A13-20250414-14-vka-coll-borging-ogsm-dmv-datagedreven-werken

Kennisgeving aan de gemeenteraad Documentnummer: 201692604

Zaaknummer:

Z/25/132775

Portefeuillehouder(s): P.J.H. Pennekamp Voor vragen Naam: Telefoon: E-mail:

Gert-Jan Berbee 06-31689391 g.berbee@1stroom.nl

Komt niet terug tot besluitvorming in de raad Onderwerp:

Kennisgeving aan de raad - Borging OGSM door middel van datagedreven werken

Aanleiding voor deze kennisgeving Om zijn controlerende rol beter te kunnen vervullen, vraagt de gemeenteraad om een duidelijk inzicht in de prestatie-informatie met betrekking tot het gemeentebeleid. Daarom heeft de raad op 29 juni 2023, middels de motie 'Inzicht op Prestaties', opdracht gegeven om een pilot uit te voeren met een mogelijk instrument hiervoor: de OGSM-methodiek. Deze methodiek biedt de mogelijkheid om de doelstellingen van een organisatie en de bijbehorende strategieën overzichtelijk op één A4 weer te geven. De pilot, uitgevoerd door het externe bureau New Growth Strategies, richtte zich specifiek op de toepasbaarheid van de OGSM-methodiek op het gebied van participatie. De pilot heeft waardevolle inzichten opgeleverd in de processen die nodig zijn om effectief op KPI's (Kritieke Prestatie-Indicatoren) te kunnen sturen. Tegelijkertijd wijst de pilot op verschillende aandachtspunten, zoals het arbeidsintensieve proces om de juiste doelstellingen vast te stellen, de noodzaak om een deel van de ambtenaren te trainen in het gebruik van deze methodiek, en de benodigde formatie om de benodigde gegevens te verzamelen. Het advies is daarom om aan te sluiten bij datagedreven werken.

Dit stelt de raad in staat om zijn controlerende rol uit te voeren zonder dat werkprocessen moeten worden gewijzigd of extra formatie nodig is om de benodigde meetgegevens voor OGSM te verzamelen. Het proces rondom datagedreven werken is al gestart, waardoor dit sneller kan worden toegepast. In deze kennisgeving wordt aangegeven hoe een vervolg kan worden gegeven aan dit proces en hoe kan worden voorzien in de behoefte van de raad door aan te haken op datagedreven werken. Relevant beleidskader De behoefte van de gemeenteraad heeft vooral betrekking op haar controlerende rol, geregeld in de Gemeentewet.

Inhoud van mededeling Inleiding Om haar controlerende rol uit te kunnen voeren, is het van belang dat de gemeenteraad beschikt over de juiste informatie. De gemeenteraad van Westervoort heeft dan ook vaker de behoefte geuit om een eenduidig inzicht te krijgen in prestatie-informatie ten aanzien van het gevoerde beleid van de gemeente. Pilot met OGSM Er zijn verschillende methoden om deze informatie inzichtelijk te maken. In 2023 heeft de auditcommissie de voorkeur gegeven aan de OGSM-methodiek (Objectives, Goals, Strategies en Measures). Deze methodiek biedt de mogelijkheid om de doelstellingen van een organisatie en de bijbehorende strategieën overzichtelijk op één A4 weer te geven. Tijdens de raadsvergadering van 19 juni 2023 werd besloten om te onderzoeken wat de effecten en gevolgen zouden zijn van de implementatie van deze methodiek. Kan OGSM een eenduidig inzicht en ordening bieden van prestatie-informatie met betrekking tot het gevoerde beleid binnen de bestaande P&C-cyclus? Dit onderzoek, ook wel pilot genoemd, werd in de zomer van 2024 uitgevoerd door adviesbureau New Growth Strategies. In overleg met de auditcommissie werd de toepasbaarheid van deze methodiek specifiek onderzocht voor het participatiebeleid, met een nadruk op KPI's.

De OGSM-pilot, afgerond in oktober 2024, heeft waardevolle inzichten opgeleverd in de processen die nodig zijn om effectief op KPI's te kunnen sturen. Het gebruik van deze methodiek vereist het kort en bondig formuleren van heldere doelen en strategieën. Bovendien is de voortgang goed te meten als de doelstellingen slim zijn opgesteld. De pilot heeft echter ook verschillende aandachtspunten aan het licht gebracht. Het opstellen van realistische en meetbare doelstellingen vergt veel inspanning. Onder begeleiding van een expert waren meerdere sessies nodig om dergelijke doelstellingen te formuleren voor alleen al het algemene participatiebeleid. Bij individuele trajecten moet bovendien rekening worden gehouden met specifieke omstandigheden en context. Daarnaast bleek dat er op sommige beleidsterreinen momenteel onvoldoende gegevens worden gemeten om de methodiek direct toe te passen. Het verzamelen van gegevens en metingen op het benodigde detailniveau voor OGSM brengt ook kosten met zich mee. Tot slot zou een deel van de ambtenaren getraind moeten worden in het gebruik van deze methodiek. Organische overgang van OGSM naar datagedreven werken De wens om op basis van data tot een beter en eenduidiger inzicht te komen, leeft breed. Daarom is in de meest recente begroting van 1Stroom besloten om te investeren in een pilot voor datagedreven werken.

Er worden 2 fte voor een periode van 3 jaar ingezet om ervaring op te doen en te bepalen of datagedreven werken het gewenste resultaat oplevert. Het ligt voor de hand om deze ontwikkelingen te combineren met de wens om een duidelijk inzicht te krijgen in de prestatie-informatie van het gemeentebeleid. Hoewel deze informatie minder gedetailleerd zal zijn dan bij een methode zoals OGSM, vereist het momenteel geen extra investeringen. Dit is een goed voorbeeld van een situatie waarin samenwerking kan zorgen voor de nodige synergie.

Pagina 2

Wat is datagedreven werken? Beslissingen worden vaak genomen op basis van onderbuikgevoel of ervaring: 'Vorige keer deden we dit, dat had succes, dus doen we het nu ook zo'. Omdat gemeenten zich niet altijd baseren op feiten, lopen ze het risico verkeerde beslissingen te nemen. Datagedreven werken houdt in dat beslissingen worden genomen op basis van feiten, waarbij (ruwe) data consistent, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks, wordt geanalyseerd. Het doel van een datagedreven gemeente is om rationele beslissingen te nemen op basis van beschikbare data, in plaats van op onderbuikgevoel, meningen of ervaringen. Hierdoor neemt de waarde van de gemeente voor haar medewerkers, inwoners, ondernemers en omgeving toe. Wat is het belang? Datagedreven werken biedt gemeenten aanzienlijke voordelen. Een korte opsomming: 1. Verbetering van de dienstverlening en verhoging van klanttevredenheid • Het stelt je in staat om dieper inzicht te krijgen in de behoeften en verwachtingen van inwoners en doelgroepen. Door data te analyseren, kun je beter begrijpen hoe je diensten kunt optimaliseren en aanpassen aan de veranderende behoeften van de samenleving. We willen dat onze inwoners voelen dat hun stem gehoord wordt en dat hun behoeften centraal staan in ons beleid. 2.

Effectieve en efficiënte werkprocessen • Datagedreven werken helpt bij het efficiënter gebruik maken van middelen en het verbeteren van operationele processen. Dit kan leiden tot een effectievere inzet van financiële middelen en kostenbesparing. 3. Kwaliteit van beleid • Datagedreven werken helpt bij het meten en evalueren van prestaties en effecten. Data wordt gebruikt om te bepalen of beleid en programma’s effectief zijn en waar verbeteringen nodig zijn. Daarnaast worden data gebruikt voor prognoses en het onderkennen van trends en patronen. Dit verhoogt de kwaliteit van verantwoording en het nemen van beleidsbeslissingen om maatschappelijke doelen te realiseren. Zonder de juiste data kunnen we niet nauwkeurig meten of ons beleid effectief is, en missen we kansen voor verbetering. 4. Transparantie en vertrouwen in de gemeenten • Datagedreven werken ondersteunt meer transparantie en verantwoording aan inwoners, belangengroepen en overheidsinstanties. Door data te gebruiken om beslissingen te onderbouwen, opereren gemeenten op een objectieve en evidencebased manier, wat het vertrouwen in de gemeenten vergroot.

Datagedreven werken en OGSM versterken elkaar Om datagedreven te kunnen werken, is het nodig om kwalitatieve doelstellingen (objectives) te verbinden met kwantitatieve doelstellingen (goals), de middelen die worden ingezet (strategies), en de vertaling naar een dashboard om de kwantitatieve gegevens te meten (measures). Er is een duidelijke overlap tussen datagedreven werken en de OGSMmethodiek. Onze aanpak Het proces om tot een datagedreven gemeente te komen vereist een zorgvuldige en structurele aanpak. Binnen 1Stroom (en in Liemers verband) zijn hiervoor de volgende fasen onderkend: 1. Experimenteren en Leren 2. Experimenten Bundelen 3. Structurele Afstemming 4. Datagedreven Organisatie

Pagina 3

Waar staan we nu? 1Stroom bevindt zich momenteel in de fase van 'Experimenteren en Leren'. Binnen de gemeenten lopen pilots, waaronder de OGSM-pilot met de gemeenteraad van Westervoort, die door medewerkers naast hun kerntaken worden uitgevoerd. De leerervaringen van deze pilots zullen in de komende periode worden gebundeld. Dit jaar start 1Stroom met de volgende fase van datagedreven werken: 'Experimenten Bundelen'. Het strategisch beleid rondom datagedreven werken zal verder vormgegeven worden binnen de organisatie. Het is de bedoeling dat gemeenteraden, colleges, directie, management en beleidsadviseurs voorzien worden van informatie uit data-analyses, zodat beslissingen op basis van deze informatie genomen kunnen worden en verantwoording kan plaatsvinden. Als 1Stroom zich verder ontwikkelt in datagedreven werken, kan dit de gemeenten in de toekomst helpen om weloverwogen beslissingen te nemen, middelen efficiënter in te zetten en de impact van het beleid te maximaliseren. Stuurmiddel voor de gemeenteraad Het vaststellen van KPI's kan de gemeenteraad helpen om een duidelijk inzicht te krijgen in het uitgevoerde beleid. Dit maakt het mogelijk om prioriteiten en strategische doelen aan te sturen zonder te verzanden in de praktische uitvoering. Om tot passende KPI's voor de gemeenteraad te komen, is het belangrijk dat de raad haar doelen zo concreet mogelijk omschrijft.

De 'objectives' waar vanuit gewerkt moet worden, behoren tot het politieke domein. De daadwerkelijke uitwerking van hoe deze doelstellingen bereikt kunnen worden, blijft de verantwoordelijkheid van de ambtelijke organisatie. Hoe concreter en meetbaarder de politieke doelstellingen van de gemeenteraad zijn, hoe beter deze te vertalen zijn naar KPI's.

Westervoort, 25 maart 2025. Burgemeester en wethouders van gemeente Westervoort M. (Maureen) Sluiter (MA) drs. A.J. (Arend) van Hout

Bijlagen: Registratienummer: 1. Niet van toepassing

Omschrijving:

Verdere informatie: 1. Niet van toepassing

Digitaal verzegeld door Zynyo B.V. Datum: 30-03-2025 14:17 CEST Document ID: 23266bbf-da5d-4afd-8340-55c83fe6ef73

Pagina 4