20251119 advies Auditcommissie 2e afwijkingenrapportage ea
Tekst van het document
AUDITCOMMISSIE
Postadres: Postbus 150 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1 2672 TA Naaldwijk T 14 0174 E info@gemeentewestland.nl I www.gemeentewestland.nl
UW BRIEF
UW KENMERK
ZAAK-/PROJECTNR.
DOCUMENTNR.
BIJLAGE(N)
G25-001696 CONTACTPERSOON
AFDELING
T. van der Kleij
TELEFOONNUMMER
DATUM VERZONDEN
06-20307369
19 november 2025
ONDERWERP
Advies Auditcommissie op de 2e afwijkingenrapportage 2025 ea
Geachte raadsleden, Voor u ligt het advies van de Auditcommissie inzake het voorstel 2e afwijkingenrapportage, TMPG 2025, financiële verordening, reserves en voorzieningen 2025 en het controleprotocol en normenen toetsingskader. Dit advies is opgesteld na bestudering van de voorliggende voorstellen, de beantwoording van onze vragen en de beraadslagingen binnen de Auditcommissie. Het overleg met de wethouder Financiën, teammanager financiën, raadsaccountant en ambtelijke ondersteuning heeft plaatsgevonden op 13 november jl. Ons doel is u te voorzien van een onafhankelijk (technisch) advies over de raadsvoorstellen en u te wijzen op de voornaamste risico’s en aandachtspunten die van belang zijn bij uw besluitvorming. 2e Afwijkingenrapportage 2025 De rapportage voldoet in opzet aan de vereisten uit de Financiële Verordening en het BBV. De gehanteerde rapportagegrens (€50.000) is correct toegepast en de verdeling tussen neutrale, incidentele en structurele mutaties is transparant uitgewerkt. We signaleren de volgende aandachtspunten: -
De omvang van de mutaties als gevolg van (mei- en september) circulaire is substantieel. Het is van belang om de onderbouwing van de raming van de algemene uitkering extra kritisch te blijven volgen om risico’s op afwijkingen te voorkomen;
-
Een aantal programma’s laten forse afwijkingen zien (o.a. Programma 5 Zorg, Programma 8 Openbare ruimte). Onduidelijk is waarom deze afwijkingen niet eerder hadden kunnen
GRF 005
worden voorzien. De interne beheersing achter deze begrotingsbeheersing verdient blijvende aandacht;
PAGINA 2
-
De prognose van het verwachte resultaat wordt helder weergegeven, maar het verdient aanbeveling om ook duidelijker te vermelden wat de impact is op de meerjarige structurele ruimte;
-
De leesbaarheid en duidelijkheid van het rapport blijft een onderwerp van gesprek. We missen een goede vorm waarin informatie gemakkelijk kan worden gelezen en begrepen. Een managementsamenvatting zou kunnen bijdragen aan het verbeteren van dit punt.
De Auditcommissie adviseert het voorstel vast te stellen en verzoekt het college bovenstaande verbeterpunten mee te nemen bij het opstellen van de volgende Afwijkingenrapportage. TMPG 2025 Het TMPG sluit aan bij de verplichtingen in BBV en de financiële verordening. We signaleren de volgende aandachtspunten: -
De verliesvoorziening is aanzienlijk gestegen. De verhoging van verliesvoorzieningen is correct en BBV-conform. Desalniettemin adviseren wij om scherper inzicht te geven, zodat de Raad bij grote projecten periodiek beeld krijgt in afwijkingen ten opzichte van eerdere kostramingen en risicoprofielen, ook buiten MPG/TMPG-cycli;
-
Verder heeft de Auditcommissie aandacht gevraagd voor strakkere sturing op verlieslatende projecten.
De Auditcommissie adviseert het voorstel vast te stellen, met nadruk op blijvende verbetering van risicoparagraaf en transparantie in ramingen. Financiële verordening 2025 De voorgestelde financiële verordening sluit aan bij de verplichtingen in de BBV met uitzondering van een aantal kleine technische onvolkomenheden, zie aandachtspunten. De aanpassing van de verantwoordingsgrens (2%) volgt de wettelijke lijn en is juist. We signaleren de volgende aandachtspunten: -
De regels rondom autorisatie van investeringskredieten zijn aangescherpt. Dit is een positieve ontwikkeling. Het is daarbij wel cruciaal dat de organisatie in staat is het meerjarig investeringsprogramma actueel te houden, zodat besluiten over kredietautorisatie gebaseerd zijn op volledige en actuele informatie;
-
De koppeling tussen MIP-cyclus en kredietautorisatie verdient aandacht in de uitvoering (risico op timing-issues);
-
De rechtmatigheidsverantwoording door college van B&W vraagt voldoende volwassen interne beheersing. Wij benadrukken dat tijdige implementatie van 2e en 3e lijn cruciaal is;
-
Wij adviseren om het voorstel conform bijlage 1. van dit schrijven aan te passen;
G25-001696
PAGINA 3
-
Tot slot merken wij op dat een verschuiving van bevoegdheden plaatsvindt richting het college, dit is opvallend maar in lijn met wet- en regelgeving.
De Auditcommissie adviseert het voorstel te amenderen o.b.v. bijgevoegde aanpassingsvoorstellen (zie bijlage) en geamendeerd vast te stellen. Beleidsnota Reserves en Voorzieningen 2025 De actualisatie is logisch en gewenst. De nota uit 2021 was verouderd. De verduidelijking rondom: reserves zonder bestedingsplan, maximale looptijd van investeringsreserves en aangepaste definitie van weerstandscapaciteit is technisch juist. We signaleren het volgende aandachtspunt: -
De overgangstermijn tot 2e afwijkingenrapportage 2026 is verklaarbaar, maar vereist een strak plan van aanpak door het college. Indien reserves niet worden gebruikt dienen deze conform vastgesteld beleid te vervallen. De Raad moet kunnen volgen welke reserves wanneer worden opgeschoond;
De Auditcommissie adviseert de nota vast te stellen, met het verzoek om zorgvuldige monitoring van de lopende reserves en jaarlijkse rapportage over reserve-actualiteit. Controleprotocol en normen- en toetsingskader 2025 Het controledocument is volledig en sluit correct aan op: de wijzigingen in het Bado (materialiteit 2%), de rechtmatigheidsverantwoording, de SiSa-verplichtingen en het BBV. Verder is de rapporteringstolerantie van €100.000 passend voor een gemeente van deze omvang. We adviseren het voorstel vast te stellen, met aandacht voor verdere professionalisering interne beheersing ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Met vriendelijke groet, de Auditcommissie Westland, Peter Duijsens, voorzitter Peter Voskamp Stefan Kester Janice de Jong Suzanne van Erven Ted van der Kleij, secretaris
G25-001696
PAGINA 4
Bi jlage 1. T ec hn ische aa npass ing art ikel en Financiële Ve rordening Zoals toegelicht is het voorliggende advies, zijn enkele tekstuele aanscherpingen in de Financiële verordening aan het licht gekomen nadat de stukken zijn vastgesteld door B&W. Wij adviseren de financiële verordening (en het raadsbesluit) als volgt te amenderen: I Artikel 11. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording 1. (….). 2. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten en/of onzekerheden) groter dan € 100.000 voor baten en lasten en € 100.000 voor investeringen nader toegelicht. Dient als volgt te worden aangepast: Artikel 11. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording 1. (….). 2. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 voor baten en lasten en € 100.000 voor investeringen nader toegelicht.
II Artikel 13. Begrotingscriterium 1.
(….)
2.
(….).
3.
(….
4.
Uitgangspunt is dat iedere overschrijding op de lasten als onrechtmatig wordt beschouwd, tenzij een van de volgende situaties zich voordoet: a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren op het autorisatieniveau zoals opgenomen in artikel 6 van de financiele verordening.
b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
c.
Er is sprake van een overschrijding op ene jaarschijf van een grondexploitatie die echter wel past binnen het totaal van de desbetreffende grondexploitatie.
d.
De overschrijding is tijdig, doch uiterlijk in de jaarrekening, toegelicht aan de raad.
e.
Er is sprake van een overschrijding die het gevolg is van onvoorziene omstandigheden, zoals een naheffing, waarvan het college ten tijde van het opstellen van de laatste tussenrapportage in het kalenderjaar niet op de hoogte was en ook niet op de hoogte behoorde te zijn.
f.
Bij grondexploitatieprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau G25-001696
PAGINA 5
van het totaal gevoteerde project. Een overschrijding van de jaarschijf, passend binnen het totale grondexploitatieproject, wordt daarmee als rechtmatig geschouwd. 5.
(….):
Dient als volgt te worden aangepast: Artikel 13. Begrotingscriterium 1.
(….)
2.
(….).
3.
(….).
4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren op het autorisatieniveau zoals opgenomen in artikel 6 van de financiele verordening.
b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
c.
Er is sprake van een overschrijding op ene jaarschijf van een grondexploitatie die echter wel past binnen het totaal van de desbetreffende grondexploitatie.
d.
De overschrijding is tijdig, doch uiterlijk in de jaarrekening, toegelicht aan de raad.
e.
Er is sprake van een overschrijding die het gevolg is van onvoorziene omstandigheden, zoals een naheffing, waarvan het college ten tijde van het opstellen van de laatste tussenrapportage in het kalenderjaar niet op de hoogte was en ook niet op de hoogte behoorde te zijn.
f.
Bij grondexploitatieprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde project. Een overschrijding van de jaarschijf, passend binnen het totale grondexploitatieproject, wordt daarmee als rechtmatig geschouwd.
5.
(….):
III Artikel 34. Interne controle 1.
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheerhandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
2.
(….).
Dient als volgt te worden aangepast: G25-001696
PAGINA 6
Artikel 34. Interne controle 1.
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheerhandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
2.
(…).
G25-001696