3.3) Initiatiefvoorstel GBW-WV-LPF inzake Instellen Auditcommissie Westland (G22-000180)

3 A O ' Q-tíCP /-) o )

ucprlasr " Į 6- Dļ

î GBW

llāûûf JLÏ-Üh' Jtļ WESTLANDVERSTANDIG

Gemeente Belang Westland

İĈÍ (faŕUÁtrto ^ līCult 'Mt ICtãcĻAto'k/mtf/ť

Initiatiefvoorstel ‘Instellen auditcom missie Westland' Gemeentewet (artikel 147a, lid 1), Reglement van Orde voorde raad van /Vestland 2018 (artikel 39)

■ÎMttxA,

Inleiding

fţļì

-ş

Bij de raadsverantwoordelijkheid voor de gemeentelijke financiën hoort ook de verplichting om er op toe te zien dat het gemeentelijk financiële beheer en organisatie plaatsvindt zoals is afgesproken, zodat de gemeenteraad daarover verantwoording kan afleggen tegenover de inwoners. Voor de financiële controle wordt door de gemeente­ raad een onafhankelijke accountant ingehuurd. Om niet de gehele raad met het afstemmings- en (voor)overleg tussen raad en accountant te belasten, vindt dit overleg plaats met een afvaardiging uit de gemeenteraad. Binnen de gemeente Westland vormt het RaadsOverleg Financiën (ROF) het aanspreekpunt voor de accountant. In het ROF worden de opdracht aan de accountant, het plan voor de controle van de jaarrekening van de gemeente en de rapportages managementletter, verslag van bevindingen en controleverslag van de accountant besproken. De initiatiefnemers van het voorliggend voorstel ervaren dat de huidige werkwijze en taken van het ROF een te geringe bijdrage levert aan de invulling van hun controletaak en niet meer passend is in de huidige tijd. Dit maakt een herbezinning op de doel­ stellingen, het takenpakket en de samenstelling wenselijk. In het voorliggend initiatief­ voorstel is een verdere ontwikkeling van het RaadsOverleg Financiën vorm gegeven door het instellen van de Auditcom missie Westland.

Belangrijkste doelstelling van het instellen van de Auditcommissie Westland is het versterken van de controlerende taak van de raad en het verbeteren van de informatie­ voorziening naar de raad. De belangrijkste taken van de auditcommissie zijn enerzijds het bewaken van de kwaliteit van de financiële informatievoorziening van de gemeente Westland en de wijze van totstandkoming en anderzijds de wijze waarop de interne beheersing is vormgegeven mede in relatie tot de interne controle en de externe accountantscontrole. De financiële verslaglegging (jaarrekening, waarderings­ grondslagen, voorjaarsnota, (meerjarenbegroting) vormt het primaire aandachtsgebied van de auditcommissie.

INITIATIEFVOORSTEL | INSTELLEN AUDITCOMMISSIE WESTLAND | VERSIE 24.01.2022

1 VAN 6

: GBW

WESTLANDVERSTANDIG

Gemeente Be lang Westland

In het voorstel kan de Auditcommissie Westland op verzoek ook over andere aandachtsgebieden, zoals opzet en werking van interne beheersingssystemen, of het (strategisch) risicomanagement advies aan de raad (of het college van B&W) uitbrengen. In de Verordening op de Auditcommissie Westland zijn de rollen en taken van de auditcommissie en de samenstelling ervan en werkwijze uitgewerkt. Als gezegd: met de instelling van de Auditcommissie Westland wordt de controlerende taak van de raad versterkt en de informatievoorziening naar de raad verbeterd. Met de instelling organiseert de gemeenteraad een adequate vorm van advisering en onder­ steuning aan de raad bij zijn kaderstellende en controlerende taken. De raad creëert hiermee een overlegorgaan waardoor een inhoudelijke beoordeling van en overleg over zaken als rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beheer en beleid zoals opgenomen in de Programmabegroting kan plaatsvinden. Daarnaast zal de Auditcommissie een rol vervullen in het aanbestedingstraject voor de aanwijzing van een accountant en kan de Auditcommissie een afstemmingsplatform zijn tussen accountant, college en rekenkamer omtrent voorgenomen onderzoeken.

De auditcommissie zal de raad intensiever en structureler adviseren in zijn kader­ stellende taken (aan de voorkant van het proces) en controlerende taken (toezicht op interne beheersing, bedrijfsvoering, risicomanagement, financiële verslaglegging en accountantscontrole) dan het huidige ROF. De taken en bevoegdheden van het ROF zijn ook onderdeel geworden van de Verordening Auditcommissie Westland. Dit maakt dat bij het instellen van de auditcommissie dit gremium overbodig wordt. Het voorstel is daarom ook het RaadsOverleg Financiën op te heffen.

Fractie GBW

Fractie Westland Verstandig

Fractie LPF Westland

André van den Berg

Peter Duijsens

Dave van Koppen

Pieter Hoogerbrugge

INITIATIEFVOORSTEL | INSTELLEN AUDITCOMMISSIE WESTLAND | VERSIE 24.01.2022

2 VAN 6

: GBW

WESTLANDVERSTANDIG

GemeenteBelang Westland

Besluitvorming De gemeenteraad van Westland, in vergadering bijeen op 22 februari 2022, -

gezien het initiatiefvoorstel van de raadsleden Van den Berg, Hoogerbrugge (Gemeente­ Belang Westland), Duijsens (Westland Verstandig) en Van Koppen (LPF Westland),

-

gehoord de behandeling ervan in de commissie Economie, Financiën en Organisatie van 9 februari 2022, besluit de volgende verordening vast te stellen:

Verordening op de Auditcommissie Westland artikel 1

Instelling en begripsbepalingen 1. Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad, genaamd Auditcommissie Westland, met een brede samenstelling 2. In deze verordening wordt verstaan onder: a. de commissie: de auditcommissie; b. de raad: de gemeenteraad; c. de adviescommissie: een commissie als bedoeld in artikel 82 lid 1 van de Gemeentewet, anders dan de auditcommissie zelf; d. commissielid: een door de raad benoemd persoon, niet zijnde raadslid, die mede uitvoering geeft aan de taken van een adviescommissie; e. fractie: een fractie als bedoeld in het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en commissies gemeente Westland; f. de raadsperiode: de zittingsperiode van de gemeenteraad g. het college: het college van burgemeester en wethouders; h. de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; i. de voorzitter: de voorzitter van de commissie; j. de secretaris: de secretaris van de commissie.

INITIATIEFVOORSTEL | INSTELLEN AUDITCOMMISSIE WESTLAND | VERSIE 24.01.2022

3 VAN 6

: GBW

WESTLANDVERSTANDIG

GemeenteBelang Westland

artikel 2

Taken en bevoegdheden 1. De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de gemeenteraad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid. 2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen: a De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant en een voorstel aan de gemeenteraad over de benoeming van de accountant. b De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountants­ controle, inclusief het meegeven van eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de gemeenteraad. c De bespreking van het rapport van bevindingen over de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole met de accountant en de advisering hierover aan de gemeenteraad. d Richting geven aan de werkzaamheden van de accountant en evaluatie van de samenwerking met de accountant.

e Het afstemmen van geplande onderzoeken vanuit de accountantscontrole, de rekenkamercommissie, het college van B&W en het toezicht op de opvolging van door de gemeenteraad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit deze onderzoeken, f Het onderzoek van de documenten behorend bij de verantwoordingskant van de Planning Ä Control cyclus Q’aarstukken, tussentijdse rapportages) als financiële sturingsinstrumenten voor de gemeenteraad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten, uitmondend in een advies aan de gemeenteraad. De auditcommissie kan tevens de jaarrekeningen behandelen van verbonden partijen, waarbij de gemeente financieel en bestuurlijk betrokken is. g De uitwerking en naleving door het college van B&W van de Financiële Verordening (artikel 212 Gemeentewet), de Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) en de Onderzoeksverordening (artikel 213a Gemeentewet) en de in de Financiële Verordening genoemde beleidsnota’s waaronder de nota reserves en voorzieningen, nota reserve- en risicobeleid en het treasurystatuut. 3. Naast de in lid 2 genoemde onderwerpen kan de auditcommissie het verzoek doen aan het college van B&W om zich te laten informeren over andere onderwerpen die zijn gerelateerd aan financiën, interne beheersing (control) en het (strategisch) risico­ management.

INITIATIEFVOORSTEL | INSTELLEN AUDITCOMMISSIE WESTLAND | VERSIE 24.01.2022

4 VAN 6

: GBW GemeenteBelong Westland

WESTLANDVERSTANDIG

"oKH, řît-Wjï Ir WíiCĨ'

4. Naast de in lid 2 en 3 genoemde onderwerpen kan de auditcommissie de voorjaarsnota en de begroting agenderen voor behandeling in de auditcommissie en hierover advies uitbrengen aan de gemeenteraad. 5. De auditcommissie is bevoegd aan de gemeenteraad over de hiervoor genoemde taken voorstellen of adviezen uit te brengen, die indien van toepassing voorzien zijn van een ontwerp van de door de gemeenteraad te nemen besluiten. artikel 3

Samenstelling en benoeming 1. De auditcommissie bestaat uit tenminste 5 raadsVcommissieleden. De leden zijn bij voorkeur deskundig op, of hebben tenminste affiniteit met, het taakgebied van de auditcommissie. 2. De leden van de commissie worden op voordracht van het fractievoorzittersoverleg door de raad benoemd. De benoemde raadsleden moeten een redelijke afspiegeling van de gemeenteraad vormen; ten minste twee leden moeten komen uit een niet in het college van B&W vertegenwoordigde partij. 3. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende gemeenteraad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen. 4. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door (tijdelijke) ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de gemeenteraad. 5. Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de gemeenteraad onverwijld in de ontstane vacature. 6. De raad benoemt een van de leden tot voorzitter. De voorzitter vertegenwoordigt de auditcommissie in de adviescommissie, in de raad en extern 7. De griffier of een door de griffier aangewezen functionaris draagt zorg voor het secretariaat van de commissie. De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, verslaglegging, informatieverzameling, dossiervorming en communicatietaken.

8. De commissie heeft als adviseurs de concerncontroller, strategisch adviseur financiën, portefeuillehouder financiën, gemeentesecretaris en de voorzitter van de reken kamercommissie. 9. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

INITIATIEFVOORSTEL | INSTELLEN AUDITCOMMISSIE WESTLAND | VERSIE 24.01.2022

5 VAN 6

î GBW

WESTLANDVERSTANDIG

Ge meenteBelang Westland

artikel 4

Vergaderingen 1. De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht often minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen. 2. De auditcommissie kan slechts beraadslagen en adviseren, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 3. De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. De leden nemen geheimhouding in acht op het in een vergadering besprokene en op de niet-openbare stukken. Deze geheimhouding geldt niet ten opzichte van andere leden van de raad dan wel commissieleden. 4. De auditcommissie streeft naar consensus bij het uitbrengen van haar adviezen aan de raad. Indien de auditcommissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheidsstandpunt vermeld. 5. Adviezen van de auditcommissie worden openbaar gemaakt. Op verzoek van de adviescommissie en/of gemeenteraad geeft de voorzitter van de auditcommissie een toelichting in de adviescommissie en/of gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan. artikel 5

Slotbepalingen Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening op de Auditcommissie gemeente Westland’.

INITIATIEFVOORSTEL | INSTELLEN AUDITCOMMISSIE WESTLAND | VERSIE 24.01.2022

6 VAN 6