A08-20210705-25-vka-coll-informatiebrief-doorontwikkeling-1stroom.pdf

Aan de gemeenteraden van de gemeente Duiven en de gemeente Westervoort

1Stroom Dorpsplein 1 Westervoort Postbus 6 6920 AA Duiven (088) 695 3000 info@1stroom.nl www.1stroom.nl

datum zaaknummer onderwerp contactpersoon

: : : :

17 juni 2021 Z/21/081447 /201514808 2e Informatiebrief Doorontwikkeling 1Stroom Rogier Manenschijn

Geachte gemeenteraden, Op 7 januari 2021 hebben wij u middels een informatiebrief geïnformeerd over de doorontwikkeling van 1Stroom. We zijn daarbij ingegaan op de aanleiding voor de doorontwikkeling van de organisatie en de bijbehorende planning om de doorontwikkeling en de daarbij passende structuuraanpassing voor 1 september daadwerkelijk gerealiseerd te hebben. Daarbij hebben wij in onze brief gemeld dat wij er waarde aan hechten u, als raden van de gemeenten Duiven en Westervoort, te informeren over het verdere verloop van het doorontwikkelingstraject. In dat kader is dit de tweede informatiebrief die wij u toesturen. Fase 1 bijna afgerond In fase 1 ligt de nadruk op afspraken met ondernemingsraad en lokaal overleg en het invullen van de sleutelposities. Het sociaal plan en het functieboek voor de nieuwe managementfuncties (functieboek 1) zijn vastgesteld en akkoord bevonden door de medezeggenschap. Op basis hiervan is de interne werving van het nieuwe management gestart en inmiddels afgerond.

Voor de volgende sleutelfuncties zijn aansluitend externe wervingsprocedures gestart: - Gemeentesecretaris Duiven/adjunct-directeur 1Stroom - Gemeentesecretaris Westervoort/adjunct-directeur 1Stroom - Afdelingsmanager Informatiemanagement, Bestuursondersteuning en Projecten - Afdelingsmanager Sociaal Domein II De nieuwe gemeentesecretarissen/ adjunct directeuren De externe werving voor de gemeentesecretarissen/adjunct directeuren is afgerond en voor beide gemeenten is een geschikte kandidaat gevonden. Maureen Sluiter en Rutger den Haan treden per 23 augustus 2021 aan als de nieuwe gemeentesecretarissen van respectievelijk de gemeente Westervoort en de gemeente Duiven. En daarmee hebben we ook twee nieuwe adjunct directeuren voor 1Stroom. Samen met de algemeen directeur Mark van der Jagt vormen Maureen Sluiter en Rutger den Haan vanaf 1 september 2021 de directie van 1Stroom. Gesprekken met potentiele managers IBP en SD-II Komende weken staan de sollicitatiegesprekken met potentiele kandidaten voor de functie van afdelingsmanager Informatiemanagement, Bestuursondersteuning en Projecten en afdelingsmanager Sociaal Domein II gepland. We gaan uit van een succesvolle werving en daarmee zijn dan tevens alle sleutelposities vanuit functieboek 1 ingevuld. Fase 1 van het doorontwikkelingstraject is daarmee binnen de gestelde deadlines afgerond.

Dat betekent dat fase 2 opgestart kan worden.

Fase 2 In fase 2 staan de verfijning van de hoofdstructuur van de tien afdelingen en het opleveren van functieboek 2 centraal. Op woensdag 19 mei jl. heeft het Dagelijks Bestuur van 1Stroom het functieboek 2 voorlopig vastgesteld. Dit functieboek bestaat uit alle functies (HR21functieprofielen) die nu al binnen 1Stroom voorkomen. Functieboek 2 is toegezonden aan de Ondernemingsraad van 1Stroom met het verzoek daar advies over uit te brengen. Wanneer de Ondernemingsraad hierover heeft geadviseerd kan het Dagelijks Bestuur, zo nodig gewijzigd, het functieboek 2 vast stellen. Op basis hiervan zullen de medewerkers worden geplaatst op hun functies volgens het principe mens volgt werk. Bedrijfskritische processen (BKP) Hoewel er geen grootschalige taakwijzigingen plaatsvinden heeft de reorganisatie wel invloed op bedrijfskritische processen. Denk hierbij aan naamgeving, verantwoordelijkheden en stukkenstromen. Het is van groot belang dat deze processen, die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering, vanaf 1 september goed blijven werken. Er is een inventarisatie gedaan welke processen dit zijn en op basis daarvan worden op dit moment met alle deskundigen de nodige voorbereidingen getroffen om deze bedrijfskritische processen tijdig in de nieuw te vormen organisatiestructuur te implementeren.

Aanpassing formele documenten Daarnaast zullen een aantal documenten aangepast moeten worden aan de nieuwe organisatiestructuur. Daarbij kan gedacht worden aan de aanpassing van enkele artikelen in de Gemeenschappelijke regeling 1Stroom, de Mandaatregeling, het personeelshandboek, de sturingsfilosofie en de klachtenregeling. Waar de aanpassingen om een raadsbesluit vragen, is de verwachting dat behandeling hiervan in de eerste cyclus na het zomerreces plaats kan vinden. Tot slot Wij gaan ervan uit dat we u met deze brief voldoende op de hoogte hebben gebracht over de voortgang van het doorontwikkelingstraject. Zoals afgesproken, zullen wij u gedurende het proces tot 1 september blijven informeren over de ontwikkelingen binnen de organisatie. Hoogachtend, Dagelijks bestuur van 1Stroom secretaris

voorzitter

Digitaal ondertekend door Mark van der Jagt op 22-06-2021

ir. M.R. van der Jagt

mr. H.B. Hieltjes