2.4) Schrijven college d.d. 14-01-21 inzake Managementletter 2020 (20-0330495)

GEMEENTE Postadres: Postbus 1 50 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1 2672 TA Naaldwijk T 14 0174 F (01 74) 673 600 E info@gemeentewestland.nl I www gemeentewestland nl

Aan de raad van de gemeente Westland

uw BRIEF

UW KENMERK

ZAAK-/PROJECTNR

DOCUMENTNR

BIJLAGE(N)

20-0330495

3 DATUM VERZONDEN

CONTACTPERSOON

CLUSTER

TELEFOONNUMMER

D Blagdan

Bedrijfsvoering

(0174) 672 523

ONDERWERP

1 4 JAN 2021

Managementletter interim-controle 2020

Geachte raad, Conform uw opdracht heeft Verstegen Accountants en Adviseurs de interim-controle 2020 uitgevoerd. Deze controle van Verstegen is primair gericht op de analyse en evaluatie van de in­ terne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle en dient als voorbereiding op de controle van de jaarrekening 2020. Op basis van de interim-controle heeft Verstegen de Managementletter interim-controle 2020 opgesteld. De bevindingen in deze rappor­ tage hebben betrekking op de door de accountant uitgevoerde werkzaamheden tot en met 1 3 november 2020. In deze bestuurlijke reactie wordt conform de opzet van de Managementletter interim-controle 2020,waar nodig, ingegaan op de onderwerpen die de accountant aan de orde heeft gesteld. Wij geven u in overweging om de Managementletter interim-controle 2020 (bijlage 1) en de opvolging van de bevindingen van de accountant (bijlage 2) te agenderen voor het ROF van 3 februari. Algemeen De samenwerking en communicatie tussen Verstegen en de gemeente is prettig verlopen. De ac­ countant ziet dat er een kwaliteitsverbetering is bij de oplevering van de stukken. Verstegen geeft aan dat het controleproces goed is verlopen. Voor aanvang van de interim-controle waren de werkafspraken nagenoeg allemaal opgeleverd. Op deze aanlevering heeft de gemeente 33 aanvul­ lende vragen ontvangen.

De vragen zijn inmiddels beantwoord. Een volledig overzicht van de stand van zaken per 13 november (bijlage 3) is toegevoegd aan deze brief.

ALG BCR 007

Illllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll

De aanbevelingen vanuit de managementletter interim-controle 2020 worden betrokken in de werkzaamheden voor het opstellen van de jaarstukken 2020 of zo spoedig mogelijk geïmplemen­ teerd.

PAGINA 2

Corona De uitbraak van het coronavirus (Covid-19) heeft gezorgd voor extra taken bij gemeenten. Ook deze extra taken horen bij de controlewerkzaamheden van de accountant bij de jaarrekening. De accountant geeft aan dat deze ontwikkeling ervoor kan zorgen dat er extra kosten komen voor de aanvullende controlewerkzaamheden. Mocht dit aan de orde zijn dan stemt Verstegen dit tijdig af met onze gemeente. De accountant vraagt de aandacht voor de volgende punten omtrent het Coronavirus: De omzetderving en extra kosten door de uitbraak van het coronavirus nauwkeurig te registre­ -

ren en te monitoren. Dit geldt voor directe gevolgkosten en de indirecte gevolgkosten; Goed en tijdig geïnformeerd blijven over de financiële schade van de gemeente en verbonden partijen en in dialoog te gaan/te blijven met deze partijen en het Rijk over de compensatie van

-

deze kosten; Scenario’s uit te werken van de te verwachten financiële resultaten over 2020 en verder; Op basis van de scenario's-analyse een nader impact-analyse uit voeren.

Ons college is zich bewust van de onzekerheden die er nog zijn bij dit onderwerp. Organisatie­ breed is hier aandacht voor. Wij worden tweewekelijks op de hoogte gebracht van de voortgang. Ook u als raad wordt hier regelmatig over geïnformeerd. De cijfers tot en met augustus zijn uitge­ breid geanalyseerd. De rapportage van deze analyse is met u gedeeld. Controleplan verantwoording De accountant adviseert om een controleplan op te stellen van beheersmaatregelen en controles en deze voor te leggen aan ons. In dit plan wordt beschreven op welke wijze tijdens de aanvraag, het verstrekken van de uitkering en na beëindiging door Westland wordt gecontroleerd op recht­ matigheid. Om voldoende zekerheid te kunnen verkrijgen voor de jaarrekeningcontrole adviseert Verstegen om integraal de signalen op te volgen vanuit de bestandsvergelijkingen met het inlich­ tingenbureau en de opvolging schríftelijk vast te leggen. De accountant stelt voor om het contro­ leplan tijdig met hun af te stemmen, zodat er gedurende de jaarrekeningcontrole voldoende ze­ kerheid over deze nieuwe regeling en de vereiste toets-punten verkregen wordt. Het bovengenoemde advies wordt meegenomen in de afweging om tot een goede verantwoording te komen. Tijdelijk overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (TOZO) Het is op dit moment nog onduidelijk hoe de verantwoording van de TOZO moet plaats vinden.

De accountant geeft de volgende specifieke aandachtspunten: Eventuele negatieve beïnvloeding van de kwaliteit van de interne beheersingsmaatregelen; Uitvoeren van interne controles op de verschillende TOZO-regelingen om zekerheid te verkrij­

-

TOZO; Duidelijkheid krijgen over de controle op inkomsten uit eigen ondernemingen en het urencrite­ rium wanneer er geen zelfstandigenaftrek plaats heeft gevonden over de aangifte 2019.

20-0330495

-

gen over de rechtmatigheid van deze uitgaven; Bepalen van de in de jaarrekening te verwerken vergoedingen corona, zoals de Rijksbijdrage

PAGINA 3

GEME ENTE WESTLAND

Het inlichtingenbureau zal naar verwachting geen uitsluitsel bieden over de hoogte van de inkom­ sten uit onderneming en het urencriterium voor ondernemers zonder de zelfstandigenaftrek. Om deze onderwerpen te ondervangen adviseert de accountant om een gegevensgerichte steekproef uit te voeren op de verschillende TOZO-regelingen waarbij het recht, hoogte en duur vastgesteld wordt. Het bovengenoemde advies wordt meegenomen in de afweging om tot een goede verantwoording te komen. Rechtmatig heids verantwoording 2021 De wetswijziging onderstreept de verantwoordelijkheid en aanspreekbaarheid van het college op rechtmatigheid. Daarnaast wil het rijk het gesprek over de rechtmatigheid verplaatsen richting het college en de raad. Op die manier kan de raad zijn controlerende rol beter invullen en is de ac­ countant alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing. In de controleverklaring van de accountant vervalt het rechtmatigheidsoordeel. In 2021 willen wij met u een gezamenlijk traject doorlopen om optimaal invulling te geven aan deze wetswijziging. Administratieve processen Verbijzonderde interne controle De gemeentelijke organisatie heeft conform afspraak drie processen aan de accountant opgele­ verd voor de verbijzonderde interne controle. Dit zijn Europese aanbesteding, Lonen 8i salarissen en Treasury. De eerste twee processen heeft de accountant beoordeeld.

De kwaliteit van deze twee processen zijn van voldoende niveau. De VIC Treasury is tijdig aangeleverd, echter nog niet beoordeeld. -

VIC EU-aanbesteding

-

De controle over het eerst half jaar levert een onrechtmatig bedrag op van circa C 300.000 (2019: ē 1,4 miljoen). Dit bedrag telt mee als fout bij het rechtmatigheidsoordeel van 2020 De opgevraagde aanvullende informatie is inmiddels geleverd aan de accountant. VIC Lonen â salarissen De accountant heeft goed gebruik kunnen maken van de uitgevoerde werkzaamheden. Er zijn geen bijzonderheden te melden over dit proces.

De controle op de overige processen wordt door Verstegen uitgevoerd. Hiervoor wordt de beno­ digde informatie opgeleverd. Bij het afronden van de controle stonden er nog vragen uit. Deze zijn eind 2020 opgeleverd. Bevindingen over de interne beheersing Bevindingen/aanbevelingen accountant

Reactie

De accountant raadt aan om de inkopen via het team Inkoop te laten verlopen om de risico’s op onrechtmatigheid te verkleinen.

ondersteuning plaats. Dit resulteert in een lager bedrag aan onrechtmatigheid.

2 0 -0 3 3 0 4 9 5

Inkoop en aanbesteding onder de EU-grens en Het team Inkoop is ondersteunend aan het in­ het betaalproces koopproces en in de meeste gevallen vindt deze

PAGINA A

Sociaal Domein Participatie wet 1) De accountant constateert dat er geen con­ trole plaats vind op de beschikking door een tweede medewerker van Westland voordat

1)

De controle op beschikkingen is geregeld in het Controleplan 2020, wij kunnen deze aan­ beveling daarom niet plaatsen en zien geen aanleiding om het vierogen-principe toe te passen.

deze wordt verzonden. Hierdoor bestaat het risico dat de beschikking onterecht is ver­ zonden/niet conform de rapportage van de inkomensconsulent is en dat een bijdrage on­ rechtmatig wordt verleend. 2)

2) De accountant constateert dat de controles om achteraf de rechtmatigheid vast te stellen

Het controleplan 2020 is inmiddels formeel vastgesteld.

nog niet zijn geformaliseerd. 3)

De accountant constateert dat een werkom- 3) schrijving van het proces is opgesteld zonder

Er is inmiddels een formeel vastgesteld controleplan 2020.

controleplan. Wet maatschappelijke ondersteuning Hier zijn geen aanbevelingen genoemd. Jeugd Jeugd De accountant adviseert om afspraken te maken In navolging op het advies onderzoeken we op over de mate van verantwoording door het SKT welke wijze we hieraan invulling kunnen geven. en de toetsing van haar accountant om dubbel werk te voorkomen. Persoonsgebonden budget (pgb)

PGB Wij nemen het advies van de accountant over

De accountant adviseert om nadere controles uit om stappen te zetten en nemen de aanbevelin­ gen mee in de interne controle. te voeren op de prestatielevering bij PGB. Leges burgerzaken

1)

1)

De accountant adviseert om de controle op de geld-goederebbeweging in te voeren.

teel onderzoek plaats op welke wijze hieraan

In navolging op dit advies vindt momen­

2)

De accountant adviseert om een aansluiting te maken tussen de financiële en de sub-

2)

invulling kan worden gegeven. Wij nemen het advies van de accountant over.

administratie. Omgevings vergunning

In navolging op het advies van de management­

De accountant adviseert om voorafgaand aan iedere aanvraag voor een omgevingsvergunning

letter wordt dit punt gelijktijdig met de invoering van de nieuwe omgevingsvergunning (ingangs­

de herberekening van de bouwsom zichtbaar

datum 1 januari 2022) opgepakt

Investeringen De accountant benadrukt het belang dat de VIC

Wij nemen het advies van de accountant over en nemen de aanbevelingen mee in het VIC-plan

een analyse uitvoert op de correcte registratie van investeringen op de FCĽs en daarmee de

2021.

20-0330495

vast te leggen.

PAGINA 5

GEMEENTE WESTLAND

iuiste toerekening aan kredieten toetst. Subsidieverstrekkingen

Wij nemen het advies van de accountant nog

Om de aansluiting en monitoring van de subsi­ dieverstrekkingen te bevorderen, adviseert de

niet over. In de begroting is geen rekening ge­ houden met de investering voor een dergelijk

accountant om onderzoek te doen een volwaar­

pakket. Wij beraden ons op de noodzaak /meerwaarde van een dergelijk pakket en zo

dige subsidieadministratie.

nodig op het vrijmaken van middelen hiervoor. Gemeentelijke belastingen De accountant verwacht een zichtbare aanslui­ ting tussen de Basisadministratie Adressen en

Wij nemen dit advies mee bij het opleveren van de jaarrekeningstukken.

Gebouwen (BAG) en KEY2Belastingen om de volledigheid vast te stellen. De bovengenoemde aanbevelingen van de accountant zijn opgenomen in het bijgevoegde over­ zicht "opvolging van de bevindingen van de accountant”. Deze lijst zorgt ervoor dat de opvolging hiervan gemonitord wordt. Proces beschrijving Het inrichten en beschrijven van de administratieve organisatie is een belangrijke waarborg voor een goede procesbeheersing. De accountant adviseert nogmaals om procesbeschrijvingen op te stellen en om de kwaliteit van de opgestelde procesbeschrijvingen verder te verbeteren en deze periodiek jaarlijks te actualiseren. Om de processen op een uniforme wijze te registreren is in 2020 een nieuw pakket (Engage) aangeschaft. Op dit moment zijn wij bezig met de implementatie van het pakket. Daarnaast wordt voor de verbetering van de processen de methodiek Operational Excellence gehanteerd. Deze methodiek zorgt ervoor dat de processen gemanaged worden. Daar waar nodig worden de processen verbeterd, doelmatiger en doeltreffender gemaakt. Toetsingskader rechtmatigheid De accountant adviseert om te bewaken dat het toetsingskader volledig is met alle relevante voorwaarden en om het toetsingskader te vertalen naar de interne controle, zodanig dat hierop gedurende het jaar per proces wordt getoetst. Dit advies nemen we mee met de actualisatie van het normen- en toetsingskader 2021.

Aandachtspunten jaarrekening 2020 Sociaal Domein De accountant geeft aan dat het wederom de vraag is of de SVB over 2020 een goedkeurende controleverklaring aan Westland verwacht te verstrekken ten aanzien van de uitgaven WMO en Jeugdwet. Het is van belang is dat de gemeente zelf prioriteit geeft aan het plannen en uitvoeren van die werkzaamheden die nodig zijn om de rechtmatigheid (inclusief prestatielevering) van de zorgkosten zelf vast te stellen. Tevens wil de accountant het belang van

Naast de rechtmatigheid is ook de volledigheid van de verplichtingen in het kader van de Jeugd­ zorg een belangrijk aandachtspunt, De gemeente maakt gebruik van schattingen om de kosten van nog niet ingediende declaraties over 2020 te bepalen. De accountant wil het belang van een betrouwbare inschatting nogmaals benadrukken.

20-0330495

een betrouwbare inschatting aan het eind van het jaar benadrukken voor de kosten van nog niet ingediende declaraties over 2020.

PAGINA 6

Beide aandachtspunten nemen wij mee bij het opstellen van de jaarrekening 2020. Samenvattend, wij nemen de adviezen van de accountant ter harte. Wij vertrouwen erop dat u hiermee voldoende bent geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van d* secretaris,/ļ

de bui

A.C. Spindler

B.R. Arends

20-0330495