B05-20211108-40-vka-1stroom-1stroom-1ste-halfjaar-2021-bijlage-voortgangsrapportage.pdf

Voortgangsrapportage 1ste halfjaar 2021

Inhoudsopgave Inleiding

3

Terugblik op eerste halfjaar van 2021

4

Financiële stand van zaken 2021

6

2

Inleiding In deze rapportage wordt inzicht gegeven in de financiële prognose van het jaar 2021 op basis van de realisatiecijfers van het 1e halfjaar van 2021 en de ontwikkelingen die op verslagdatum bekend zijn. Naast de financiële doorkijk wordt toegelicht welke stappen zijn gezet en nog gezet gaan worden in het organisatie ontwikkelingsproces. Ook wordt een beeld geschetst van de effecten van de Covid-19 crisis op de organisatie van 1Stroom. Na vaststelling van deze tussenrapportage door het Algemeen Bestuur van 1Stroom zal de begroting van 1Stroom bijgesteld worden op basis van de prognose. Daarmee worden dan ook de effecten van de vastgestelde voorjaarsnota’s 2021 van Duiven en Westervoort in de begroting van 1Stroom verwerkt.

3

Terugblik op eerste halfjaar van 2021 Doorontwikkeling 1Stroom In het eerste kwartaal van 2021 is het bestuur meegenomen in alle ontwikkelingen om op 1 september 2021 een structuuraanpassing gerealiseerd te hebben die moet bijdragen aan de ontwikkeling van de 1stroom organisatie in haar groei naar ‘een veerkrachtige organisatie middenin een vitale samenleving’. Daarbij is ook aangegeven dat deze doorontwikkeling van 1Stroom uit een drietal fase’s bestaat: •

•

•

Fase 1 (tot juni 2021) Deze fase staat in het teken van het opstellen van het sociaal plan en het functieboek voor de nieuwe managementfuncties (functieboek 1). Fase 2 (tot september 2021) In deze fase staat de verfijning van de hoofdstructuur van de tien organisatie-eenheden en het opleveren van functieboek 2 centraal. Fase 3 (tot september 2022) Met de afronding van fase 1 en 2 staat de nieuwe organisatie. De derde fase is de nazorgfase waarin aandacht is voor de borging en de werking van de nieuwe organisatiestructuur.

Bij deze de rapportage per fase voor het tweede kwartaal met een korte doorkijk, zoals we dat ook in het eerste kwartaal gedaan hebben. Fase 1 De eerste fase is afgerond. De beide gemeentesecretarissen/adjunct directeuren en negen van de tien afdelingsmanagers zijn succesvol geworven en zijn vanaf 1 september aan de slag. Alleen de functie afdelingsmanager Sociaal Domein II dient opnieuw geworven te worden. We gaan uit van een succesvolle werving in de maand september 2021. Fase 2 Inmiddels is ook de tweede fase, de verfijning van de hoofdstructuur van de tien organisatieeenheden en het opleveren van functieboek 2, succesvol afgerond. Het voorgenomen besluit tot het vaststellen van functieboek 2 voor de doorontwikkeling van 1Stroom is in het tweede kwartaal positief ontvangen door de Ondernemingsraad. Daarna heeft de plaatsingscommissie op grond van de bepalingen in het Sociaal Plan doorontwikkeling 1Stroom haar werkzaamheden gedaan. Op grond van artikel 15 van het sociaal plan doorontwikkeling heeft een externe toetsingscommissie positief advies uitgebracht over de juistheid van de gevolgde procedure en over het plaatsingsadvies dat is opgesteld door de plaatsingscommissie. En daarmee is het mogelijk geworden om het voorgenomen besluit tot het vaststellen van functieboek 2, voor 1 september definitief te maken.

Hoewel er geen grootschalige taakwijzigingen plaatsvinden heeft de doorontwikkeling wel invloed op bedrijfskritische processen. Het is gelukt om de meest bedrijfskritische processen tijdig aan te passen aan de nieuwe organisatievorm. Ook een aantal formele documenten zijn aangepast aan de nieuwe organisatie. Enkele van deze documenten dienen nog formeel bekrachtigd te worden. Dat zal in Q3/Q4 plaatsvinden. Fase 3 Inmiddels is een overdrachtsdocument met alle opgedane kennis, ervaring, tips en aanbevelingen vanuit het doorontwikkelingstraject gereed. Dit document wordt vanuit de projectgroep 4

Doorontwikkeling actief overgedragen aan het nieuwe management en de directie van 1Stroom. Dit document bevat handvatten voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie.

Covid-19 De Covid-crisis is alweer anderhalf jaar gaande. In het eerste halfjaar van 2021 was er een korte periode waarin de maatregelen vrijwel alleen nog bestonden uit het aanhouden van de 1,5 meter afstand. Helaas is er nu weer sprake van een dringend advies om zoveel mogelijk thuis te werken. Thuiswerken heeft voordelen, zoals minder reistijd en een flexibelere dagindeling. Maar, zeker nu de thuiswerk periode al zo lang duurt, heeft het ook tot gevolg dat het onderlinge contact tussen medewerkers afneemt en de contacten zich steeds meer beperken tot de eigen teams. Het gebrek aan persoonlijk contact, ontmoetingen in de wandelgangen en gezamenlijke activiteiten, doet afbreuk aan de effectiviteit van samenwerken en het werkplezier. Praktisch gezien leveren de Coronamaatregelen soms problemen op bij de functies waarbij er niet thuisgewerkt kan worden. Quarantaine betekent voor deze medewerkers dat er niet gewerkt kan worden. Dat leidt soms tot bezettingsproblemen. Covid-gerelateerde werkzaamheden vinden nu nog vooral plaats bij Toezicht en Handhaving, met name bij de BOA’s, en bij het cluster openbare orde en Veiligheid, die nog beperkt aan hun “normale” werkzaamheden toekomen, omdat Covid-19 nog een groot deel van hun tijd vraagt.

Daarnaast zijn er door het Rijk diverse inkomensondersteunende regelingen ontwikkeld, zoals de tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (TOZO) en de tijdelijke ondersteuning noodzakelijke kosten (TONK). Het merendeel van de werkzaamheden vindt plaats bij de RSD. De TONK is echter een regeling die gerelateerd is aan de bijzondere bijstand en wordt uitgevoerd door ons wijkondersteunende team. Financieel heeft dit alles tot gevolg dat er enerzijds minder kosten gemaakt worden, omdat er bijvoorbeeld minder reiskosten worden gemaakt. Anderzijds worden extra kosten gemaakt omdat de BOA’s nog steeds extra weekenddiensten moeten draaien. Per saldo is het financiële effect beperkt. Het financiële effect zal bij jaarrekening in de verrekening met de beide gemeenten worden meegenomen.

5

Financiële stand van zaken 2021 Verwacht resultaat 2021 Bedragen in € x 1.000 Omschrijving Lasten Personeelskosten Huisvesting Automatisering Overige bedrijfsvoeringskosten

Rekening 2020 Begroting 2021 20.843 1.020 3.142 663

Prognose 2021

Verwacht resultaat 2021

Totale lasten

25.669

22.072 1.118 3.181 666 0 27.037

21.802 1.120 3.239 668 0 26.829

270 -2 -58 -2 0 208

Baten Overige baten Bijdrage gemeente Duiven Bijdrage gemeente Westervoort

1.299 16.747 9.102

563 17.184 9.290

927 17.184 9.290

-364 0 0

Totale baten

27.148

27.037

27.401

-364

Totaal saldo van baten en lasten 1.479 0 -572 572* * Dit voordeel bestaat voor € 101.000 uit de overdracht van taken en formatie naar de ODRA. Hier staat bij de gemeenten een hogere bijdrage aan de ODRA tegenover

Verwerking effecten Voorjaarsnota’s in de begroting van 1Stroom In de Voorjaarsnota 2021 van Duiven en Westervoort zijn diverse wensen geaccordeerd die leiden tot een wijziging van de begroting van 1Stroom. De structurele aanpassingen worden verwerkt in de begroting 1Stroom 2022-2025. Dit jaar zijn in de Voorjaarsnota’s ook aanpassingen opgenomen die effect hebben op de begroting 2021 van 1Stroom. Deze zijn verwerkt in deze halfjaarsrapportage. Overdracht uitvoerende taken milieutoezicht naar ODRA Bij de Voorjaarsnota’s van beide gemeenten is besloten de uitvoerende milieutaken over te dragen aan de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA). Reden hiervoor is dat het voor beide gemeenten lastig werd om aan de landelijk vastgestelde kwaliteitscriteria voor de milieutaken te blijven voldoen nadat de gemeente Zevenaar zich terug heeft getrokken uit het Liemerse samenwerkingsverband. De bestaande formatie is hierbij meegegaan naar de ODRA. De overdracht van deze werkzaamheden naar de ODRA heeft tot gevolg dat de begroting van 1Stroom met € 101.000 wordt verlaagd. De bijdrage voor ODRA wordt met hetzelfde bedrag van € 101.000 verhoogd. Ventilatie en brandveiligheid gemeentehuis Westervoort In het gemeentehuis Westervoort ververst de airco de lucht niet met verse buitenlucht.

Om voor gebruikers en bezoekers een ARBO-technische verantwoorde en zo veilig mogelijke (werk) omgeving te creëren, waaronder in het kader van Corona de kans op besmetting verkleinen, worden de ventilatievoorzieningen in het gemeentehuis Westervoort aangepast en verbeterd. De totale investeringskosten voor het realiseren van deze installatie- en bouwtechnische voorzieningen worden begroot op € 105.000. De totale jaarlijkse kapitaallasten bedragen € 6.075.

6

Daarnaast moeten in het gemeentehuis Westervoort de brandveiligheid- en vluchtwegvoorzieningen worden aangepast om een veilig gebouw te realiseren. Met hulp van interne en externe deskundigen (brandweer en adviesbureau RBG ) zijn de benodigde maatregelen in kaart gebracht. De totale investeringskosten voor het realiseren van deze bouwtechnische voorzieningen worden begroot op € 100.492. De jaarlijkse kapitaallasten bedragen € 6.029.

Nieuwe investeringen: Vervanging sneeuwploeg: Tijdens de hevige sneeuwval in de winter is bij de gladheidsbestrijding de sneeuwploeg onherstelbaar beschadigd. De schade aan de sneeuwploeg valt niet onder de verzekering. De kosten van vervanging van de sneeuwploeg bedragen € 12.000. De kapitaalslasten bedragen € 1.500 structureel.

Financiële samenvatting Personeelskosten (voordeel 270.000) Bedragen in € x 1.000

Omschrijving Lasten Personeelskosten Inhuur Overige personeelskosten Totale personeelskosten

Rekening Begroting 2020 2021 17.912 2.176 755 20.843

20.908 208 956 22.072

Prognose 2021 18.866 1.950 986 21.802

Verwacht resultaat 2021 2.042 -1.742 -30 270

Eigen personeel en inhuur (300.000 voordeel) Het voordeel van € 300.000 euro bestaat uit een saldo van € 2 mln voordeel op eigen personeel en een nadeel van € 1,7 mln op inhuur. Deze verschuiving wordt veroorzaakt doordat vacatureruimte en ziektevervanging waar nodig opgevangen wordt door inhuur. In de eerste helft van 2021 is toegewerkt naar de herstructurering van 1Stroom. Deze heeft formeel per 1 september zijn beslag gekregen. Tijdens de reorganisatie is vacatureruimte tijdelijk niet bezet om deze herstructurering mogelijk te maken. In combinatie met de gebruikelijke frictie als gevolg van uitstroom is hierdoor is in het eerste halfjaar financiële ruimte ontstaan in de personeelskosten. Om de werkzaamheden doorgang te laten vinden in aanloop naar de reorganisatie is gewerkt met een flexibele schil, waardoor de inhuurkosten hoger zijn dan begroot. Per saldo resteert een voordeel. Naast de iets lagere personeelskosten zijn er ook hogere baten dan voorzien die voor een aanzienlijk deel gerelateerd zijn aan personeel (UWVgelden, loonkostensubsidies, inzet van personeel in de regio…). Specifieke kosten die gemoeid zijn met de doorontwikkeling zijn de overbrugging gedurende 4 maanden van de invulling van een functie van afdelingsmanager Sociaal Domein met inhuur (90.000 nadeel) en de vaststellingsovereenkomsten die met sommige medewerkers zijn getroffen (150.000 nadeel). 7

Zoals eerder vermeld, zijn de milieuhandhavingstaken overgedragen naar de ODRA. Dit leidt tot lagere personeelskosten (101.000 voordeel). In de begroting 2021-2024 was voor 2021 rekening gehouden met een loonkostenstijging van 1,7 %. Met de stijging van de (pensioen)premies van 1% is hiervan al een groot deel gerealiseerd. Daarnaast zal er, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2021, een nieuwe CAO gaan gelden. Op basis van de inzet van de vakbonden en de VNG wordt in de huidige prognose rekening gehouden met een CAOloonstijging van 1% en een incidentele vergoeding voor Corona-gerelateerde kosten van € 300 per persoon. Overige personeelskosten (40.000 nadeel) Corona-effect (€ 65.000 voordeel) Vanwege de Corona crisis zijn in de eerste helft van 2021 minder opleidingskosten en reiskosten gemaakt dan in een ‘normaal’ jaar. Van de opleidingskosten wordt verwacht dat de lagere realisatie deels wordt ingelopen in het 2de halfjaar omdat de organisatie-ontwikkeling vanaf 1 september de nodige investering vraagt. De verwachting is dat niet het volledige geraamde budget nodig zal zijn en wordt € 50.000 aan opleidingskosten en € 15.000 aan reiskosten afgeraamd. Kosten voormalig personeel (95.000 nadeel) Aangezien 1Stroom eigen risico drager is voor de WW, leidt de onvrijwillige uitstroom van personeel tot WW-lasten.

Deze lasten werden in de afgelopen jaren niet apart inzichtelijk gemaakt en was dit derhalve niet opgenomen in de begroting. Voor een beter financiële beheersing en inzicht is hier vanaf 2021 is wel voor gekozen. Verwacht wordt dat het voor dit jaar gaat om een bedrag van € 95.000.

Huisvesting (10.000 voordeel): Op het onderhoud van gebouwen is een voordeel gerealiseerd van € 10.000.

Automatisering: Bedragen in € x 1.000 Omschrijving Automatisering

Begroting 2021 Prognose 2021 3.181

3.239

Verwacht resultaat 2021 nadeel 58

Projectkosten OZB woningen (36.500 nadeel) Vanaf 1 januari 2022 dienen alle woningtaxaties inzake de Wet WOZ gebaseerd te zijn op de netto gebruiksoppervlakte (NEN2580).Nu wordt de bruto inhoud (m3) gebruikt om de woningen te waarderen. Deze omschakeling vergt heel veel werk in een korte periode. Een deel van het werk is al in 2020 uitgevoerd. Voorgesteld wordt de resterende werkzaamheden uit te besteden. De verwachte kosten bedragen € 36.500. Aanschaf ISMS - Informatiebeveiliging en privacybescherming (nadeel € 21.000) 8

De applicatie voor Informatiebeveiliging en privacybescherming moet in 2021 vervangen worden. Hier zijn eenmalig € 5.000 aan implementatiekosten en structureel € 16.000 aan hogere licentiekosten mee gemoeid. Baten: Diverse baten (314.000 voordeel) De personeelsgerelateerde baten zijn variabel. Er is bijvoorbeeld sprake van inkomsten van het UWV bij ziekte en zwangerschap van personeel, van loonkostensubsidies en van inkomsten omdat het personeel van 1Stroom werkzaamheden voor andere gemeenten verricht. Subsidie nieuw kantoorconcept (50.000 voordeel) De aanbesteding van nieuw meubilair voor de gemeentehuizen van Duiven en Westervoort is een mooie gelegenheid om het huidige kantoorconcept tegen het licht te houden en te bekijken waar nu en in de toekomst in de organisatie 1Stroom behoefte aan is op het gebied van meubilair. Het is tevens hét moment om de bezetting, indeling en aanwezigheid in beide gemeentehuizen in de nieuwe organisatie te bekijken en mee te nemen in het nieuwe kantoorconcept zodat dit meer aansluit bij de missie & visie en waarden van de organisatie. Door het A&O fonds gemeenten is een subsidie van € 50.000 voor dit project toegekend. Bezuinigingstaakstelling De bezuinigingstaakstelling 2021 is volledig gerealiseerd.

9

Bijlage Samenvatting incidenteel / structureel Omschrijving

Onderdeel

Bedrag

I/S

Eigen personeel Inhuur Studie/cursussen Reiskosten Kosten voormalig personeel Onderhoud gebouwen Ventilatie en brandveiligheid Westervoort OZB woningen Aanschaf ISMS Aanschaf ISMS Tractie

Personeelskosten Overige personeelkosten Overige personeelkosten Overige personeelkosten Overige personeelkosten Huisvesting Huisvesting Automatisering Automatisering Automatisering Overige bedrijfsvoeringskosten

-2.042 1.742 -50,0 -15,0 95,0 -10,0 12,0 37,0 16,0 5,0 1,5

I/S I I I I S S I S I S

Subsidie nieuw kantoorconcept Overige baten

Huisvesting Overige baten

-50,0 -314,0

I I

-573

10

2022

2023

2024

-101

-101

-10

-10 12

-10 12

-10 12

16

16

16

16

-95

-101

2025 -101

1,5

1,5

1,5

-81,5

-81,5

-81,5