A08-20260302-7-vka-coll-toezichtinformatie -2025-archief-bijlage-1-toezichtinformatie

*1 *2 *3

Toelichting format systematische toezichtinformatie Archief & Informatiebeheer Het bijgevoegde format is bedoeld om actuele informatie over uw archief en informatiebeheer op een duidelijke en efficiënte manier aan te leveren. Met actuele informatie wordt bedoeld informatie die in ieder geval laat zien hoe de situatie in 2025 was. Het format helpt bij het eenvoudiger en efficiënter opstellen van toezichtinformatie Het interbestuurlijk toezicht Archief & Informatiebeheer werkt op grond van de Verordening systematische toezichtinformatie provincie Gelderland*1. De uitgevraagde toezichtcriteria is gebaseerd op het Aanvullend beleidskader archieftoezicht Nieuwe Schoenen*2. Bij de inhoudelijke criteria staan verwijzingen naar VNG raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren*3 (VNG Archief KPI’s). Hierdoor sluit het format aan op bestaande rapportages, zoals het toezichtverslag van de archivaris of van de archiefinspecteur. Dit betekent dat informatie hergebruikt kan worden. Dit beperkt administratieve lasten. Aanwijzingen voor het compleet en inhoudelijk invullen van het format •Vul het format met aanvullende, objectieve en inhoudelijke criteria volledig in. •Voeg waar mogelijk links of toelichtingen toe, zoals gevraagd per criterium in de kolom ‘Suggesties voor toelichting’. •Voeg bijlagen toe die relevant zijn voor de beoordeling van de toezichtinformatie.

•Voeg aanvullende informatie toe die verzocht wordt in de brief ‘Beoordeling interbestuurlijk toezicht Archief & Informatiebeheer beoordelingsjaar 2025’. Opbouw van het format Het format is opgebouwd uit drie onderling samenhangende delen die gezamenlijk een volledig beeld geven van de staat van het archief- en informatiebeheer binnen de organisatie. Elk deel heeft een eigen focus en draagt bij aan een transparante en toetsbare verantwoording. 1.Aanvullende criteria: gericht op een bredere context van archief en informatiebeheer. 2.Objectieve criteria: gericht op horizontale verantwoording. 3.Inhoudelijke criteria: gericht op het zicht krijgen op het invullen van medebewindstaken, gebaseerd op de VNG Archief KPI’s. Bij ieder criterium wordt een antwoord gevraagd in de vorm van “Ja”, “Nee” of “Deels”. Deze antwoorden geven niet de volledige context weer. Om die reden is per criterium een ‘suggestie voor toelichting’ opgenomen. Belangrijkste aanpassingen in de opzet en toelichting van het format De drie typen criteria zijn niet nieuw, maar zijn in dit format explicieter gemaakt. Per criterium is een suggestie voor toelichting toegevoegd. Ook is bij de inhoudelijke criteria aangegeven met welke VNG Archief KPI’s deze corresponderen.

Verordening systematische toezichtinformatie provincie Gelderland Aanvullend beleidskader archieftoezicht Nieuwe Schoenen VNG raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren

Checklist en format aanlevering toezichtinformatie Interbestuurlijk toezicht (IBT) domein Archief en Informatiebeheer

Stuur deze toezichtinformatie met de bijlagen vóór 1 maart naar: post@gelderland.nl

Naam organisatie:

Gemeente Westervoort Toezichtinformatie over de periode/jaar:

2025 Aanvullende criteria Nr. AC 1

Aanvullende criteria Meest actuele toezichtverslag van de archivaris of van de archiefinspecteur.

AC 2

De nader uitgevraagde informatie vanuit de laatst ontvangen beoordelingsbrief van de Gedeputeerde Staten is aangeleverd.

Ja, Nee, Deels

Toelichting

Ja

We hebben het jaarverslag van het SALD over 2024 bijgevoegd. Onderdeel van het jaarverslag is gericht op inspectie.

Ja

Losse bijlage bijgeveogd.

Objectieve en inhoudelijke criteria Nr. OC 1

Objectieve criteria Het college heeft de vastgestelde toezichtinformatie voorgelegd aan de raad.

Ja, Nee, Deels

Toelichting

Ja

Nr. IC 1

IC 2

IC 3

IC 4

IC 5

IC 6

IC 7

IC 8

IC 9

IC 10

IC 11

IC 12a

IC 12b

IC 13

IC 14

IC 15

IC 16

Nr.

Inhoudelijke toezichtcriteria uit Verordening systematisch toezicht (gebaseerd op een selectie Ja, Nee, Deels van de KPI's van de VNG) Heeft de gemeenteraad een actuele archiefverordening vastgesteld? (VNG Archief KPI 1.1) - Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die Ja voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? - Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Zijn er nadere afspraken vastgesteld voor de informatiebeheertaken onder mandaat bij gemeenschappelijke regelingen, dienstverleningsovereenkomsten en andere uitbestedings- of samenwerkingsvormen? (VNG Archief KPI's 1.4, 1.5 en 1.7) Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) in geval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan. Wordt er gewerkt volgens een gestructureerde aanpak voor de continue kwaliteitsverbetering van het archief- en informatiebeheer? (VNG Archief KPI's 4.1 en 4.2) Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem.

Zijn zowel de fysieke als de digitale bewaaromstandigheden voor de korte termijn op orde? (VNG Archief KPI 3.1) De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen. Zijn zowel de fysieke als de digitale bewaaromstandigheden voor de lange termijn op orde? (VNG Archief KPI 3.2 en 3.3) De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen.

Heeft het college een archiefbewaarplaats aangewezen? (VNG Archief KPI 3.2) Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager.

Heeft het college een archivaris, middels een aanwijzingsbesluit, aangewezen? (VNG Archief KPI 4.3) De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw. Is de (materiële) staat van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden voor zolang als nodig geborgd? (VNG Archief KPI's 5.4 - 5.6) De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Is de geordende en toegankelijke staat van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden geborgd? (VNG Archief KPI's 5.1 - 5.3, 5.8 - 5.11 en 6.2) De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk.

Is de authenticiteit en context van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden geborgd? (VNG Archief KPI's 5.1 - 5.2) De authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema.

Zijn zowel de fysieke als de digitale archiefbescheiden, volgens Archiefwet- en regelgeving, overgebracht naar een archiefbewaarplaats? (VNG Archief KPI's 7.1 - 7.3) De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; - er is een verklaring van overbrenging opgesteld, of; - de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten.

Is er een klanten- of bezoekersreglement voor terbeschikkingstelling, of juist niet, van overgebrachte archiefbescheiden volgens Archiefwet- en regelgeving? (VNG Archief KPI's 8.1 - 8.5) De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten; - beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging; - de overgebrachte archieven zijn voor eenieder kosteloos raadpleegbaar; - de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar;

Heeft het college besluiten genomen over (beperkingen van) de terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden? (VNG Archief KPI 8.1 en 8.4) Een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet en regelgeving en het algemeen belang: - besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en; - besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen. Heeft het college besluit(en) voor vervanging volgens Archiefwet- en regelgeving vastgesteld? (VNG Archief KPI 6.1) De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld.

Zorgt het college dat de archiefbescheiden volgens wet- en regelgeving worden vernietigd of afgezien wordt van de vernietigingsplicht? (VNG Archief KPI's 6.3 - 6.4) Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld. Heeft het college besluit(en) voor vervreemding volgens Archiefwet- en regelgeving vastgesteld in de afgelopen 5 jaar? (VNG Archief KPI 6.5) Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld. Verloopt de uitlening van overgebrachte archiefbescheiden volgens Archiefwet- en regelgeving? (VNG Archief KPI 8.5) Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.

Link toevoegen!

Toelichting

Link Archiefverordening

Ja

https://organisaties.overheid.nl/23981/Gemeente_Westervoort#gemeenscha ppelijke-regelingen

Deels

Zie bijgevoegde memo

Ja

-

Deels

Er wordt gewerkt aan de implementatie van een e-depot ism met onze archiefdienst (SALD).

Ja

Link naar het Besluit van het College

Ja

Link naar het Besluit van het College

Onze archiefbewaarplaats voldoet aan de criteria en er zijn geen op- of aanmerkingen vanuit de archiefdienst bij inspecties. Ja Om dit ook voor digitale bescheiden te borgen loopt momenteel het project E-Depot, geleid door onze archiefdienst.

Deels

Deels

Er wordt uitsluitend digitaal gewerkt en het uitgangspunt is dat er waar mogelijk zaakgericht wordt gearchiveerd. Er wordt naast het centrale zaaksysteem Decos Join in diverse systemen gearchiveerd. Het is onduidelijk of de geordende en toegankelijke staat in al deze systemen voldoende is geborgd. Dit zal nader onderzocht dienen te worden. We maken gebruik van de applicatie VIND informatiemanagement (I-Navigator en model DSP) om een samenhangend overzicht van informatie op basis van werkprocessen te ontwikkelen (informatiebeheerplan). Er is een eerste aanzet gedaan die verdere uitwerking behoeft. We zijn voornemens om in 2026 per organisatieeenheid een informatiebeheerplan op te stellen. Er is een vastgesteld metadata schema (cf. MDTO/TMLO) voor de archiefbescheiden die in Decos Join worden beheerd. Alle permanent te bewaren bescheiden worden uitsluitend in Join opgeslagen.

ja

Ja

Als bijlage toegevoegd.

Ja

Voordat archiefbescheiden overgebracht worden neemt het college, indien van toepassing, een besluit om op basis van art. 15 Archiefwet beperkingen aan de openbaarheid te stellen voor een bepaalde tijd aan bepaalde dossiers/zaken.

Ja

Analoge bescheiden worden conform het door het college vastgestelde Handboek Vervanging (2022) vervangen door digitale reproducties.

Deels

De archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen worden volgens wet- en regelgeving vernietigd. Er is thans wel een achterstand in de vernietiging mede als gevolg van de kwaliteit van de metadata

N.v.t.

N.v.t.

Er zijn geen archiefbescheiden vervreemd.

Is voor SALD