2.4a) update opvolging bevindingen accountant 2020 en voorgaande jaren (20-0338965)

Opvolging bevindingen /aandachtspunten accountant 2020

nr.

Proces/ Onderwerp Cluster / Advies

Opgenomen in stukken

Verwijzing

Ontwikkeling Impact uitbraak Corona

ML 2020

Hoofdtuk 2 - Otwikkeling Wij adviseren om een (concept) controleplan op te stellen van Het bovengenoemde advies wordt meegenomen in de afweging om tot een goede verantwoording - Corona beheersmaatregelen en controles en om dit controleplan voor te leggen aan het college van Westland. In dit plan wordt beschreven te komen. op welke wijze tijdens de aanvraag, het verstrekken van de uitkering en na beëindiging door Westland wordt gecontroleerd op rechtmatigheid. Om voldoende zekerheid te kunnen verkrijgen voor de jaarrekeningcontrole adviseren wij om integraal de signalen op te volgen vanuit de bestandsvergelijkingen met het inlichtingenbureau en de opvolging schriftelijk vast te leggen. Het inlichtingenbureau zal naar verwachting echter geen uitsluitsel bieden over de hoogte van de inkomsten uit onderneming en het urencriterium voor ondernemers zonder de zelfstandigenaftrek.

Ontwikkeling Bedrijfsvoering/ rechtmatigheidsvera Concerntaken ntwoording 2021

ML 2020

2.3. De wetswijziging onderstreept de verantwoordelijkheid en In 2021 willen wij met u een gezamenlijk traject door lopen om aan Rechtmatigheidsverantw aanspreekbaarheid van het college op deze wetswijziging te voldoen. oording 2021 rechtmatigheid. Daarnaast wil de overheid het gesprek over de rechtmatigheid verplaatsen richting het college en de raad. Op die manier kan de raad zijn controlerende rol beter invullen en is de accountant alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing. In de controleverklaring van de accountant vervalt het

Interne beheersing- Alle clusters inkoopproces

ML 2020

4.2. VIC EU-aanbesteding EU-aanbesteding Net zoals eerdere jaren geldt dat rechtmatigheidsfouten niet Geen reactie. gecorrigeerd kunnen worden. Wij signaleren dan ook een belangrijk aandachtspunt in de interne beheersing gericht op de naleving van

Interne beheersing- Alle clusters inkoopproces

ML 2020

4.4.2. Inkopen en aanbestedingen onder de EU grens

Alle clusters

i

2

3

4

Bevinding/Aandachtspunt

SMART Opvolging gemeente Westland

Inkopen en aanbestedingen onder de EU grens Het team Inkoop is ondersteunend aan het inkoopproces en in de De accountant raad aan om de inkopen via het team Inkoop te laten meeste gevallen vindt deze ondersteuning plaats. Dit resulteert in verlopen om de risico's op een lager bedrag aan onrechtmatigheid. onrechtmatigheid te verkleinen. Inkopen en aanbestedingen onder de EU grens (ML 2019) Een onderzoek als dit is een intensieve en tijdrovende klus. Wij beschikken niet over een inkoopsysteem om alle inkopen en Niet in alle gevallen vindt opdrachtverlening plaats door afdeling Inkoop. aanbestedingen onder de Eu grens (verplicht) langs inkoop te laten Wij adviseren de gemeente om inkopen die hoger dan C 30.000 zijn verlopen. Daarom zetten wij in op gedragsbeinvloeding door voor diensten en hoger dan C 150.000 zijn voor werken te regelmatig bij teams langs te gaan en de regels toe te lichten en hulp onderzoeken en te analyseren wat de reden is dat opdrachtverlening te bieden dmv formats e.d. niet via de afdeling Inkoop is gegaan. Uitkomsten uit deze analyse kunnen zijn dat de (interne) mandaatregeling niet is nageleefd.

Interne beheersing- Dienstverlening Sociaal domein

ML 2020 ML 2019

5.1. Sociaal domein

Een aantal zorgaanbieders zit qua omzet onder het grensbedrag Sociaal domein Het is bekend dat in voorgaande jaren veel gemeenten pas zeer laat waarvoor zij een verklaring over de geleverde zorg dienen in te het jaarrekeningtraject konden afronden en dat niet elke gemeente leveren bij de accountant. Deze kleine aanbieders zijn niet bij de accountant in beeld, waardoor de accountant ook geen uitspraak kan een goedkeurende controleverklaring heeft gekregen bij de jaarrekening voor getrouwheid en rechtmatigheid. Een groot deel doen over de rechtmatigheid van de besteding. van de problemen die zich voordeden ligt bij de PGB-verantwoording Om de onzekerheid van de kleine aanbieders omlaag te brengen, van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en de verantwoordingen van wordt in de beschikking opgenomen dat een cliënt de gemeente informeert als de activiteiten uit het zorgplan niet of onvoldoende de zorgaanbieders inzake de Jeugdwet. Het is wederom de vraag of de SVB over 2020 een goedkeurende worden geleverd. De gemeente kan op die signalen verder actie controleverklaring aan Westland verwacht te verstrekken ten ondernemen. aanzien van de uitgaven Wmo en Jeugdwet.

Het is daarom van Een eventuele verdere oplossing kan net zoals bij de pgb-kosten zijn belang dat u als gemeente zelf prioriteit geeft aan het plannen en om bij cliënten van deze zorgaanbieders steekproeven te nemen om uitvoeren van die werkzaamheden die nodig zijn om de zo te bepalen of de zorg daadwerkelijk geleverd is. rechtmatigheid (inclusief prestatielevering) van de zorgkosten zoveel

Interne beheersing- Dienstverlening Sociaal domein

ML 2019

4.4.3. Sociaal domein

Participatie 8i Wmo Over het jaar 2020 heeft er binnen de Wmo vooraftoetsing plaats Wij hebben diverse gesprekken gevoerd en wij constateren dat de gevonden in plaats van steekproef. afdelingen zelf werkprocesbeschrijvingen hebben opgesteld. Conform de aanbeveling accountant is er meer aandacht besteed aan Daarnaast is waarneembaar dat er gedurende het jaar interne zowel nieuwe pgb toekenningen als de monitor prestatiegerichte Pgb's. (dat geldt overigens ook voor ZIN) Heronderzoeken Pgb's zijn controle wordt uitgevoerd met als doel om vast te stellen dat de medewerkers in de lijn de juiste conclusies hebben getrokken. Hierbij als volgt uitgevoerd. worden de steekproeven geselecteerd op basis van de aanvragen. - Er wordt (in het geval van prestatiegerichte begeleiding) een Wij adviseren om ook de juistheid van de kosten en de evaluatieverslag opgevraagd bij de zorgverlener over het verloop van prestatielevering bij PGB cliënten mee te nemen in deze controle. de geleverde ondersteuning. Aan de hand van dit verslag wordt een Een voorbeeld daarvan is het uitvoeren van 'keukentafelgesprekken'. (keukentafel) gesprek ingepland met client en aanbieder om de Met de zorgontvanger wordt in dat geval besproken welke zorg is geleverde ondersteuning en de kwaliteit daarvan te bespreken. Dit geleverd en van welk (kwaliteits)niveau dat is.

aan de hand van de resultaatgerichte doelen die bij aanvang ondersteuning zijn opgesteld. Het monitoronderzoek inclusief de daarbij horende conclusie wordt vastgelegd in een monitor verslag. - Er wordt aanvullend door de consulent contact opgenomen met de collega's van het pgb portaal en info gevraagd of client pgb vaardig is gebleken en of de tariefstelling informele danwel formele zorg juist is toegekend. (aan de hand van de kwaliteitseisen zoals deze aanvullend zijn opgenomen in de beleidsregels 2020)

5

6

Interne beheersing- Dienstverlening Sociaal domein

ML 2019

4.4.3. Sociaal domein

Interne beheersing- Dienstverlening Burgerzaken

ML 2019

Interne beheersing- Ruimte WABO

ML 2019

4.4.4. Leges burgerzaken Burgerzaken Ook in 2020 is de volledigheid van de opbrengsten leges burgerzaken Door de gemeente werd in voorgaande jaren door middel van de niet vastgesteld. geldgoederenbeweging de volledigheid van de opbrengsten leges burgerzaken vastgesteld. Omdat dit een arbeidsintensieve controle betreft en er weinig tot geen verschillen uitkwamen, is de gemeente hiermee gestopt. De geldgoederenbeweging is echter een belangrijke stap in het nrocps. Wii adviseren u om deze controle weer in te voeren. Omgevingsvergunningen 4.4.5. Leges Ter verantwoording in de administratie zal het zichtbaar vastleggen omgevingsvergunningen De aanvrager van de omgevingsvergunning noemt in de aanvraag de van de controle op de opgegeven bouwkosten in 2021 via het totale geraamde bouwkosten en de gemeente toetst deze raming op reguliere procesonderhoud worden geimplementeerd. Gezocht zal basis van de door de gemeente gehanteerde bouwnormen daarbij worden naar een manier waarbij de vastlegging ter vervolgens op aannemelijkheid. De toets door de gemeente op de verantwoording als waarborg voor volledige inning kan worden ingediende raming wordt echter niet altijd zichtbaar vastgelegd. verkgregen zonder een grote inbreuk te maken op de bestaande Om te waarborgen dat de omgevingsvergunningen volledig worden proceshandelingen.

geïnd door de gemeente en volledig worden verantwoord in de administratie adviseren wij voorafgaand aan iedere aanvraag voor een omgevingsvergunning de herberekening van de bouwsom ook zichtbaar vast te leggen, zodat achteraf vastgesteld kan worden dat de opbrengsten uit omgevingsvergunningen juist en volledig zijn.

6

7

8

Tav nieuwe meldingen waarbij de conclusie is dat een Pgb gewenst is ontvangt client een leeg budgetplan. Dit betreft een nieuw ontwikkeld en uitgebreider budgetplan waarin client beter wordt geïnformeerd over de eisen die gesteld worden aan een pgb en de kwaliteitseisen die van toepassing zijn om voor een informeel danwel formeel tarief in aanmerking te komen. Client vult dit budgetplan voorafgaande aan de aanvraag in, ondermeer wie beheert het pgb, client of diens vertegenwoordiger, wie wordt ingehuurd van het Pgb om te bepalen of dit een formele danwel informele hulpverlener is, hoe client van plan is de resultaten te gaan halen etc. Na binnenkomst van het budgetplan bij de gemeente volgt een tweede gesprek met een medewerker van het Pgb team. Dit ter definitieve beoordeling over pgb vaardigheid, welk tarief moet worden toegekend en ondersteuning bij het gebruik van het pgb portaal. Na binnenkomst advies pgb team wordt bij geen bijzonderheden een beschikking verstrekt. Afhankelijk van de te behalen doelen in combinatie met uiterlijke monitortermijnen vanuit beleidsregels wordt een heronderzoek ingepland om het resultaat te evalueren. (zie alinea hierboven)

Subsidiebaten en Bedrijfsvoering subsidieverstrekking en

ML 2019

4.4.7. Status overige werkzaamheden

Interne beheersing

ML 2019

4.5. Actualiseren van de Actualiseren van de AO/IB V.w.b. subsidie zie reactie bij nr.15. AO/IB Wij herhalen onze bevindingen dat de kwaliteit van de procesbeschrijvingen nog steeds verschilt per proces en nog niet alle STATUS per heden beschrijvingen voldoen, vooral doordat de relevante interne voor taakveld FAI ; De evaluatie Facturen heeft plaatsgevonden. beheersingsmaatregelen ontbreken voor het afdekken van de Nagenoeg alle financiele processen zijn beschreven. Verder belangrijke (financiële) risico's. Regelmatig zijn hierdoor interne verbeteren van de AO omschrijvingen van de financiele proces beheersmaatregelen waarop de IC en de VIC zouden moeten toetsen beschrijvingen is een contunue bedrijfsvoeringsproces bij taakveld niet bepaald en wordt hierop niet getoetst. Wij adviseren u nogmaals FAI. Momenteel aandacht voor de Fiscale proces beschrijvingen. om procesbeschrijvingen op te stellen en om de kwaliteit van de opgestelde procesbeschrijvingen verder te verbeteren en deze periodiek jaarlijks te actualiseren.

9

Alle clusters

10

Subsidiebaten en subsidieverstrekkingen De zichtbare aansluiting tussen het subsidieregister (baten) en subsidieadministratie (lasten) en de financiële administratie hebben wij nog niet van de gemeente ontvangen. Met de gemeente is afgesproken dat deze zichtbare aansluiting gelijktijdig met de controles over de laatste twee maanden van 2019 aangeleverd wordt.

ML 2018 De kwaliteit van de procesbeschrijvingen verschilt echter nog per proces, nog niet alle beschrijvingen voldoen, vooral doordat nog regelmatig de échte belangrijke interne beheersingsmaatregelen ontbreken voor het afdekken van de belangrijke (financiële) risico's.

Interne beheersing

Bedrijfsvoering

ML 2019

4.6. Toetsingskader rechtmatigheid

In Q1 2021 krijgt de gemeente de beschikking over een subsidiemodule waarin op een eenvoudige manier de aansluiting tussen subsidiebeschikkingen en de financiele administratie kan worden gemaakt. Tot die tijd gebeurt dat handmatig. Dit geldt ook voor het subsidieregister. Naar verwachting zal in het najaar 2020 door het DT worden besloten dat via het OPEX-traject het subsidietraject tegen het licht wordt gehouden. Dit inclusief de verordeningen en beleidsregels.

In de VIC's (Treasury, EU aanbesteding, Personeel) zijn procesbeschrijvingen aangeleverd. Daarnaast is project OPEX Operational Excellence - Processen Optimaliseren van start gegaan. De processen factuurbetaling en urgentieverklaring zijn als pilot gestart en afgerond. Begin 2020 zal een evaluatie hierover plaatsvinden.In 2019 zijn nagenoeg alle financiele processen (FAI) beschreven en geactualiseerd. STATUS per heden

Toetsingskader rechtmatigheid Toetsingskader is geactualiseerd en zijn in de werkprogramma's van verbijzonderde controle team verwerkt. Wij adviseren u te bewaken dat het toetsingskader volledig is met alle relevante voorwaarden en om het toetsingskader te vertalen naar de interne controle, zodanig dat hierop gedurende het jaar per proces op wordt getoetst. Hiermee kan Westland (zichtbaar) vaststellen dat aan alle relevante (financiële) bepalingen van de externe wet- en regelgeving uit het normenkader wordt voldaan.

11 ML en accountantsverslag 2018 Het normenkader en het daarvan afgeleide Begin van dit jaar heeft Westland het toetsingskader geactualiseerd. toetsingskader is vastgesteld door het DT. Het Wij constateren dat de interne en externe wet- en regelgeving hierin normenkader zal in januari door de Raad worden vastgesteld. STATUS per heden is opgenomen, maar dat de kwaliteit van het toetsingskader moet worden verbeterd.

Interne beheersing Grondexploitatie

12

Ruimte

Accountantsversla 5.1. Grondontwikkeling g 2019

Ramingen Grondexploitatie Meerdere grondexploitaties bevatten omvangrijke ramingen van Mede naar aanleiding van een eerdere accountantsaanbeveling kosten en opbrengsten. Voor een aantal van deze ramingen zijn de worden alle ramingen binnen de grondexploitaties eens per 2 jaar opnieuw tegen het licht worden gehouden. Dit geldt voor verwachte kosten en opbrengsten nog normatief bepaald. Een deel van de ramingen is (nog) niet nader onderbouwd en bestaat uit schattingen investeringen in de nabije toekomst, maar ook voor investeringen en ramingen die geactualiseerd moeten worden. Het college en de verder in de tijd. Hierbij geldt dat, naarmate de investering dichterbij raad (h)erkennen dat het zo goed mogelijk schatten van uitkomsten komt, ramingen gedetailleerder worden gemaakt en daar waar nodig onzekerheden met zich meebrengt, doch is van mening dat de de bedragen in de GREX worden bijgesteld. In de praktijk blijven de ramingen en scenario's naar dit moment de beste inschattingen zijn. ramingen welke verder in de tijd gepland staan, gebaseerd op Wij adviseren de ramingen in de grondexploitatieberekeningen kentallen. Dat is op zich prima echter, ook de kentallen dienen altijd steeds verder te verfijnen en waar mogelijk nader te onderbouwen kritisch beschouwd te worden. In het eerst volgend MPG zal dit weer en te actualiseren.

een specifiek punt van aandacht zijn (met eventueel nieuwe De kwaliteit van de risicoanalyses valt of staat met de (schriftelijke) inzichten, nieuwe normbedragen, etc.) onderbouwing van de uitgangspunten om te komen tot een inschatting van risicopercentages en grondslagen. Een kleine Risicoanalyse afwijking in een risicopercentage of een grondslag kan al snel een In het komende MPG zal meer inzicht worden gegeven in de wijze groot effect hebben op de risicoraming (kwantitatief). Wij merken op waarop de hoogte van het financiële risico in de grondexploitaties is dat de risicoanalyses meer uniform en toegankelijker onderbouwd bepaald. Het streven is een uniforme werkwijze, in de praktijk zal zijn, echter op onderdelen nog beter kunnen worden onderbouwd enl toch elk project specifiek beschouwd worden maar beter gedocumenteerd. onderbouwd in het komende MPG naar voren komen. ML en accountantsverslag 2018 Wij hebben nog de volgende bevindingen; een aantal bevindingen uit 2017 is opgepakt. - Een cluster binnen Westland stelt voor meerdere grondexploitatieprojecten ramingen op voor kosten en opbrengsten. Westland toetst deze intern opgestelde ramingen globaal op kwaliteit, betrouwbaarheid en actualiteit. Ook toetst Westland globaal dat de gehanteerde uitgangspunten aansluiten op de brede uitgangspunten van Westland Hierdoor worden de opgestelde

Interne beheersing - Dienstverlening Verbonden partijen

Het voornemen is de deelneming Juliahof VOF eind 2020 te 5.2. Verbonden partijen Verbonden partijen liquideren. Op dat moment zijn alle werkzaamheden betrekking Juliahof hebbende op de ontwikkeling van het project Juliahof afgerond. De Een aandachtspunt dat wij noemen is de omvang van de nog te bevinding ! aandachtspunt 2019 m.b.t. deze deelneming is daarmee maken gemeentelijke plankosten voor drie verbonden partijen. Onderdeel van de risicoanalyse die Westland opstelt per verbonden niet meer relevant. Dit geldt zowel voor het onderdeel gemeentelijke partij is een raming voor deze plankosten. Wij constateren dat de plankosten als voor het onderdeel gevolgen Coronavirus. onderbouwing van deze inschatting beschikbaar is, echter adequater onderbouwd kan worden. Wij vragen uw aandacht voor een betrouwbare berekening van de nog te maken gemeentelijke plankosten. De mogelijke gevolgen van de uitbraak van het Coronavirus zijn niet verwerkt in de actualisatie van de grondexploitaties en zijn (vanzelfsprekend) niet verwerkt in het geactualiseerde en vastgestelde MPG 2020-2023. Westland heeft de projectresultaten beoordeeld en heeft scenarioberekeningen uitgevoerd.

Hoewel de ontwikkelingen ten aanzien van de Coronacrisis onzekerheden met zich meebrengen, concludeert Westland dat deze omstandigheden naar verwachting nauwelijks gevolgen hebben voor de projectramingen en de waardering van de grondexploitaties en de verbonden partijen geen materiële gevolgen voor de schattingen en uitkomsten voor het vermogen en resultaat van Westland. In de toelichting op de balans

13

Interne beheersing - Dienstverlening Sociaal Domein

14

5.3. Sociaal domein

Jeugd hulp Deze situatie zal in 2020 niet anders zijn dan in 2019.G22 Uit de verantwoording van H-10 blijkt dat er voor Westland circa C 20,9 miljoen aan jeugdhulp is ingekocht door het inkoopbureau. Uit de beoordeling van de GAD blijkt dat er van dit bedrag circa C 20,3 miljoen onderbouwd kan worden met een controleverklaring door de aanbieders. Het verschil tussen de beide bedragen wordt met name veroorzaakt doordat voor kleinere zorgaanbieders volstaan wordt met een productieverantwoording voorzien van een bestuursverklaring. Declaraties worden weliswaar getoetst aan de afgegeven beschikking, maar dit geeft echter geen zekerheid over de prestatielevering. Er is daarom voor een bedrag van C 492.000 uitgaven Jeugd aangemerkt als onzeker voor getrouwheid en daardoor ook voor rechtmatigheid.

Interne beheersing - Dienstverlening PGB

PGB 's Westland steunt met name op ingebouwde controles in het PGB Portaal, echter is er geen controleverklaring aanwezig omtrent de werking van de controles binnen de genoemde applicatie. Daarnaast heeft Westland geen werkzaamheden uitgevoerd om de prestatielevering van de bestedingen vast te stellen. Om deze redenen is, net als voorgaande jaren, de gehele PGB massa aangemerkt als onzeker. Voor 2019 bedraagt de onzekerheid C3,9 miljoen voor rechtmatigheid.

15

Interne beheersing - Dienstverlening WMO

16

Accountantsversla g 2019

Declaraties worden weliswaar getoetst aan de afgegeven beschikking, maar dit geeft echter geen zekerheid over de prestatielevering. Er is daarom voor een bedrag van C1,3 miljoen uitgaven Jeugd aangemerkt als onzeker voor getrouwheid en daardoor ook voor rechtmatigheid. De uitgaven van de persoonsgebonden budgetten (PGB) zijn onzeker vanwege een niet goedkeurende verklaring van de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Opgemerkt wordt dat door de SVB geen controles worden uitgevoerd op prestatielevering. Tevens kan het afkeurend oordeel bij de verantwoording van de SVB over 2018 niet een-op-een worden vertaald naar individuele gemeenten ML: Het is van belang dat u als gemeente zelf prioriteit geeft aan het plannen en uitvoeren van die werkzaamheden die nodig zijn om de Wmo Om de onzekerheid van de kleine aanbieders omlaag te brengen, Zorgaanbieders die Wmo-begeleiding en hulp bij huishouding wordt in de beschikking opgenomen dat een cliënt de gemeente aanbieden, moeten jaarlijks een productieverklaring indienen waarin informeert als de activiteiten uit het zorgplan niet of onvoldoende zij verantwoording afleggen over de geleverde zorg bij de financier. worden geleverd. De gemeente kan op die signalen verder actie Afhankelijk van de omvang van de geleverde zorg moeten de ondernemen.

Een eventuele verdere oplossing kan net zoals bij de zorgaanbieders hier een bestuurdersverklaring of controleverklaring pgb-kosten zijn om bij cliënten van deze zorgaanbieders bij verstrekken. Door een aantal zorgaanbieders is nog geen steekproeven te nemen om zo te bepalen of de zorg daadwerkelijk productieverklaring opgeleverd voor een bedrag van in totaal geleverd is. afgerond C 444.000. Wij merken de verantwoorde zorguitgaven van deze aanbieders voor dit bedrag daarom aan als onzeker voor getrouwheid en rechtmatigheid. Aandachtspunten voor Westland zijn het toetsen van de rechtmatigheid van de verstrekte zorg en de periodieke informatievoorziening. Deze aandachtspunten passen in het landelijke beeld bij andere gemeenten. De procesbeschrijvingen WMO zijn geactualiseerd. Wat is de status Accountantsverslag 2018 van de overige aandachtspunten ? Aandachtspunten zijn het actualiseren van procesbeschrijvingen, het toetsen van de rechtmatigheid van de verstrekte zorg en de periodieke informatievoorziening. Deze aandachtspunten passen in het landelijke beeld bij andere gemeenten.

Voorziening pensioen wethouders

Bedrijfsvoering

Accountantsversla 5.5. Voorzieningen g 2019

1) Visma idella maakt jaarlijks de berekeningen, zij worden als specialist ingehuurd om de werkzaamheden te verrichten; 2) De gemeente gaat jaarlijks aan de hand van de actuele uitgangspunten die door het ministerie van Binnenlandse worden opgesteld na of deze zijn toegepast bij het maken van de berekeningen; 3) De actuariële berekeningen worden ook beoordeeld door een collega van Treasury; 4) De gemeente draagt zorg voor de aanmelding van (voormalig) wethouders; 5) De gemeente gaat jaarlijks na of de lijst met (voormalig) wethouders actueel is; 6) De gemeente maakt een vergelijking tussen de voorziening van het voorgaande jaar en het huidige jaar; Accountantsverslag 2018 7) Belangrijke afwijkingen tussen vorig en huidig jaar worden door de Wij adviseren u om de volgende beheersingsmaatregelen te nemen: gemeente per wethouder in beeld gebracht en verklaard. - jaarlijks controle van de actuariële uitgangspunten; 8) Alle werkzaamheden worden vastgelegd in documenten, deze zijn - jaarlijks de juistheid van een actuariële berekening controleren; voor 2019 vooralsnog opgeslagen onder: - voor belangrijke wijzigingen in de actuariële berekening per G:\BAS.FC\Gebruikers FC\John S\Voorzieningen\Pensioenen medewerker een Wethouders plausibele verklaring documenteren. O.b.v. de opmerking uit AC 2019 aandachtspunt 2018 is onvoldoende opgepakt.

Accountantsversla g 2019

Voor alle gebouwen is (door een onafhankelijke adviseur) een 0Voorzieningen voor groot onderhoud Voor een aantal objecten waarvoor een dotatie is opgenomen in de meting uitgevoerd, waarna de onderhoudsbehoefte voor de voorziening is nog onzeker of deze kosten daadwerkelijk gemaakt instandhouding van de gebouwen voor een periode van 20 jaar zullen worden. De bestemming van deze activa is nog onzeker. technische en financieel in kaart in gebracht. De beheerplannen zijn Zodoende zijn de kosten uit voorzichtigheid meegenomen in de hiermee geactualiseerd. Het voorziening verloop is inzichtelijk. dotatie. Ons is gemeld dat wordt geïnventariseerd wat de onderhoudsbehoefte is van deze objecten ten behoeve van de drie genoemde punten. Wij adviseren om de beheersplannen te actualiseren. O.b.v. de opmerking uit AC 2019 aandachtspunt is onvoldoende Wij hebben begrepen dat Westland op dit moment aan de actualisatie van werkt op basis van de 0-meting en hiermee rekening opgepakt. houdt met bovenstaande drie aandachtspunten.

17

Jaarrekening -groot Ruimte onderhoud

18

Voorziening pensioen wethouders Voor deze actuariële berekening maakt Westland gebruik van een serviceorganisatie die hierin gespecialiseerd is. Op dit moment steunt de organisatie volledig op de werkzaamheden door deze serviceorganisatie. Hoewel Westland ervoor kiest juist hiervoor een gespecialiseerde organisatie in te schakelen, merken wij op dat de verantwoordelijkheid bij Westland blijft voor de juistheid en volledigheid van de pensioenvoorziening. Wij adviseren om de volgende beheersingsmaatregelen te nemen: - jaarlijks controle van de actuariële uitgangspunten; - jaarlijks de juistheid van een actuariële berekening controleren; - voor belangrijke wijzigingen in de actuariële berekening per wethouder een plausibele verklaring documenteren.

Accountantsverslag 2018 Wij hebben begrepen dat Westland op dit moment aan de actualisatie van een aantal beheerplannen werkt en hiermee rekening houdt met drie aandachtspunten, t.w. beheerplannen zijn actueel, financieel getoetst en sluiten aan met voorzieningverloop

Sociaal Domein

Dienstverlening

ML 2020

19

Participatiewet Participatiewet 1) De accountant constateert dat er geen controle plaats vind op de 1) Wij nemen het advies van de accountant over beschikking door een tweede medewerker van Westland voordat 2) Aanpak conform aanbeveling en wij zorgen voor formalisering van deze wordt verzonden. Hierdoor bestaat het risico dat de beschikking de controles om achteraf rechtmatigheid vast te stellen. 3) Wij nemen het advies om een controleplan op te stellen over bij onterecht is verzonden/niet conform de rapportage van de inkomensconsulent is en dat een bijdrage onrechtmatig wordt verdere verbetering van de beheersing binnen het Sociale Domein verleend. 2) De accountant constateert dat de controles om achteraf de Jeugd rechtmat igheid vast te stellen nog niet zijn geformaliseerd. In navolging op het advies onderzoeken we op welke wijze we 3) De accountant constateert dat een werkomschrijving van het hieraan invulling kunnen geven. proces is opgesteld zonder controleplan. PGB Jeugd Wij nemen het advies van de accountant overvom stappen te zetten De accountant adviseert om afspraken te maken over de mate van en nemen de aanbevelingen mee in de interne controle. verantwoording door het SKT en de toetsing van haar accountant om dubbel werk te voorkomen. Persoonsgebonden budget (pgb) De accountant adviseert om nadere controles uit te voeren op de

Burgerzaken

Dienstverlening

ML 2020

Leges burgerzaken 1) De accountant adviseert om de controle op de geldgoederebbeweging in te voeren. 2) De accountant adviseert om een aansluiting te maken tussen de

1) In navolging op dit advies vindt momenteel onderzoek plaats op welke wijze hieraan invulling kan worden gegeven. 2) Wij nemen het advies van de accountant over .

ML 2020

Omgevingsvergunning De accountant adviseert om voorafgaand aan iedere aanvraag voor een omgevingsvergunning de herberekening van de bouwsom

In navolging op het advies van de management letter wordt dit punt gelijktijdig met de invoering van de nieuwe omgevingsvergunning (ingangsdatum 1 januar i 2022) opgepakt.

ML 2020

Wij nemen het advies van de accountant over en nemen de Investeringen De accountant benadruk t het belang dat de VIC een analyse uitvoert aanbevelingmee in het VIC-plan 2021. op de correcte registratie van investeringen op de FCL's en daarmee

Subsidiebaten en Dienstverlening subsidieverstrekking 23 en

ML 2020

Subsidieverstrekkingen Om de aansluiting en monitoring van de subsidieverstrekkingen te bevorderen, adviseert de accountant om onderzoek te doen een volwaardige subsidieadministratie.

gemeentelijke 24 belastingen

ML 2020

Wij nemen dit advies mee bij het opleveren van de Gemeentelijke belastingen De accountant verwacht een zichtbare aansluiting tussen de jaarrekeningstukken. Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG) en KEY2Belastingen

20

Omgevingsvergunni Ruimte 21 ng Investeringen

Alle clusters

22

bedrijfsvoering

Wij nemen het advies van de accountant nog niet over .