advies Auditcommissie JR - 1e VGR en Perspectiefnota def

AUDITCOMMISSIE WESTLAND

Postadres: Postbus 150 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1 2672 TA Naaldwijk T 14 0174 E info@gemeentewestland.nl I www.gemeentewestland.nl

Gemeenteraad Westland Postbus 150 2670 AD NAALDWIJK

UW BRIEF

UW KENMERK

ZAAK-/PROJECTNR.

DOCUMENTNR.

BIJLAGE(N)

G23-000355 CONTACTPERSOON

CLUSTER

TELEFOONNUMMER

C.L. de Weerdt

Griffie

(0174) 673 076

DATUM VERZONDEN

ONDERWERP

Adviezen Auditcommissie Jaarstukken 2022, 1e Voortgangsrapportage 2023 en Perspectiefnota 2024

Geachte leden van de gemeenteraad, Op 15 juni jl. heeft de Auditcommissie gesproken over de Jaarstukken 2022, het concept accountantsverslag, de 1e Voortgangsrapportage 2023 en de Perspectiefnota 2024. In dit memo adviseren wij u -via de verzamelcommissie Bestuur en Economie - over deze documenten, zodat u ons advies kan meenemen in de behandeling van de betreffende voorstellen in de raad van 5 juli aanstaande.

Jaarstukken 2022 De controle van de jaarstukken door de accountant heeft in twee delen plaatsgevonden. Als eerste is de kwaliteit van de interne beheersing beoordeeld. Een goede interne beheersing is belangrijk, omdat daarmee de kwaliteit van de financiële informatie wordt geborgd. Vervolgens is de financiële informatie beoordeeld aan de hand van het controleprotocol 2022. Interne beheersing De Auditcommissie heeft op een aantal momenten met de accountant en de wethouder gesproken over de interne beheersing. De laatste jaren, ook tijdens de controles van onze voormalige accountant Verstegen, is steeds geconstateerd dat bij een aantal kritieke processen de interne beheersing niet op orde was. De interne beheersing bestaat uit drie lagen: van de primaire processen van de clusters zelf, de interne controle bij het cluster Bedrijfsvoering en de verbijzonderde interne controle bij het team Financiën. De kern van de tekortkomingen in de interne beheersing

GRF 002

De organisatie maakt elk jaar stappen die leiden tot verbetering, ook in 2022. Hierdoor kon de accountant, meer dan in voorgaande jaren, leunen op de procesinformatie en waren minder dossiercontroles nodig. Dit leidde tot minder meerwerk dan bij de controle van het boekjaar 2021. Verder is begin 2023 een concern breed project gestart dat zich vooral richt op het versterken van de interne beheersing van de primaire processen. Wij hebben een aanta l keer overlegd met de

*G23-000355*

ligt bij de primaire processen. Hierdoor moet veel worden gerepareerd in de 2 e laag en met name de 3e laag.

PAGINA 2

projectleider en de wethouder en zullen de voortgang van het project volgen in het licht van de interim controle 2023. Controle accountant De verklaring van de accountant is als concept bij de stukken van de vergadering van de commi ssie Bestuur en Economie van 28 juni aanstaande gevoegd. Bij investeringskredieten en sommige programma's zijn overschrijdingen geconstateerd. De overschrijdingen zijn toegelicht in het raadsvoorstel. Als uw raad deze overschrijdingen goedkeurt, kan de acc ountant een goedkeurende verklaring afgeven. De accountant geeft in zijn controlerapport aan dat op verschillende aspecten verbetering is geconstateerd ten opzichte voorgaande jaren. Punt van aandacht is nog de controle op feitelijk geleverde zorg in het kader van de PGB. Hier ligt nog een taak voor de gemeente. Het jaarverslag kan volgens de accountant bondiger. Men mist een analyse op hoofdlijnen en het verslag bevat te veel details. Het college verwacht dat de introductie van het systeem Lias hierin verbetering zal brengen. A d v i e s A u d i t c o mmi s s i e Wij adviseren uw raad in te stemmen met het raadsvoorstel. Verder adviseren wij uw raad uit te spreken dat de opzet, diepgang en weergave van de jaarstukken en andere p&c-documenten vooraf door het college met d e Auditcommissie wordt besproken.

1e Voortgangsrapportage Vorig jaar waren de Voorjaarsnota en de 1 e programmarapportage één document. Uw raad vond dat verwarrend. Dit jaar is de 1 e Voortgangsrapportage een zelfstandig document. De rapportage is zeer uitgebreid en heeft volgens ons meer weg van een Voorjaarsnota. De rapportage schetst steeds een perspect ief van 4 jaar. Verder is de financiële weergave niet in lijn met de tekstuele voortgang. De teksten en bijbehorende stoplichten geeft de verwachting van het einde van het jaar aan, terwijl de financiële informatie de stand per 1 maart weergeeft. Dit werkt verwarrend. Grote financiële afwijkingen worden voorzien van de opmerking dat de uitvoering binnen de kaders van de begroting plaatsvindt. Daarmee is het eerder een verwachtingenrapportage (glazen bol) dan een voortgangsrapportage. En verwachtingen kan de raad niet controleren, voortgang wel. Het valt de Auditcommissie op dat het college verwacht dat dit jaar veel werk wordt gerealiseerd. Dit terwijl uit de jaarstukken blijkt dat juist veel werk is blijven liggen. In de personele bezetting van de gemeente zijn o.i. niet dermate grote stappen gezet, die deze discrepantie kunnen verklaren. Mede om die reden vinden wij de voorgestelde begrotingswijziging van ca. € 4.5 miljoen negatief voorbarig.

Ook omdat in de rapportage staat aangegeven dat het college bij d e 2e voortgangsrapportage verwacht -op basis van ervaring uit voorgaande jaren - dat het nadelig saldo voor 2023 zal afnemen.

A d v i e s A u d i t c o mmi s s i e Wij adviseren uw raad de begrotingswijziging niet vast te stellen en de nu verwachte overschrijding voor kennisgeving aan te nemen.

G23-000355

PAGINA 3

Verder adviseren wij uw raad uit te spreken dat de opzet, diepgang en weergave van de voortgangsrapportage en andere p&c -documenten vooraf door het college met de Auditcommissie wordt besproken.

Perspectiefnota 2024 Wij zijn van mening dat de Auditcommissie geen advies kan uitbrengen over de inhoud van de Perspectiefnota. De inhoud van deze nota is van politieke aard. Elk advies daarover zou ook van politieke aard zijn en dat past niet bij de rol van de Auditcommissie. Daarbij kom t dat uw raad ook niet wordt gevraagd de Perspectiefnota vast te stellen. Wel wordt u voorgesteld te besluiten richtinggevende uitspraken te doen voor wat betreft de dekking van de tekorten voor de jaren 2024 2027. Dit vinden wij een raar voorstel. Het is aan de fracties zelf om daarover wel of niet uitspraken te doen. Wij kunnen de strekking van een dergelijk voorstel niet plaatsen. A d v i e s A u d i t c o mmi s s i e Wij adviseren uw raad kennis te nemen van de Perspectiefnota en zelf te oordelen over het verzoek van het college tot het doen van richtinggevende uitspraken.

Hoogachtend, de Auditcommissie Westland, Peter Duijsens, voorzitter Janice de Jong Suzanne van Erven Peter Voskamp Stefan Kester Kees de Weerdt, secretaris

G23-000355