2.02) Schrijven BIZ d.d. 03-02-23 inzake persoonlijk uitreiken BIZ stembiljetten door BIZ besturen (G23-000075)

Gemeente Westland t.a.v. Gemeenteraad Westland Laan van de Glazen Stad 1 2672 TA Naaldwijk Honselersdijk, 3 februari 2023 Betreft: persoonlijk uitreiken stembiljetten door BIZ besturen Geachte gemeenteraad, Allereerst zijn we als MKB Westland en Bedrijven Investerings Zones (hierna BIZ'en) blij dat gemeente Westland het belang van de BIZ'en inziet en de kernen ondersteunt bij het BIZ-traject. Wel zien wij naar aanleiding van de opgedane ervaring uit het verleden, met name met betrekking tot de stemming, ruimte voor verbeteringen. Deze verbeterpunten hebben wij de afgelopen drie jaar meermaals besproken met de desbetreffende ambtenaren en betrokken wethouders. Wij voelen ons tot op heden helaas totaal niet gehoord. Zelfs het advies van een door MKB ingehuurde externe partij (Stad&Co, met brede ervaring op het gebied van opstarten/verlengen van 100 BIZ'en in meerdere grote steden) heeft de gemeente naast zich neergelegd. Uit dit advies blijkt dat er voor de gemeente veel manieren zijn om het stemproces van de BIZ'en in hoge mate te vereenvoudigen; met tijdwinst voor alle partijen. Werking BIZ Voordat we in gaan op ons verzoek beginnen we met wat achtergrond over de BIZ. Een BIZ wordt opgericht op initiatief van ondernemers. De BI-zone betreft een bepaald gebied van een kern, meestal het centrum of een bedrijventerrein..

De gemeente int BIZ-gelden bij de ondernemers als belasting en betaalt deze uit aan de BIZ als subsidie. De gemeente levert hieraan geen financiële bijdrage; de gelden worden opgebracht door de ondernemers in de BI-zones. De BIZ besturen verantwoorden zich jaarlijks aan de gemeente (en leden) met een jaarplan, begroting en jaarrekening. Proces om tot een BIZ te komen De BIZ wordt in Westland vijfjaarlijks herkozen waarbij alle ondernemers uit het betreffende gebied de mogelijkheid krijgen om voor of tegen de BIZ te stemmen. Deze stemming wordt geïnitieerd door de gemeente. Bij voldoende positieve stemmen ontstaat de BIZ. Regels omtrent een stemming Voordat een stemming als geldig wordt gezien moet voldaan worden aan de volgende regels: -

ten minste de helft van de stemgerechtigden moet het stembiljet retourneren, ten minste twee derde deel moet zich positief voor inwerkingtreding uitspreken, daarnaast moet de som van de WOZ-waarde van de voorstemmers hoger zijn dan de som van de WOZ-waarde van de tegenstemmers.

Waarom is de BIZ zo belangrijk? BIZ'en maken zich hard voor het aantrekkelijker maken van hun centra. Zij leggen hun doelstellingen vast in een BIZ-plan. Dit plan behelst per kern specifieke punten van het organiseren van evenementen, vergroenen, ophangen van feestverlichting tot het zoeken naar oplossingen tegen leegstand en het behartigen van de belangen van de ondernemers. Deze activiteiten zijn altijd aanvullend op activiteiten van de gemeente en investeerders. Doordat een BIZ-termijn vijf jaar is, kan vooruit worden gepland en worden geïnvesteerd. Dit vergroot de slagkracht en de continuïteit van de samenwerking en versterkt ieders betrokkenheid. Concrete resultaten maken enthousiast, collectieve investeringen zijn goedkoper en effectiever en meebetalen stimuleert de behoefte om mee te bepalen. Kortom, BIZ'en zijn van grote toegevoegde waarde voor de kernen. Verbeterpunten stemtraject Eind 2020 zijn we gestart met de laatste herstemming voor de BIZ'en in de centra van

Westland1. Vanuit deze herstemming hebben wij diverse verbeterpunten aangekaart om het stemtraject voor alle partijen soepeler te laten verlopen. Wij focussen ons in deze brief aan jullie slechts op het uitreiken van het stembiljet omdat dit in de praktijk leidt tot veel meer (benodigde) stemmen. Ons concrete verzoek is: maak het mogelijk dat het stembiljet uitgereikt wordt aan de stemgerechtigden door het BIZ-bestuur. Probleem bij de huidige werkwijze Bij de stemming in 2020 is veel tijd gestoken in het 'boven water' krijgen van stembiljetten. Zo waren er in één kern meer dan 25 stembiljetten ^onvindbaar'. Deze worden door de gemeente bijvoorbeeld naar hoofdkantoren gestuurd, naar postbusadressen, oud eigenaren, oud huurders of andere niet herleidbare locaties. Een stemming kan hierdoor mislukken omdat; -

er onvoldoende stemmen retour worden ontvangen; onvoldoende stemmen vóór de BIZ worden ontvangen of; de stemming niet voldoet aan de minimale eis van de minimale som van de WOZ-waarde.

Wens tot persoonlijk uitreiken van het stembiljet Dit probleem is gemakkelijk te verhelpen; door de BIZ besturen de stembiljetten aan de leden te laten overhandigen. De ontvanger tekent voor ontvangst. De niet persoonlijk overhandigde stembiljetten gaan retour naar de gemeente zodat deze alsnog per post verzonden kunnen worden. Ter verduidelijking: de stembiljetten zitten in een gesloten envelop en bevatten geen persoonsinformatie. Hierdoor is er AVG-technisch geen belemmering deze wijze te hanteren. Door ons voorstel komen de biljetten direct op de juiste plaats en zien we een enorme tijdwinst. Vanuit de BIZ-besturen is er minder onderzoek nodig waar biljetten gebleven zijn en de gemeente krijgt minder vragen vanuit de BIZ besturen/ondernemers over de zoekgeraakte biljetten. Gemeente Westland Tot op heden hebben wij op bovenstaande werkwijze nog geen positief uitsluitsel van gemeente Westland ontvangen. Wat wij betreuren, gezien de tijd en energie die hier door de BIZ-besturen in is gestoken. Dit naast de diverse voorbeelden uit andere gemeenten waar deze werkwijze wel toegepast wordt (zie bijlage 1&2). Belangrijk voorbeeld hierbij is Amsterdam, waar meer dan 70 BIZ'en functioneren en deze werkwijze met succes wordt toegepast. Wij willen u als gemeenteraad vragen het persoonlijk uitreiken van het stembiljet aanhangig te maken bij het college.

Hiermee helpen jullie de volgende BIZ stemming tot een succes te maken! In afwachting van uw reactie, Rob Starrenburg BIZ Honselersdijk

Aad Westdijk BIZ Monster

SPECIAAL

HONSELERSDIJK

Fred Geffen BIZ 's-Gravenzande

's-Gravenzande Schat tussen kas b kust

ĆSìSKJŭ N ST E R

HET WINKELCENTRUM WAAR SPECIAAL BEWOON IS

Rein Wiendels BIZ Naaldwijk

Erik Koeze BIZ Wateringen

Wateringen

Astrid Bavius BIZ De Lier

Winkellier gezellig winkelen

waar winkelen gezellig is!

Shirley Schelkers Voorzitter MKB Westland A A

MKB WESTLAND

1 BIZ De Lier centrum loopt een ander tijdspad; zij zullen dit jaar de herverkiezing al weer opstarten voor de verlenging in 2024.

Bijlage 1: uitreiken stembiljetten Om aan te tonen dat de in de brief genoemde werkwijze gangbaar is hebben wij hieronder diverse verwijzingen naar draagvlakreglementen toegevoegd waarin deze werkwijze beschreven is. Goed voorbeeld hierbij is gemeente Amsterdam, een gemeente met meer dan 70 BIZ'en die gebruik maken van deze werkwijze. Hieronder diverse stukken van gemeente Amsterdam waaruit blijkt dat het uitdelen van biljetten door het BIZ-bestuur een normale gang van zaken is. Het BIZ-reglement van Amsterdam: https:ZZlokaleregelgeving.overheid.nlZCVDR668783/! Artikel 4 lid 4: De stembiljetten worden met een toelichting over de bedrijveninvesteringszones en de wijze van stemmen plus een flyer van het biz-bestuur per post verstuurd aan dan wel persoonlijk in handen gesteld van de bijdragepiichtige of diens vertegenwoordiger. In het geval het stembiljet persoonlijk in handen wordt gesteld wordt voor ontvangst getekend. Hier is de daadwerkelijke planning van de stemmingsronde in 2022 voor het jaar 2023 terug te vinden: https://www.amsterdam.nl/ondernemen/bedriiveninvesteringszone/draagvlakmeting-biz/ Hier staat duidelijk in beschreven dat in Amsterdam de biljetten worden opgehaald door een BIZvertegenwoordiger (28 september) en de biljetten die niet persoonlijk zijn uitgedeeld op 23 oktober retour te zijn bij EZ zodat deze ze alsnog kunnen verzenden.

28 september 2 oktober t/m 6 november 23 oktober 6 november

Ophalen stembiljetten bij EZC Stemperiode Uiterste datum dat niet afgeleverde brieven ingeleverd moeten zijn bij EZC. EZC doet de brieven op de bus. 17.oo: sluiting stemmen. Uiterste inleverdatum stembiljetten en aftekenlijsten.

biz-voorbereider allen bizvoorbereider/EZC biz-voorbereider

Bijlage 2: naast Amsterdam zijn er diverse andere gemeente waar deze werkwijze wordt toegepast: Den Haag https://zoek.officielebekendmakinaen.nl/gmb-2020-226513.pdf Artikel 4 lid 4: De stembiljetten worden met een toelichting over de bedrijveninvesteringszone en de wijze van stemmen per post verstuurd aan dan wel persoonlijk in handen gesteld van de bijdragepiichtiae of diens vertegenwoordiger. In het geval het stembiljet persoonlijk in handen wordt gesteld wordt voor ontvangst getekend. Heiloo https://zoek.officielebekendmakinqen.nl/qmb-2020-338209.html Artikel 4 lid 5: Persoonlijk tijdens stemavond en door een groep betrokkenen (waarbijgetekend moet worden voor ontvangst) Haaksbergen https://www■haaksberaen■nl/Docs/Ondememen/BIZ%20t%20Varck%20Brammelo/2020/realeme nt-draagvlakmeting.pdf Artikel 4 lid 3b: dan wel in een gesloten enveloppe door een bestuurslid van de Stichting Ondernemersfonds t Varck-Brammeio persoonlijk in handen gesteld van de bijdraaeplichtiae. Daarbij wordt voor ontvangst getekend. Heemstede haps^/gemeentebestuunheemstedeml/DocumentenAB-Reglement-draagvlakmeting-BIZHeemstede-centrum-2021.pdf Artikel 4 lid 4: De stembiljetten worden met een toelichting op de verordening en de strekking van de uitvoeringsovereenkomst per post verstuurd aan, dan wel persoonlijk in handen gesteld van, (een vertegenwoordiger van) de bijdageplichtige.

In het geval het stembiljet persoonlijk in handen wordt gesteld, wordt voor ontvangst getekend. Heemskerk https://www.heemskerk.nl/fileadmin/Heemskerk/PDF/BIZ/Reglement Draagvlakmeting BIZ Cent rum Heemskerk.pdf Artikel 4 lid 4/5: De stembiljetten worden met een toelichting op de verordening en de strekking van de uitvoeringsovereenkomst per post verstuurd aan, dan wel persoonlijk in handen gesteld van (een vertegenwoordiger van) de bijdageplichtige. In het geval het stembiljet persoonlijk in handen wordt gesteld, wordt voor ontvangst getekend. 5. Het stembiljet kan tijdens de kick-off bijeenkomst op woensdag 16 februari bij Laurentz Uit 8 Eten (Anthonie Verherentstraat 1) in een gesloten enveloppe worden gedeponeerd in een stembus, dan wei daarna van 17 februari t/m 30 maart 17:00 in een gesloten enveloppe worden gedeponeerd in een stembus bij Van Eis Optiek (Van Coevenhovenstraat 4), dan wei daarna in een gesloten enveloppe worden gezonden naar de gemeente Heemskerk, dan wei daarna in een gesloten enveloppe worden meegegeven aan degene die het stembiljet in handen heeft gesteld.

Huizen https://ris■qemeenteraadhuizen■nl/Documenten/Bi^laqe-6-Reqlement-Draaqvlakmetinq-BIZ-2022pdf.pdf Artikel 3 lid 3: De stembiljetten worden met een begeleidend schrijven tijdens een informatieavond op 7juni 2022 door de stichting t Hart van Huizen persoonlijk in handen gesteld van (een vertegenwoordiger van) de aanwezige bijdragepiichtige, dan wei persoonlijk afgegeven in de winkel of bedrijfspand van bijdraaeplichtiae. Veenendaal https://zoek■offìcielebekendmakinaen■nl/amb-2020-317037■pdf Artikel 4 lid 4: De stembiljetten worden met een toelichting op de verordening en de strekking van de uitvoeringsovereenkomst aangetekend per post verstuurd aan, dan wei persoonlijk in handen gesteld van (een vertegenwoordiger van) de bijdraaeplichtiae. In het geval het stembiljet persoonlijk in handen wordt gesteld, wordt voor ontvangst getekend.

Borger-Osdoorn httpsV/repository.officieleoverheidspublicaties.nl/CVDR/CVDR640322Z1/html/CVDR640322 1.html Artikel 3 lid 4: De stembiljetten worden tussen 9januari2020 en 15januari2020persoonlijk bezorgd. Biljetten die niet persoonlijk bezorgd kunnen worden, worden op 9 januari 2020 per post verzonden naar het laatst bij het cluster financieel beleid en controlling bekende postadres van de stemgerechtigde bijdragepiichtige. In het geval het stembiljet persoonlijk in handen wordt gesteld, wordt voor ontvangst getekend. Velsen https://zoek.officielebekendmakinaen.nl/amb-2020-317037.pdf Artikel 4 lid 4: De stembiljetten worden met een toelichting op de verordening en de strekking van de uitvoeringsovereenkomst aangetekend per post verstuurd aan, dan wel persoonlijk in handen gesteld van (een vertegenwoordiger van) de bijdragepiichtige. In het geval het stembiljet persoonlijk in handen wordt gesteld, wordt voor ontvangst getekend. Brummen httpsV/repository.officieleoverheidspublicaties■nl/CVDR/CVDR391517/1/html/CVDR391517 1.html Artikel 4.3.b: dan wel persoonlijk in handen gesteld van de bijdragepiichtige. Daarbij wordt voor ontvangst getekend.