20250414-rv-aanbesteden-accountant

RAADSVOORSTEL Onderwerp : Aanbesteden accountant __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/25/1345439 201692742

Opsteller : Hettie Nomden

Portefeuillehouder

Afdeling : Griffie

: Auditcommissie

Telefoonnr: __________________________________________________________________________ Samenvatting Het contract met de accountant Stolwijk-Kelderman accountants fiscalisten loopt af na boekjaar 2025 waardoor er een nieuwe aanbesteding gestart moet worden om een accountant te selecteren voor de komende boekjaren. Beslispunten 1. De procedure voor de benoeming van de accountant vast te stellen zoals in het raadsvoorstel wordt voorgesteld; 2. Dat de auditcommissie zich bij de voorbereidende taak tot (voorselectie van een accountant kan laten ondersteunen door een medewerk(st)er inkoop van de RID de Liemers; 3. De auditcommissie hierbij de samenwerking te laten zoeken met de auditcommissie van Duiven voor, zo mogelijk, een gezamenlijk aanbestedingstraject. 4. In te stemmen met het feit dat 1 Stroom en Samenwerking de Liemers blijven aanhaken bij de aanbesteding voor een accountant. Aanleiding Met de huidige accountant Stolwijk-Kelderman accountants fiscalisten is een overeenkomst gesloten voor de controle van boekjaren 2020-2025. De overeenkomst loopt nu af en voorafgaand aan boekjaar 2026 moet een aanbesteding plaatsvinden om een accountant te selecteren. Planning en procedure Accountants starten in het voorjaar met de voorbereidingen van de accountantscontrole van boekjaar 2026.

Het is daarom wenselijk om in de eerste helft van 2025 opdracht te geven om de aanbesteding te starten zodat uiterlijk voor het voorjaar duidelijk is welke accountant de controle voor komende jaren mag uitvoeren. In de aanbesteding wordt de volgende procedure gevolgd: 1. De raad geeft de auditcommissie opdracht om de aanbesteding (volgens deze procedure) te starten en hierbij de samenwerking te zoeken met de auditcommissie van gemeente Duiven. 2. Het plan van eisen wordt door de organisatie voorbereid en aan de auditcommissie(s) voorgelegd als basis voor de aanbesteding. In het plan van eisen komen de te verrichten controlewerkzaamheden te staan en de kwaliteitseisen waaraan moet worden voldaan. Ook staat daarin vermeld aan welke vereisten de in te dienen offerte moet voldoen.

3. Vervolgens zal de aanbesteding worden geplaatst op de website van de aanbestedingskalender en op de websites van de gemeente Westervoort en de gemeente Duiven. Hierop kunnen accountants reageren d.m.v. het indienen van een offerte. 4. De auditcommissies (of een afvaardiging daarvan) beoordelen de ingekomen offertes op basis van het vooraf gestelde plan van eisen. Op basis van deze toetsing zal er vanuit de auditcommissies één accountant worden aanbevolen aan de raad. 5. Tot slot is het aan de gemeenteraad om formeel te besluiten dat de aanbevolen accountant wordt benoemd als accountant. Er wordt naar gestreefd om voor het voorjaar 2026 een nieuwe accountant aan te stellen. Beoogd effect Het beoogde effect van dit raadsvoorstel is het verkrijgen van een accountant voor boekjaar 2026 en de eerstvolgende jaren daarna. De exacte lengte van de nieuwe overeenkomst zal in overleg met de materie expert van RID de Liemers (het inkoopbedrijf) worden bepaald. Argumenten 1.1. Duidelijke taakverdeling Door de procedure vast te stellen wordt het traject van de aanbesteding duidelijk en door een heldere taakverdeling weet elke partij wat zijn verantwoordelijkheid is in het traject. 2.1. Verantwoordelijkheid auditcommissie In de verordening auditcommissie staat in artikel 3 lid 1 sub b als taak genoemd dat de auditcommissie de selectie van de accountant als verantwoordelijkheid heeft.

2.2 Medewerker RID als materie-expert De medewerker van de RID zal als materie-expert (inkoop) de aanbesteding begeleiden en bijvoorbeeld adviseren over de formele procedure en erop toezien dat de in te dienen offertes voldoen aan de vereiste kwaliteit. 2.3 De auditcommissie is vanuit haar functie nauw betrokken bij de P&C cyclus en binnen de commissie zit genoeg kennis en kunde van dit proces om deze taak aan de auditcommissie toe te vertrouwen. 3.1 Ambtelijke fusie Vanwege de ambtelijke fusies zijn de administraties van gemeente Westervoort, gemeente Duiven en 1 stroom sterk met elkaar verweven waardoor een gezamenlijke aanbesteding voor een gedeelde accountant sterk aan te bevelen is. 3.2 Efficiënte samenwerking Beide auditcommissies kunnen door dit beslispunt in collegiaal overleg zoeken naar de meest efficiënte en beste wijze van samenwerken om tot een geslaagde gezamenlijke aanbesteding te komen. 4. Gemeenschappelijke regeling SDL Gemeente Westervoort en gemeente Duiven werken samen in de Gemeenschappelijke regeling Samenwerking de Liemers voor de sociale dienst, ICT en inkoop. Voorgaande aanbesteding is de SDL aangehaakt bij de aanbesteding van de gemeente Duiven. Door dit nogmaals te doen wordt de kans vergroot dat de SDL geen problemen krijgt met het vinden van een accountant (zie kanttekening 1).

Kanttekeningen Er is een tendens gaande dat grotere accountantskantoren minder genegen zijn om kleinere instanties en gemeenten te controleren. Dit betekent dat het aantal binnenkomende offertes op aanbestedingen terugloopt en er minder te kiezen valt voor de gemeenteraad.

Pagina 2

Financiële paragraaf De kosten van de te verrichten controles zijn geraamd in de begroting. Duurzaamheid N.v.t.

Bijlage: raadsbesluit

Westervoort 14 april 2025 Auditcommissie Westervoort

M. Abbink Voorzitter auditcommissie

M. de Jonge-Pierik secretaris auditcommissie

Pagina 3