2.4) Schrijven college d.d. 18-03-21 inzake rapportage inkoop 2020 (21-0065710)

GEMEENTE WESTLAND

Postadres: Postbus 1 50 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1 2672 TA Naaldwijk T 14 0174

Aan de raad van de gemeente Westland

F (01 74) 673 600 E info@gemeentewestland nl I

UW BRIEF

UW KENMERK

ZAAK-/P RO J ECTN R

www.gemeentewestland nl

DOCUMENTNR

Bi JLAGE(N)

21-0065710

1 DATUM VERZONDEN

CONTACTPERSOON

AFDELING/TEAM

DOORKIESNUMMER

A Prins

Bedrijfsvoering

(0174) 67 3333

18 MRĩ

ONDERWERP

Rapportage inkoop 2020

Geachte raad, In juli 2019 heeft de raad het vernieuwde inkoopbeleid van de gemeente Westland vastgesteld. Onderdeel van dit beleid is dat het college u twee keer per jaar rapporteert over de realisatie van de meetbare doelstellingen. Hierbij ontvangt u de rapportage over het jaar 2020. De rapportage betreft alle inkopen met een waarde groter dan 6 30.000 en enkele inkopen met een lagere waarde waarbij het centrale inkoopteam ook betrokken is geweest. Overzicht inkoopprocedures, SROI, milieueisen, milieu-gunningscriteria en gunningscriteria op het gebied van circulariteit. In deze periode zijn inkopen uitgevoerd met een totale waarde van 6 105.600.000. Hiervan is ^9.036.000 ingekocht bij lokale ondernemers. (90/)) De hoge inkoopwaarde en het relatief lage aandeel van lokale ondernemers is met name veroorzaakt door de collectieve Europese aanbesteding van leerlingenvervoer, jeugdwetvervoer en WMO hulpmiddelen, alsmede de aanbesteding van raamovereenkomsten voor de inhuur van technisch personeel die een hoge waarde vertegenwoordigen en die niet door lokale ondernemers is gewonnen. In onderstaand overzicht is te zien hoeveel van welk soort inkoopprocedure het betrof en welke andere doelstellingen hierin zijn meegenomen. enkelvoudige aanbesteding

18

meervoudig onderhandse aanbestedingen

30

nationale aanbestedingen

1

Europese aanbestedingen

22

Inbesteding verbonden partij

1

totaal aantal afgeronde inkooptrajecten

72

met milieueisen toegepast

28

met milieucriteria toegepast

4

Met circulariteitscriteria toegepast

5

met SROI toegepast

17

Stimuleren lokale economie Bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen kunnen (lokale) partijen zelfstandig door de gemeente Westland worden uitgenodigd. In deze periode zijn er 48 van dat soort aanbestedingen uitgevoerd. In 15 van die gevallen zijn er 1 of meerdere lokale partijen benaderd voor het uitbrengen van een offerte. Totaal zijn er 32 lokale partijen benaderd om een offerte uit te brengen. In die gevallen dat er geen lokale partijen zijn benaderd om een offerte uit te brengen waren er geen (geschikte) lokale ondernemers bekend. Dit was bijvoorbeeld het geval bij aanbestedingen voor het vernieuwen van de roeden van de molen in Monster, de aanschaf van een parkeerrouteinformatiesysteem en het inkopen van diverse specialistische opleidingen waaronder strategisch omgevingsmanagement. Er hebben zich in totaal 17 nieuwe bedrijven aangemeld voor de database lokale ondernemers, waarmee het totale aantal ingeschreven ondernemers is gekomen op 234. Inkopen met een waarde lager dan C 30.000 worden niet door het centrale inkoopteam behandeld. Ook hierin zit een belangrijk deel inkoopomzet bij lokale ondernemers. Om een completer beeld te geven van de totale hoeveelheid inkopen bij lokale ondernemers is dit onderzocht op basis van de alle inkoopgerelateerde betalingen aan lokale ondernemers. Uit dit onderzoek is gebleken dat ca.

29y0 (C 28.000.000) van de totale waarde van inkoopgerelateerde betalingen is verricht aan lokale ondernemers. Het percentage lokale inkopen is bij kleinere opdrachten dus aanzienlijk hoger dan bij grotere opdrachten. SROI-verplichtingen en controles Sinds 1 januari 2019 werken wij met een systeem, dat door Patijnenburg is aangeschaft voor de registratie van SROI. In dit voor ondernemers gratis online systeem rapporteert de ondernemer hoe hij invulling heeft gegeven aan zijn SROI verplichting. Het Werkgeversservicepunt (voorts WSP), onderdeel van Patijnenburg, monitort of de gegevens tijdig ingevoerd worden. Maandelijks vindt overleg plaats, waarin het WSP-team Inkoop informeert over de stand van zaken. Bij nietnakoming neemt team Inkoop contact op met de vakafdeling om acties richting de ondernemer af te stemmen, zodat deze alsnog zijn SROI verplichting nakomt. Deze samenwerking met het WSP en deze aanpak hebben er toe geleid dat het zicht op de wijze waarop ondernemers invulling geven aan de SROI verplichtingen sterk is verbeterd. De voor de nog resterende contractperiodes openstaande SROI-verplichting is per ultimo december 2020 C 14.347.000. Dit bedrag is relatief hoog omdat sommige contracten (zoals het contract met De Groene Schakel voor de exploitatie van de gebouwen) een lange looptijd hebben.

De volgende waarde aan SROI is gerealiseerd en bij controle akkoord bevonden C 2.642.000. Mede door gebruik van het registratie systeem zijn wij beter in staat om de resultaten van de SROI verplichtingen in bedragen in beeld te brengen. Afwijken van het inkoopbeleid. In deze periode zijn er geen kwesties geweest waarvoor aan het college toestemming is gevraagd om af te wijken van het inkoopbeleid. Naar aanleiding van de door de accountant in 2019 geconstateerde 19 gevallen van onrechtmatigheid met een totale waarde van ca. C 1.406.000,- is door de verschillende verantwoordelijke afdelingen actie genomen. Dit heeft er in geresulteerd dat 13 van die gevallen van onrechtmatigheid zijn beëindigd in 2020. Voor de overige 6 gevallen duurt de onrechtmatigheid nog voort bijvoorbeeld omdat het contract nog niet beëindigd kon worden of omdat de vervangende aanbesteding nog niet voltooid is. Over de in het jaar 2020 nieuwe geconstateerde onrechtmatigheden wordt na de jaarcontrole door de accountant gerapporteerd.

GEMEENTE WESTLAND

Rechtszaken In 2020 is er drie keer een kort geding aangespannen tegen de gemeente Westland over inkoopkwesties. Het betreft de volgende kwesties: »

Kort geding inzake de aanbesteding van gymmaterialen De inschrijving van de winnende partij wordt betwist. Er zou sprake zijn van een manipulatieve, irreële of abnormaal lage inschrijving. De ingediende prijzen zouden niet kostendekkend zijn en niet marktconform.

«

Kort geding inzake de aanbesteding van de inhuur van technisch personeel Een inschrijver betwist de uitvoerbaarheid van de SROI-verlichting van de winnende partij.

«

Kort geding inzake de collectieve aanbesteding van leerlingenvervoer De overeenkomst met de winnaar van de aanbesteding van 2 percelen is door de gemeente

ontbonden omdat de partij geen gestand kon doen aan de eigen inschrijving. De gemeente is in het gelijk gesteld bij alle bovengenoemde kwesties. Bij de laatstgenoemde kwestie is Hoger Beroep ingesteld. Ook daarbij is de gemeente in het gelijk gesteld. Impact Corona-maatregelen Als gevolg van de Corona-maatregelen hebben enkele aanbestedingstrajecten vertraging opgelopen, bijvoorbeeld doordat presentaties, die een rol spelen bij de beoordeling, niet door konden gaan in de eerste lockdown-periode. Daarnaast zijn enkele spoedeisende inkooptrajecten enigszins afwijkend uitgevoerd, bijvoorbeeld de inhuur van extra capaciteit om de TOZOregelingen uit te voeren.

Hoogachtend,

id, é^Bfecretaris,

A.C. Spindler

,t

dfi p urgemeester,

B.R. Arends