20240422-techn-vragen-raad-ICT-samenwerking

Technische vragen Raadsvergadering 22 april 2024 Agendapunt 20 Versterken toekomstige ICT-samenwerking Liemerse gemeenten Datum 15 april 2024

20240408-rv-versterken-toekomstige-ict-samenwerking-liemerse-gemeenten 1. Stel dat de gemeente Zevenaar voor het minimale model kiest, de gemeente Duiven voor het optimale model en onze gemeente voor het groeimodel. Zo zijn er natuurlijk nog meer varianten denkbaar. Vraag 1: Wat betekent dit voor de uiteindelijke besluitvorming? Als de besluiten van de gemeentes uiteenlopen zal dit besproken worden in het Dagelijks Bestuur van de GR SDL. Het DB zal vervolgens aan het AB voorstellen op welke wijze met de zienswijzen van de gemeenten omgegaan wordt. Het AB neemt een definitief besluit over het model dat gekozen wordt. Het is in de huidige samenwerking niet mogelijk om daar verschillen tussen de gemeentes te laten ontstaan.

20240408-rv-versterken-toekomstige-ict-samenwerking-liemerse-gemeentenbijlage-1-visie-en -strategie-2023-2025-definitief 2. In het plan wordt de visie vertaald naar 10 speerpunten met elk onderliggende projecten. Vraag 2a: Kan “Bijlage 1 – overzicht projecten en fase” worden bijgesteld en herzien zodat inzichtelijk wordt welke huidige en nieuwe speerpunten worden opgepakt/opgeleverd in de totale planperiode, dus t/m 2028? In de basis blijven de speerpunten ongewijzigd tot 2025. De verwachting is wel dat ook vanaf 2026 de speerpunten grotendeels hetzelfde zullen zijn maar dat mogelijk de invulling (bijv nieuwe wetgeving of ontwikkelingen mbt AI) op een aantal onderdelen is gewijzigd. De planning van de onderliggende projecten is gebaseerd op de keuze voor de optimale variant. Bij een keuze voor een andere variant zullen de projecten getemporiseerd worden, waardoor de uitvoeringstijd langer wordt. Vraag 2b: Kunnen deze huidige en de eventuele nieuwe speerpunten worden voorzien van een prioritering, op volgorde van belangrijkheid gezet worden?

1

Zoals in de uitwerking is opgenomen vergen de speerpunten 4: informatiebeveiliging en privacy en 5: implementatie nieuwe wetgeving continue aandacht. De overige speerpunten hebben we in twee brokken opgebroken. Namelijk: 1: Functiehuizen op orde brengen, 2: Een eigentijds en robuust ICT-fundament, 8: Meer dat gedreven werken, 9: Verhogen digitale volwassenheid om te vervolgen met: 3. Harmoniseren en standaardiseren, 6. Verbeteren informatievoorziening, 7. Verbeteren gegevens- en informatiebeheer, 10. Innoveren met ICT.

Vraag 2c: Kunnen alle (inclusief eventuele nieuwe) speerpunten worden voorzien van een kosteninschatting? Het is niet mogelijk om bepaalde speerpunten te isoleren en hier de kosten per speerpunt te berekenen. De gevraagde formatie is nodig om een robuuste ICT-dienstverlening te kunnen leveren. In het voorstel staat dat we de organisatie in orde moeten gaan maken om deze stappen te kunnen nemen. De speerpunten hebben een onderlinge samenhang. Met temporiseren is het mogelijk om de kosten te beïnvloeden. Deze kosten kunnen slechts beïnvloed worden met de keuze voor een verschillende varianten. Met betrekking wat er vanaf 2026 gaat gebeuren is voor nu nog te onduidelijk gezien we daar nog geen concreet inzicht op hebben. Echter kunnen we wel stellen dat we door het uitvoeren van het groeimodel we de RID op slagkracht met juiste kennis hebben gebracht om zoals we nu kunnen voorspellen de toekomst aan te kunnen.

20240408-rv-versterken-toekomstige-ict-samenwerking-liemerse-gemeentenbijlage-2-financiele middelen 3. Een aantal activiteiten/uitbreidingen zijn niet opgenomen in de begroting; dit betreft o.a.: • kosten voor CAO stijging van het extra personeel • eventuele meerkosten voor inhuur van externen op vacatures • kosten voor het “datagedreven werken” • kosten voor de professionalisering van functioneel beheer • kosten voor outsourcing • … Vraag 3: Kan er in de vorm van “stelposten” een schatting (“guesstimate”) van de benodigde budgetten worden opgenomen per kostenpost? • kosten voor CAO stijging van het extra personeel ? CAO-stijging voor 2024 is in de berekening verwerkt. De stijging na 2024 niet. Wanneer de lonen stijgen vanuit Cao-afspraken neemt de bijdrage vanuit het gemeentefonds in gelijke mate toe waardoor netto geen extra geld nodig is. • eventuele meerkosten voor inhuur van externen op vacatures Dit moet zo veel als mogelijk voorkomen worden. Zelfs het uitstellen van onderdelen is dan een optie wanneer dit aan de orde zou zijn. Vandaar dat de formatie bij de RID en de gemeenten snel op sterkte moet komen. We lopen daardoor namelijk weer een extra risico op het verliezen van kennis. • kosten voor het “datagedreven werken” Zie ook antwoord vraag 2c. We hebben de nieuwe formatie nodig om dit te realiseren. • kosten voor de professionalisering van functioneel beheer

2

Commentaar [PF1]: @Patrick Marelis toegevoegd

Hiervoor is geen specifiek budget voor uitgetrokken. In 2024 wordt een onderzoek uitgevoerd binnen 1Stroom. Vanuit het advies dat uit dat onderzoek volgt zal het vervolgtraject vormgegeven worden. Het advies zal in het laatste kwartaal van 2024 gereed zijn. Wel is het zo dat bepaalde formatie helpt om de verwachtingen en de nieuwe processen te borgen • kosten voor outsourcing. De uitwerking die voorligt volgt uit het advies over de ‘Toekomst van de RID’. Hier is nadrukkelijk besloten om de RID in de huidige vorm voort te zetten en te intensiveren. Indien het AB besluit dat alle speerpunten wel behaald moeten worden zonder de extra formatieplaatsen, maar met structurele inhuur (outsourcing) wordt het geheel duurder. Immers in dat geval wordt het formatie tekort (blijvend) ingehuurd. Dit lijkt geen wenselijke situatie. 4. Elke Liemerse inwoner, dus ook wij Westervoorters, geeft straks virtueel € 10 per maand uit aan gemeentelijke ICT, dat klinkt niet als een hoog bedrag, maar uiteindelijk gaat er de komende jaren ruim 50 miljoen euro naar toe. De vraag rijst dan ook: wat krijgt de inwoner daarvoor terug? Als we zoveel geld willen uitgeven moeten we o.i. de verwachtte benefits beter kunnen onderbouwen.

Vraag 4: Kan de organisatie bij de 8 genoemde verbeteringen uit Bijlage 2, elke verbetering voorzien van 1 à 2 kpi’s, zodat meetbaar wordt wat deze miljoenen investering gaat opbrengen. Dit is zeker mogelijk. Of dit op basis van SMART dan wel via KPI's, of beide, gaat gebeuren is nog niet duidelijk. Wel dient er rekening gehouden moet worden met behoorlijke inspanning om dit goed op te zetten en inzichtelijk te gaan maken. Hiervoor zal dan een aanvullend project uitgevoerd moeten worden. Gezien we de uitkomsten (van de financiële toezegging) nog niet weten kunnen deze nog niet zuiver gegeven worden echter kan gedacht worden aan: 1. Soepele organisatieprocessen/efficiëntieverbetering: KPI: Gemiddelde doorlooptijd van processen. Een kortere doorlooptijd duidt op verbeterde efficiëntie. Tevens kan hierbij gekeken worden naar het aantal handelingen van een medeweker per proces 2. Betere afstemming tussen vraag en aanbod: KPI: Percentage projecten dat op tijd en binnen budget wordt opgeleverd. Dit meet de effectiviteit van het prioriteren van investeringen en optimalisatie van de informatievoorziening. 3. Meer inzicht en sturing: KPI: Percentage beslissingen dat gebaseerd is op actuele en nauwkeurige informatie. Dit meet de mate waarin managers gebruikmaken van de beschikbare inzichten. 4.

Kleiner risico op informatiebeveiliging en privacy incidenten: KPI: Aantal geregistreerde datalekken of privacy incidenten per kwartaal. Een lager aantal duidt op een effectievere beveiliging en naleving van privacywetgeving. 5. Versnelling digitale transformatie: KPI: Percentage van de IT-infrastructuur dat wordt gemoderniseerd of geüpgraded per jaar. Dit meet de snelheid van de digitale transformatie. 6. Betere besluitvorming: KPI: Percentage beslissingen dat wordt genomen op basis van realtime gegevens. Een hoger percentage geeft aan dat de besluitvorming meer datagedreven is. 7. Verhoogde klanttevredenheid: KPI: Gemiddelde beoordeling van digitale dienstverlening door klanten. Dit meet de klanttevredenheid met de verstrekte informatie en digitale services. 3

8. Meer transparantie: KPI: Het aantal openbare documenten beschikbaar gesteld aan het publiek per kwartaal. Dit meet mate waarin de gemeentes transparanter worden door het aantal gedeelde van documenten. 9. Percentage van de bevolking dat aangeeft vertrouwen te hebben in de transparantie van de overheid. Dit meet de perceptie van transparantie onder de burgers.

Algemeen Vraag 5: Wat betekent het voor de uitvoering van de speerpunten als in de voorjaarsnota minder budget beschikbaar komt dan nu begroot/gevraagd. Bijvoorbeeld als mogelijk maar 75%, 50% en 25% van het budget beschikbaar komt. Welke speerpunten kunnen/moeten dan opgepakt worden en welke worden dan later uitgevoerd? Indien we zouden gaan spreken van de minimale variant zal de focus verschuiven naar security en het uitvoeren van de aankomende wetgeving (punt 4 & 5). Dit zodat de gemeentes zo veilig mogelijk en compliant aan de dan geldende wetgeving kan werken. De vraag is of er dan wel ruimte is in de bezetting van de RID voor het oppakken van de overige zaken. Zoals nu bedacht is ligt naast bovenstaande dan de prioriteit op: • 2: Een eigentijds en robuust ICT-fundament • 8: Meer dat gedreven werken • 9: Verhogen digitale volwassenheid Hiermee komen dan de volgende verbeteringen onder druk te staan en is er grote kans dat we die niet kunnen realiseren: • 3. Harmoniseren en standaardiseren • 6. Verbeteren informatievoorziening • 7. Verbeteren gegevens- en informatiebeheer • 10. Innoveren met ICT De focus en de noodzaak blijft hetzelfde ongeacht het budget. Bij een keuze voor een andere variant zullen de projecten getemporiseerd worden, waardoor de uitvoeringstijd langer wordt.

4