounthouder een belangrijke rol vervult in de inhoudelijke beoordeling van de subsidieaanvraag en -uitvoering, heeft een wisseling gevolgen.

Sommige subsidieontvangers geven aan dat de nieuwe accounthouder soms niet goed op de hoogte is. Wisselingen betekenen dan een extra inspanning voor de subsidieontvanger voor kennismaking en het verstrekken van informatie. Ook kan de wisseling leiden tot andere inhoudelijke accenten binnen de uitvoering van de subsidie: afhankelijk van de kwaliteit van de accounthouder kan dat een verbetering of een verslechtering van de subsidierelatie zijn, aldus geïnterviewden.

4.3 Subsidiebeleid sociaal domein Figuur 5: analysekader voor beoordeling van subsidies in het sociaal domein

pagina 17

Door de reconstructie van de beleidscyclus hebben we onderzocht de mate waarin de inhoudelijke beleidsdoelen uit het Beleidskader Sociaal Domein Kernachtig Sociaal (hierna: SBK) uit 2016 herleidbaar terugkomen in de subsidieverlening en vaststelling van de geselecteerde dossiers. We hebben beoordeeld in welke mate de beleidsdoelen van de gemeente herleidbaar terugkomen in: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

De subsidieregeling diverse activiteiten gemeente Westland uit 2016. De onderbouwing van de subsidieaanvraag. Het toetsingskader voor de aanvraag en de vaststelling. De beschikking tot subsidieverlening of -vaststelling. De overall evaluatie van subsidieresultaten. De evaluatie van het uitgevoerde beleid.

4.3.1 Beleidsdoelen en effectindicatoren Inherent aan het beleidsdomein beslaat het SBK een groot aantal, complexe doelen die zijn gecategoriseerd naar 13 onderwerpen. Voor elk onderwerp zijn indicatoren bepaald waarop de effectiviteit van het beleid moet worden beoordeeld. Deze 13 onderwerpen zijn per stuk uitgewerkt in het Uitvoeringsprogramma Kernachtig Sociaal (hierna: UP) uit 2016. Daarnaast worden vijf nieuwe projecten geïntroduceerd in relatie tot de veranderende inrichting van de uitvoering in het sociaal domein. Ook daarin worden doelen en herleidbare effectindicatoren benoemd. Om te beoordelen of deze beleidsdoelen effectief zijn vertaald naar het instrument subsidies, hebben wij vastgesteld of en hoe de beleidsdoelen en effectindicatoren uit het SBK en het UP terugkomen in de beleidscyclus voor het instrument subsidies. 4.3.2 De subsidieregeling diverse activiteiten De 18 onderwerpen en doelen uit het SBK en het UP komen, op hoofdlijnen, terug in de subsidieregeling diverse activiteiten. In de regeling worden de activiteiten genoemd waarvoor de subsidie kan worden verleend. Deze zijn op verschillende niveaus uitgewerkt: van zeer globaal tot specifiek.

Voorbeelden van globale uitwerkingen zijn:  Artikel 18, Welzijns- en jongerenwerk voor inwoners, lid 1: “…voor professioneel welzijnswerk en jongerenwerk ten behoeve van inwoners van de gemeente Westland.”  Artikel 27, Incidentele subsidies kleinschalige cultuurinitiatieven, lid 1: “….voor deelname aan de samenleving door de culturele amateursector.” Voorbeelden van specifieke uitwerkingen zijn:  Artikel 25, Incidentele subsidies Topsport Westland, lid 2: “….voor: ­ deelname van Westlandse Topsportverenigingen aan internationale kampioenschappen en competities; ­ de organisatie van topsportevenementen.”  Artikel 32, Incidentele subsidies respijtzorg, lid 1: “….voor respijtzorg gericht op het ontlasten van de mantelzorger.”

Hoe de subsidieregeling samenhangt met de doelen in het SBK en het UP wordt niet nader toegelicht en is daarom niet goed herleidbaar. Er is ook geen toelichting op de “subsidieregeling diverse activiteiten” aangetroffen waarin de relatie tussen de regeling en de gemeentelijke beleidsdoelen worden toegelicht. De effectindicatoren benoemd in de SBK en het UP komen niet terug in de subsidieregeling.

pagina 18

4.3.3 De onderbouwing van de aanvraag en de verantwoording van de subsidie Onderzocht is vervolgens of de beleidsdoelen herleidbaar terug te vinden zijn in de toetsing en verantwoording van subsidieaanvragen en -vaststellingen. Dit is relevant omdat daaruit valt af te leiden hoe de voorgestelde activiteiten in de subsidieaanvraag bijdragen aan de beleidsdoelen van de gemeente. Uit het dossieronderzoek blijkt dat de relatie tussen de beleidsdoelen van de gemeente en de subsidieaanvraag geen structureel onderdeel is in de aanvraag of de verantwoording. Dit is dan ook geen gemeentelijke eis. In sommige aanvragen wordt expliciet gerefereerd aan de beleidsdoelen en wordt toegelicht hoe de voorgestelde activiteiten kunnen bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelen. In andere gevallen worden de beleidsdoelen van de gemeente niet genoemd en is er helemaal geen verband gelegd. In sommige verantwoordingen van subsidie wordt wel, in andere niet gerefereerd aan de beleidsdoelen van de gemeente. Hoe dit verschil ontstaat, hebben wij niet eenduidig kunnen vaststellen. 4.3.4 Het toetsingskader voor aanvragen tot verlening of vaststelling Ook voor het sociaal domein hebben wij geen kader aangetroffen waaraan het aanvragen en verantwoorden van subsidies aan de onderliggende beleidsdoelen en effectindicatoren kan worden getoetst.

4.3.5 Een overall evaluatie van het instrument subsidies in relatie tot beleidsdoelen In dit onderzoek is geen evaluatie aangetroffen van de mate waarin de verleende subsidies als beleidsinstrument hebben bijgedragen aan de beleidsdoelen van het SBK. In de interviews komt naar voren dat hieraan wel behoefte is om te bepalen of het instrument effectief is of beter kan worden vervangen door andere instrumenten zoals de inkoop van diensten. Binnen de gemeentelijke organisatie wordt in het voorjaar van 2021 overwogen om een afwegingskader samen te stellen voor het maken van deze keuze. 4.3.6 De evaluatie van het uitgevoerde beleid De Raad ontvangt jaarlijks een voortgangsrapportage met een inhoudelijke beschrijving van de uitvoering op de 13 doelen van het SBK en de vijf extra projecten geïntroduceerd in het UK. Deze voortgangsrapportage is niet evaluerend. Er wordt dus niet toegelicht of ingezet beleid en beleidsinstrumentarium, zoals subsidies, effectief zijn. Deze voortgangsrapportage bevat geen financiële verantwoording. Deze vindt plaats via de financiële jaarcyclus.

pagina 19

5. BEVINDINGEN INDIRECTE SUBSIDIES 5.1 Inleiding Naast de verlening van subsidies volgens de definitie van de Awb, kan een gemeente de realisatie van beleidsdoelen ook met andere middelen aanjagen en ondersteunen. In dit onderzoek wordt gerefereerd aan deze faciliteiten als indirecte subsidies. Voorbeeld van indirecte subsidies is de ter beschikking stelling van vastgoed tegen een niet-kostendekkend tarief. Andere voorbeelden zijn het faciliteren van activiteiten door directe hulp vanuit de gemeente, zoals het neerzetten van routes voor een evenement of het schoonmaken van de evenementlocatie na afloop. Tot slot kan de gemeente ook aanjagen en ondersteunen door het ter beschikking stellen van kennis, bijvoorbeeld met het organiseren van kennisbijeenkomsten waaraan kan worden meegedaan tegen een niet-kostendekkend tarief. De Rekenkamercommissie wil inzicht in de transparantie van de gemeente over de verleende indirecte subsidies. Daarbij heeft het onderzoek zich geconcentreerd op de transparantie omtrent het ter beschikking stellen van vastgoed. Hiervoor is gekozen omdat deze vorm van indirecte subsidie het meeste voorkomt en een grote waarde vertegenwoordigt in relatie tot het beschikbare budget binnen de gemeente; zie tekstkader.

In de “Programmabegroting_2019-2022” van september 2018 is het financiële overzicht van baten en lasten (totale begroting € 299 mln.) op pagina’s 210 en 211 gespecificeerd naar taakvelden en programma’s. Vastgoed maakt hier integraal deel van uit en is dus niet verbijzonderd als taakveld of programma. Op basis hiervan zijn de totale gemeentelijke vastgoedbaten en -lasten niet inzichtelijk. Enkele taakvelden met een sterke vastgoedcomponent zijn in de onderstaande tabel opgenomen. In de tabel staan het taakveld, de lasten en baten alsmede het percentage dat de lasten en baten bijdragen aan de totale begrotingslasten en -baten. Tabel 3: Begroting 2019 – enkele taakvelden met vastgoedcomponent Taakveld

lasten

%

baten

%

4.2 Onderwijshuisvesting

€ 8,5 mln.

2,9%

€ 0,9 mln.

0,3%

5.2 Sportaccommodaties

€ 5,9 mln.

2,0%

€ 0,9 mln.

0,3%

5.3 Cultuurpresentatie,

€ 2,7 mln.

0,9%

€ 0,3 mln.

0,1%

5.4 Musea

€ 0,7 mln.

0,2%

nihil

0,0%

5.5 Cultureel erfgoed

€ 0,4 mln.

0,1%

nihil

0,0%

productie en -participatie

De vragen die centraal hebben gestaan, zijn:     

In hoeverre voert de gemeente beleid omtrent het ter beschikking stellen van vastgoed? In hoeverre voert de gemeente beleid ten aanzien van huurtarifering voor vastgoed dat wordt gebruikt voor maatschappelijke doelen? Wanneer de gemeente beleid voert ten aanzien van huurtarifering, hoe is dat beleid afgestemd met het subsidiebeleid? Wanneer de gemeente geen specifiek beleid voert, heeft de gemeente inzicht in de indirecte subsidies die zij verstrekt via het ter beschikking stellen van vastgoed? Wanneer de gemeente geen beleid voert, wat zijn de gevolgen hiervan voor de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid?

pagina 20

Figuur 6: beleidscyclus vastgoed in relatie tot subsidies

5.2 Vastgoed- en huurtarievenbeleid De gemeente voert geen algemeen beleid voor de ter beschikking stelling van eigen vastgoed en dus ook geen beleid omtrent de verlening van dit type indirecte subsidies. Uit interviews met betrokken ambtenaren komt naar voren dat de gemeente vastgoed ter beschikking stelt aan maatschappelijke organisaties die actief zijn in Westland. Echter, dit is niet uitsluitend het geval. Voor het gebruik van sportaccommodaties gelden wel voorrangsregels omdat de gemeente in de eerste plaats de wettelijke verplichting heeft om sport en bewegen voor het primair onderwijs te faciliteren: ”Zowel bij de vervanging van bestaande hallen als bij aanvragen voor extra sporthallen geldt als voorwaarde dat de sporthallen bruikbaar zijn voor gymnastieklessen voor scholen“ 6. Voor de Investeringssubsidie Sportaccommodaties geldt als aanvullende voorwaarde dat: “de aangeboden kernactiviteit is aan te merken als Westlandse Sport”7. Ook ten aanzien van de tarifering van vastgoed, voert de gemeente geen beleid. Zoals in het vorige hoofdstuk toegelicht, stelde de Raad in 2011 algemene kaders vast voor de herijking van subsidies en tarieven.

6 7

Deelnota sportbeleid, maart 2010, Pagina 9. Deelnota sportbeleid, maart 2010, Pagina 37.

pagina 21

Een van de voornemens was de normalisering van huurtarieven per categorie gebruiker: “net zoals elke voetbalclub per vierkante meter veld hetzelfde betaalt, geldt dit ook voor kinderopvang, peuterspeelzalen, overige (binnen)sporten, jeugdwerk, bibliotheek, theater en toneel etc.”8 Dit voornemen is nader uitgewerkt in de door het College vastgestelde nota Herijking Subsidies en Tarieven. Daarin kondigt het College aan: “De in het kader opgenomen uitgangspunten voor de herijking van het accommodatiebeleid zijn:  Versterken van samenwerking van organisaties, onder andere door multifunctioneel ruimtegebruik.  Genormaliseerde huur per categorie gebruikers, waarbij gekeken wordt wat regionaal en landelijk gangbaar is.  Vaststelling van de maximale omvang van de ruimte die we gemeente-breed voor bepaalde doelgroepen in accommodaties ter beschikking hebben en de spreiding over de kernen. Uit het onderzoek in het kader van het herijkingsproces is echter gebleken dat voor een zorgvuldige voorbereiding en implementatie van een objectief, transparant en toekomstbestendig accommodatiebeleid voor de niet-commerciële instellingen meer tijd nodig is. Besloten is daarom het jaar 2012 te benutten om in samenspraak met de Gemeenteraad en maatschappelijke instellingen accommodatiebeleid te ontwikkelen. Dit accommodatiebeleid zal ontwikkeld worden vanuit de inhoudelijke doelen van beleid.

Uit deze inhoudelijke doelen volgt voor welke accommodaties de gemeente zich verantwoordelijk acht en op welke manier zij deze verantwoordelijkheid vorm wil geven. Vervolgens zullen vraagstukken zoals capaciteit, spreiding/clustering en multifunctioneel gebruik aan de orde komen. Op basis hiervan zal het vastgoedbeleid nader worden ingevuld en het beleid voor de huurtarieven worden ontwikkeld.”9 Uit de interviews ambtenaren hierbij betrokken, komt naar voren dat vooronderzoek is uitgevoerd om inzicht te krijgen in de kostprijs van gemeentelijk vastgoed inclusief de binnensportaccommodaties. De vraag of een en ander heeft geleid tot het nodige inzicht, wordt per geïnterviewde bevestigend of ontkennend beantwoord. Hierop zijn wel de huurtarieven voor buitensportvelden geharmoniseerd en betalen de betreffende verenigingen in Westland hetzelfde tarief per vierkante meter. Verder betalen aanbieders van peuteropvang een marktconforme huur voor gemeentelijk vastgoed. Voor de gemeentelijke gymzalen en sporthallen is de harmonisatie van de tarieven vergevorderd, maar nog niet afgerond omdat voor de aanvankelijk laagste tarieven een langere overgangstermijn van toepassing is. Omdat de tarieven waren gebaseerd op de historie in de voormalige gemeenten (tot 2004), waren deze voor sportaccommodaties in De Lier aanzienlijk lager dan in de andere kernen.

De oude gemeente De Lier verstrekte namelijk hogere subsidies voor het gebruik van sportaccommodaties dan de andere gemeenten. Op politiek verzoek is daarom na de afschaffing van de directe subsidies in 2011 pas op de plaats gemaakt met de harmonisatie van de binnensporttarieven in De Lier en is gekozen voor een overgangsregeling waarin de tarievenstijging (van 2018 tot en met 2020 begrensd op 10%) nog tot na 2021 moet worden voortgezet om op gelijke hoogte te komen met de andere kernen 10.

8

Algemene Kaders en Plan van Aanpak t.b.v. Herijking Subsidies en Tarieven, vastgesteld door de Raad op 21 juni 2011, blz. 15. 9 Nota Herijking Subsidies en Tarieven 2012, blz. 15. 10 Gebruikelijk is dat een harmonisatie langer duurt naarmate de te overbruggen verschillen groter zijn.

pagina 22

Voor de overige accommodaties en gemeentelijk vastgoed verschillen de huurtarieven en de grondslag voor deze huur in de meeste gevallen nog steeds per object. Onder deze verschillen liggen nu geen beleidsmatige afwegingen. Het unanieme beeld onder de geïnterviewden is dat deze zo historisch gegroeid zijn. Met historisch gegroeid wordt bedoeld dat de huurtarieven zijn gebaseerd op de tarifering en het onderliggend beleid in de vijf voormalige gemeenten die zijn opgegaan in de gemeente Westland.

5.3 Afstemming subsidiebeleid en beleid omtrent tarifering van vastgoed Omdat de gemeente geen beleid voert ten aanzien van tarifering van vastgoed is er ook geen sprake van beleidsmatige afstemming met het subsidiebeleid. Er wordt echter wel afgestemd per object waarin een subsidieontvanger is gehuisvest: wanneer een contractbeheerder bij cluster Ruimte constateert dat een huurcontract afloopt, wordt daarover contact gezocht met de accounthouder van de subsidiënt voor akkoord op de voorwaarden. Soms leidt dit tot een aanpassing van de huurvoorwaarden. Voorjaar 2021 loopt er een traject waarbij een intensievere afstemming is tussen de clusters Beleid en Ruimte. Vanuit het beleid sociaal domein wil de gemeente Huiskamers van de Wijk gaan inrichten, waarin de Bibliotheek en Vitis samen gehuisvest zijn. Op dit moment zoeken de gemeente met de Bibliotheek en Vitis naar geschikte locaties. Daarbij speelt de huur van de locatie een rol bij de afweging over geschiktheid. Nu wordt door het cluster Ruimte geïnventariseerd wat mogelijke locaties kunnen zijn en welke voorwaarden moeten worden gehanteerd voor de ter beschikking stelling. Deze kunnen overigens wel per locatie verschillen en hoeven dus niet te worden geharmoniseerd.

pagina 23

6. BEANTWOORDING VAN DE ONDERZOEKSVRAGEN Op basis van de onze bevindingen komen we tot de volgende beantwoording van de onderzoeksvragen. 1. Hoe zien het subsidiebeleid en subsidieproces er uit? Hoe ziet het subsidiebeleid er uit? Wij hebben kunnen vaststellen dat de Gemeenteraad algemene kaders heeft vastgesteld voor het verlenen van subsidies en het ter beschikking stellen van accommodaties (Algemene kaders en plan van aanpak ten behoeve van herijking subsidies en tarieven, mei 2011). In het voorjaar van 2021 is niet navolgbaar of en hoe deze kaders een rol vervullen in de verlening van subsidies. Het College heeft deze kaders uitgewerkt in uitvoeringsbeleid in de nota Beleid Herijking 2012. Deze nota is gepubliceerd op 14 oktober 2011 en ingetrokken op 6 januari 2017. Wij stellen vast dat niet navolgbaar is waarom de nota is ingetrokken en met welk uitvoeringsbeleid deze nota is vervangen. De algemene kaders van de Raad komen niet meer terug in de ASV 2016 of de toelichting hierop. Het enige element uit de algemene kaders en het uitvoeringsbeleid voor deze kaders, is het intern gebruikte werkblad voor de afhandeling van subsidieverlening en -vaststelling, namelijk de subsidiemaatlat uit de Nota Herijking Subsidies 2012.

Op grond van interviews met betrokken ambtenaren, stellen wij vast dat ook onder hen onduidelijkheid is over de geldigheid van de door de Raad vastgestelde kaders voor subsidies en tarieven uit 2011. Hoe ziet het subsidieproces er uit? Het vereiste verloop van het subsidieproces is vastgelegd in de ASV, instructies aan de subsidieontvangers in de formulieren die subsidieaanvragers en -ontvangers moeten invullen en in interne werkinstructies met bijbehorend werkblad. In de ASV is vastgelegd aan welke eisen een aanvraag tot verlening of vaststelling moet voldoen wat betreft de termijn waarop de aanvraag moet worden ingediend en de documenten die aanvragers tenminste moeten indienen om in aanmerking te komen voor verlening of vaststelling. Inhoudelijke eisen die worden gesteld aan de aanvraag staan in de onderliggende subsidieregelingen. De wijze waarop de aanvraag tot verlening of vaststelling vervolgens wordt behandeld binnen de gemeente en de eisen die aan dit proces worden gesteld, zijn vastgelegd in een interne procesbeschrijving en instructies in het zogenaamde “Informatie-flow subsidies”. Tot slot wordt het proces per subsidiedossier vastgelegd in een werkblad bij de besluitvorming omtrent de verlening van subsidies én bij het besluit over vaststelling van de subsidie. Een samenvatting van het subsidieproces is opgenomen in bijlage 2.

Overigens stellen wij vast dat niet alle vereisten opgenomen in de ASV, de subsidieregelingen, de werkprocesbeschrijving en het werkblad altijd worden gevolgd. De in de ASV vereiste risicoparagraaf ontbreekt structureel in de exploitatiebegroting bij subsidieaanvragen hoger dan € 100.000. 2. Is voldoende inzichtelijk en transparant voor Raad en inwoners:  Welke directe en indirecte subsidies door de gemeente worden verstrekt?  In hoeverre het instrument doeltreffend, doelmatig en rechtmatig wordt ingezet voor het bereiken van de beleidsdoelen?

pagina 24

Transparantie van de verstrekte directe subsidies De Raad en inwoners kunnen relatief eenvoudig inzicht krijgen in de subsidies die zijn verleend op basis van subsidieregelingen die vallen onder de ASV. Belangrijkste instrument hiervoor is het wettelijk verplichte subsidieregister. Daarin geeft de gemeente een overzicht van de verstrekte subsidies en publiceert deze op haar website. Voor zover we hebben kunnen nagaan, worden alle verstrekte subsidies die vallen onder de ASV vermeld in het subsidieregister. Minder transparant zijn de bovenliggende kaders voor subsidieverlening en hoe deze worden toegepast. Zo is onduidelijk of en hoe de door de Raad vastgestelde kaders voor het subsidiebeleid in 2011 nog worden toegepast. Ook stellen wij vast dat niet navolgbaar is of deze zijn vervangen door de inhoudelijke uitgangspunten voor subsidieverlening zoals zijn opgenomen in de toelichting op de ASV 2016. Net als de kaders vastgesteld door de Raad in 2011, komen deze inhoudelijke uitgangspunten voor de ASV 2016 niet terug in de bestudeerde documenten en dossiers en de interviews. Verder ontbreekt er een afwegingskader op grond waarvan keuzes worden gemaakt binnen de regels van de huidige ASV, bijvoorbeeld omtrent indexering van structurele subsidies of het verlenen van meerjarige subsidies.

Transparantie van de verstrekte indirecte subsidies De Rekenkamercommissie heeft de indirecte subsidies die de gemeente verstrekt door het ter beschikking stellen van vastgoed onderzocht op transparantie. Deze vraag is niet onderzocht voor de verstrekking van andere indirecte subsidies als faciliteiten bij de organisatie van evenementen of de ter beschikking stelling van kennis. De Rekenkamercommissie stelt vast dat de gemeente geen beleid voert omtrent de verstrekking van indirecte subsidies via het ter beschikking stellen van vastgoed. De gemeente heeft ook geen inzicht in de omvang en de hoogte van de indirecte subsidies die zij verstrekt via de verhuur van vastgoed. De gemeente voert geen beleid bij het bepalen van de huurtarieven voor vastgoed aan maatschappelijke organisaties. De gemeente hanteert, voor de meeste objecten, huurtarieven gebaseerd op de historische ontwikkeling zoals deze zich hebben voorgedaan in de vijf fusiegemeenten waaruit de gemeente Westland is ontstaan. De gemeente heeft weliswaar inzicht in de kostprijs voor beheer en onderhoud per object, maar deze kosten worden niet verdisconteerd in de huurtarieven. Er zijn hierop twee uitzonderingen: buitensportvelden en huisvesting voor kinderopvang.

De gemeente voert beleid voor het huurtarief voor buitensportvelden: de huurtarieven voor deze accommodaties zijn genormeerd op basis van dezelfde uitgangspunten. Datzelfde geldt voor de huisvesting van kinderopvang: ook voor deze categorie geldt dat de gemeente verhuurt op basis van een vaste norm en overeenkomstige voorwaarden. Transparantie van de doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidies De Rekenkamercommissie heeft deze vraag langs twee sporen onderzocht: 1. De transparantie van de doeltreffendheid van subsidies in het algemeen. 2. De transparantie van de doeltreffendheid van subsidies in het beleidsveld Sociaal Domein. De Rekenkamercommissie stelt vast dat de doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidies niet transparant is voor de Raad en de inwoners; niet in het algemeen en niet in het sociaal domein. De gemeente stelt niet vast in hoeverre en op welke wijze de inzet van subsidies zou moeten bijdragen of daadwerkelijk bijdraagt aan het behalen van haar beleidsdoelen.

pagina 25

Zij stelt ook niet vast of en hoe de inzet van subsidies het meest kostenefficiënte instrument is voor het behalen van gemeentelijke beleidsdoelen. De eisen omtrent doeltreffendheid van subsidies zijn niet vastgelegd in de ASV, waarin uitsluitend wordt gesteld dat een subsidie moet bijdragen aan gemeentelijke doelen, maar niet hoe dit wordt vastgesteld. Ook in de bestudeerde onderliggende “Subsidieregeling diverse activiteiten gemeente Westland”, wordt deze relatie alleen op hoofdlijnen gelegd. De gemeentelijke beleidsdoelen komen niet terug in de onderbouwing van de subsidieaanvragen of de verantwoording van de subsidies en niet in de subsidiebeschikkingen. De gemeente hanteert geen expliciet toetsingskader voor de beoordeling van de doeltreffendheid van de subsidieaanvragen en -subsidieverantwoordingen: een subsidieaanvraag moet worden beoordeeld op de bijdrage aan een gemeentelijk beleidsdoel, maar de hierbij te maken afwegingen zijn niet vastgelegd. Verwachting is dat de ambtelijke accounthouder voor het subsidiedossier die afweging op de juiste wijze maakt, daarbij eventueel ondersteund door collega’s of aangevuld door een beoordeling van de portefeuillehouder voor grote subsidiedossiers. Of de afweging over de doeltreffendheid van de aangevraagde subsidie juist wordt gemaakt, hebben wij niet kunnen vaststellen omdat dat niet wordt vastgelegd in het subsidiedossier.

Doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidies is ook geen onderwerp in rapportages aan de Raad over de voortgang van het beleid in het sociaal domein of in de financiële rapportages in de jaarcyclus. De Raad ontvangt jaarlijks een voortgangsrapportage op de beleidsdoelen die zij heeft vastgesteld voor het beleidsveld sociaal domein. Daarin wordt geen relatie gelegd met de bijdrage van het instrument subsidies aan deze beleidsdoelen. De verantwoording van de besteding van subsidies ontvangt de Raad in de jaarstukken. De effectiviteit van de subsidies in relatie tot de gemeentelijke beleidsdoelen is daarin geen onderwerp. Daarin wordt ook niet vastgesteld of subsidies doelmatig zijn besteed. Tot slot hebben wij geen evaluatie aangetroffen van de doeltreffendheid en doelmatigheid van het instrument subsidies in relatie tot de gemeentelijke beleidsdoelen. Voor zover wij hebben kunnen vaststellen, worden de vereisten uit de ASV in het algemeen opgevolgd. In de werkbladen wordt vastgelegd op grond van welke voorschriften de subsidie wordt verleend danwel vastgesteld. De rechtmatigheid hiervan is daarmee in principe transparant.

Uitzondering hierop is dat op dossierniveau niet altijd:  de aanwezigheid van een risicoparagraaf is getoetst (vereist volgens de ASV);  de termijnen voor het aanvragen van de subsidieverlening zijn nageleefd;  het werkblad door de controlerend jurist is geparafeerd. Uit de betreffende dossiers blijkt niet wat de onderbouwing is van de uitzonderingen. 3. Wordt in het subsidieproces helder gemaakt welke resultaten c.q. prestaties van de subsidieontvanger verwacht worden en welke beleidsdoelen hiermee gerealiseerd moeten worden? Wordt in het subsidieproces helder gemaakt welke resultaten c.q. prestaties van de subsidieontvanger verwacht worden? In het subsidieproces wordt helder gemaakt welke resultaten c.q. prestaties van de subsidieontvanger worden verwacht. In de subsidieaanvraag moet de aanvrager expliciet maken voor welke activiteiten de subsidie wordt aangevraagd.

pagina 26

Wanneer de subsidie wordt verleend, beschrijft de gemeente de activiteiten die subsidieontvanger voor de subsidie moet uitvoeren in de beschikking tot verlening. Daarin wordt ook vastgelegd wat de subsidieontvanger moet overleggen om aan te tonen dat de activiteiten zijn uitgevoerd. Wordt in het subsidieproces helder gemaakt welke beleidsdoelen gerealiseerd moeten worden met de te leveren resultaten c.q. prestaties? In het subsidieproces wordt niet helder gemaakt welke beleidsdoelen moeten worden gerealiseerd met de uitvoering van de subsidie. Zie voor nadere toelichting ons antwoord op de vraag over de transparantie van doeltreffendheid van subsidies. 4. Wordt bij organisaties gecontroleerd op het (efficiënt) behalen van de afgesproken resultaten en prestaties? Doet de gemeente een evaluatie op het behalen van beleidsdoelen? Wordt bij organisaties gecontroleerd op het (efficiënt) behalen van de afgesproken resultaten en prestaties? De organisaties worden gecontroleerd op het behalen van afgesproken resultaten en prestaties op grond van de verantwoording die de organisaties daarover indienen bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie. Naarmate het subsidiebedrag hoger is, nemen de eisen aan de verantwoording van de subsidie toe en zijn meer ambtenaren betrokken bij de controle van de verantwoording.

Voor subsidies hoger dan € 70.000 moet de verantwoording van de subsidie worden vergezeld door een accountantsverklaring. In deze verklaring stelt een controlerend accountant dat deze, na controle, geen aanleiding heeft aan te nemen dat de verstrekte subsidie anders is besteed dan afgesproken. Doet de gemeente een evaluatie op het behalen van beleidsdoelen? De gemeente doet geen evaluatie op het behalen van beleidsdoelen door de inzet van subsidies. De gemeente vraagt ook niet van subsidieontvangers om op het behalen van beleidsdoelen te evalueren. 5. Wat zijn de opvattingen van de betrokken instellingen over de doelmatigheid en doeltreffendheid van het subsidiebeleid en subsidieproces van de gemeente Westland? De subsidieontvangers beoordelen de doeltreffendheid en doelmatigheid van het subsidieproces over het algemeen positief met de volgende argumenten:    

Het subsidieproces is helder en uitvoerbaar. De ambtelijke accounthouder is benaderbaar en staat open voor vragen en overleg over de aanvraag en uitvoering. De administratieve lasten worden ervaren als redelijk. Er is ambtelijke en bestuurlijke bereidheid om samen te onderzoeken hoe de doelen binnen de kaders van de regeling en beschikking kunnen worden behaald, hetgeen de kwaliteit van de subsidie ten goede komt.

Kritisch zijn de subsidieontvangers over: 

De doelmatigheid van de uiterlijke indieningstermijn van de aanvraag voor structurele subsidie (1 april van het jaar voorafgaand).

pagina 27

 

De doelmatigheid van de uiterlijke vaststellingstermijn van de structurele subsidie (1 april in het tweede jaar na het jaar waarover de subsidie is verstrekt). De doeltreffendheid van de subsidie als gevolg van ervaren discontinuïteit in de relatie met de gemeente door wisselingen van ambtelijke accounthouders. Wanneer de accounthouder voor hun dossier wisselt, moet de subsidieontvanger opnieuw investeren in het kennisniveau van en de relatie met de accounthouder voor de effectiviteit van de relatie.

6. In hoeverre is de Raad kaderstellend en controlerend betrokken bij het subsidiebeleid en het subsidieproces? De Raad heeft in relatie tot subsidies de verantwoordelijkheid inhoudelijke kaders vast te stellen die uitgangspunten bieden voor de inzet van het instrument subsidies. In 2011 heeft de Gemeenteraad van Westland zulke kaders vastgesteld. Zoals toegelicht bij de eerste onderzoeksvraag, is de status van deze kaders onduidelijk: de uitwerking van een deel van deze kaders wordt nog toegepast bij de toetsing van individuele subsidieaanvragen door het gebruik van de subsidiemaatlat die was opgenomen in de Nota Herijking Subsidies 2012, waarin het College de kaders had uitgewerkt in uitvoeringsbeleid en die in 2017 uitwerking is getreden. Een belangrijk deel van deze kaders zijn nooit uitgewerkt tot uitvoeringsbeleid. In 2016 heeft de Raad de huidige ASV vastgesteld. De ASV is op zichzelf echter geen inhoudelijk toetsingskader voor afwegingen over het gebruik van het instrument subsidies ten opzichte van andere instrumenten. Het biedt geen heldere afbakening voor het type activiteiten, organisaties en doelen waarvoor de gemeente het instrument subsidies wil inzetten en voor welke niet anders dan de afbakening in de Awb. De controlerende rol van de Raad op de verlening van subsidies is er een op hoofdlijnen.

Zij heeft in principe geen directe controlerende rol op doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidies. Die verantwoordelijkheid is gedelegeerd aan het College. De Raad controleert op de voortgang van de inhoudelijke beleidsdoelen die zij heeft vast gesteld op verschillende beleidsterreinen. Voor het beleid in het sociaal domein, wordt de Raad daartoe in staat gesteld via een jaarlijkse voortgangsrapportage. Ook de financiële benutting van subsidies controleert alleen op hoofdlijnen via de financiële jaarcyclus.

pagina 28

Bijlagen

pagina 29

BIJLAGE 1 – DOCUMENTSTUDIE GEMEENTELIJK BELEID

pagina 30

Figuur 7: documenten algemeen

pagina 31

Figuur 8: documenten sociaal domein

pagina 32

Figuur 9: documenten vastgoed

pagina 33

BIJLAGE 2 – PROCESBESCHRIJVING SUBSIDIEVERLENING

pagina 34

Subsidieproces voor verlening en vaststelling bij subsidies onder € 100.000 Actie

Organisatie onderdeel Functie

Actie 1 Ontvangst en registratie

Actie 2 Controle volledigheid ingestuurde stukken

Actie 3 Controle op inhoud

Actie 4 2e controle op inhoud

Actie 5 Juridische controle

Cluster Dienstverlening

Cluster Dienstverlening

Cluster Beleid

Cluster Beleid

Cluster Beleid

Accounthouder/ Medewerker beleidsondersteuning Werkblad Conceptbeschikking

Teamleider

Jurist

Werkblad Conceptbeschikking Aanvraag met plan/verslag

Werkblad Conceptbeschikking Aanvraag met plan/verslag

Intern document

Extern document

Werkblad

Aanvraag met plan/verslag

Aanvraag met plan/verslag

Aanvraag met plan/ verslag

Actie 6 Controle van budget en benodigde financiële afhandeling Cluster Dienstverlening

Werkblad Conceptbeschikking

Actie 7 Aanpassen conceptbeschikking o.b.v. opmerkingen jurist Print en verstuurd de beschikking Cluster beleid Accounthouder/ medewerker beleidsondersteuning Werkblad Definitieve beschikking

Actie 8 Aanmaken opdracht voor financiële afhandeling

Actie 9-10 Uitvoeren financiële afhandeling (in twee stappen)

Cluster Dienstverlening

Cluster Bedrijfsvoering

Werkblad

Werkblad

Subsidieproces voor verlening en vaststelling bij subsidies boven € 100.000 Actie

Organisatie onderdeel Functie

Actie 1 Ontvangst en registratie

Actie 2 Controle volledigheid ingestuurde stukken

Actie 3 Controle op inhoud

Actie 4 2e controle op inhoud

Actie 5 Juridische controle

Cluster Dienstverlening

Cluster Dienstverlening

Cluster Beleid Accounthouder/ Medewerker beleidsuitvoering Werkblad Conceptbeschikking Aanvraag met plan/ verslag

Cluster Beleid Teamleider

Cluster Beleid Jurist

Werkblad Conceptbeschikking Aanvraag met plan/ verslag

Werkblad Conceptbeschikking Aanvraag met plan/ verslag

Intern document Document aanvrager

Werkblad Aanvraag met plan/verslag

Aanvraag met plan/ verslag

Actie 6 Financiële controle begroting of jaarverslag Cluster Beleid Financieel adviseur

Actie 7 Aanpassen conceptbeschikking op financieel advies Cluster beleid Account-houder

Werkblad

Werkblad

Aanvraag met plan/ verslag

pagina 35

Vervolg Subsidieproces voor verlening en vaststelling bij subsidies boven € 100.000 Actie 8 Opstellen verzamel nota voor advies aan College

Actie 9 Besluitvorming College

Actie 10 Controle van budget en benodigde financiële afhandeling

Organisatie onderdeel Functie

Cluster Beleid Medewerker beleidsuitvoering

College College

Cluster Dienstverlening

Intern document

Werkblad Verzamelnota voor Collegeadvies

Collegeadvies

Werkblad Conceptbeschikking

Actie

Actie 11 Aanpassen conceptbeschikking o.b.v. opmerkingen jurist Print en verstuurd de beschikking Cluster beleid Accounthouder/ medewerker beleidsuitvoering Werkblad Definitieve beschikking

Actie 12 Aanmaken opdracht voor financiële afhandeling

Actie 13 Uitvoeren financiële afhandeling (in twee stappen)

Cluster Dienstverlening

Cluster Bedrijfsvoering

Werkblad

Werkblad

Extern document

pagina 36

BIJLAGE 3 – FACTSHEETS

pagina 37

Factsheet subsidiedossier Bibliotheek Westland

Achtergrond gesubsidieerde organisatie Naam: Vestigingslocatie(s):

Stichting Bibliotheek Westland. Monster.

Doel van de organisatie (volgens eigen jaarverslag / website):

Bibliotheek Westland stimuleert, motiveert en ondersteunt de persoonlijke ontwikkeling van Westlanders, waarbij kennismaken en kennis delen belangrijke pijlers zijn. Vanuit deze missie heeft de bibliotheek 3 programmalijnen ontwikkeld: 1. ondersteuning van basisvaardigheden; 2. stimuleren van leven lang leren en 3. faciliteren in het kennis maken en delen.

Relevante subsidieregeling Subsidieregelingen: Subsidieregeling diverse activiteiten gemeente Westland: Artikel 3, Bibliotheekwerk. De incidentele subsidies worden verleend direct onder de ASV 2016. Beleidsveld: Soort subsidie

Kunst en cultuur. Structurele en incidentele subsidies.

Doel van de regeling:

Voor de structurele subsidie: Subsidieregeling diverse activiteiten, Artikel 3: 1. Het college kan één structurele subsidie verstrekken voor het verzorgen van een openbare bibliotheekvoorziening die is gericht op lezen, leren en informeren. 2. De subsidie wordt verstrekt aan de basisbibliotheek voor de inwoners van de gemeente Westland.

Relevante beleidsdocumenten: Subsidieplafond:

De overige subsidies in dit dossier zijn niet gebaseerd op een specifieke subsidieregeling. Sociaal beleidskader “Kernachtig Sociaal” 2016. Algemene Subsidieverordening Westland 2016. Subsidieregeling diversie activiteiten gemeente Westland 2016. Deze zijn apart vastgesteld.

Aantal toegekende aanvragen voor 2019:

6.

Te subsidiëren kosten

De structurele subsidie financiert de exploitatiekosten voor de verzorging van de openbare bibliotheekvoorzieningen voor zover deze niet kunnen worden gefinancierd uit opbrengsten. De incidentele subsidies financieren de projectkosten voor de uitvoering van deze subsidies. (Meerjarige) structurele subsidie:  een activiteitenplan;  een exploitatiebegroting van lopende en komende jaar;  een risicoparagraaf in de exploitatiebegroting (aanvraag hoger dan € 100.000). Deze ontbreekt. (Meerjarige) incidentele subsidie:  een activiteitenplan;  een exploitatiebegroting;  een investeringsplan (aanvraag hoger dan € 70.000);  de laatste jaarrekening (aanvraag hoger dan € 70.000);

Vereisten bij de aanvraag

pagina 38



het laatste jaarverslag (aanvraag hoger dan € 70.000).

Op onze vraag over het ontbreken van de risicoparagraaf in de exploitatiebegroting aan de subsidieontvanger, ontvingen wij het volgende antwoord: “Het staat inderdaad in de ASV 2016 maar er staats niets over in het aanvraagformulier voor structurele subsidies en ook niet op het werkblad. Dus het kan dan ook kloppen dat dit niet is aangetroffen bij/in onze aanvraag structurele subsidie 2019. In onze eigen documenten, zoals ons strategisch plan is er een risico paragraaf opgenomen.” Vereiste verantwoording

Afwijking van de ASV

De subsidie(s) Verleende subsidies in 2019

Verleend subsidiebedrag

-

Meerjarige structurele subsidie: uitgebreid activiteiten verslag volgens format of vergelijkbaar;  financieel verslag volgens format of vergelijkbaar: ‒ de balansgegevens voor het subsidiejaar en het jaar ervoor; ‒ de exploitatierekening van inkomsten tijdens het subsidiejaar; ‒ de accountantsverklaring; Incidentele subsidie:  financieel verslag met gerealiseerde inkomsten;  een inhoudelijk verslag met gerealiseerd resultaat;  uitgebreid activiteiten verslag volgens format of vergelijkbaar (hoger dan € 10.000);  financieel verslag volgens format of vergelijkbaar: ‒ de balansgegevens voor het subsidiejaar en het jaar ervoor (hoger dan € 10.000); ‒ de exploitatierekening van inkomsten tijdens het subsidiejaar (hoger dan € 10.000). In het werkblad is aangetekend dat de aanvraag tot vaststelling van de subsidie voor de Week van de Alfabetisering buiten de termijn was ingediend, voorgeschreven in de ASV. De subsidie is toch vastgesteld. 

1. Meerjarige structurele subsidie 2018 - 2020, herziene aanvraag, 2019, € 1.845.620, subsidieregeling diverse activiteiten, artikel 3. Bibliotheek werk. 2. Digisterker, meerjarige incidentele subsidie, aanvraag voor periode 2018 – 2020, totaal € 64.132, verleend 2019 - € 21.374, basis ASV 2016. 3. Taalhuis, meerjarige incidentele subsidie, aanvraag voor 2018 – 2020, totaal 100.537, verleend per jaar, 2019 meerjarig, verleend € 33.510, basis ASV 2016. 4. Boekstart in de Kinderopvang, incidentele subsidie voor de periode 1 maart 2018 – 31 december 2020, totaal bedrag: € 57.600, verleend 2019: € 20.500, basis ASV 2016. 5. Voorleescultuur bij laagtaalvaardige ouders, incidentele subsidie, € 10.881,36, basis ASV 2016. 6. Week van de Alfabetisering, incidentele subsidie 2019, € 11.327 – geen referentie aan subsidieregeling in de beschikking, aantekening in het werkblad te laat ingediend, basis ASV 2016. € 1.961.427 (totaal ontvangen beschikkingen voor 2019).

pagina 39

Aangevraagd subsidiebedrag

Vastgesteld subsidiebedrag

1. Meerjarige structurele subsidie 2018 - 2020, oorspronkelijke aanvraag 2019 € 2.443.851,- (28 juni 2017), herziene aanvraag, 2019, € 1.874.513 (17 november 2017). 2. Digisterker, meerjarige incidentele subsidie, aangevraagd 2019 € 21.374. 3. Taalhuis, meerjarige incidentele subsidie, 2019, aangevraagd € 33.510. 4. Boekstart in de Kinderopvang, incidentele subsidie voor de periode 1 maart 2018 – 31 december 2020, aangevraagd 2019: € 20.500. 5. Voorleescultuur bij laagtaalvaardige ouders, incidentele subsidie, aangevraagd € 10.881,36. 6. Week van de Alfabetisering, incidentele subsidie 2019, € 11.327 – Week van de Alfabetisering, incidentele subsidie 2019, € 11.327 – De aanvraag tot vaststelling, het werkblad voor vaststelling en de beschikking tot vaststelling voor de incidentele subsidie voor het project Voorleescultuur bij laagtaalvaardige ouders ontbrak in het dossier. (de aanvraag tot vaststelling zou moeten zijn ingediend 3 maanden na de afronding van het project op 31 juli 2019, dus 1 november 2019). Op onze vraag aan de subsidieontvanger voor het ontbreken van deze documenten omtrent de vaststelling is het volgende: “Deze subsidie is toegekend op 1 augustus 2018, nummer 18-0196883, voor de periode van 1 augustus 2018 t/m 31 juli 2019. Dit is een cofinanciering geweest met het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.

Het project is later begonnen dan 1 augustus 2018 en heeft langer doorgelopen. De aanvraag tot vaststelling is ingediend in maart 2020. De vaststellingsbeschikking hebben wij ontvangen op 12-52020 heeft nummer 20-0121180.” In het ontvangen subsidiedossier, troffen wij geen stukken aan waaruit de uitstel van het project en dus de verschuiving van de vaststellingstermijn zijn genoemd.

Gesubsidieerde activiteiten

Meerjarige subsidies waren nog niet vastgesteld voor afronding van dit dossieronderzoek. 1. Meerjarige structurele subsidie 2018 – 2020: alle activiteiten die horen bij de basisfunctie van een bibliotheek op basis van de Wet stelsel openbare bibliotheken (2015): a. Het ter beschikking stellen van kennis en informatie. b. Het bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie. c. Het bevorderen van lezen en het laten kennismaken met literatuur. d. Het organiseren van ontmoeting en debat. e. Het laten kennis maken met kunst en cultuur. Daarnaast beschrijft de bibliotheek in haar aanvraag de relatie tussen de activiteiten die de bibliotheek ontwikkeld samen met andere uitvoeringspartners en de beleidsdoelen in het SBK. 2. Digisterker, meerjarige incidentele subsidie: het organiseren van cursussen waarin burgers leren omgaan met de digitale overheid en, tijdens de cursus, gelegenheid te bieden tot ontmoeting.