2.5) Schrijven college d.d. 18-02-21 inzake Effecten coronacrisis op de gemeentelijke organisatie (21-0057054)

GEMEENTE

Postadres: Postbus 1 50 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1 2672 TA Naaldwijk T 14 0174 F (0174) 673 600 E info@gemeentewestland nl I www gemeentewestland.nl

Aan de raad van de gemeente Westland

uw BRIEF

UW KENMERK

ZAAK-/PROJECTNR

CONTACTPERSOON

AFDELING/TEAM

A C. Spindler

Directie

ONDERWERP

DOCUMENTNR

BIJLAGE(N)

21-0057054

1

DOORKIESNUMMER

DATUM VERZONDEN

18 FEB 2021

Effecten coronacrisis op de gemeentelijke organisatie

Geachte leden van de gemeenteraad, Wij kijken met waardering terug op de wijze waarop onze medewerkers het afgelopen jaar de coronacrisis tegemoet zijn getreden. Direct na de eerste lockdown is een crisisorganisatie ingericht die zeer effectief is geweest in het opvangen van alle extra vragen en taken die plotseling op de gemeente afkwamen. Ook het omschakelen naar het thuiswerken leverde nauwelijks problemen op, omdat de organisatie qua ICT-voorzieningen hiervoor al goed gefaciliteerd was. Lastig was in het voorjaar de thuissituatie van medewerkers. Niet alle woningen zijn geschikt om met meerdere personen thuis te werken en in de periode dat de scholen waren gesloten vroeg de begeleiding van de kinderen extra aandacht. Desondanks bleef, naast het extra werk dat door de organisatie moest worden verzet, de productie van het reguliere werk redelijk op orde, of lukte het om de productie in de zomerperiode weer in te lopen. In de praktijk hadden medewerkers het werk zo ingericht dat zij in de avonduren en weekenden het werk deden waar zij overdag niet aan toe kwamen. Wel constateerden wij dat sommige medewerkers overbelast raakten, maar door het perspectief van de zomer, het feit dat corona redelijk onder controle leek en dat we na de vakantie weer deels op kantoor zouden kunnen werken, bleven de personele problemen beperkt. Inmiddels is de situatie zorgelijker.

Na de zomer werd de tweede golf een feit en sinds medio december zitten we in een strenge lockdown. De scholen en kinderopvang werden als gevolg daarvan gesloten1, waardoor de thuissituatie voor veel medewerkers aanzienlijk anders werd. Naast het thuiswerken moeten de ouders thuisonderwijs geven en de jongeren bezighouden. Privé en werk lopen daardoor continue door elkaar. Daar komt bij dat het, voor alle medewerkers die het afgelopen jaar in dienst zijn gekomen of extra zijn ingehuurd, moeilijk is goed ingewerkt te raken. Voor hen is het lastig de weg in de organisatie te vinden. We zien steeds vaker dat medewerkers uitvallen vanwege overbelasting als gevolg van een disbalans tussen werk en privé. Door deze situatie, maar ook door de grote hoeveelheid extra taken als gevolg van de pandemie, zien we vertraging optreden in (reguliere) werkzaamheden. 1 Vanaf 8 februari zijn de scholen pas deels weer opengegaan.

PAGINA 2

Deze vertraging wordt niet alleen veroorzaakt door interne problemen, maar we worden ook geconfronteerd met vertraging door externe factoren, zoals leveranciers en ketenpartners die niet kunnen leveren. En het zal u niet verbazen dat werkzaamheden waarbij participatie door bewoners of anderen van belang is, moeilijker doorgang kunnen vinden. Digitale oplossingen zijn er wel, maar deze zijn niet voor alle onderwerpen en doelgroepen even effectief. Het afgelopen jaar hebben we er alles aan gedaan om zowel de kwantiteit als de kwaliteit van het werk op peil te houden, maar door de lange duur van de crisis is dit niet altijd meer mogelijk. Met deze brief willen wij u informeren dat wij er niet aan ontkomen te temporiseren en prioriteren. Dat betekent dat we zeer waarschijnlijk onze ambities vanuit de begroting (enigszins) moeten bijstellen. De werkzaamheden die te maken hebben met de coronacrisis geven wij prioriteit, evenals de kritische werkprocessen in onze organisatie. Daarbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het ophalen van het afval, het verstrekken van identiteitsbewijzen en paspoorten, het verlenen van omgevingsvergunningen, het voorbereiden van de verkiezingen, het maken van de jaarrekening, de ICT-ondersteuning, de uitvoering van de Wmo, het verstrekken van bijstand, de schuldhulpverlening en het beheer van de begraafplaatsen.

Het is overigens niet uitgesloten dat de personele situatie ook de kritische processen zal gaan raken. Wij rekenen op uw begrip en medewerking voor de ontstane situatie. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Westland, burgemeester de bun de secretaris

A.C. Spindler

B.R. Arends