AB 29-11 Stavaza uitwerking aanbevelingen evaluatie

Notitie Datum

: 29 november 2023

Aan

: AB

Van

: Harriët Tiemens, Henk van den Berg

Betreft

: Voortgang uitwerking aanbevelingen evaluatie.

Inleiding Sinds het AB besluit op 6 september is de uitwerking van de aanbevelingen ter hand genomen. In deze notitie beschrijven we de voortgang per aanbeveling. Aan het AB wordt met name over de voorstellen om aanbeveling 1 en 2 uit te werken reflectie gevraagd. Aanbeveling 1 Construct van algemeen bestuur, dagelijks bestuur en Bestuurlijke Opgaveteams (BOT’s) De gedachte dat de inhoudelijke aansturing vanuit de BOT’s plaatsvindt en met name de bedrijfsvoering vanuit het dagelijks bestuur en algemeen bestuur leidt in de praktijk tot veel onduidelijkheid waar wat nu wordt geagendeerd. Er zou in samenspraak opnieuw gekeken moeten worden welke eindverantwoordelijkheid het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur moeten hebben binnen de GMR én of en hoe zij deze eindverantwoordelijkheid goed kunnen dragen als zij geen tot weinig relatie met de inhoud hebben. Leden van de verschillende BOT’s zijn enthousiast over het functioneren van het BOT, daar vinden het meest inhoudelijke werk plaats, maar niet BOT leden hebben een gevoel van afstand. Kortom: welke versterkte of nieuwe samenwerkingsafsprakenzijn hierin gewenst; hoe lopen de voorbereidingslijnen en -tijden, welke personen of partijen zijn daarin op welke manier voorbereidend en besluitvormend op inhoud en proces én heel belangrijk: hoe hou je de raden op een voor alle partijen gewenste manier betrokken?

In het DB, samen met de Bestuurlijk Opdrachtgevers is aanbeveling 1 besproken. De volgende voorstellen zijn gedaan: 1. Om de integraliteit te bewaken is het belangrijk meerdere keren per jaar gezamenlijk te vergaderen. Voorgesteld wordt om voorafgaand aan de AB vergaderingen een gezamenlijke vergadering te beleggen. Ter ondersteuning zal het bureau een jaarkalender maken, voor zover mogelijk, zodat vooraf de agenda zoveel mogelijk kan worden bepaald. 2. Besluiten die van colleges en raden worden gevraagd zouden in principe via het DB moeten worden vrij gegeven, om de integraliteit richting colleges en raden te waarborgen. 3. De aanwezigheid van Bestuurlijk Opdrachtgevers bij de AB vergaderingen, niet zijnde de AB leden, zal alleen als de agenda daarom vraagt gewenst zijn. Dit om de vergaderdruk ook weer te verlichten. Er is tijdens het DB+ over nut en noodzaak van de BOT’s vanwege de bevinding uit de evaluatie dat bestuurders die niet tot een BOT behoren zich op afstand voelen staan. De volgende constateringen zijn gedaan: - Ieder BOT is anders georganiseerd. - Iedere Bestuurlijke Opdrachtgever ziet een meerwaarde in het BOT. - De Bestuurlijk Opdrachtgevers ervaren zelf in geringe mate de in de evaluatie geconstateerde afstand. 1

-

Er is in meerdere BOT’s al over deze bevinding uit de evaluatie gesproken.

Aangezien het een duidelijke bevinding is in het evaluatierapport is afgesproken in alle Bestuurlijke Platforms die onderwerp expliciet op de agenda te zetten met de vraag wat aan deze gevoelde afstand kan worden gedaan. Vraag aan het AB Wordt met deze voorstellen in voldoende mate invulling gegeven aan aanbeveling 1? Aanbeveling 2 Met de groei van het aantal speerpunten binnen de vijf opgaven en de ‘cross-overs’ tussen de opgaven blijkt de huidige indeling van de opgaven niet meer goed houdbaar. Steeds vaker zijn meerdere opgaven betrokken bij een vraagstuk en dat leidt tot verwarring over bijvoorbeeld in welk BOT zaken besproken moeten worden. Ook de huidige financieringsstructuur past niet langer meer bij deze ontwikkelingen. Dit vraagt erom dat voor de agenda 2025-2028 de indeling van de opgaven heroverwogen moet worden en er daarbij opnieuw gekeken moet worden naar de organisatie- en financieringsstructuur.

Er is twee keer met de werkgroep voor aanbeveling 2 gesproken over de indeling van de opgaven voor de periode 2025-2028 (nieuwe regionale agenda & begroting). Met de groei van het aantal speerpunten binnen de vijf opgaven en de ‘cross-overs’ tussen de opgaven blijkt de huidige indeling van de opgaven niet meer goed houdbaar. Steeds vaker zijn meerdere opgaven betrokken bij een vraagstuk. Ook de huidige financieringsstructuur van afzonderlijke begrotingen per opgave past niet langer bij deze ontwikkelingen. Dit vraagt erom dat voor de regionale agenda & begroting 2025-2028 de indeling van de opgaven heroverwogen moet worden en daarbij opnieuw gekeken moet worden naar de organisatie- en financieringsstructuur. De werkgroep adviseert de volgende aanpassingen op het huidige systeem: • Integraler werken: opgaven mogen wel sectoraal zijn georganiseerd, maar de integratie moet beter georganiseerd worden, bijvoorbeeld via een integrale tafel. Hierna wordt dit voorstel verder uitgewerkt. • Wonen / volkshuisvesting wordt een aparte opgave of programma (onder andere uitvoering Woondeal). • Meer flexibiliteit in de opgaven is nodig om op actualiteiten in te kunnen spelen en vraagstukken die meerdere opgaven betreffen. • Kaderstelling moet helderder.

Deze vooraf aan de gemeenteraden voorleggen, dan is duidelijk binnen welke kaders de mogelijkheden liggen voor oplossingen voor botsende/schurende opgaven en belangen. • Opgaveovereenkomsten vervangen door een helder monitoringssysteem, gebaseerd op de regionale agenda & begroting, voor de verantwoording naar de gemeenteraden (aanbeveling 4). Integrale tafel Om de integratie en regie tussen opgaven / programma’s in onze organisatie en tussen de regionale ruimtelijke trajecten waaraan de Groene Metropoolregio met andere overheidslagen in participeert (gemeenten, provincie, Rijk (gebiedsprogramma’s / -processen, regioarrangement, NOVEX ontwikkelperspectief & uitvoeringsagenda) beter te organiseren is behoefte aan een ‘tafel’ waar het (interne) gesprek plaatsvindt. We stellen voor in de regionale agenda ‘25-’28 aan de organisatie van de Groene Metropoolregio een zogenoemde integrale ruimtelijke tafel toe te voegen waar alle opgaven 2

binnen de Groene Metropoolregio een plaats in hebben. Hierna onze gedachten over de functie, taken, organisatie en agenda voor deze integrale tafel. Afbeelding 1: schematische indeling opgaven en integrale tafel. Regietafel voor ruimtelijke trajecten en integrale thema’s tussen de vijf opgaven.

Verbonden regio Ontspannen regio

Productieve regio

Integrale tafel

Circulaire regio

Groene woonregio

Functie Aan de tafel wordt de inhoud, uitvoering en processen besproken van de (regionale) ruimtelijke opgaven, waarbij de beleidsmatige kant plaatsvindt bij de (sectorale) opgaven. De tafel onderhoudt het contact met overheden en andere partners in de ruimtelijke trajecten waar de Groene Metropoolregio in participeert. De tafel doet (waar noodzakelijk) voorstellen in prioritering van ruimtelijke opgaven, als voorbeeld de uitvoeringsagenda NOVEX. De tafel heeft een coördinerende functie voor de gebiedsprogramma’s in de Groene Metropoolregio. Verder is zij verantwoordelijk voor het uitzetten van (financiële) opdrachten om deze integrale rol te vervullen. Aan de tafel vindt een inhoudelijk gesprek en afstemming plaats tussen de bestuurlijk opdrachtgevers van de opgaven en de bestuurlijk betrokkenen bij de gebiedsprocessen. Bij gemeenten zijn primair bestuurders met Ruimtelijke ontwikkeling in hun portefeuille betrokken bij de tafel, waarbij - afhankelijk van het onderwerp - ook bestuurders met andere portefeuilles aansluiten. Voorbeelden van gespreksonderwerpen:

• • • • • •

•

Regionale Agenda Regionale Energie Strategie, Regionaal programma werklocaties, Regionaal mobiliteitsplan Circulaire economie Voortgang woningbouw incl. GWG (grootschalige woningbouwgebieden) Ruimtevraag vanuit Economie versus ruimteaanbod op bestaande bedrijvenlocaties Aanpak netcongestie en prioritering netaansluitingen Fasering infrastructuur en openbaar vervoer in realisatie tot woningbouw.

De tafel verbindt op inhoud van integrale thema’s tussen opgaven, maar ook tussen overheden en andere partners. De tafel is adviserend aan de opgaven (gevraagd en ongevraagd); de verantwoordelijkheid voor het thema blijft bij de opgave(n). De tafel neemt geen besluiten. Het initiatief voor agendering is vanuit opgaven, vanuit de integrale tafel, maar kan ook vanuit het dagelijks en/of algemeen bestuur. In onderstaand schema als voorbeeld het RPW proces via de integrale tafel. 3

Organisatie Aan de hand van een jaaragenda worden de bijeenkomsten van de integrale tafel vormgegeven. Onderwerpen komen vanuit de agenda voor de integrale tafel zelf, maar kunnen ook vanuit de vijf opgaven en andere gremia als dagelijks en/of algemeen bestuur op de agenda geplaatst worden. De samenstelling van de tafel is wisselend en afhankelijk van de agenda. Naast een (bestuurlijk) voorzitter, secretaris en ambtelijke ondersteuning kent de integrale tafel geen vaste samenstelling in bemensing. Gezien de functies van de tafel en de gespreksthema’s zal in veel gevallen een inhoudelijk gesprek en afstemming plaatsvinden tussen de bestuurlijk opdrachtgevers van de opgaven en de bestuurlijk betrokkenen bij de gebiedsprocessen. Bij gemeenten zijn vaak bestuurders met Ruimtelijke ontwikkeling in hun portefeuille betrokken bij de tafel, waarbij - afhankelijk van het onderwerp - ook bestuurders met andere portefeuilles aansluiten. Ook is ruimte voor externe partners of experts (Triple Helix), zoals collega’s bij overheden en partners, alsook externen met expertise op een bepaald vakgebied. Bijvoorbeeld een hoogleraar planologie, woningbouwcorporaties, gebiedsgedeputeerde, lid van The Economic Board, et cetera. Uitvoeringkracht (personele capaciteit) bij gemeenten is een belangrijk aandachtspunt voor de integrale tafel. De netwerkdirectie heeft aansluiting bij de tafel.

In welke vorm wordt nader afgestemd.

Vraag aan het AB Wordt voldoende invulling gegeven aan aanbeveling 2 door: • Inrichting integrale tafel. • Wonen / volkshuisvesting een aparte opgave of programma. • Meer flexibiliteit in de opgaven. • Kaderstelling helderder en vooraf aan gemeenteraden voorleggen. • Opgaveovereenkomsten vervangen door een helder monitoringssysteem, gebaseerd op de regionale agenda & begroting, voor de verantwoording naar de gemeenteraden (aanbeveling 4). 4

Aanbeveling 3

Het tekort aan personele capaciteit voor de uitvoering is al even onderwerp van gesprek tijdens de bijeenkomsten van de Netwerkdirectie en oplossingsmogelijkheden zijn verkend. Er is met name gesproken over de positie van de netwerkdirectie en het inrichten van een “projectleiders-pool”. Positie netwerkdirectie Nu het werk vanuit de GMR richting programmeren en uitvoeren gaat is het zaak dat de Ambtelijk Opdrachtgevers zodanig in positie zijn dat ze in staat zijn een goede inschatting te maken van de benodigde personele capaciteit bij gemeenten. Oorspronkelijk was de opzet dat de Ambtelijk Opdrachtgevers zouden aansluiten bij de BOT’s. In de afgelopen beleidsvormingsfase leek dit niet noodzakelijk waardoor deze aansluiting maar beperkt plaatsvond. Nu we in een andere fase komen zal het oorspronkelijke plan worden hervat. De kans is groot dat het capaciteitsprobleem maar gedeeltelijk kan worden opgelost en dat scherper prioriteren nodig is om de nieuw op te stellen Regionale Agenda realistisch uitvoerbaar te maken. Deze prioritering zal in eerste instantie in de BOT’s plaatsvinden. Projectleiderspool De Netwerkdirectie heeft diverse oplossingen verkend om het tekort aan personele capaciteit op te lossen en momenteel wordt een mogelijke (deel)oplossing uitgewerkt. De (deel)oplossing betreft het gezamenlijk aantrekken van “projectleiders” naar model van de regio West Brabant.

Inmiddels is een projectleider aangesteld om een voorstel te maken in opdracht van de Netwerkdirectie. Aanbeveling 4 De ontwikkeling van een werkwijze of systematiek van monitoring die gemeenten kunnen gebruiken om de regionale inzet te volgen is nog niet gestart. Begin volgend jaar, als de contouren van de Regionale Agenda zichtbaar worden willen we deze aanbeveling oppakken. Tot slot Op 29 november zal in een plenaire sessie, voorafgaande aan de AB vergadering, door de 5 bestuurlijke opdrachtgevers de contouren voor de opgaven 2025-2028 worden gepresenteerd.

5