A08-20220926-35-vka-coll-reactie-op-motie-onderzoek-rekenkamer.docx

Kennisgeving aan de gemeenteraad Documentnummer: 20157807

Zaaknummer:

Z/22/097274

Portefeuillehouder(s): P.J.H. Pennekamp Voor vragen Naam: Telefoon: E-mail:

Walter van der Veen 3058 w.vanderveen@1stroom.nl

Komt niet terug tot besluitvorming in de raad Onderwerp: Reactie op motie raad 27 september 2021 (20210927 – 16 – motie onderzoek Rekenkamer-cda-D66-VVD-GL Aanleiding voor deze kennisgeving Op 27 september 2021 heeft de raad van de gemeente Westervoort een motie aangenomen op basis van het rekenkamerrapport betreffende samenwerkingsverbanden (20210927-16motie onderzoek Rekenkamer-cda-D66-VVD-GL). In deze kennisgeving wordt een reactie gegeven op deze motie (zie tevens Lijst van Aandachtspunten behorende bij raadsvergadering van 26 september 2022, nummer 27). Relevant beleidskader Niet van toepassing Inhoud van mededeling De, door de raad, ingediende motie op basis van het rekenkamerrapport betreffende samenwerkingsverbanden (bijlage 1) bestaat uit twee aandachtsstreepjes. Allereerst gaat het over het implementeren van de aanbevelingen van de rekenkamer. Daarna zal worden ingegaan op het tweede aandachtstreepje die gaat om de begroting en afwegingen in de daarop volgende jaarrekening van een verbonden partij.

Rekenkamer In september 2021 heeft het college en raad van Westervoort kennis genomen van het onderzoek van de Rekenkamer Doesburg, Duiven en Westervoort over de positie en sturing van samenwerkingsverbanden door de gemeenteraad van Westervoort, inclusief de vergelijking met de gemeente Duiven en Doesburg (B07-20210927-28-vka-rekenkamer-ddwrapport-rekenkamer-samenwerkingsverbanden-overkoepelende-rapportage-westervoort, commissie Samenleving en Bestuur 13 september 2021) Het college heeft naar aanleiding van dit rapport een reactie gegeven (bijlage 2). Op basis van het rekenkamerrapport heeft het college geen zienswijze ingediend. Uit het rekenkamerrapport kwamen drie aanbevelingen naar voren die als bijlage 3 volledig zijn opgenomen. Hieronder worden ze kort vermeld en toegelicht welke actie is ondernomen. Aanbevelingen: 1. Leg criteria voor deelname waar mogelijk vast en maak financiële en bestuurlijke risico’s beter inzichtelijk De gemeente Westervoort heeft een kadernota verbonden partijen, die is vastgesteld in 2015. Dit betreft de eerste kadernota; voorheen was er geen beleidskader voor verbonden partijen binnen de gemeente.

Pagina 1

Het doel van de nota is “… het verkrijgen van een vastgesteld kader voor de oprichting van en de deelneming in een publiek- of privaatrechtelijke organisatie, alsmede voor de wijze van de gemeentelijke vertegenwoordiging in deze organisaties”. Aanvullend geeft de kadernota aan “… op welke manier er controle, verantwoording en toezicht met betrekking tot de verbonden partij is of moet worden geregeld”. De rol van de raad krijgt hierin expliciet aandacht; in de kadernota is de kaderstellende en controlerende rol van de raad expliciet meegenomen. In de kadernota worden de uitgangspunten met betrekking tot deelname in verbonden partijen uiteengezet, dit betreft vragen die gesteld kunnen worden bij de oprichting van een verbonden partij. Met betrekking tot verbonden partijen waar de gemeente al aan deelneemt, worden een aantal invloedsmogelijkheden in de kadernota uiteengezet. Deze aanbeveling is met name gericht aan een andere deelnemende gemeente aan het onderzoek (gemeente Duiven) waar geen kadernota is. 2. Faciliteer (regionaal) overleg over zienswijzen en stem het gebruik van sturingsmogelijkheden beter af In alle Algemene Besturen is er sprake van een bestuurlijke vertegenwoordiging vanuit het college. Daarnaast is sprake van een ambtelijke samenwerking in de diverse samenwerkingsverbanden. De raad wordt in kennis gesteld van zienswijze processen en de uitkomst hierop.

Wel is het zo dat er nu nog (teveel) inhoudelijk verschil tussen de verschillende zienswijzen te zien is. Hier wordt gewerkt aan het op één lijn brengen van de verschillende zienswijze zodat deze eenvoudiger naast elkaar te lezen zijn. Op het gebied van sturing geeft de kadernota inzicht in de verschillende toezichtarrangementen die de gemeente hanteert om de gemeentelijke belangen en risico’s in beeld te houden. Als reguliere sturingsmogelijkheden benoemt de kadernota de behandeling van de ontwerpbegroting en de ontwerp-jaarrekening van de verschillende verbonden partijen. De raad moet deze documenten goedkeuren en heeft de mogelijkheid om hier een zienswijze op in te dienen. Aanvullend kunnen er in de individuele gemeenschappelijke regelingen nadere afspraken vastgelegd worden over andere sturingsmogelijkheden. 3. Verbeter de informatievoorziening over beleidsinhoudelijke thema’s en zorg voor een goede terugkoppeling over moties en amendementen De raad is (deels) zelf verantwoordelijk voor het ophalen van informatie en kan zicht vergroten door werkbezoeken of presentaties van samenwerkingsverbanden te volgen. Vrijwel alle samenwerkingsverbanden organiseren jaarlijks een informatieavond. Aanvullend kan de raad een specifieke verbonden partij uitnodigen voor een toelichting. Medewerkers van de verbonden partijen zijn altijd van harte bereid om een toelichting te komen geven.

Bijeenkomsten worden over het algemeen goed bezocht. De gemeente Westervoort wordt vaak door meerdere raadsleden vertegenwoordigd. Voor de MGR SDCG geldt dat er één keer per halfjaar een bijeenkomst is (sinds de coronapandemie is dit tot nu toe twee keer digitaal gedaan). Als de raad extra informatie wil, dan kan die ook geleverd worden door het samenwerkingsverband. Er is aandacht voor het ambtelijk/bestuurlijk samenspel als het gaat om informatievoorziening en terugkoppeling op de moties en amendementen. Dit wordt ook op gestuurd door de griffie, onder andere door het bijhouden van de lijst van aandachtspunten.

Pagina 2

Begroting Het tweede deel van de motie betreft het bij voorlegging aan de Raad van de begroting van een samenwerkingsverband in het voorstel op te nemen welke afweging is gemaakt tussen de beoogde doelen en gewenste resultaten voor de gemeente Westervoort van deelname aan dat samenwerkingsverband enerzijds en de behaalde resultaten en effecten van dat samenwerkingsverband anderzijds. Deze verantwoording wordt feitelijk nu al gedaan bij de aanleveren van de stukken. Wat uit de motie blijkt is dit tot op heden echter onvoldoende. Dit is aanleiding geweest om het proces om te komen tot het voorleggen van deze stukken te herzien en beter voor te bereiden. In het voorstel dan wel kennisgeving zal hier expliciet meer aandacht aan worden gegeven. Dit vergt afstemming om het zelfde te doen bij alle gemeenschappelijke regelingen. Dit ook omdat er diverse ambtenaren betrokken zijn bij de verschillende regelingen die deze documenten voorbereiden. Duidelijk moet zijn dat de opgenomen doelen en resultaten genoemd in de begroting Westervoort duiding moeten hebben in de uiteindelijke verantwoording. Er is aandacht voor, welke zichtbaar moet gaan worden in de volgende P&C-cyclus van de gemeenschappelijke regelingen. Dit vraagt ook om inregeling van interne processen. Ten slotte In juli 2022 is de gewijzigde wet ‘Wet gemeenschappelijke regelingen’ van kracht geworden.

Deze wet versterkt de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden (bijlage 4). Dit houdt in dat alle gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente Westervoort aan deelneemt zullen worden beoordeeld op basis van deze wijziging en zo nodig moeten worden aangepast. Hier heeft een gemeenschappelijke regeling tot juli 2024 de tijd. Dit houdt in dat u zal worden meegenomen (direct maar ook indirect) in deze aanstaande wijzigingen. De aanbevelingen zullen daarmee ook worden meegewogen als het gaat om het toepasbaar maken in een gewijzigde regeling. Westervoort, 23 augustus 2022 Burgemeester en wethouders van Westervoort, secretaris,

burgemeester,

M. Sluiter MA

drs. A.J. van Hout

Pagina 3

Bijlage 1: Motie 27 september 2021

Pagina 4

Bijlage 2: bestuurlijke reactie op onderzoek rekenkamer

Pagina 5

Bijlage 3: aanbevelingen Rekenkamerrapport Aanbevelingen 1. Leg criteria voor deelname waar mogelijk vast en maak financiële en bestuurlijke risico’s beter inzichtelijk Samenwerkingsverbanden controleren en voorzien van goede sturing is geen sinecure. Door duidelijk vast te leggen op grond van welke criteria de gemeente aan een samenwerkingsverband deelneemt, ontstaat een duidelijk kader waaraan die deelname kan worden getoetst. Met name het toevoegen van concrete prestatie-indicatoren strekt in dit verband tot aanbeveling. Aan de hand van dergelijke indicatoren is het resultaat van een samenwerkingsverband makkelijker te duiden en spreken alle betrokken in dit opzicht dezelfde ‘taal’. Hetzelfde geldt voor financiële en bestuurlijke risico’s; door in verantwoordingsdocumenten duidelijk aan te geven met welke financiële en bestuurlijke risico’s rekening wordt gehouden, maakt een college inzichtelijk dat dergelijke risico’s op de radar staan en is het voor raadsleden makkelijker om deze risico’s op waarde te schatten. Voor de gemeente Westervoort lijkt het in dat kader vooral zaak om informatie over enkele financiële risico’s een duidelijker plek te geven in verantwoordingsdocumenten en regelmatig te toetsen of de kadernota en de checklist voldoende aanknopingspunten bieden om de deelname aan samenwerkingsverbanden te wegen.

Voor de MGR SDCG geldt bijvoorbeeld dat financiële risico’s een plek zouden kunnen krijgen in het beleidsprogramma Maatschappij. 2. Faciliteer (regionaal) overleg over zienswijzen en stem het gebruik van sturingsmogelijkheden beter af Zienswijzen zijn een belangrijke manier waarop gemeenteraden invloed kunnen uitoefenen op samenwerkingsverbanden. Door bij het indienen van zienswijzen samen op te trekken, is de kans groter dat de gemeenteraden van (met name) kleinere gemeenten het beleid ten aanzien van een samenwerkingsverband kunnen bijsturen. Een goede afstemming binnen de eigen gemeente is daarvoor echter ook van belang. Door als raad op tijd het gesprek te voeren over het gemeentelijke belang en het college indien nodig per motie te dwingen om dit belang uit te dragen, wordt voorkomen dat raad en college ten opzichte van een samenwerkingsverband tegenover elkaar komen te staan. De noodzaak tot onderlinge afstemming strekt zich ook uit naar de inzet van sturingsmiddelen. Om als gemeente goed te kunnen sturen op samenwerkingsverbanden, is het van belang om voldoende tijd te maken voor het ontwikkelen van een gemeentelijke strategie en duidelijk voor ogen te hebben wanneer bepaalde sturingsmiddelen het beste kunnen worden ingezet.

Voor de gemeente Westervoort lijkt het in dit kader vooral zaak om te verkennen hoe het indienen van zienswijzen regionaal beter kan worden afgestemd. Zo zou het voor de hand kunnen liggen om gemeenten te identificeren met vergelijkbare belangen en samen met hen te inventariseren welke mogelijkheden tot afstemming er zijn. Op tijd het gesprek aangaan met een portefeuillehouder over de wensen die er binnen de raad leven, kan ook helpen om te voorkomen dat de portefeuillehouder in een lastige positie wordt geplaatst; zo stelt de raad de portefeuillehouder in de gelegenheid om het standpunt van de raad tijdig binnen het samenwerkingsverband te communiceren en weet de raad eerder hoe een bepaalde stellingname waarschijnlijk wordt ontvangen. Daarnaast zou de raad vaker gebruik kunnen maken van de mogelijkheid om AB-leden per motie een opdracht mee te geven. Deze mogelijkheid duidelijker verankeren in de kadernota kan helpen om ervoor te zorgen dat ook toekomstige raden deze optie op het netvlies hebben staan. Tot slot zou de raad kunnen overwegen om vaker raadsrapporteurs aan te stellen. De raadsrapporteurs zouden wellicht ook een rol kunnen spelen in het faciliteren van regionale afstemming rondom zienswijzen.

Pagina 6

3. Verbeter de informatievoorziening over beleidsinhoudelijke thema’s en zorg voor een goede terugkoppeling over moties en amendementen Goede controle van en sturing op samenwerkingsverbanden begint bij de juiste informatie. Hoewel financiële informatie belangrijk is, vraagt een adequate informatievoorziening ook om inzicht in meer beleidsmatige resultaten. Door duidelijk te maken in hoeverre samenwerkingsverbanden maatschappelijke effecten realiseren, kunnen raadsleden deelname aan samenwerkingsverbanden op meer dan financiële resultaten beoordelen en – indien de informatie daar aanleiding toe geeft – tijdig bijsturen. Het volledig ontbreken van dergelijke informatie in verantwoordingsdocumenten van de MGR SDCG is in dat opzicht een goed voorbeeld van hoe het níet moet. Een adequate informatievoorziening vraagt ook dat het resultaat van moties en amendementen aan de raad wordt teruggekoppeld. Aangezien het indienen van moties een van de weinige manieren is waarop een gemeenteraad ten aanzien van samenwerkingsverbanden kan sturen, is het van belang dat duidelijk is wat er precies met moties gebeurt.

Voor de gemeente Westervoort lijkt het in dit kader vooral zaak om de informatievoorziening aan twee kanten te versterken; aan de voorkant, door heldere doelen te stellen waarover voortgangsinformatie kan worden verstrekt en aan de achterkant, door het college en de betrokken samenwerkingsverbanden te verzoeken om naast financiële informatie ook meer beleidsmatige informatie in verantwoordingsdocumenten op te nemen. Dit laatste dan bij voorkeur ook op gemeentelijk niveau. Door verstrekte informatie bovendien te laten voorzien van enige context, is deze voor raadsleden makkelijker te lezen en te interpreteren.

Pagina 7

Bijlage 4: hoogtepunten gewijzigde Wet Gemeenschappelijke Regelingen De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) versterkt de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden. De participatiemogelijkheden van burgers en belanghebbenden bij de besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen worden vergroot. Raadsleden beter in positie Om raadsleden beter in positie te brengen, worden er in de nieuwe wet een aantal wijzigingen doorgevoerd, onder andere met betrekking tot de informatiepositie van de raad. Daarnaast komt er de mogelijkheid tot het instellen van een regionale adviescommissie, bestaande uit raadsleden. Deze adviescommissie, bestaande uit raadsleden uit deelnemende gemeenten, kan zo eerder in het besluitvormingsproces dienen als klankbordgroep en als stem van de raden in de regio. Actieve informatielicht Er komt een actieve informatieplicht vanuit het bestuur van de gemeenschappelijke regeling richting de raad, vergelijkbaar met de informatieplicht van het college richting de gemeenteraad. Het gaat hierbij niet alleen over de te nemen of genomen besluiten maar over alle informatie die de raad nodig heeft om zijn taak goed te kunnen vervullen. Versterking controlerende rol De controlerende rol wordt versterkt door de mogelijkheid tot onderzoeken van het functioneren van de gehele gemeenschappelijke regeling.

Gemeenteraden krijgen de mogelijkheid een regionale onderzoekscommissie op te stellen. Via een Tweede Kamermotie is bepaald dat de regering in overleg met de decentrale overheden een kader gaat opstellen voor democratische controle op privaatrechtelijke samenwerkingen. Verankering van burgerparticipatie De burgerparticipatie binnen het z.g. verlengd lokaal bestuur wordt wettelijk verankerd. Zo krijgt de participatie een vaste plek binnen gemeenschappelijke regelingen. Inwoners en belanghebbenden kunnen bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het beleid in regionale samenwerkingsverbanden betrokken worden.

Pagina 8