1 Initiatiefvoorstel Gemeentelijke Ombudsman Westland

5,

VUecssie

&

Vcecstes

WESTLANDVERSTANDIG Altijd dichtbij

iS UErLsocRpe

Qa

Initiatiefvoorstel aan de Raad

Verordening Gemeentelijke Ombudsman Westland 2025 Januari 2025 Grondslag Op grond van het Reglement van Orde van de Gemeenteraad dient Westland

Verstandig eeninitiatiefvoorstel in voor een Gemeentelijke Ombudsman. Onderwerp Verordening Gemeentelijke Ombudsman Westland 2025. 1. Inleiding: Reden van voorstel Bijna een kwart van alle Nederlandse

gemeenten

heeft

een

eigen

Ombudsman / -vrouw. Hierna wordt steeds de Ombudsman genoemd, maar het spreekt voorzich dat dat ook een vrouw kan zijn. Dergelijkke Ombudsmannen hebben

onder meer de gemeenten

Berg en

Dal,

Beuningen, Den Haag, Doetinchem, Druten, Heumen, Rotterdam, West Maas en Waal, Wijchen, Zutphen, Nijmegen, Amsterdam.

De Ombudsman levert een bijdrage aan een sterke en krachtige rol en positie van de Raad als vertegenwoordiger van alle inwoners.

In deze bestuursperiode zou de Westlandse Ombudsman wordenaangesteld. Daarover werd in het coalitieakkoord 2022-2026 op pagina 13 afgesproken tussen de coalitiepartners:

"Wi stellen een lokale ombudsman in waar inwoners kosteloos

terecht kunnen met klachten om hun geschillen minnelijk op te lossen. De Ombudsman is er voor het herstellen en verbeteren van de relatie tussen de inwoner

en de gemeentelijke overheid”. In het CWP 2022-2026 wordt onder het hoofdstuk Dienstverlening afgesproken en toegezegd dat in deze bestuursperiode een lokale ombudsman wordt aangesteld

"waar inwoners kosteloos terecht kunnen met klachten en om geschillen minnelijk op te lossen’, zie pag. 20. In de toelichting op het CWP wordt benadrukt dat communicatie de sleutel is "tot het succes van onze dienstverlening’. De dienstverlening zou verbeterd worden en klachten worden samen met de inwoners opgelost en daarvoor kan de nieuwe lokale ombudsman wordeningeschakeld.

16 APR. 2025

Het College heeft de Raad laten weten dat de huidige kosten van de Nationale Ombudsman ca. € 30.000,-- bedragen. De kosten van aansluiting bij de Ombudsman van een andere gemeente zijn ca. € 60.000,-- en een eigen Westlandse Ombudsman

zou jaarlijks € 280.000,-- kosten. In de begroting 2025-2028 jaarlijkks een bedrag van €150.000,-- per jaar is opgenomen welk bedrag in 2025 nog staat, maar vanaf 2026 anders wordt besteed

volgens het besluit van de Raad van 13 december2024. Het College vanaf de start in mei 2022 doendeis te komen meteen voorstel voor een Westlandse Ombudsman. Laatstelijk is aangegeven dat vodr eind 2024 een dergelijke voorstel aan de Raad zou worden voorgelegd. Dat voorstel er nog niet is en de tijd dringt. Na de raadsvergadering van 13 december 2024 de vrees gerechtvaardigd is dat vanuit het College geen voorstel meer komt, mede gezien het plotselinge terugkomen

van

een

deel

van

de

coalitie

op

gemaakte

afspraken

in

het

coalitieakkoord en CWP. Inmiddels is wel bekend dat er ambtelijke ideeén bestaan over het creéren van een ombudsfunctie die dan wordt neergelegd bij drie bestaande medewerkers die dat werk er bij gaan doen. Dit is uiteraard niet datgene wat beoogd wordt met een onafhankelijke Ombudsman volgens het model zoals dat in Rotterdam wordt gehanteerd.

2. Doelstelling en argumenten beoogd resultaat Wil de ombudsfunctie van de Ombudsman functioneren, dan zal deze onafhankelijk moeten zijn en ook los moeten staan van de organisatie van de gemeente Westland.

De Ombudsman is er dan echt, zoals ook in het coalitieakkoord is verwoord, voor het herstellen en verbeteren van de relatie tussen inwoners en de gemeentelijke overheid.

Om de onafhankelijke positie van de Ombudsman te benadrukken zou deze het beste niet in het gemeentehuis ondergebracht moeten worden, maar zou de Ombudsman elders gehuisvest dienen te worden. Noodzakelijk is dit niet, wel gewenst.

3. Kaders De bevoegdheden van de Ombudsman zijn vastgelegd in de Algemene wet

bestuursrecht (Awb) artikel 9. De Gemeenteraad heeft geen zeggenschap over de bevoegdheden van de Ombudsman.

4. Maatschappelijk draagviak Er is draagvlak voor het invoeren van de Gemeentelijke Ombudsman. Immers zowel in het coalitieakkoord als het Collegewerkprogramma werden afspraken gemaakt. Ook onze inwoners willen graag een eigen Westlandse Ombudsman. Veel inwoners willen een betere communicatie met de gemeente.

5. Waarom voorkeur voor lokale Ombudsman en niet langer meer de Nationale Ombudsman Nu heeft Westland de Nationale Ombudsman als lokale Ombudsman. De Nationale Ombudsman behandelt klachten tegen overheidsinstanties, zo ook klachten van inwoners van de gemeente Westland.

Een eigen gemeentelijke Ombudsman in Westland is dringend gewenst. Allereerst is belangrijk de onafhankelijkheid en onpartijdigheid. Een eigen lokale Westlandse Ombudsman is laagdrempelig en benaderbaar. De Nationale Ombudsman is toch een orgaan op afstand.

De lokale Ombudsman kan snel handelen en inspelen op de omstandigheden van het geval. Hij kan dan ooksneller partijen bij elkaar brengen en kan een bemiddelende rol spelen. Een verzoekschrift aan de Nationale Ombudsman heeft een formeler karakter en dat schrikt de inwoners af om hun klachten te uiten. Een telefoontje of mailtje naar de

lokale Ombudsman die bij wijze van spreken een dag later op de koffie komt, is dan gemakkelijker en wordt daarmee laagdrempeliger ervaren. Een informele behandeling levert in vele gevallen al het gewenste resultaat op. Dat is beter voor de Westlandse inwoners, zij worden immers sneller gehoord, maar ook voor de gemeentelijke organisatie.

Er verstrijkt minder tijd tussen de klachtwaardige gebeurtenis en het momentdat de inwonerszich gehoord voelt. Snel uitpraten werkt immers beter dan een conflict voort laten sudderen. De Nationale Ombudsman behandelt klachten alleen als deze eerst intern behandeld zijn bij de gemeente en behandelt slechts daarna een zeer klein deel van de Westlandseklachten inhoudelijk. Zie hetgeen hierna wordt opgemerkt onder6. De Westlandse Ombudsman zendtjaarlijks een verslag van zijn bevindingen aan de Gemeenteraad. Daarmee kan de Westlandse Ombudsman ook adequaatinspelen op trends

en

bijzondere

signalen.

Bijkomend

voordeel

is

dat

een

Westlandse

Ombudsman uitgenodigd kan worden om dit verslag mondeling toe te lichten en de Raad kan hem bevragen over diens ervaringen. Zeker in het licht van de veranderende samenleving

biedt dit een extra

kans voor de

Raad

om

de

democratische vinger aan de pols te houden. De Gemeentelijke Ombudsman is een zogenaamde tweedelijnsvoorziening die pas in actie komt als de oorspronkelijke klachtenafhandeling door de gemeente niet het

gewenste resultaat oplevert. Belangrijk is dus dat een Ombudsman laagdrempelig is en gemakkelijk voor de inwoners en organisaties van de gemeente beschikbaar is. In

ieder geval moet de Ombudsman een herkenbaar aanspreekpunt voor de Westlandse inwoners en organisatie worden. Hij moet goed zichtbaar zijn en mensen bewust maken van hun rechten. Daarnaast moet de Westlandse Ombudsman bepaalde signalen en trends bespreekbaar makenin het publieke debat.

Het is de bedoeling dat klachten op een respectvolle en integere wijze worden behandeld, waarbij de Westlandse Ombudsman tot het einde van het proces

betrokken blijft totdat een klacht daadwerkelijk is opgelost. Hij moet zich onafhankelijk en oplossingsgericht opstellen en verbeterpunten eerlijk rapporteren aan de Gemeenteraad. Hij geeft advies om herhaling van fouten zo veel mogelijk te voorkomen.

Een lokale Ombudsman lost, zo blijkt uit universitair onderzoek, acht op de tien gegronde klachten op voor de klager. De lokale Ombudsman dient gezien te worden als “hulptroep” van de Gemeenteraad. De Ombudsman informeert de Gemeenteraad over de

binnengekomen klachten en zo

krijgt de Raad een beeld van de

dienstverlening van de gemeente. De Ombudsman voert zijn taken uit door te adviseren, te bemiddelen, interventies uit te voeren en waar nodig inwoners te

verwijzen naar het juiste loket. De lokale Ombudsman doet onderzoek naar klachten die binnenkomen, maar doet ook onderzoek uit eigen beweging. Onderzoeken gaan over onderwerpendie veel vragen oproepenbij inwoners. De doelgroep zijn inwoners of ondernemers die tegen problemen met de gemeente aanlopen. 6. Financiéle consequenties a. Algemeen In feite zal sprake zijn van een drietal functies, te weten een ombudsman, een

plaatsvervanger en een ondersteunend medewerker. Het kostenaspect van een lokale Ombudsman moet voorde Raad nietleidend zijn in het besluit om met een gemeentelijke voorziening te gaan werken. Instelling van de

Ombudsman zou kostenneutraal uitgevoerd kunnen worden. Er zal wel een verschuiving van taakomvang ten opzichte van directe kosten zichtbaar zijn, maar deze heffen elkaar op. Inzet van de Nationale Ombudsman kost Westland in 2024 circa € 30.000,-- en dat

bedrag is opgebouwd uit een vaste bijdrage per inwoner. Daarenboven moet rekening gehouden worden met de bestaande en begrote kosten van informele ambtelijke ondersteuning vanuit de gemeente Westland. Zie hetgeen hiervooris opgemerkt. Nu is het zo dat wanneer een klacht binnenkomt bij de Nationale Ombudsman, er eerst bij de gemeente Westland geinformeerd wordt of de klacht al intern is behandeld en wanneer dat niet zo is, dat nog moet gebeuren. In alle gevallen is

ambtelijke tijd nodig voor het samenstellen van de dossiers van de landelijke

Ombudsman. Voorts moetenin alle gevallen die bij de Nationale Ombudsman komen, door de gemeente vragen beantwoord worden etc., moet de aanleiding worden

toegelicht en dient de achtergrondinformatie bij het betreffende geval verstrekt te worden. Daarnaast is het een feit dat voor het totaalbedrag wat aan de Nationale Ombudsman betaald wordt, slechts een beperkt aantal casussen ook inhoudelijk wordt behandeld. Bijvoorbeeld bij de gemeente Westland wordt slechts in een zeer gering deel van de gevallen daadwerkelijk geintervenieerd of onderzoek gepleegd door de Nationale Ombudsman. Van detotale Westlandse verzoekschriften wordt dus maar een deel in onderzoek genomen en een ander deel wordt niet inhoudelijk onderzocht. De huidige kosten van de ambtelijke ondersteuning zijn opgenomen in het totale Pbudget van de gemeente. Dat kan zo blijven. Voorts zal een goed functionerende Ombudsman ervoor zorgdragen dat door bemiddeling een aantal lopende dossiers sneller tot afronding kunnen komen. Aan de ene kantzal de functie van de Ombudsman wellicht geld kosten, maar aan de andere

kant levert dat ook weer geld op omdatefficiénter en effectiever gewerkt wordt door de gehele organisatie. Het bedrag watin de begroting staat voor 2025, zijnde € 150.000,--, is er nog en kan worden verdeeld over vier jaren zodat dan

per jaar structureel € 37.500,--

beschikbaar is. Dat betekent dat er in ieder geval een aanvullend budget is voor de Ombudsman van € 37.500,-- bovenop het P-budget. Het niet meer benodigde budget van de Nationale Ombudsman, zijnde € 30.000,-- kan eveneens als aanvulling en dekking gezien worden en dat voor de komendevier jaren.

b. Samenvattend: de dekking De Ombudsman,plaatsvervangend Ombudsman en ondersteuner zullen € 250.000,-kosten. Dat bedrag kan gedekt worden deels uit het P-budget van de gemeente. Begroot werd voor het totale P-budget in 2025 ca. € 90 miljoen. Door de invoering van een lokale Ombudsman komen werkzaamheden die nu ten behoeve van de

klachtenbehandeling bij de Nationale Ombudsman verricht worden, weg te vallen. Voorts zullen door de lokale Ombudsman de gemeentelijke organisatie en bestuur efficiénter gaan werken en wordt voorkomen dat geschillen uitdijen in tijd en dossieromvang. Dat bespaart geld. Tenslotte kan structureel ingezet worden de

€ 37.500, zijnde het nog in 2025 overgebleven begrote bedrag voor de Ombudsman en valt vrij het bedrag van € 30.000,-- wat nu aan de Nationale Ombudsman betaald moet worden.

Dit leidt tot de navolgende dekking: -

gedeelte P-budget

=

deel reeds voor de Ombudsman begrote

€ 182.500,--

gelden 2025 verdeeld over 4 jaar

€

37.500,--

-

vrijval gelden Nationale Ombudsman

€ 30.000,--

-

Totaal

€ 250.000,--

7. Communicatie Op de gebruikelijke wijze wordt de Verordening Gemeentelijk Ombudsman openbaar

bekend gemaakt via de website en via plaatsing in het Gemeenteblad. Namensdefractie van Westland Verstandig P.J.L.J. Duijsens