A08-20260302-7-vka-coll-toezichtinformatie -2025-archief-bijlage-2-toelichting
Tekst van het document
Toezichtinformatie Archief- & Informatiebeheer vanuit Provincie Gelderland Ambtelijke notitie criteriumpunt Kwaliteitssysteem
De Provincie heeft in haar schrijven van 26 november 2025 gevraagd om nadere toelichting over de voortgang van de implementatie van het kwaliteitssysteem. Dit omdat het criteriumpunt Kwaliteitssysteem – dit jaar Nr. IC 3 – vorig jaar (beoordelingsjaar 2024) met deels is beantwoord. Dit antwoord dient ook als toelichting voor het antwoord over 2025, wat ook deels is. In deze memo lichten we de stand van zaken toe. We archiveren bij de gemeente waar het kan domeingericht in specifieke applicaties. Onze focus ligt nu echter primair op het controleren van de registraties in ons centrale zaaksysteem Decos JOIN, waar bijvoorbeeld de bestuurlijke processen in worden geregistreerd en gearchiveerd. Tijdens de evaluatie van onze kwaliteitscontroles van het centrale zaaksysteem en het schrijven van het handboek Kwaliteitszorg kwamen veel verbeterpunten naar boven door keuzes die in het verleden zijn gemaakt. Dit met name op het gebied van selectie, bewaring en vernietiging. Het blijven controleren van huidige zaaktypen zou gelijk staan aan dweilen met de kraan open. Er is besloten om het schrijven van het handboek te pauzeren en prioriteit te geven aan het herijken van de gehanteerde zaaktypencatalogus. Dit vordert goed, maar is echter dusdanig veel werk, dat het handboek Kwaliteitszorg nog op pauze staat. De verwachting is dat de herijking in kwartaal 1 van 2026 voltooid is.
De controle op de kwaliteit van de registraties in de diverse vakapplicaties behoeft nog aandacht. We zullen de lessen die we nu leren tijdens het herijken van het ZTC en het schrijven van het Handboek in 2026 toepassen op de overige vakapplicaties waarin archiefwaardige informatie wordt opgeslagen en beheerd. Hierbij maken we ook gebruik van de applicatie VIND informatiemanagement om een samenhangend overzicht van informatie op basis van werkprocessen te ontwikkelen. Als deel van het handboek Kwaliteitszorg zijn we ook aan de slag gegaan met de principes van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) zoals beschreven in de handreiking van de VNG. We zijn een format aan het ontwikkelen (m.b.v. MS Excel) dat een goed overzicht moet geven over de stand van zaken omtrent ons archief- en informatiebeheer op basis van de KIDO principes. We zijn voornemens dit jaarlijks te ijken op de organisatie. W. Nieuwenhuis Sr. adviseur informatiemanagement Team Informatie en secretariaat
Pagina 2