20240617-rv-zienswijze-conceptbegroting-sald

RAADSVOORSTEL Onderwerp : Zienswijze meerjarenbegroting 2025-2028 SALD __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/24/123001 201658866

Opsteller : Robin Stafleu

Portefeuillehouder

Afdeling : Informatiemanagement

: A.J. van Hout

Bestuursondersteuning en Projecten Telefoonnr

:

__________________________________________________________________________ Samenvatting De gemeenteraad wordt in de gelegenheid gesteld om een zienswijze te geven op de jaarstukken van 2023 en de conceptmeerjarenbegroting 2025-2028 van Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (SALD). Voorgesteld wordt om een zienswijze in te dienen, waarin het SALD wordt opgeroepen een toekomstvisie op te laten stellen en voldoende personele capaciteit beschikbaar te houden voor het uitvoeren van haar kerntaken. Beslispunten 1. Kennis te nemen van de jaarstukken van 2023 en de conceptmeerjarenbegroting 20252028 van het SALD; 2. Een zienswijze indienen waarin het SALD wordt opgeroepen een toekomstvisie op te laten stellen en voldoende personele capaciteit beschikbaar te houden voor het uitvoeren van haar kerntaken. Aanleiding Het bestuur van het SALD is verplicht de jaarstukken en de conceptmeerjarenbegroting aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten aan te bieden. De gemeenteraad wordt zo in de gelegenheid gesteld een zienswijze over deze stukken in te brengen bij het bestuur van het SALD. Planning De zienswijze kan na vaststelling door de gemeenteraad verzonden worden. Beoogd effect Met de mogelijkheid van het geven van een zienswijze heeft de gemeenteraad de gelegenheid om invloed te blijven houden op de financiën, de taken en te behalen doelstellingen van het SALD.

Argumenten 2.1 de primaire taken komen mogelijk in het gedrang In de jaarstukken valt te lezen dat in 2024 de primaire taken mogelijk wat in het gedrang komen “t.b.v. het archief van de enquêtecommissie P&O Zevenaar”. Het SALD heeft een beperkte capaciteit en door deze extra taken is het onzeker of het SALD Westervoort nog kan voorzien

van adequate dienstverlening. In de zienswijze vragen wij het SALD zorg te dragen dat de primaire taken niet in het gedrang komen voor de gemeente Westervoort. 2.2 er komt een grotere nadruk op het digitale archief De jaarstukken en de conceptmeerjarenbegroting geven inhoudelijk verder weinig aanleiding tot het indienden van een zienswijze. Wat echter onderbelicht blijft is de omslag naar digitale archivering, een grote verandering voor het SALD. Hiervoor moet ook een aansluiting komen met het e-depot. Dit project is ondertussen gestart, maar vergt veel tijd. Ook zal het vragen om andere inhoudelijke kennis bij de medewerkers en een nieuwe manier van werken. Om goed voorbereid te zijn op deze omslag is het daarom belangrijk om te werken aan de hand van een doordachte toekomstvisie. Voor het opstellen van deze visie is onderzoek nodig, ook naar de toekomst van het SALD zelf wat betreft capaciteit. In de aanbiedingsbrief wordt gesproken over een nieuwe medewerker digitaal archiefinspecteur in de tweede helft van 2025. Aangezien alle vier aangesloten gemeenten een groeiend digitaal archief krijgen, is een toekomstvisie nuttig om een goede verdeling van de beschikbare uren over de deelnemende gemeenten te waarborgen.

Kanttekeningen 2.1 een toekomstvisie vraagt inhoudelijk om een grotere bijdrage vanuit de gemeente Het SALD moet voorsorteren op het digitale archief van Westervoort dat steeds groter wordt, door bijvoorbeeld extra kennis te vergaren of extra personeel aan te nemen. Hiervoor is geld nodig. De gemeente staat er echter financieel gezien niet dusdanig goed voor, dat hier vanzelfsprekend geld voor beschikbaar kan worden gesteld. Aan de ene kant wordt er dus gevraagd vanuit de gemeente om een toekomstvisie, aan de andere kant is het niet zeker dat dit financieel haalbaar is. Financiële paragraaf De gemeente Westervoort heeft een voorschot betaald van € 36.830,-. De werkelijke bijdrage voor 2022 is vastgesteld op € 34.154,-. Hierdoor heeft de gemeente nog een bedrag van € 2.676,- tegoed. Relatie met het herstelplan Het voorstel past binnen de kaders van het herstelplan.

Pagina 2

Participatie en communicatie Er is geen communicatie met inwoners nodig. Duurzaamheid Het voorstel heeft geen gevolgen voor duurzaamheid. Intergemeentelijke samenwerking Binnen het SALD wordt samengewerkt met gemeenten Duiven, Zevenaar en Doesburg. De jaarstukken en conceptbegroting worden rond dezelfde tijd aan de gemeenteraden voorgelegd.

Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2

Raadsbesluit zienswijze begroting Streekarchivariaat 201658867 Openbaar de Liemers en Doesburg Aanbiedingsbrief bij financiële stukken 2023 SALD 201658902 Openbaar

Bijlage 3

Voorlopige Jaarstukken SALD 2023

201658861 Openbaar

Bijlage 4

Concept Meerjarenbegroting SALD 2025-2028

201658860 Openbaar

Bijlage 5

Concept Accountantsverslag SALD 2023 20240416

201658859 Openbaar

Bijlage 6

Zienswijze jaarstukken 2023 en conceptmeerjarenbegroting 2025-2028 Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD)

201660847 Openbaar

Westervoort, 17 juni 2024 Burgemeester en wethouders van gemeente Westervoort,

mr. M.H. Kranenburg secretaris (loco)

drs. A.J. van Hout burgemeester

Pagina 3