1.11a) Bijlage Onderzoeksplan RKC Westland 2022 (G22-000184)
Tekst van het document
GE ME ENTE WESTLAND REKENKAMERCOMMISSIE WESTLAND
ONDERZOEKSPROGRAMMA JAARPLAN 2022 Rekenkamercommissie Westland
Jaarplan 2022 Rekenkamercommissie Westland
ínhoud 1.
Inleiding................................................................................................................................................................................ 3
2.
Samenstelling RKC ....................................................................................................................................................... 3
3.
Capaciteit van de Rekenkamercommissie........................................................................................................... 3
4.
Effect coronacrisis ........................................................................................................................................................ 4
5.
Onderzoeksprogramma 2021 ..................................................................................................................................... 4
6.
5.1
Oriëntatie op onderwerpen.................................................................................................................4
5.2
Keuze voor onderzoeksprogramma 2022 ............................................................................................4
Signaleringsfunctie ....................................................................................................................................................... 5
Bijlage 1
De Rekenkamercommissie Westland.................................................................................................. 6
Bijlage 2
Uitwerking onderzoeksonderwerpen................................................................................................... 7
2
Jaarplan 2022 Rekenkamercommissie Westland
1. Inleiding Voor u ligt het jaarplan 2022 van de Rekenkamercommissie van de gemeente Westland (hierna: RKC), vastgesteld op 15 december 2021.
In haar vergadering van 4 november 2021
zijn de
onderzoeksonderwerpen voor 2022 bepaald. In dit jaarplan gaan wij daar nader op in. RKC als professioneel onderzoeksinstrument De RKC voert onderzoeken uit naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. Met deze onderzoeken ondersteunt de RKC raadsleden in hun kaderstellende en controlerende taak. De RKC staat voor onafhankelijkheid en professionaliteit met oog voor de behoeften van de Raad. Dit komt tot uitdrukking in de RKC samenstelling van externe en interne leden, een evenwichtige jaarplanning, een gedegen wijze van onderzoek en de conclusies en aanbevelingen van verricht onderzoek. Daarbij hoort een houding die blijk geeft van politieke en bestuurlijke sensitiviteit en een goede communicatie met de Raad.
2. Samenstelling RKC De samenstelling van de RKC ziet er in 2022 als volgt uit: Voorzitter
dhr. dr. mr. N. (Nils) Nijdam
Externe leden
dhr. A.W. (André) Timmerman dhr. drs. R.P. (Paul) Zevenbergen
Interne leden
mevr. P. (Petra) Scheffers-van der Lelij dhr. mr. P.J.L.J. (Peter) Duijsens
Secretaris
dhr. drs. ing. C.L. (Kees) de Weerdt CPC
Het jaarplan weerspiegelt onze drijfveer om binnen het beschikbare budget te komen tot een optimale ondersteuning van de kaderstellende en controlerende taak van de Raad.
3. Capaciteit van de Rekenkamercommissie De
RKC verzorgt de
planning
en
de
begeleiding van
onderzoeken.
Voor het uitvoeren van
onderzoeken wordt extern ingehuurd vanuit het budget van de RKC. Tot slot vervult de RKC een signaleringsfunctie en maakt zij de Raad opmerkzaam op ontwikkelingen die voor hem relevant zijn. Voor 2022 h eeft de RKC de beschikking over een budget van f 70.000.
2
Jaarplan 2022 Rekenkamercommissie Westland
4. Effect coronacrisis De coronacrisis heeft na meer dan anderhalf jaar nog steeds effect op de dagelijkse taakuitoefening van de gemeente Westland en mede als gevolg daarvan ook op de ambitie van de RKC in het jaarplan 2022. De gemeente moet naar verwachting nog steeds veel werkzaamheden uitvoeren in het kader van het steunen van ondernemers en burgers, maatschappelijke organisaties en de handhaving van de coronaregels. De ambtelijke organisatie is daardoor niet altijd in staat mee te werken aan onderzoeken, zoals die dat normaliter wel kan. Daarnaast wordt in 2022 een nieuwe gemeenteraad gekozen. Dit zorgt voor bestuurlijke drukte. Om die redenen is de RKC terughoudend in het plannen van nieuwe onderzoeken, naast de nog lopende onderzoeken uit 2021.
5. Onderzoeksprogramma 2022 5.1
Oriëntatie op onderwerpen
De RKC heeft in haar vergadering van 4 november 2021 de groslijst met mogelijke onderzoeks onderwerpen doorgenomen op actualiteit. De groslijst is naast actualiteit ook afgewogen op basis van criteria zoals vastgelegd in het onderzoeksprotocol en in de Verordening van de RKC. De selectie heeft ertoe geleid dat twee mogelijk te onderzoeken onderwerpen zijn bepaald: ^
opvolgingsonderzoek naar de inzichtelijkheid van begrotings- en verantwoordingsstukken (2017);
^
onderzoek naar de kaderstellende rol van de gemeenteraad.
Deze groslijst is op 25 november 2021
besproken met de commissie Bestuur. Daar zijn beide
onderwerpen als zinvol ontvangen. Aanvullend is in de commissie gevraagd opvolgingsonderzoek te doen naar het gebruik van geheimhoudingsbepalingen (2016).
5.2
Keuze voor onderzoeksprogramma 2022
Gelet op de effecten van de nog voortdurende coronacrisis op de capaciteit van de ambtelijk organisatie, de komende bestuurswisseling en de suggestie uit de commissie Bestuur heeft de RKC besloten een drietal onderzoeken uit te voeren. Dit betreft: ^
opvolgingsonderzoek naar de inzichtelijkheid van begrotings- en verantwoordingsstukken (201 7);
•
onderzoek naar de kaderstellende rol van de gemeenteraad;
^
opvolgingsonderzoek naar het gebruik van geheimhoudingsbepalingen (2016).
Gelijktijdig zullen de in 2021 gestarte onderzoeken, te weten het opvolgingsonderzoek Informatiebeveiliging en het onderzoek naar het Veiligheidsbeleid, in 2022 worden afgerond. Door de bestuurswisseling kunnen de eindrapportages pas na de zomervakantie aan de raad worden voorgelegd.
2
Jaarplan 2022 Rekenkamercommissie Westland
Daarmee ziet het onderzoeksprogramma 2022 er als volgt uit: onderwerp
1e kwartaal
2e kwartaal
3e kwartaal
4e kwartaal
Informatiebeveiliging Veiligheidsbeleid Inzichtelijkheid
van
begrotings-
en
verantwoordingsstukken Kaderstellende
rol
van
de
gemeenteraad Gebruik geheimhoudingsbepalingen
In bijlage 2 lichten wij de voorlopige onderzoeksvragen voor het onderzoek naar de kaderstellende rol van de gemeenteraad toe. Het betreft een concept denkrichting en kaderstelling, die mede gebaseerd is op het gesprek dat de RKC heeft gehad over de onderzoeksprogrammering
in
november 2021 met de commissie Bestuur. Wij zullen de Raad steeds informeren en betrekken voorafgaand aan de start van
elk van de onderzoeken.
Vervolgens zullen wij de definitieve
onderzoeksvragen opstellen en de onderzoeksbureaus selecteren.
6. Signaleringsfunctie De RKC attendeert de Raad gedurende het jaar graag op ontwikkelingen die voor het doeltreffend, doelmatig en rechtmatig handelen van de gemeente relevant zijn. Ook informeert de RKC over onderzoek van andere instanties, als dat relevant voor de Raad is. De RKC zal in voorkomende gevallen de Raad per brief benaderen.
2
Jaarplan 2022 Rekenkamercommissie Westland
Bijlage 1
De Rekenkamercommissie Westland De uitgangspunten van de RKC De RKC onderzoekt vanuit een positief kritische houding de doelmatigheid, de doeltreffendheid
en
de
rechtmatigheid
van
het
door
het
gemeentebestuur
gevoerde bestuur. De RKC i s een 'instrument' van de R aad dat erop gericht is de raadsleden te ondersteunen bij hun kaderstellende en controlerende taak. De RKC is één van de instrumenten van de Raad, naast het onderzoeksrecht van de Raad, het reguliere accountantsonderzoek, externe evaluatie-onderzoeken en periodieke doorlichtingen. De RKC hecht aan haar onafhankelijkheid en staat voor professionaliteit in onderzoek.
Dit
komt
onderzoeksagenda,
een
vooral
tot
uitdrukking
gedegen wijze van
in
een
evenwichtige
onderzoek en de conclusies en
aanbevelingen van verricht onderzoek. Daarbij hoort een houding die blijk geeft van politieke en bestuurlijke sensitiviteit. De RKC hecht aan transparantie. Bij de te onderzoeken onderwerpen zal de RKC verantwoording afleggen over de door haar gemaakte keuzes. Daarnaast zal de RKC zich in de onderzoeksrapporten verantwoorden over de gehanteerde aanpak en zich periodiek verantwoorden over de uitgevoerde onderzoeken door jaarlijks een openbaar jaarverslag te publiceren. De RKC hecht aan een frequente en effectieve communicatie met de Raad.
Dit
impliceert
het
dat
gesprekken
worden
gevoerd
met
raadsleden
over
onderzoeksprogramma, goede contacten worden onderhouden met Raad en het Seniorenconvent en dat zo bruikbaar mogelijke onderzoeksresultaten op een pakkende wijze worden gepresenteerd. De werkwijze van de RKC Onderzoeksvoorstellen kunnen afkomstig zijn van de raadsleden, het college van B&W, de inwoners van Westland en van de RKC zelf. Ook is het mogelijk dat de Raad een verzoek tot onderzoek richt aan
de
RKC.
Reglement
van
de
van
Orde
en
artikel
11
In
artikel 3.1
van
het
Verordening
op
de
Rekenkamercommissie gemeente Westland 2020 staat vermeld dat de RKC de onderwerpen van onderzoek jaarlijks als concept jaarplan aan de Raad stuurt. Er vindt jaarlijks
in
de
raadscommissie
Bestuur een
overleg
plaats tussen
raadsleden, collegeleden, een selectie van ambtenaren en de RKC om de partijen te consulteren over de onderzoeksagenda van het volgende jaar en de relatie met de beleidsagenda. De Raad krijgt daarbij de gelegenheid om wensen, adviezen en bedenkingen aan de RKC over te brengen en/of hierover uitleg te vragen. De RKC stelt in de daarop volgende vergadering het onderzoeksplan vast en zendt dit onverwijld ter kennisname aan de Raad en het college van B&W. Het stuk wordt openbaar gemaakt via een persbericht en zal geplaatst worden op de website van de gemeente Westland (www.gemeentewestland.nl).
2
Jaarplan 2022 Rekenkamercommissie Westland
Bijlage 2
Uitwerking onderzoeksonderwerpen
Naam
Onderzoek kaderstellende rol van de Raad
Aanleiding
Kaderstellen is één van de kernteken van de gemeenteraad. Daarnaast
onderzoek
heeft zij een controlerende taak en een volksvertegenwoordigende taak. Om als Raad goed kaders te kunnen stellen, is het van belang dat informatie op basis waarvan kaders gesteld worden helder, scherp en eenduidig is. In meerdere onderzoek van de Rekenkamercommissie is geconstateerd dat de kaderstellende rol van de Raad onvoldoende invulling krijgt (onder andere in het subsidieonderzoek, onderzoek risicomanagement, onderzoek dienstverlening in Westland).
Doelstelling
1.
onderzoek
Het oordelen in hoeverre er (raads)kaders zijn voor beleid en grote projecten in de gemeente Westland en hoe doeltreffend de kaderstellende rol van de Raad in dat beleid en die grote projecten is.
2.
Daarbij inzicht te geven in wat daaruit geleerd kan worden voor toekomstige effectieve kaderstelling.
Reikwijdte Z
Geen onderzoek naar de opzet en uitvoering van beleid en grote projecten,
afbakening
maar enkel naar de kaders.
Concept
^
onderzoeksvragen
Hoe worden beleid en grote projecten in de gemeente Westland opgezet en uitgevoerd in relatie tot de daarvoor gestelde kaders en welk samenspel is er in dat verband tussen Raad, College en ambtenaren?
^
Zijn er richtlijnen die gebruikt worden bij het opzetten en uitvoeren van een beleidskader of een groot project in Westland?
^
Op welke wijze voeren Raad, College en ambtelijke organisatie in de praktijk regie, sturing en controle in beleidsuitvoering en projecten?
^ ^
Stelt de Raad vooraf specifieke kaders bij een (groot) project? Kan de Raad een weloverwogen go- Z no go-besluit nemen bij de aanvang van een project?
^
Hoe is de informatievoorziening bij beleidsuitvoering en een project
^
Wat is de kwaliteit van de informatievoorziening aan Raad en
geregeld? College? ^
Hoe wordt de Raad tussentijds in de gelegenheid gesteld om bij te sturen in beleid of een groot project?
2