20250414-rv-herijken-subsidiebeleid-bijlage-4-participatieverslag

Participatieverslag Participatiebijeenkomst 28 november 2024

Opzet van dit document 1) Inleiding 2) Resultaten vragenlijst 3) Input per uitgangspunt 4) Individuele gesprekken maatschappelijke partners

Inleiding In het kader van het project ‘herijken subsidiebeleid’ vond op 28 november 2024 de participatiebijeenkomst met subsidieontvangers uit Westervoort plaats. Ruim 30 verenigingen en stichtingen waren aanwezig. De gemeenteraad heeft op de informele avond van 14 oktober 2024 (als eerste verkenning) aangegeven wat zij belangrijk vinden in subsidieverstrekking. Dit zijn de uitgangspunten van het subsidiebeleid. Tijdens de participatiebijeenkomst gaven verenigingen hun mening over de uitgangspunten en gingen we hierover het gesprek aan met elkaar. In dit participatieverslag geven wij de input van de verenigingen weer. Ook geven wij aan of en op welke wijze de input wordt verwerkt. Voorafgaand aan de bijeenkomst konden de verenigingen via een vragenlijst aangeven hoe belangrijk zij een uitgangspunt vinden. De resultaten van de vragenlijst zijn op de volgende pagina weergegeven.

Resultaten vragenlijst Verenigingen konden op een schaal van 1-5 (1= zeer onbelangrijk / 5 = zeer belangrijk) aangeven hoe belangrijk zij een uitgangspunt vinden. Onderstaand zijn (van hoog naar laag) de gemiddelde scores per uitgangspunt getoond. De vragenlijst is door ruim 40 verenigingen ingevuld. Uitgangspunt

Score

Uitgangspunt

Score

De criteria moeten transparant en toetsbaar zijn

4,56

Sturing op maat

4,10

Subsidiebedragen jaarlijks indexeren

4,44

Inzicht in de effecten van subsidies

4,05

Inzicht verschaffen aan de maatschappij

4,39

Burgerinitiatieven mogelijk maken

3,78

Inclusie stimuleren

4,32

3,73

Duidelijke criteria voor reserveopbouw

4,20

De hoogte van het subsidiebedrag moet in verhouding staan

3,61

Subsidies koppelen aan gemeentelijke doelen

4,10

Stimuleren onderlinge samenwerking

Conclusie vragenlijst ➢ Met een laagste score van 3,61 kan de conclusie getrokken worden dat geen enkel uitgangspunt onbelangrijk wordt gevonden. ➢ De criteria moeten transparant en toetsbaar zijn (het moet duidelijk zijn waarom de ene partij wel subsidie ontvangt en de andere partij niet) wordt als meest belangrijk ervaren. ➢ Burgerinitiatieven, hoogte van het subsidiebedrag moet in verhouding staan (duidelijke criteria voor eigen vermogen en cofinanciering) en stimuleren onderlinge samenwerking wordt als minst belangrijk ervaren.

Input per uitgangspunt Tijdens de participatiebijeenkomst werden de verenigingen opgesplitst in drie groepen. De groepen rouleerden langs drie tafels waar de uitgangspunten werden besproken. Op de volgende pagina’s is per uitgangspunt* de input van de verenigingen weergegeven. Per ‘inputonderdeel’ geven wij aan of en op welke wijze de input wordt verwerkt in het subsidiebeleid. *Subsidiebedragen jaarlijks indexeren en burgerinitiatieven mogelijk maken zijn niet verder besproken met verenigingen. Hier gaat expliciet de gemeente over in de uitwerking. *De hoogte van het subsidiebedrag moet in verhouding staan (vermogenstoets en cofinanciering) en duidelijke criteria voor reserveopbouw is als één financieel uitgangspunt behandeld vanwege de onderlinge afhankelijkheid. *Onder sturing op maat werd ‘administratieve last in verhouding tot subsidiebedrag’ en ‘inzicht in de effecten van subsidies’ behandeld.

Subsidies koppelen aan gemeentelijke doelen Input Een bijdrage leveren aan de vitale inwoner moet een doel zijn van de gemeente. Er is een middel nodig om vitaal te kunnen zijn. Hierdoor worden de zorgkosten ook lager. De gemeente moet voorkomen dat subsidie wordt verstrekt om het maar te verstrekken (zonder dat hier een doel achter zit). Subsidie moet altijd aan een maatschappelijke opgave gekoppeld zijn.

Overnemen

Niet overnemen

Toelichting Subsidies worden momenteel al ingezet ter preventie. Waarvoor subsidies worden ingezet is afhankelijk van de doelen van de gemeente.

✓

✓

Een wens of doel kan zijn om verenigingen in stand te houden.

✓ Wens is om per vereniging of stichting doelen te formuleren.

✓

De gemeente wil subsidies doelgerichter inzetten. Er komt (indien mogelijk) een betere en duidelijke koppeling tussen verstrekte subsidies en de beleidsdoelen van de gemeente. Dit wordt in de aanvraag geborgd. Subsidiegeld wordt verstrekt voor de activiteiten van verenigingen. Als deze activiteiten een bijdrage leveren aan de maatschappij, kan een vereniging subsidie ontvangen. De gemeente gaat per regeling een subsidiedoel formuleren. De verenigingen dragen met hun activiteiten bij aan het subsidiedoel. Het formuleren van doelen per subsidieontvanger vergt teveel werk.

Sturing op maat Input De huidige aanpak qua verantwoording is passend en geeft niet teveel lasten. Wel moeten de formulieren op maat worden gemaakt. Niet alle formulieren sluiten nu aan. verenigingen geven vooral aan dat de gemeente hier regie in kan nemen. De verenigingen passen zich aan en gaan hierin mee.

Overnemen

Niet overnemen

Toelichting De gemeente gaat de formulieren verbeteren. Ook is in de staffel aangegeven dat vanaf een bedrag van 10.000 euro verantwoording moet worden afgelegd.

✓

De jaargesprekken met de gemeente worden als meerwaarde gezien en erg prettig ervaren.

De jaargesprekken zijn opgenomen in de staffel.

✓ Inzicht in effecten moet gaan over de maatschappelijke doelen en de bijdrage van de subsidieontvangers aan deze doelen. Effecten zijn niet enkel de financiën. De ervaring is nu dat het financieel gedreven is, maar de wens is dat dit veel meer gaat over de maatschappelijke meerwaarde, zoals verminderen eenzaamheid of omzien naar elkaar. Het ontwikkelen van een standaard format vanuit de gemeente voor de financiële verantwoording wordt als extra last ervaren. Elke vereniging heeft een eigen aanpak en structuur.

De gemeente geeft in de staffel aan bij welke subsidiebedragen welke inzichten gewenst zijn. Hierbij wordt er ook gekeken naar maatschappelijke inzichten.

✓

✓

*Staffel: in het subsidiebeleidskader wordt een staffel opgenomen verdeeld over meerdere categorieën. De categorieën zijn gebaseerd op de hoogte van het subsidiebedrag. Per categorie staat aangegeven wat de gemeente en de subsidieontvanger moeten doen.

In de huidige situatie worden de gegevens niet altijd goed aangeleverd. De gemeente gaat wel kijken hoe dit verbeterd kan worden.

Stimuleren onderlinge samenwerking Input Samenwerking is een pré. Het stimuleren van samenwerking is beter dan het verplichten ervan.

De gemeente kan het initiatief nemen om onderlinge samenwerking tussen verenigingen te stimuleren.

Samenwerking tussen de gemeente en de verenigingen is een grote meerwaarde en wordt ook gezien als vorm van onderlinge samenwerking.

Toevoegen op het aanvraagformulier: ‘op welke manier zetten jullie je in voor onderlinge samenwerking?’ Dit kan ook een samenwerking zijn met de gemeente, beweegteam of samenwerking ‘over de grens’ / in de regio.

Overnemen

✓

✓

Niet overnemen

Toelichting De gemeente gaat onderlinge samenwerking stimuleren en niet verplichten.

De gemeente heeft hierin een faciliterende functie als kansen zich voordoen.

✓

In de staffel zijn (ook in het kader van samenwerking) de contactmomenten en gesprekken tussen de gemeente en subsidieontvanger geborgd.

✓

De gemeente gaat onderlinge samenwerking stimuleren en gebruikt hiervoor ook het aanvraagformulier.

De criteria moeten transparant en toetsbaar zijn Input Het moet helder zijn waar de gemeente op toetst en waarom de ene partij wel subsidie ontvangt en de andere niet. Er moeten criteria opgesteld worden die meetbaar zijn.

Overnemen

De meningen waren verdeeld over het verstrekken van subsidies als het maximum budget is bereikt. De een gaf aan om het geld evenredig te verdelen. De ander gaf aan om keuzes te maken en kwalitatief te beoordelen waar het geld het beste tot zijn recht komt. Iedereen was het er wel over eens dat dit op voorhand helder moet zijn en gekoppeld aan de gemeentelijke doelen.

✓

✓

✓

Toelichting Inhoudelijke criteria zijn afhankelijk van de doelen. Als er duidelijke doelen zijn, worden deze criteria geborgd in de regelingen.

✓

Als er een nieuwe vereniging bijkomt die ongeveer hetzelfde doet als een andere vereniging en aanspraak wil maken op subsidie, dan moet de boodschap zijn: ga met elkaar praten en ga samenwerken. Het technische proces van aanleveren, beoordelen en beschikken moet helder en liefst zo kort mogelijk zijn. Het aanvraagproces in Westervoort (1 april) duurt op dit moment te lang, waardoor sommige verenigingen vermogen moeten opbouwen om de kosten te kunnen betalen.

Niet overnemen

Ondanks dat de gemeente samenwerking stimuleert, moet een nieuwe vereniging aanspraak kunnen maken op subsidie (ook vanuit wettelijk oogpunt). De gemeente verschuift de aanvraagperiode van april naar oktober. Daarbij zorgt de gemeente ervoor dat het proces van aanvragen en vaststellen duidelijk en helder is aan de voorkant. Op het moment dat de gemeente werkt met een subsidieplafond (maximum budget) wordt de methodiek van verdelen op voorhand inzichtelijk gemaakt. De gemeente gaat in principe het budget evenredig verdelen als het plafond is bereikt. De tendermethode wordt alleen toegepast als er objectieve criteria opgesteld kunnen worden.

Vermogenstoets en reserveopbouw Input Een vermogenstoets is bijna altijd maatwerk. Het vaststellen van één norm voor de hoogte van het toegestane eigen vermogen is lastig. Vermogen en reserves zijn nodig om een vereniging draaiende te houden en toekomstige investeringen te kunnen bekostigen (bijv. onderhoud accommodatie). Het gaat om het verhaal achter de cijfers. Als blijkt dat een vereniging voldoende (vrij besteedbaar) vermogen heeft, dan heeft een vereniging geen subsidie nodig en kan de gemeente de subsidie weigeren. De definitie van ‘voldoende’ moet wel bepaald worden. Hierdoor komt subsidiegeld (lees: gemeenschapsgeld) op de juiste plek terecht. Een vereniging moet reserves kunnen opbouwen met gemeentelijke subsidie. De reserves moeten wel altijd aangewend worden voor het doel van de subsidie. Als dat niet het geval is en/of activiteiten gaan bijvoorbeeld niet door, dan zou de subsidie teruggevorderd kunnen worden. Het is niet de bedoeling dat met subsidie een groot eigen vermogen wordt opgebouwd.

Overnemen

✓

✓

✓

Niet overnemen

Toelichting De gemeente benadert de vermogenstoets als maatwerk en kijkt naar het verhaal achter de cijfers.

De gemeente gaat goed kijken wat een vereniging nodig heeft aan subsidie om de activiteiten uit te voeren. De vermogenstoets is hier een onderdeel in.

Als subsidiegeld niet wordt uitgegeven, dan wordt dit in principe teruggevorderd. Reserveopbouw is alleen toegestaan onder voorwaarden.

Cofinanciering Input Niet elke partij kan aan cofinanciering doen. Sommige verenigingen en stichtingen zijn afhankelijk van subsidie en hebben geen andere inkomsten. Voorbeeld: een welzijnsinstelling die de maatschappelijke activiteit pas uitvoert, als de subsidie is verleend.

Overnemen

✓

Als verenigingen via cofinanciering veel extra middelen binnenhalen, dan moeten ze hiervoor niet gestraft worden door aan de andere kant een lager subsidiebedrag te krijgen.

✓

Niet overnemen

Toelichting De gemeente benadert cofinanciering als een inspanningsverplichting. De gemeente verwacht een bepaalde inspanning van subsidieontvangers om ook andere middelen dan subsidie binnen te halen. Als dat niet lukt, moet de vereniging dit kunnen aantonen en verklaren. Een vereniging kan dan in aanmerking blijven komen voor subsidie. De gemeente wil cofinanciering stimuleren. Als een subsidieontvanger aanvullende middelen binnenhaalt, dan kijkt de gemeente samen met de vereniging welke aanvullende activiteiten uitgevoerd kunnen worden. Als er extra middelen zijn binnengehaald en de vereniging kan of wil geen extra activiteiten uitvoeren, dan kijkt een gemeente goed naar wat een vereniging nodig heeft. Het subsidiebedrag kan dan minder worden.

Inclusie stimuleren Input Met elkaar moeten we ervoor zorgen dat er een dekkend aanbod is dat inclusie stimuleert. De gemeente heeft hier ook een verantwoordelijkheid in. Gezamenlijk kunnen verenigingen ervoor zorgen dat er een inclusief aanbod is. Voor een individuele vereniging is het soms lastig om voor alle doelgroepen open te kunnen staan. Voor een vereniging is het niet altijd mogelijk om alles te kunnen dekken qua doelgroepen. Voor bepaalde doelgroepen moet 1 op 1 begeleiding geboden worden en dat kan niet altijd. Er mag wel een inspanning worden verwacht (bijv. activiteiten gratis of voor een laag bedrag aanbieden). Statushouders zijn moeilijk te vinden. De gemeente moet hen actief aan verenigingen doorverwijzen en ons ondersteunen om contact te leggen.

Overnemen

Niet overnemen

Toelichting De gemeente streeft ernaar om een dekkend netwerk van verenigingen te hebben als het gaat om inclusie.

✓

✓

✓

De gemeente is zich ervan bewust dat niet alles mogelijk is. De gemeente ondersteunt subsidieontvangers om inclusie te bevorderen. De gemeente verwacht van verenigingen wel de inspanning (in redelijkheid) om deelname aan activiteiten voor elke inwoner mogelijk te maken. Waar verenigingen kwetsbare groepen moeilijk kunnen bereiken, ondersteunt de gemeente hen (waar mogelijk) om met deze inwoners in contact te komen.

Inzicht verschaffen aan de maatschappij Input De vereniging geeft via de algemene ledenvergadering en de socials al inzicht in de uitgevoerde activiteiten. Verder kan een vereniging het inhoudelijk verslag op de website publiceren en kunnen filmpjes, foto’s en blogs worden gemaakt. De meningen waren verdeeld over het wel of niet inzichtelijk maken welke organisatie welk bedrag krijgt. Voorstanders hiervan vinden de transparantie op dit vlak belangrijk. Tegenstanders betwijfelen of het mogelijk is de ene club met de andere te vergelijken en voorzien onrust. Er is geopperd per thema een overzicht te geven, waardoor het niet per vereniging te herleiden is. In verantwoording opnemen of en op welke manier wordt bijgedragen aan de beleidsdoelen van de gemeente.

Overnemen

Niet overnemen

De gemeente neemt het onderdeel transparantie (onder de noemer publieke verantwoording) mee in de staffel.

✓

✓

✓

Toelichting

De openbaring van het subsidieregister (welke organisatie welk bedrag krijgt) is een wettelijke verplichting voor de gemeente. Dit mag niet per thema of domein.

De gemeente neemt het onderdeel inzicht in effecten op in de staffel. Hierbij wordt voor de vereniging duidelijk waar ze inhoudelijk op moeten verantwoorden.

Langdurig partnerschap Input Eenjarige subsidies zijn kwetsbaar. De mogelijkheid moet bestaan tot het aanvragen van een meerjarensubsidie voor verenigingen. Dit scheelt zowel de gemeente als de vereniging veel administratieve lasten. Daarbij vereisen langdurige doelstellingen een langdurig partnerschap. Meerjarige subsidies kunnen wel jaarlijks verantwoord worden. Het verantwoorden en evalueren vergt maatwerk.

Overnemen

✓

Niet overnemen

Toelichting De gemeente neemt de optie om meerjarige subsidies te verstrekken op in het subsidiebeleid. Per regeling wordt afgewogen of een eenjarige of meerjarige subsidie gewenst is. Een meerjarige subsidie moet altijd jaarlijks verantwoord worden.

✓

Mogelijkheid tot incidentele subsidies voor extra projecten.

De mogelijkheid tot incidentele subsidies wordt opgenomen in het subsidiebeleid.

✓

Individuele gesprekken maatschappelijke partners (1/3) Met enkele grote maatschappelijke partners zijn individuele gesprekken gevoerd. De uitgangspunten zijn toegelicht aan de partners en zij konden hun mening hierover geven. Op de volgende pagina’s zijn de kernpunten van de gesprekken samengevat.

Individuele gesprekken maatschappelijke partners (2/3) ➢ De partners vinden het belangrijk om naast gemeentelijke doelen, een bijdrage te leveren aan maatschappelijke effecten. Dit biedt partners ook een grotere flexibiliteit in het uitvoeren van activiteiten. ➢ Het meetbaar maken van resultaten wordt als lastig ervaren door de partners. Inzicht in de effecten gaat niet alleen over de cijfers. Het gaat ook over de verhalen achter de cijfers (de kwalitatieve toelichting). ➢ Samenwerking en ontmoeting kan meer bevorderd worden. Zowel tussen de partners en de gemeente, als tussen de partners onderling. Voorkomen dat er dubbele dingen gedaan worden en elkaar niet als concurrenten zien.

➢ Meerjarige subsidies worden als grote meerwaarde gezien. Hiermee kunnen maatschappelijke effecten beter bereikt worden, het vermindert de administratieve lasten en het stelt partners in staat om (financieel) verder vooruit te kijken. ➢ Het hebben van een financiële buffer is belangrijk voor de partners. Een vermogenstoets bij subsidieverstrekking moet maatwerk zijn. De ene partner kan meer vermogen nodig hebben dan de andere partner. Net als een vermogenstoets is cofinanciering ook maatwerk. Subsidieontvangers kunnen niet altijd eigen inkomsten genereren.

Individuele gesprekken maatschappelijke partners (3/3) ➢ De partners ondersteunen transparantie en publieke verantwoording. Het moet ook duidelijk zijn waarom de ene partij wel subsidie ontvangt en de andere partij niet. Er zijn geen bezwaren tegen objectiviteit in de toetsing (bijv. rendement voor de samenleving of kwaliteit van de activiteiten).

➢ Het bevorderen van inclusie moet in redelijkheid. Een inspanningsverplichting hierin zou wel terecht zijn. Met het stellen van inclusie-eisen moet de gemeente ook kijken naar de impact hiervan op de samenleving. ➢ Het is prettig dat de gemeente zo concreet mogelijk benoemt ‘wat’ het wil bereiken met het verstrekken van subsidies. Partners kunnen dan scherpere keuzes maken. De ‘hoe’ vraag moet bij de partners liggen. Het is prima om handvatten vanuit de gemeente mee te krijgen. De partners wensen wel ruimte en vertrouwen om zelfstandig invulling te geven aan de activiteiten.