23) Getekend voorstel en besluit Inkoop en aanbestedingsbeleid

RAADSVOORSTEL ONDERWERP Vaststellen Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 en gelijktijdige intrekking van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019. AANLEIDING Het huidige gemeentelijk Inkoop- en aanbestedingsbeleid dateert uit 2019 en moet worden geactualiseerd. Reden hiervooris, dat in het collegewerkprogramma 2022-2026 de herijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid als activiteit voor 2023 is opgenomen met aandachtvoor lokaal inkopen en Social Return on Investment (SROI). In het nieuwe beleid is SROI (hierna Social return) opgenomen binnen het thema Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Ookis in het nieuwe beleid het thema MVOI steviger verankerd en krijgt MVOI daarmeeeenverplicht karakter bij aanbestedingstrajecten. Verderis in het nieuwe beleid opgenomendathet college nadere regels kan stellen met betrekking tot lokaal inkopen. Het nieuwebeleid is op basis van het VNG model inkoop- en aanbestedingsbeleid gemaakt. Met het gebruik van het VNG modelwordt uniformiteit in zowel de regio als in heel Nederland bereikt. In de voorbereiding van het nieuwe beleid heeft op 15 november 2022 een informatie-uitwisseling bijeenkomst met de raad plaatsgevonden.

DOELSTELLING Het doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewendenbesteed.

ARGUMENTATIE 1.1 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOl) Duurzaaminkopenis al lang niet meeralleen de taak van de inkoper, maar vooral ook van opdrachtgevers. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) heet daarom nu Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVO)). Dit betekent dat een overheidsorganisatie bij (interne) opdrachten enbij het inkopen en aanbesteden van producten, diensten en werkenrekening houdt metde effecten op mensen, milieu en welvaart. MVOI bestaatuit 6 thema’s: Milieu en biodiversiteit, Klimaat, Circulair (inclusief biobased), Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden), Diversiteit en inclusie en Social return. Als kader voor het MVOI worden dedoelstellingen van de gemeente op die thema’s gehanteerd. Het uitvoeren van deze MVOI-aspectenis een actuele ontwikkeling, waarbij de komendetijd samen metde diverse clusters (opdrachtgevers) gekeken wordtbij welke aanbestedingen en met welke intensiteit deze beginselen toegepast kunnen worden. Dit is een groeiproces waarbij MVOI in toenemende mate toegepast gaat worden. Opgemerkt wordt dat MVOI nietop alle aanbestedingen onverkort toepasbaaris en datbij voorgenomen opdrachten een goedeentijdige afstemming tussen de diverse stakeholders noodzakelijk is.

1.2 Social Return als eis in plaats van gunningscriterium Gebleken is, dat Social return (6én van de zes thema’s van MVOl) in een aanbesteding betertot zijn recht komtalseis iin

WESTLAND

plaats van een gunningscriterium. Social return is een aanpak om arbeidsparticipatie te stimuleren en meer werkgelegenheid te creéren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Social Return wordt net als de andere thema’s van MVOI alseis (bijzondere uitvoeringsvoorwaarde) opgenomen in plaats van als gunningscriterium. Dit wordt gedaan voor een meer vormvrijere en bredereinvulling van sociale en maatschappelijke doelen.

RISICO’S EN KANTTEKENINGEN 1.1 De hoger gestelde eisen zouden kunnen leiden tot hogere kosten Echter, doorhet stellen van hogere eisen aan met name MVOI kunnen de kosten van afzonderlijke inkooptrajecten toenemen. Deze kosten maken onderdeeluit van de begroting van de afzonderlijke afdelingen waar deze inkopen plaatsvinden. Wel zullen met een eventuele kostenstijging ook de maatschappelijke baten op langere termijn tegen elkaar afwegen. Deze afweging vindt vooraf plaats bij de afzonderlijke aanbestedingstrajecten door de opdrachtgever via een maatschappelijke kosten en batenanalyse en dus niet in deze algemenebeleidsregels. Bij het optreden van spanning tussen MVOI- doelstellingen en beschikbare budgetten (bij een majeure afwijking) zijn er bij de afzonderlijke aanbestedingstrajecten in beginselvier opties: 1. Hetzelfde, maar minder ambitieus (qua MVOl) inkopen; 2. Minder, maar duurzamer inkopen; 3. Duurzaam inkopen, meerkosten MOVIprioriteren binnen beschikbare budgetten; 4, De meerkosten MVO] accepteren en aanvullend budget beschikbaarstellen via collegebesluit en indien nodig aanvullend raadsbesluit. De hier bedoelde majeure meerkosten MVOI worden indien mogelijk vooraf begroot. Het kan ook pas lopende een aanbestedingsprocedure via de binnengekomen inschrijvingen duidelijk worden dat er sprake is van onvoorziene meerkosten MVOI.

Op dat momentvindt een nieuwe afweging plaats zoals hiervoor bedoeld. Ook kan de aanbesteding worden ingetrokken en eventueel minder ambitieus opnieuw in de markt worden gezet.

FINANCIEN Devasistelling van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft geen financiéle gevolgen.

COMMUNICATIE Externe communicatie:

Op 1 januari 2024 treedt het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Westland in werking. Een nieuw inkoopbeleid is nodig vanwege de verschuiving van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) naar Maatschappelijk Verwantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). In dit inkoopbeleid leest u welke doelstellingen de gemeente belangrijk vindt en wat we metons inkoopbeleid willen bereiken en waarom. Als overheidsdienst gaan we zakelijk en transparant om met publieke gelden. En wezijn een betrouwbare partner vooralle partijen. Geld wordt rechtmatig en doelmatig besteed. Dit houdt in, dat partijen niet alleen gelijke kansen krijgen op het verkrijgen van een opdracht, maar ookdatbij elke opdracht gekeken wordt of een opdrachtnemer kan bijdragen aan onze doelstellingen zoals MVOI, oog voor de lokale economie en 00g voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

WESTLAND

FEXTERNOVERLEG

<a?

2.29505 Ss et =

Niet van toepassing.

_ VERVOLGTRAJECT Na besluitvorming doorde raad vindt publicatie plaats op de landelijke website www.overheid.nl en op onze gemeentelijke website.

Burgemeester en wethouders van Westland, de

secrétaris,

de burgemeester,

.R. Arends

=WESTLAND

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Westland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 november2023, met de volgendebijlage(n): e bijlage 1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024

gelet op het bepaaldein: e Aanbestedingswet 2012 e Europese wet- en regelgeving inzake aanbestedingen e Burgerlijk Wetboek e artikel 160, eerste lid, aanhef en onder d Gemeentewet

gehoord het advies van de commissie Bestuur en Economie van 30 november 2023 en gehoord de beraadslagingen van onderhavige vergadering;

besluit:

e Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 onder gelijktijdige intrekking van Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 vastte stellen.

Aldus besloten doorderaadin zijn openbare vergadering van 13 december 2023,

de griffier

P. van Oosten

de voorzitter

.

B.R. Arends