20240610-techn-vragen-commisise-s-en-b-cda-zienswijze-sald-met-antwoord

Griffie Gemeente Westervoort

Technische vragen Commissie Samenleving & Bestuur 10 juni 2024 13. Zienswijze meerjarenbegroting SALD Vraag CDA-fractie:

De plannen van SALD gaan naar verder gaande digitalisering van bestanden. Doorgaans leidt digitalisering tot meer efficiency en daarmee ook lagere kosten. In de begroting zien we echter incidenteel en structureel het tegendeel. Gaarne een verklaring daarvoor. Antwoord: De gemeente Westervoort werkt steeds meer digitaal. Dit leidt tot meer en meer digitale archiefbescheiden. Net als voor fysieke bescheiden is de overheid verantwoordelijk om digitale permanent te bewaren bescheiden volgens de Archiefwet in “goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren”. Om aan de wet te voldoen heeft het SALD samen met de gemeenten Westervoort, Duiven, Doesburg en Zevenaar het project e-depot gestart. Permanent te bewaren archiefbescheiden in analoge vorm worden overgedragen aan de archiefbewaarplaats. Permanent te bewaren digitale archiefbescheiden dienen overgedragen te worden aan een zgn. edepot. Het project e-depot kost geld. Hier zitten incidentele kosten in zoals de inhuur van een projectleider, maar ook kosten voor de aanschaf van een collectiebeheersysteem. Dit laatste om de digitale bescheiden toegankelijk te maken voor iedereen. Het collectiebeheersysteem en de aansluiting bij het e-depot kosten structureel ook geld, met name omdat er diensten afgenomen worden van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL), die het e-depot beheert.

Het ECAL schat de maximale structurele kosten voor het e-depot per jaar op € 50.000. Het beheren en toezicht houden op het beheer door de aangesloten gemeenten van digitale bescheiden vergt ook kennis en capaciteit die nu niet genoeg aanwezig is bij het SALD. Door de digitalisering van de samenleving is de hoeveelheid data de afgelopen jaren enorm toegenomen, terwijl de nadruk nu nog op de fysieke bescheiden ligt. Er is structureel geld begroot voor het creëren van een nieuwe functie die zich focust op archiveringsvraagstukken rond digitale bescheiden. De digitalisering binnen gemeente Westervoort leidt bij veel processen dan zeker tot een betere efficiency en kostenbesparing voor de gemeente zelf. Voor de archiefdienst leidt dit echter tot nieuwe uitdagingen en werkzaamheden, wat resulteert in meer kosten.

1