A01-20250414-09-vka-coll-verzoek-prov-gld-aanlevering-toezichtinformatie-2024-archief-bijlage-2-toezichtinformatie.
Tekst van het document
Format en checklist aanlevering toezichtinformatie IBT Archief & Informatiebeheer Naam gemeente: Gemeente Westervoort Toetsingsjaar: 2024 Nr.
Toezichtcriteria uit Verordening systematisch toezicht (gebaseerd op een selectie van de KPI's van de VNG)
1
Er is een actuele archiefverordening of, bij gemeenschappelijke regelingen, een voorziening betreffende de zorg voor archiefbescheiden die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en is gemeld aan Gedeputeerde Staten.
Ja of Nee Ja
2
Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) in geval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan.
Ja
3
Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem.
4
De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen.
Ja
5
De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen.
Ja
6
Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager.
Ja
7
De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw.
Ja
8
De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.
Ja
9
De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk.
Ja
10
De authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema.
Ja
11
De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten.
Ja
12
De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten;
Ja
12.1
beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging;
Ja
12.2
de overgebrachte archieven zijn voor een ieder kosteloos raadpleegbaar;
Ja
12.3
de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar;
Ja
12.4
een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet en regelgeving en het algemeen belang:
Ja
12.4.1
besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en
Ja
12.4.2
besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen
Ja
13
De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld.
Ja
14
Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld.
Ja
15
Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld.
Nvt.
Er zijn geen archiefbescheiden vervreemd.
16
Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.
Nvt.
Er zijn geen archiefbescheiden uitgeleend.
Deels
Nr. Checklist voordat je toezichtinformatie opstuurt Nr.
Checklist voordat je de toezichtinformatie opstuurt:
Check 1
Is de lijst juist en volledig ingevuld?
Ja of Nee Ja
Check 2
Zijn de volgende bijlagen toegevoegd?
Ja
Bijlage 1
Meest actuele, door college en raad vastgesteld, jaarverslag van de archivaris en/of rapportage van een archiefinspecteur is bijgevoegd.
Bijlage 2
Bewijs dat bovenstaande toezichtinformatie is gezien door (met eventueel reactie van) het college.
Bijlage 3
Bewijs dat bovenstaande toezichtinformatie is gezien door (met eventueel reactie van) de gemeenteraad.
Actie
Stuur deze toezichtinformatie met de bijlagen naar: post@gelderland.nl. De bijlagen vormen een onderdeel van de selectiecriteria en zijn belangrijk om de toezichtinformatie inhoudelijk te kunnen beoordelen.
Bij nee graag een toelichting geven
In de dagelijkse praktijk wordt er grotendeels via het concept van een kwaliteitszorgsysteem gewerkt (controle op kwaliteit gemaakte scans, controle op registratie nieuwe zaken en controle op afgehandelde zaken. Dit geldt echter alleen voor de informatie die vastgelegd wordt in het centrale zaaksysteem Decos JOIN maar (nog) niet op alle aangewezen vakapplicaties of informatiesystemen als Outlook of netwerkschijven e.d. Er wordt gewerkt aan een handboek kwaliteitszorg dat in het kader van ons meerjarenplan Verbeteren informatiehuishouding dit jaar zal worden op- en vastgesteld.