20240409-rv-toetreding-circulus-bijlage-2-voorstel-circulus

Bijlage B Voorstel Circulus aan gemeente Duiven en gemeente Westervoort (inclusief bijlagen)

Duiven Westervoort

Apeldoorn, januari 2024 versie 2.6

Inhoud 1

Inleiding en uitvraag

5

1.1 INLEIDING

5

2

Leeswijzer

6

3

Visie en profiel Circulus

8

3.1 CIRCULUS: EEN DUURZAAM DIENSTENBEDRIJF

8

3.2 Meerjarenstrategie 2021-2024

9

3.2.1 Solide partner

9

3.2.2 Nog meer milieuwinst

11

3.2.3 Buitengewone leefomgeving

13

3.2.4 Partner in het sociaal domein 3.3 Juridische structuur en governance

13 14

3.3.1 Statuten

14

3.3.2 Directie

14

3.3.3 Raad van Commissarissen

15

3.3.4 Algemene vergadering Aandeelhouders (AvA) 3.4 Dienstverlening en service

15 16

3.4.1 Inzameling huis aan huis

16

3.4.2 Inzameling verzamelcontainers

17

3.4.3 Inzameling overige stromen

17

3.4.4 Verwerking afval en grondstofstromen

18

3.4.5 Recyclepleinen

18

3.4.6 Circulair Ambacht Centrum (CAC)

19

3.4.7 Containermanagement

20

3.4.8 Beleidsvoorbereiding en -evaluatie

20

3.4.9 Communicatie en klantencontact

21

3.4.10 Overige diensten 3.5 Wijze van samenwerking

22 23

3.5.1 Partnerschap gemeente Circulus

23

3.5.2 Werkgroep grondstoffen aandeelhoudende gemeenten en Circulus

23

3.5.3 Financiële denktank aandeelhoudende gemeenten en Circulus

24

3.5.4 Regionale samenwerking

24

3.5.5 Samenwerking kringlooporganisaties

24

3.5.6 Grondstoffenalliantie CirkelWaarde

24

3.5.7 Brancheorganisaties

25

* aangesloten

2

4

Dienstverlening Duiven en Westervoort

26

4.1 Algemeen

26

4.2 Inzameldienstverlening

27

4.2.1 Inzameling huis aan huis

27

4.2.2 Inzameling verzamelcontainers

28

4.2.3 Inzameling overige stromen

28

4.2.4 Organisatie uitvoering

29

4.2.5 Afvalaanbiedstations

29

4.2.6 Toekomst afvalaanbiedstation en circulair ambachtscentrum Duiven/Westervoort 4.3 Verwerking

30 31

4.3.1 Bestaande verwerkingscontracten 4.3.2 Organisatie aanbesteden en strategisch management van de contracten 4.4 Ondersteunende diensten

5

6

31 31 32

4.4.1 Beleidsvoorbereiding en -evaluatie

32

4.4.2 Communicatie en klantcontact

32

4.4.3 Verdere facultatieve ondersteunende dienstverlening

33

Reactie bij wensen/eisen

34

5.1 Continuïteit en leveringszekerheid

34

5.2 Proactieve samenwerking om doelen te bereiken

35

5.3 Flexibiliteit

35

5.4 Lokale binding

36

5.5 Dienstverlening en breedste van het takenpakket

37

5.6 SROI en circulaire economie

37

5.6.1 Werkplaatsen

37

5.6.2 Werkbegeleider en jobcoaches

38

5.6.3 Grondstoffenalliantie CirkelWaarde 5.7 Governance en bedrijfsvoering

38 40

5.8 Regionale samenwerking

40

Toetreding gemeenten als aandeelhouder

41

6.1 Verwerven van aandelen

41

6.1.1 Aandeelhouders

41

6.1.2 Te storten aandelenkapitaal 6.2 Invloed en zeggenschap aandeelhouders

42 42

6.2.1 Besluitvorming 6.3 Dividend(beleid)

43 43

6.4 Uittreden

44

* aangesloten

3

7

8

9

Opdrachtgevende gemeenten

45

7.1 Opdrachtgever – opdrachtnemer relatie

45

7.2 Structuur van de Dienstverlenings overeenkomst

45

7.2.1 DVO Deel A; Algemene en juridische afspraken

46

7.2.2 DVO Deel B; Inhoudelijke afspraken

46

7.2.3 DVO Deel C; Financiële afspraken

46

7.2.4 Plan-do-check-act

47

Financiën

48

8.1 Kostprijs zelfde standaarden gemeenten en transparantie

48

8.1.1 Solidariteit

48

8.1.2 Stabiliteit

48

8.1.3 Jaarlijkse indexering 8.2 Kosten efficiëntie

48 49

Besluitvorming

50

9.1 Besluitvorming Circulus

50

9.1.1 Afronding gemeentelijke besluitvorming.

50

9.1.2 Besluitvorming raad van commissarissen

50

9.1.3 Besluitvorming Algemene Vergadering van Aandeelhouders

50

9.1.4 Planning

50

10 Bijlagen

51

Bijlage 1

Uitvraag ‘notitie proces keuze samenwerkingspartner’

51

Bijlage 2

Statuten Circulus BV

51

Bijlage 3

Model DVO deel A Circulus

51

Bijlage 4

Model DVO deel B Circulus

51

Bijlage 5

´GEHEIM´ Concept DVO deel C gemeente Duiven

51

Bijlage 6

´GEHEIM´ Concept DVO deel C gemeente Westervoort

51

Bijlage 7

Kostenallocatie model Circulus

51

Bijlage 8

Jaarrekening Circulus 2022

51

* aangesloten

4

1 Inleiding en uitvraag 1.1 INLEIDING De gemeenten Duiven en Westervoort hebben in de afgelopen periode onderzoek gedaan naar een uitvoeringsorganisatie die op een professionele manier uitvoering geeft aan het beheer, de inzameling en recycling van huishoudelijk afval. De beide colleges van Burgemeester en Wethouders hebben een richtinggevend besluit genomen voor het model “deelname aan een bestaande overheid gedomineerde organisatie”. De gemeente Duiven en Westervoort hebben naar aanleiding van de collegebesluiten Circulus BV benaderd met een gedetailleerde uitvraag bestaand uit een informatief en een vragend deel. (bijlage 1; Notitie proces keuze samenwerkingspartner, 8 november 2023). De hoofdvraag in deze uitvraag is:

De gemeenten Duiven en Westervoort zijn op zoek naar een uitvoeringsorganisatie die op een professionele manier uitvoering geeft aan de opgedragen taak maar ook als ‘strategisch partner’ de gemeenten ontzorgt en haar doelstellingen laat halen. De doelen staan centraal dus moet de uitvoeringsorganisatie een proactieve basishouding laten zien en moet de samenwerking voldoende flexibel zijn.

Circulus zou graag de professionele uitvoeringsorganisatie voor het beheer, de inzameling en recycling van huishoudelijk afval worden voor de gemeenten Duiven en Westervoort. In dit voorstel wordt aan de hand van de informatie en de gestelde vragen uit de uitvraag aangegeven op welke wijze Circulus de rol van uitvoeringsorganisatie en samenwerkingspartner op een professionele manier gaat invullen.

* aangesloten

5

2 Leeswijzer

Voor u ligt het dienstverleningsconcept van Circulus. Op uw verzoek hebben we in beeld gebracht welke dienstverlening aansluit bij de wensen van uw gemeenten. Het dienstverleningsconcept is naast de inhoudsopgave en deze leeswijzer opgebouwd uit 10 hoofdstukken. Hoofdstuk 3 In hoofdstuk 3 leest u over het ontstaan en de historie van Circulus. De solide partner die wij al sinds de jaren negentig zijn voor de gemeenten waar wij dienstverlening voor uitvoeren. Wij nemen u mee in onze visie en onze meerjarenstrategie. Wij geven u inzicht in onze juridische structuur en Governance. Wij laten u zien hoe wij onze core business – de inzameling, het beheer en recycling van afval en grondstoffen- uitvoeren. In dit hoofdstuk leest u ook over circulariteit, onze recyclepleinen, de buitengewone leefomgeving en de sociale tak van onze organisatie. Hoofdstuk 4 In hoofdstuk 4 leest u hoe wij de dienstverlening voor uw gemeenten kunnen uitvoeren. We lichten toe hoe vanuit een solide samenwerking de dienstverlening voor uw gemeenten eruit kan gaan zien. Hierin hebben we rekening gehouden met de uitvraag van uw gemeenten. Wij laten zien dat Circulus de professionele uitvoeringsorganisatie is voor het beheer, de inzameling en recycling van huishoudelijk afval voor uw gemeenten.

Hoofdstuk 5 In hoofdstuk 5 geven wij een reactie op de uitvraag van uw gemeenten (bijlage 1; Notitie proceskeuze samenwerkingspartner, 8 november 2023). Wij gaan in op de onderwerpen waarop uw gemeenten een reactie van Circulus verwachten, voor zover hier in hoofdstuk 4 nog niet voldoende op is ingegaan. Daarnaast nemen wij u mee in de aanvullende dienstverlening die wij u kunnen bieden en waar wij graag met u over meedenken. Hoofdstuk 6 Hoofdstuk 6 licht toe hoe de toetreding van uw gemeenten tot Circulus als aandeelhouder verloopt. Hoofdstuk 7 In hoofdstuk 7 gaan we in op de opdrachtgever- opdrachtnemer relatie en hoe wij deze kunnen invullen. U leest hier ook over de structuur van de dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen Circulus en uw gemeenten.

* aangesloten

6

Hoofdstuk 8 Hoofdstuk 8 ziet toe op het vertalen van de maatschappelijke meerwaarde aan alle belanghebbenden in de regio naar een financiële situatie gebaseerd op kostprijs. Hoofdstuk 9 Hoofdstuk 9 beschrijft het besluitvormingsproces. Hoofdstuk 10 Hoofdstuk 10 bevat de bijlagen behorende bij dit dienstverleningsconcept.

* aangesloten

7

3 Visie en profiel Circulus 3.1 CIRCULUS: EEN DUURZAAM DIENSTENBEDRIJF Circulus is ontstaan uit de samenvoeging van gemeentelijke reinigings- en afvalstoffendiensten. Dat gebeurde sinds het begin van de jaren negentig stapsgewijs. In een kwart eeuw tijd ontstonden zo twee regionale bedrijven: Circulus BV te Apeldoorn en Berkel Milieu NV te Zutphen. In 2014 fuseerden beide bedrijven tot Circulus Berkel. Sinds 2022 is de naam van het bedrijf Circulus BV. Negen gemeenten zijn zowel opdrachtgever als aandeelhouder van het regionale overheidsbedrijf; een structuur die het maatschappelijk belang wil dienen. Het doel van Circulus reikt verder dan financieel rendement en continuïteit. Het gaat om het leveren van maatschappelijke meerwaarde aan alle belanghebbenden in de regio.

"Wij zien een mooie, aantrekkelijke wereld voor ons waarin het prettig is om te leven. Onze beschikbare bronnen benutten we maximaal. Voor verspilling is geen plaats meer. We werken samen aan duurzame, houdbare oplossingen. Een inclusieve wereld waarin iedereen naar vermogen meedoet. We laten de aarde beter achter."

Figuur 1 Verzorgingsgebied Circulus BV

Het verzorgingsgebied van Circulus telt ruim 475.000 inwoners. De core business van Circulus is de inzameling, het beheer en recycling van afval en grondstoffen. Dit wordt in alle negen aandeelhoudende gemeenten uitgevoerd. Daarnaast voert Circulus (op verzoek) voor een aantal gemeenten ook taken in beheer en onderhoud van de buitenruimte uit. Circulus zet zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in en is daarom voor haar aandeelhoudende gemeenten een solide partner in het sociaal domein geworden.

* aangesloten

8

Bij Circulus werken verspreid over zeven locaties 730 medewerkers, waarvan 323 in vaste dienst zijn en 407 medewerkers die in het kader van sociale werkgelegenheid of sociale activering bij ons werken. Deze en meer kerncijfers van Circulus over de afgelopen jaren vindt u in onderstaande tabel.

Kerncijfers

2020

2021

2022

Aantal gemeenten afval en grondstoffen Aantal aansluitingen Aantal inwoners Restafvalin kg per inwoner/jaar Gescheiden ingezameld % Aantal gemeenten buitenruimte Deelnemende scholen CleanWise Aantal FTE loondienst Aantal mensen in sociaal werk zonder loonwaarde Aantal mensen in sociaal werk met loonwaarde

9 214.653 471.837 102 76 5 114 307 249 98

9 217.309 474.058 93 78 5 138 313 292 91

9 218.874 475.652 94 75 5 172 323 314 93

3.2 Meerjarenstrategie 2021-2024 Elke vier jaar stelt Circulus, samen met input van al haar stakeholders een meerjarenstrategie op. De meerjarenstrategie wordt in de Algemene vergadering van Aandeelhouders vastgesteld. In 2020 is de meerjarenstrategie 2021-2024 vastgelegd. In 2024 wordt de start gemaakt met het opstellen van de meerjarenstrategie 2025-2029. De actuele meerjarenstrategie 2021-2024 bevat vier strategische speerpunten: We ontwikkelen ons verder als solide partner voor gemeenten, inwoners en samenwerkingspartners We ondernemen initiatieven om nog meer milieuwinst te boeken Met gemeenten en inwoners geven we verder vorm aan een buitengewone leefomgeving We versterken onze rol als partner in het sociaal domein Aan deze strategische speerpunten wordt invulling gegeven mét en vóór onze gemeenten en haar inwoners. 3.2.1 Solide partner Circulus is van én voor haar negen gemeenten. Wij ontzorgen hen waar dat mogelijk en gewenst is. Door excellente dienstverlening tegen een redelijke, maatschappelijke prijs te bieden. We zorgen dat we de basis op orde houden en werken binnen de financiële kaders die met gemeenten zijn afgestemd. De kennis en kunde van onze medewerkers combineren we met een innovatieve, creatieve aanpak. Dat maakt ons een solide partner voor onze gemeenten, inwoners en samenwerkingspartners.

* aangesloten

9

Gemeenten staan de komende jaren voor een aantal stevige maatschappelijke opgaves. Een aantal daarvan raakt aan de kernactiviteiten van Circulus: iedere inwoner doet mee (inclusiviteit), afval beperken tot een minimum (circulariteit), terugdringen van het verbruik van fossiele energie (energietransitie) en het beheer van de buitenruimte. Circulus sluit met een herkenbaar programma aan op deze actuele vraagstukken. Wij houden ons op de hoogte van nieuwe onderzoeken en inzichten binnen de verschillende sectoren. Daarnaast zorgen we ook voor borging van kennis bij uitstroom van (ervaren) medewerkers. Dat maakt ons een aantrekkelijke kennis- en sparringpartner. Met een vanzelfsprekende plek aan tafel, om mee te denken en te werken bij belangrijke opgaves in het buitengebied, in binnensteden en in dorpskernen. Door het continue optimaliseren van de onderlinge samenwerking tussen onze verschillende diensten, verwachten we stappen te kunnen zetten op het gebied van klantvriendelijkheid en effectiviteit. Zo blijven we bovendien betaalbaar. Stakeholdersontbijt Om het solide partnerschap te onderstrepen organiseert Circulus jaarlijks een stakeholdersontbijt. Dit gebeurt in de loods aan Aruba in Apeldoorn. Deze loods wordt omgebouwd tot een sfeervolle ontmoetingsruimte.

Naast het ontbijt wordt in de ochtend, speciaal voor relaties, partners en bestuurders, kort kennis gemaakt met medewerkers. Strategische ontwikkelingen en belangrijke thema’s als de elektrificering van ons wagenpark,

Figuur 2 Stakeholdersontbijt 2022

materieel, het stimuleren van

hergebruik, recycling en de impact van ons sociaal werkgeverschap op mensen worden belicht en besproken aan de ontbijttafel. Aan het laatste stakeholdersontbijt hebben ruim 130 deelnemers deelgenomen. Raadsledenavond Op regelmatige basis informeren we (nieuwe) raadsleden over onze diensten, over gemeentelijke en landelijke thema’s. Vragen van raadsleden en gemeente-overstijgende vraagstukken staan op dit soort bijeenkomsten centraal. Er is ruimte voor dialoog en uitwisseling. De raadsledenavond 2022 werd bezocht door vijftig raadsleden uit onze negen gemeenten. In de kennismaking met Circulus ontvangen we ook graag de raadsleden van de gemeenten Duiven en Westervoort op één van onze locaties om te vertellen en te laten zien wat het aandeelhouderschap van Circulus brengt.

* aangesloten

10

3.2.2 Nog meer milieuwinst Circulus ontwikkelt zich naar een circulaire toekomst. Waarin zij samen met haar gemeenten zorgt dat de gezamenlijk geformuleerde doelstellingen gerealiseerd worden binnen de gestelde financiële kaders. Waarin het belangrijkste de preventie van afval is. Daarnaast realiseren we dit door gezamenlijk zo min mogelijk te verspillen, en te hergebruiken waar mogelijk. Zowel regionaal als landelijk delen we onze resultaten op dit terrein. Circulus verduurzaamt continue haar bedrijfsvoering, bijvoorbeeld op het gebied van materieel, brandstof en routeoptimalisatie. We blijven werken aan onze bijdrage om van afval kwalitatieve grondstoffen te maken en zo verspilling te minimaliseren. Daarbij zetten we in op het creëren van bewustwording om afval te voorkomen. Ook in het beheer van de buitenruimte valt nog meer milieuwinst te behalen. Door bijvoorbeeld oog te hebben voor het vergroten van de biodiversiteit via onder andere ecologisch bermbeheer. Daarnaast versterken we lokale initiatieven van inwoners die hun eigen leefomgeving willen verduurzamen. Hierbij maken we bewuste keuzes in welke initiatieven we versterken en faciliteren door middel van educatie, voorlichting en gedragsbeïnvloeding. Kiezen voor elektrisch Sinds enkele jaren speelt elektrificeren van ons wagenpark een belangrijke rol.

We zien dit als één van de manieren om invulling te geven aan duurzaamheid en circulair denken. Recent zijn hierin belangrijke stappen gezet: het elektrisch wagenpark groeit en op alle locaties is inmiddels elektrische laadinfrastructuur, voor alle vrachtwagens. Circulus kan zich hierin meten met de grootste partijen in

Figuur 3 Elektrificering Circulus

Europa op het gebied van elektrificering.

Voertuigen

2022

Vrachtwagens Bestel en personenwagens Veegmachines Electrische voertuigen

* aangesloten

11

70 78 15 40

Anticiperen op emissievrije zones Circulus volgt verder het eerder gemaakte plan voor de vervangingsmomenten van onze voertuigen tot aan 2030, waarbij we de naar verwachting, meest duurzame voertuigen kopen die via normale voertuigdealers te koop zijn. In dit ambitieuze scenario is in 2025 60% van de vloot elektrisch aangedreven en in 2030 zelfs meer dan 80%. Daarmee anticiperen we ook op de invoering van een zero-emissie zone in een aantal stadscentra per 2025. Afvalscheiding Circulus sluit met haar afval- en grondstoffenbeheer aan op gemeentelijke en landelijke VANGdoelstellingen. We bereiken hiermee dat er minder recyclebaar materiaal in de verbrandingsoven terecht komt en er minder vervuiling door stoorstoffen in de deelstromen ontstaat. We richten ons op (gescheiden) inzamelen, sorteren en op hoogwaardig hergebruik als product, onderdeel of materiaal. Het uiteindelijke doel is afval voorkomen, zoveel mogelijk gebruikte grondstoffen terugwinnen en ketens te sluiten, liefst regionaal. Ook de grondstofstromen die vrijkomen uit de buitenruimte worden zo hoogwaardig mogelijk verwerkt. De ontwikkeling van afval naar grondstoffen kent in het hele werkgebied een actueel scheidingspercentage van 75%.

De stijgende lijn van de laatste tien jaar heeft nu een kleine terugval uit een dalende kwaliteit van de aangeboden grondstoffen, gecombineerd met strengere eisen van verwerkers, waardoor afkeur toeneemt. Met het huidige gemiddelde scheidingspercentage zitten we overigens nog steeds op het landelijk beoogde afvalscheidingspercentage. Restafval Vijf van onze negen gemeenten produceren minder dan 100 kilo restafval per inwoner. Hiermee is de landelijke veel gebruikte doelstelling van 100 kg restafval per inwoner gehaald. Gemiddeld bedraagt in de hele regio het restafval exclusief grofvuil per inwoner 77 kg in 2022. Voor grofvuil is het 17,5 kg in 2022. Kwaliteit grondstoffen De kwaliteit van grondstoffen – met name van GFT, PMD en textiel – staat onder druk. De laatste periode is er veel aandacht voor de kwaliteit van met name het PMD afval. Door de strengere eisen van de verwerkers ten aanzien van de kwaliteit wordt er aanzienlijk meer afgekeurd. Samen met de negen Circulus gemeenten, is in 2022 het project Schone Stromen gestart. Dit project helpt inwoners om vanuit een positieve gedachte de basiskennis te vergroten over wat er in de PMD stroom mag.

* aangesloten

12

Circulus is in samenwerking met brancheverenigingen ook met de landelijke overheid in gesprek over hoe wet- en regelgeving aan te passen is zodat een maximaal milieuresultaat wordt gehaald. Voor GFT geldt een maximale vervuilingsgraad van 5%. Via steekproeven en sorteeranalyses wordt de kwaliteit gecontroleerd. Geconstateerd is dat de vervuilingsgraad binnen de gestelde grens van 5% is gebleven in 2022. De kwaliteit van individuele vrachten lag incidenteel boven de grenswaarde. Circulus voert regelmatig sorteerproeven uit in de stromen restafval en PMD. Daaruit blijkt wat het aandeel PMD of GFT is dat nog in restafval voorkomt, en andersom: wat het aandeel restafval is in PMD en GFT. De uitkomsten leveren nuttige handvatten voor gerichte maatregelen, inzetbaar voor al haar gemeenten. Communicatie Communicatie met inwoners wordt steeds belangrijker om tot betere scheidingsresultaten te komen. Vanuit het project Schone Stromen, is opnieuw campagne gevoerd. Dat gebeurde met drie korte, informatieve campagnes, gericht op PMD, GFT en textiel. Het project Schone Stromen is in 2023 uitgebreid met onder meer controles door ‘voorlopers’. Daarbij worden containers op inhoud gecontroleerd voordat ze worden geleegd. We zien dat we op die manier inwoners kunnen helpen, bij wat er wel of niet in de zak of bak mag.

Begin 2024 komt de evaluatie van de resultaten van het eerste jaar ‘Schone Stromen’. 3.2.3 Buitengewone leefomgeving Circulus staat voor een gezonde leefomgeving. We zorgen dat het in onze regio prettig leven is, met aandacht voor mens en milieu. Voor onze gemeenten leveren we verschillende diensten in die buitenruimte. Hierin staan de groene toekomst en een veranderend klimaat centraal: biodiversiteit, waterbeheer, hittestress, droogte en de verschuiving van ‘schoon, heel en veilig’ naar een waardevolle groene omgeving. Circulus doet Circulus dat vóór, maar zeker ook mét de inwoners. De komende jaren betrekken we inwoners meer bij het beheer van de buitenruimte, binnen de gemeenten die taken in het beheer van de buitenruimte bij Circulus beleggen. Samen met inwoners en met dorps- of wijkraden werken we aan het verbeteren van hun eigen leefomgeving. Zo realiseren we nog meer verbinding met inwoners. 3.2.4 Partner in het sociaal domein Net als onze gemeenten werkt Circulus aan een inclusieve samenleving. Door zoveel mogelijk mensen - bijvoorbeeld vanuit participatiewet en/of met een grote afstand tot de arbeidsmarkt - zinvol werk of een (werk)plek te bieden om zich te ontwikkelingen (sociale

* aangesloten

13

activering) . Dit gebeurt bij de sortering van afvalstromen, in het onderhoud van het groen, of in een van onze eigen werkplaatsen. Circulus is volop bezig met het verder professionaliseren van haar organisatie op dit gebied. Wij doen dit door te kijken waar talenten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt nog meer tot hun recht komen. En door inclusie dwars door onze organisatieonderdelen heen te verankeren. We sluiten aan op wat nodig is vanuit gemeenten en inwoners. We maken onze maatschappelijke meerwaarde meetbaar (SROI). Naast reflectie op onze eigen organisatie leren we ook van samenwerkingspartners in de keten hoe zij omgaan met dit voor ons belangrijke aspect. In de wijken zorgen we voor kruisbestuiving tussen verschillende werkzaamheden (inzamelen, groen, sociaal). 3.3 Juridische structuur en governance 3.3.1 Statuten Circulus is een vennootschap (BV) gevestigd in Apeldoorn. De afspraken rond de vennootschap zijn beschreven in de statuten. Deze zijn voor het laatst vastgelegd op 13 december 2021 (Bijlage 2). Gemeenten zijn zowel aandeelhouder als opdrachtgever van Circulus BV. De statuten bevatten de diverse statutaire bepalingen, zoals doelstelling, kapitaal, besluitvorming en stemverhoudingen. Er is een aandeelhoudersregister waarin alle aandeelhouders worden ingeschreven.

Gezien de statuten van Circulus BV kunnen alleen gemeenten die in het kader van de Wet Milieubeheer (artikel 10.24) Circulus hebben aangewezen als inzameldienst en haar een uitsluitend recht hebben verleend zoals bedoeld in artikel 2.24 sub a van de Aanbestedingswet 2012, aandeelhouder worden van Circulus BV. De gemeenten Duiven en Westervoort gaan aan deze voorwaarden voldoen wanneer Circulus wordt aangewezen als inzameldienst. 3.3.2 Directie De onderneming wordt geleid door een éénhoofdige directie, die wordt bijgestaan door een managementteam. De algemeen directeur van Circulus BV is mevrouw drs. E.M. (Lisette) Bosch. De afspraken en werkwijze voor het handelen van de algemeen directeur zijn naast hetgeen in de statuten is beschreven vastgelegd in het ‘Directiereglement Circulus BV’ dat is vastgesteld door de Algemene vergadering van Aandeelhouders op 30 juni 2022.

* aangesloten

14

3.3.3 Raad van Commissarissen Het toezicht op de onderneming wordt gehouden door de Raad van Commissarissen (RvC) bestaande uit tenminste vijf commissarissen, onder wie een voorzitter. De RvC adviseert de directie en houdt toezicht op het beleid van de directie en op de algemene gang van zaken in de vennootschap. De RvC staat de directie met raad terzijde. Commissarissen worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen daarna eenmalig voor een periode van vier jaar worden herbenoemd. De commissaris kan nadien wederom worden herbenoemd voor een benoemingstermijn van twee jaar die daarna met maximaal twee jaar kan worden verlengd. De RvC vergadert, volgens een vastgesteld schema, tenminste viermaal per jaar en zo vaak dit gewenst wordt door één of meer leden van de RvC of door de directie. De onderwerpen die in de RvC besproken worden zijn de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en het beheers- en controlesysteem van de onderneming. Tevens wordt eenmaal per jaar aandacht gegeven aan de managementstructuur. De afspraken over taken en werkwijze van de Raad van Commissarissen zijn naast hetgeen al in de statuten is beschreven vastgelegd in het ‘reglement werkwijze en taakverdeling Raad van Commissarissen van Circulus BV’ . Dit is vastgesteld op 24 januari 2022.

3.3.4 Algemene vergadering Aandeelhouders (AvA) Alle aandeelhouders hebben toegang tot de Algemene vergadering van Aandeelhouders. Elk jaar wordt ten minste één algemene vergadering gehouden binnen twee maanden nadat de directie de jaarrekening van de vennootschap heeft opgemaakt. Algemene vergadering van Aandeelhouders wordt voorgezeten door de voorzitter van de RvC. In deze vergadering worden in ieder geval aan de orde gesteld: ■ het verslag van het bestuur omtrent de zaken van de vennootschap in de het afgelopen boekjaar en het gevoerde bestuur; ■ vaststelling van de jaarrekening; ■ bestemming van de winst respectievelijk vaststelling van de wijze waarop een geleden verlies zal worden gedelgd; ■ decharge van het bestuur; ■ decharge van de Raad van Commissarissen; ■ voorzien in eventuele vacatures; ■ behandeling van al hetgeen verder in de oproeping tot de Algemene Vergadering van Aandeelhouders aan de orde zal worden gesteld.

* aangesloten

15

Besluitvorming Elk aandeel geeft recht op het uitbrengen van één stem. De algemene vergadering besluit met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, welke meerderheid tenminste: ■ I. de helft van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigt; en ■ II. de meerderheid van de verschillende soorten aandelen die geplaatst zijn vertegenwoordigt, tenzij de wet of deze statuten anders voorschrijven. 3.4 Dienstverlening en service Circulus is specialist in het inzamelen en transporteren van grondstoffen. De inzameling bestaat uit de huis-aan-huis inzameling, de inzameling van verzamelcontainers en de inzameling van overige stromen. 3.4.1 Inzameling huis aan huis Het heeft de voorkeur van Circulus de huis-aan-huis inzameling met mini-containers in standaardmaten van 140 liter en 240 liter uit te voeren. Circulus voert de inzameling uit met vrachtwagens die zijbelading (zijladers) of achterbelading (achterladers) hebben. Zijlader hebben hierbij de voorkeur van Circulus. Daar waar gewenst of noodzakelijk ondersteunt Circulus ook een andere wijze van inzameling van grondstoffen. In Zutphen wordt PMD ingezameld in doorzichtige zakken. Inzamelvoertuigen De meest efficiënte methode van inzamelen gebeurt met zijladers, waarbij de inzameling doorgaans met slechts één chauffeur kan worden uitgevoerd.

Echter, op sommige plekken binnen wijken en kernen (zoals hofjes en smalle straatjes) is inzamelen met zijladers niet altijd mogelijk, daarom wordt dan gekozen voor achterladers. In dit geval bestaat de vrachtwagenbezetting over het algemeen uit een chauffeur en twee beladers. Minicontainers Het overgrote deel van de minicontainers binnen het werkgebied van Circulus zijn uitgerust met een chip. Bij het legen van een mini-container worden deze chips automatisch uitgelezen, waardoor een koppeling kan worden gemaakt tussen de lediging en het adres van de inwoner die de container heeft aangeboden. Door het monitoren van de ledigingen en het aangeboden volume in een route kan Circulus haar dienstverlening verbeteren, waarbij kosten voor alle gemeenten zoveel mogelijk worden beperkt dankzij routeoptimalisatie. De gemeenten in het Circulus-gebied hebben, in lijn met hun ambities voor het verbeteren van afvalscheiding, gekozen om inwoners te laten betalen voor de lediging (DIFTAR) bij bepaalde afvalstromen. De chips en het uitlezen ervan leggen een directe link tussen het aantal ledigingen en de inwoner, waardoor de juiste kosten bij de inwoners in rekening kunnen worden gebracht.

* aangesloten

16

CIBAS Circulus werkt samen met andere inzamelaars, (Twente Milieu, AVRI en Waardlanden) binnen CIBAS. Bij CIBAS worden de passen, ledigingen en adresmutaties op een zodanige manier gecontroleerd en geregistreerd dat ze automatisch kunnen worden doorgegeven aan de gemeentelijke afdeling belastingen of het regionale belastingkantoor. Daar worden de ledigingsheffingen samengevoegd met andere (afval)belastingen en wordt de juiste heffing opgelegd. Deze langdurige samenwerking verloopt naar volle tevredenheid van samenwerkende inzamelaars, de gemeenten en de regionale belastingorganisaties. 3.4.2 Inzameling verzamelcontainers Circulus maakt binnen alle gemeenten gebruik van verzamelcontainers, zowel bovengronds als ondergronds. Verzamelcontainers worden gebruikt om twee redenen. Ten eerste omdat inzameling met mini-containers praktisch niet mogelijk is. Denk hierbij aan hoogbouw. Ten tweede omdat het brengen van een stroom als verlagen van service wordt ingezet om de scheiding van afval te bevorderen. Circulus streeft ernaar bij verzamelcontainers zoveel mogelijk inzameling via ondergrondse verzamelcontainers te realiseren. Deze containers kunnen worden uitgerust met paslezers, waardoor het aantal stortingen kan worden gekoppeld aan een specifieke huisaansluiting.

Net als bij de minicontainers geldt dat stortingen voor een aantal stromen kunnen worden afgerekend via de gemeentelijke afdeling belastingen of het regionale belastingkantoor, dankzij de samenwerking binnen CIBAS. Voor ondergrondse verzamelcontainers past Circulus het zogenoemde ‘dynamisch inzamelen’ toe. Dit betekent dat de containers voorzien zijn van een systeem dat detecteert wanneer een verzamelcontainer (bijna) vol is. Een volle container wordt opgenomen in de route van inzameling. Door dynamisch inzamelen worden alleen volle containers geleegd. Dit zorgt voor minder vervoersbewegingen en een efficiënte inzameling. 3.4.3 Inzameling overige stromen Naast de vele standaard stromen als fijn restafval, GFT (groente, fruit en tuin afval), PMD (Plastic verpakkingen, metalen verpakkingen en drankkartons), OPK (oud papier en karton) en glas zamelt Circulus op verzoek van individuele gemeente ook andere afvalstromen in. Hierbij valt te denken aan Grof Huishoudelijk Afval (GHA), de BEST- tassen (een tas voor boeken, kleine elektrische apparaten, speelgoed en textiel). Begin januari is er in veel gemeenten een inzameling van kerstbomen en vuurwerkresten. Doordat Circulus beschikt over een eigen inzameling met kundige medewerkers en eigen voertuigen is het mogelijk door flexibele inzet van medewerkers en materieel ook deze wensen van onze aandeelhoudende gemeenten in te willigen.

* aangesloten

17

3.4.4 Verwerking afval en grondstofstromen De verwerking van de verschillende stromen gebeurt door erkende verwerkers waarmee Circulus contracten sluit. Een groot aantal van de stromen gaat rechtstreeks naar de verwerker. Er zijn ook stromen die via een overslag verzameld (en soms gesorteerd|) worden en dan zo efficiënt mogelijk afgetransporteerd worden. Aanbestedingen verwerking grondstofstromen Circulus heeft krachten gebundeld met ROVA en AVU, respectievelijk inzamelaars in de regio Zwolle, Amersfoort en Utrecht, binnen het samenwerkingsverband Cirkelwaarde. Binnen Cirkelwaarde worden contracten afgesloten met verwerkers van diverse grondstofstromen, wat resulteert in een gezamenlijk volume en daarmee aantrekkelijke voorwaarden. Aanbesteden is een vak apart, waarvoor specialistische kennis vereist is. Dankzij deze samenwerking beschikken de drie organisaties over specialisten die het proces van aanbesteding deskundig kunnen begeleiden, zodat de contracten inhoudelijk en juridisch correct zijn. Selectiecriteria aanbesteding In het verleden was de beste prijs de enige voorwaarde voor een inschrijver om een aanbesteding te winnen. Tegenwoordig worden ook andere criteria meegewogen bij de beoordeling van inschrijvingen.

Bij de laatste aanbesteding van fijn restafval, georganiseerd door Cirkelwaarde voor Circulus en haar gemeenten, was de laagste prijs niet de enige doorslaggevende factor. Andere aspecten, zoals CO2-belasting en MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen), speelden eveneens een belangrijke rol bij het selecteren van de nieuwe verwerker. 3.4.5 Recyclepleinen Circulus is de trotse eigenaar en exploitant van vijf moderne recyclepleinen, in Apeldoorn, Deventer, Zutphen, Vaassen en Doesburg. Circulus is geen eigenaar van het recycleplein in Lochem, wij verzorgen wel de milieupassen die toegang verlenen tot dit recycleplein. Circulus zorgt ervoor dat de verschillende afvalstromen naar erkende verwerkers worden afgevoerd. Doordat Circulus ook de exploitatie van de recyclepleinen beheert, ligt de massabalans voor de diverse stromen in handen van één betrouwbare partij. Inwoners van de Circulus gemeenten kunnen met deze milieupas gebruik maken van alle recyclepleinen binnen het verzorgingsgebied. De recyclepleinen zijn eigentijds en flexibel ingericht, waardoor aanpassingen eenvoudig kunnen worden uitgevoerd om optimaal gebruik te maken van de faciliteiten, rekening houdend met veranderingen in wet- en regelgeving en verschuivingen in hoeveelheden per stroom. De tarieven voor de verschillende afvalstromen worden door elke gemeente afzonderlijk bepaald, met advies van Circulus.

* aangesloten

18

3.4.6 Circulair Ambacht Centrum (CAC) In een circulair ambachtscentrum worden producten en onderdelen ingenomen van inwoners en bedrijven voordat deze het recycleplein bereiken. Een groot deel van de ingezamelde producten wordt duurzaam verwerkt zodat deze opnieuw het economisch verkeer in kunnen. In de visie van Circulus is een circulair ambachtscentrum een combinatie van een recycleplein, een kringloopwinkel, werkplaatsen waar met sociale arbeid grondstoffen worden gerepareerd, opgeknapt voor levensduurverlenging of als grondstof gebruikt Figuur 4 Circulair ambachtscentrum schematisch

worden voor andere nieuwe producten. Daarnaast biedt een circulair ambachtscentrum

ook opleidingsmogelijkheden voor scholieren en studenten. Binnen Circulus is er een aantal gemeenten die vooroplopen met het inrichten van een Circulair ambachtscentrum. De gemeente Deventer heeft een concreet plan vastgesteld dat nu de uitvoeringsfase in gaat. Circulus gaat samen met kringloopbedrijf Het Goed naast het recycleplein in Deventer een circulair ambachtscentrum inrichten. Ook zijn er in Epe en Zutphen reeds concrete ideeën die nu uitgewerkt worden in plannen. Regionale visie Circulaire ambachtscentra Samen met de gemeenten wordt er op dit moment gewerkt aan een regionale visie voor circulaire ambachtscentra. Hierin wordt beschreven wat er nodig is om te komen tot een optimaal netwerk van circulaire ambachtscentra in het verzorgingsgebied van Circulus en (mogelijk) daarbuiten. Verschillende stromen en werkplaatsen vragen een andere aanpak. Daarbij is het logisch dat een aantal werkplaatsen bij alle centra lokaal uitgevoerd kunnen worden. Voor Figuur 5 Circulus Fietsenwerkplaats

een aantal andere werkplaatsen zal het veel efficiënter zijn om dit regionaal te organiseren.

In november 2023 heeft er een bijeenkomst plaatsgevonden waarbij gemeenteadviseurs van Circulus en CAC-specialist Maarten van Dongen, de beleidsmedewerkers grondstoffen hebben meegenomen in de mogelijkheden van een circulair ambachtscentrum. Daarbij is door de beleidsmedewerkers input gegeven voor een CAC visie voor Circulus. In het voorjaar 2024 wordt een startnotitie besproken tijdens het portefeuillehouders overleg van de wethouders grondstoffen.

* aangesloten

19

3.4.7 Containermanagement Circulus heeft de inzameling voor het overgrote deel in eigen handen. Idem voor het containermanagement. Mini-containers De minicontainers die door Circulus worden gebruikt, zijn uniform in het hele Circulus-gebied. Als een inwoner een te vervangen container heeft, wordt dit gemeld worden via de klantenservice, waarna Circulus de volledige wisseling van de container organiseert. De nieuwe container wordt bezorgd en nauwkeurig geregistreerd in het systeem van Circulus, zodat de huisaansluiting correct gekoppeld is aan de minicontainer. Dit proces ontzorgt de gemeente volledig. Ingenomen minicontainers worden door Circulus meegenomen naar de containerwerkplaats in Apeldoorn. Hier worden minicontainers gedemonteerd in afzonderlijke onderdelen en indien mogelijk gerepareerd met onderdelen van andere containers. Onderdelen die werkelijk niet te repareren zijn, worden gescheiden afgevoerd. Verzamelcontainers Voor ondergrondse verzamelcontainers hanteert Circulus een leaseconstructie met een vast tarief per container per jaar. Circulus is verantwoordelijkheid voor plaatsing, vervanging, beheer, onderhoud en reparatie van de container. Wij beschikken over een eigen onderhouds- en reparatiedienst voor ondergrondse containers, die centraal vanuit Apeldoorn opereert.

Circulus zorgt ervoor dat de inzamelmiddelen optimaal blijven functioneren en ontzorgt de gemeente. Containerwerkplaats Naast de containerwerkplaats wordt een werkplaats opgezet voor de assemblage en reparatie van ondergrondse containers, die van start gaat in 2024. Dit biedt naast sociale werkgelegenheid, ook mogelijkheden voor de opleiding van mensen in de metaaltechniek. Onze ambitie is dat er geen nieuwe (ondergrondse) containers meer worden aangeschaft, behalve als dit nodig is vanwege uitbreiding van het aantal containers. Hiermee geeft Circulus zelf het goede voorbeeld in een circulaire economie. 3.4.8 Beleidsvoorbereiding en -evaluatie Circulus werkt intensief samen met haar deelnemende gemeenten om actief de door de gemeente gestelde doelstellingen te realiseren. Daarbij blijft iedere gemeente autonoom in het vaststellen van het beleid. Grondstoffenplan De gemeenten stellen elke vier jaar een grondstoffenplan (afvalbeleidsplan) op. Circulus ondersteunt met kennis, kunde en ervaring vanuit andere gemeenten bij het opstellen van het

* aangesloten

20

plan en het onderbouwen van de gekozen maatregelen. Integraliteit, samenhang en eenduidigheid is de basis voor de gekozen richtingen en maatregelen van het beleid. Dit beleid wordt vertaald naar concrete beheer- en uitvoeringsacties. Samen worden deze acties gepland en de financiële gevolgen in beeld gebracht, waardoor er in partnerschap een krachtig plan van aanpak ontstaat voor een periode van vier jaar. Wanneer gewenst ondersteunt Circulus ook bij de politieke behandeling van het grondstoffenplan met de kennis en ervaring van de gemeenteadviseur. De uitvoering van het grondstoffenplan wordt in overleg vormgegeven. Daarbij zal Circulus de uitvoering conform plan ter hand nemen, van bv het wijzigingen van inzamelmiddelen, communicatie naar inwoners over wijzigingen en uitvoeren van eventuele campagnes. Steeds in nauwe afstemming met de beleidsmedewerkers afval en grondstoffen van de gemeente. Tijdens de uitvoering van het grondstoffenplan wordt regelmatig gemonitord en geëvalueerd om de voortgang te borgen en waar nodig bij te stellen. Ontwikkeling en uitvoering van (proef)projecten inzameling, communicatie, participatie. In de samenwerking tussen de gemeentelijke beleidsmedewerkers afval en grondstoffen en de gemeenteadviseur van Circulus kunnen nieuwe methoden van inzamelen, communicatie, of inwonersparticipatie in de gemeente als pilot worden uitgevoerd.

De pilots hebben over het algemeen tot doel dat de resultaten bijdragen aan het behalen van de ambities zoals die in het grondstoffenplan (afvalbeleid) van de gemeente staan. De gemeenteadviseur van Circulus ondersteunt met kennis, kunde en ervaring vanuit (pilots) van andere gemeenten. Samen wordt er een plan van aanpak gemaakt voor de opzet, uitvoering en communicatie rond de pilot. 3.4.9 Communicatie en klantencontact Communicatie en contact met inwoners is van essentieel belang. Enerzijds om wijzigingen in de afvalinzameling goed te communiceren naar de inwoners en om nieuwe stappen om te komen tot een meer circulaire economie uit te leggen aan inwoners. Circulus wil inwoners met vragen of problemen rond de dienstverlening zo goed mogelijk faciliteren en van een antwoord kunnen voorzien, hiertoe heeft Circulus een klantencontactcentrum (KCC) ingericht. Communicatie Circulus beschikt over een professionele afdeling communicatie. Deze ondersteunt de deelnemende gemeenten bij acties en campagnes. In samenwerking met de afdeling communicatie van de gemeente wordt bepaald hoe de inwoners het best bereikt en geïnformeerd kunnen worden. De communicatieadviseurs werken intern nauw samen met de gemeenteadviseurs zodat er bij vragen en behoeften vanuit de gemeenten ook snel geschakeld kan worden.

* aangesloten

21

Inwoners van de negen deelnemende gemeenten worden op verschillende manieren geïnformeerd. Dat kan via de website van Circulus, circulus.nl. Daarnaast beschikt Circulus over een app waarin op gemeente- en inwonerniveau informatie kan worden gedeeld. De volledige afvalkalender is openomen in de app, maar ook het maken van een afspraak voor eventuele haalstromen op afroep kunnen gemaakt worden via de app. Daarnaast informeren wij inwoners indien gewenst minimaal vier keer per jaar via huis-aanhuisbladen en onregelmatig via sociale media (Facebook). Klant Contact Centrum Het Klant Contact Centrum (KCC) van Circulus is modern ingericht. Het beschikt over een actuele kennisbank waarin de afspraken met de verschillende gemeenten vastgelegd zijn en ook continu onderhouden worden. De medewerkers van het KCC beschikken hierdoor altijd over de goede en actuele informatie om inwoners van antwoorden te voorzien. Inwoners kunnen op verschillende wijzen contact opnemen met het KCC. Dit kan per telefoon (nog steeds het meest gangbaar ±60%), maar ook via e-mail (±10%) of via webcare (app, facebook etc) (±30%). Voor de huidige negen gemeenten worden jaarlijks ongeveer 200.000 klantcontacten afgehandeld. In haar bereikbaarheid en wachttijd is Circulus de afgelopen jaren sterk verbeterd.

De bereikbaarheid van Circulus lag het afgelopen jaar op 95%, dat betekent dat 95 van de 100 mensen die telefonisch contact zochten ook daadwerkelijk een medewerker aan de lijn kregen. De gemiddelde wachttijd was daarbij 01.30 minuten. 3.4.10 Overige diensten De hierboven beschreven dienstverlening voor afval en grondstoffen geeft een goed overzicht van de activiteiten die Circulus voor de gemeenten Duiven en Westervoort kan uitvoeren. Voor andere gemeenten wordt in het domein afval en grondstoffen ook de volgende dienstverlening uitgevoerd. Bewonersparticipatie en educatie Inzameling van grondstoffen en afvalstromen bij scholen en evenementen Dienstverlening Circulus Keuken, Circulus Fietsenwerkplaats, Circulus Techniekfabriek, Circulus Wasserij Naast de dienstverlening rond afval en grondstoffen voert Circulus op verzoek van een aantal van haar aandeelhoudende gemeenten ook specifieke dienstverlening uit in de werkvelden buitenruimte en het Sociaal domein Dienstverlening Buitenruimte ■ Groen- en grijsbeheer ■ Reinigingstaken ■ Kolkenreiniging

* aangesloten

22

Dienstverlening Sociaal domein ■ Sociale werkgelegenheid en activering in inzameling, sortering en buitenruimte ■ Werkplaatsen; o.a. fietsenwerkplaats, houtwerkplaats, container assemblage en onderhoud 3.5 Wijze van samenwerking Circulus werkt intensief samen met haar deelnemende gemeenten om actief de door de gemeente gestelde doelstellingen te bereiken. Daarin wordt op gelijkwaardige wijze samengewerkt tussen Circulus en de gemeente. Circulus spreekt dan ook liever van een partnerschap. Naast de samenwerking met de individuele gemeenten initieert en ondersteunt Circulus ook de onderlinge samenwerking tussen de aandeelhoudende gemeenten door middel van o.a. een werkgroep grondstoffen en een financiële denktank. Circulus speelt een actieve rol in de regionale samenwerkingsverbanden die er zijn binnen het verzorgingsgebied. Tot slot is Circulus actief binnen verschillende samenwerkingen van gelijksoortige bedrijven zoals CirkelWaarde en brancheorganisatie NVRD. 3.5.1 Partnerschap gemeente Circulus In het partnerschap blijft de gemeente verantwoordelijk voor het te voeren beleid en is Circulus verantwoordelijk voor de uitvoering. Binnen de huidige aandeelhoudende gemeenten zijn er verschillen tussen het beleid van de gemeenten. Circulus is zodanig flexibel dat ze deze verschillen op een goede manier kunnen uitvoeren.

In het partnerschap wordt de opdracht beschreven in een dienstverleningsovereenkomst. In de dienstverleningsovereenkomst worden afspraken gemaakt over de dienstverlening, maar ook over de communicatie tussen de gemeente en Circulus. Welke rapportages mag de gemeente verwachten van Circulus en op welk moment. Hoe vaak en met wie wordt de dienstverlening en de doelstellingen zoals in het gemeentelijke beleid vastgelegd besproken. Welke acties volgen er om de uitvoering zodanig bij te stellen dat de doelstellingen die afgesproken zijn ook daadwerkelijk worden gehaald. 3.5.2 Werkgroep grondstoffen aandeelhoudende gemeenten en Circulus Circulus initieert en ondersteunt ook de samenwerking tussen de aandeelhouders. Eens in de twee maanden is een overleg van de werkgroep grondstoffen. De werkgroep bestaat uit de beleidsmedewerkers afval van de aandeelhoudende gemeenten. Met elkaar worden ontwikkelingen en trends in afval en grondstoffen besproken met als doel van elkaar te leren en informatie met elkaar uit te wisselen. Regelmatig worden er binnen de werkgroep grondstoffen ook themabijeenkomsten gehouden die worden ingeleid door een expert op het thema.

* aangesloten

23

3.5.3 Financiële denktank aandeelhoudende gemeenten en Circulus Er is ook een financiële denktank met vertegenwoordigers van de financiële afdeling van Circulus en financiële ambtenaren van de gemeenten. In deze denktank worden de financiële ontwikkelingen van Circulus, landelijke trends in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de wensen met betrekking tot financiële rapportages vanuit de gemeenten actief besproken. 3.5.4 Regionale samenwerking Circulus heeft jaren geïnvesteerd in samenwerking in verschillende regionale verbanden. Zo heeft Circulus te maken met de provincies Gelderland en Overijssel en haar verschillende omgevingsdiensten. Uitbreiding van de aandeelhoudende gemeenten met Duiven en Westervoort betekent ook nieuwe kansen voor de samenwerking van Circulus met nieuwe partijen. De gemeente Doesburg waarmee Duiven en Westervoort al samenwerken is al aandeelhouder van Circulus. Dit biedt uitbreiding van de mogelijkheden om in de regio Liemers actief deel te nemen aan initiatieven. Net zoals Circulus dat ook doet in bijvoorbeeld de regio Stedendriehoek. In onze visie heeft elke gemeente specifieke uitgangspunten als bevolkingssamenstelling, demografische ontwikkeling of inrichting van de buitenruimte. Er zijn ook veel gelijkenissen die leiden tot gelijksoortige uitdagingen.

Wij zijn een open en transparante organisatie die graag leert van anderen maar daarnaast ook graag haar kennis deelt met andere partijen. Circulus wil immers een maatschappelijke meerwaarde leveren en haar deelnemende gemeenten versterken. 3.5.5 Samenwerking kringlooporganisaties Naast haar eigen kringloopwinkel ‘Stilema’ in Vaassen, werkt Circulus in verschillende gemeenten samen met kringlooporganisaties. In Deventer wordt er nauw samengewerkt met ‘Het Goed’. Met ‘Het Goed’ en de gemeente Deventer zijn concrete plannen om een gezamenlijk circulair ambachtscentrum op te zetten. In Zutphen werkt Circulus samen met ‘2-Switch’. ‘2-Switch’ heeft op het recycleplein van Zutphen een eigen inname van goederen die binnen de kringlooporganisatie, eventueel na reparatie of opknappen, weer in verkocht kunnen gaan worden. 3.5.6 Grondstoffenalliantie CirkelWaarde Het samenwerkingsverband CirkelWaarde speelt in het afval- en grondstoffenbeheer een grote rol. CirkelWaarde is een ‘grondstoffenalliantie’ van ROVA, AVU en Circulus. De activiteiten richten zich op kennisontwikkeling, inkoop, informatievoorziening en belangenbehartiging. Er is een nauwe samenwerking met marktpartijen, ministeries en kennisinstellingen.

* aangesloten

24

CirkelWaarde bestaat uit het Expertisecentrum en het Handelshuis. De kennis over ontwikkelingen op het gebied van grondstoffen en materialen wordt onder andere toegepast bij aanbestedingen en de vertaling van hoe grondstofstromen een rol kunnen spelen in de circulaire economie. 3.5.7 Brancheorganisaties Circulus is op landelijk niveau aangesloten bij verschillende brancheorganisaties en ook bestuurlijk betrokken in bijvoorbeeld de Nederlandse vereniging voor afval- en reinigingsdiensten (NVRD). Daar worden nieuwe ontwikkelingen op de voet gevolgd en wordt gezamenlijk besproken wat de impact kan zijn en welke vervolgstappen nodig zijn. Onze gemeenteadviseurs zijn hier de kennisdragers. Deze kennis nemen we mee in het opstellen, de monitoring en evaluatie van de grondstoffenplannen. Vanuit gezamenlijke afstemming bespreken wij hoe we met de wijzigingen om moeten en kunnen gaan. Deze wijzigingen komen ook terug in het gezamenlijke grondstoffenoverleg.

* aangesloten

25

4 Dienstverlening Duiven en Westervoort

In dit hoofdstuk gaan we specifiek in op de dienstverlening zoals Circulus deze naar aanleiding van de uitvraag en de specifieke informatie aan zou willen bieden aan de gemeenten Duiven en Westervoort. 4.1 Algemeen Circulus zal haar dienstverlening voor u als aandeelhoudende gemeente zodanig inrichten dat de uitvoering plaatsvindt volgens het geldende gemeentelijk beleid voor afval en grondstoffen. U blijft als gemeente altijd autonoom beslissen over uw dienstverlening. Door verschillen binnen gemeenten kunnen zij van elkaar leren en is Circulus in staat om gemeenten proactief te adviseren welk beleid het meest effectief is en wat de financiële impact is binnen verschillende beleidskeuzes. In uw gemeenten zullen we de uitvoering van de dienstverlening dan ook in overleg met de gemeentelijke organisatie starten op een wijze die aansluit bij het huidige beleid van uw gemeenten. Circulus streeft ernaar om de kosten voor de inwoners van de individuele gemeenten zo laag mogelijk te houden. Door in overleg met de gemeenten de uitvoering zoveel mogelijk te harmoniseren wordt het schaalvoordeel van Circulus optimaal benut. Circulus biedt een brede dienstverlening waarbij zij erna streeft de dienstverlening zoveel mogelijk met eigen personeel en eigen materieel (‘one face to the customer’) uit te voeren.

Wel worden specialistische taken of taken die zodanig klein zijn dat het niet rendabel is om deze in eigen huis uit te voeren in samenwerking met marktpartijen uitgevoerd. Bij toetreding van uw gemeenten tot Circulus zal Circulus de dienstverlening zo snel mogelijk met eigen materieel en personeel gaan uitvoeren. Circulus heeft in haar meerjarenstrategie met haar aandeelhouders afgesproken maximaal in te zetten op sociale werkgelegenheid. Sinds 2021 beschikt Circulus over het certificaat trede 3 op de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO). Dit is de hoogste trede op deze ladder. We blijven binnen onze eigen bedrijfsvoering en binnen de dienstverlening naar onze opdrachtgevende gemeenten steeds weer kijken of en waar we sociale arbeid in kunnen zetten. We gaan graag in gesprek met de afdelingen in het sociaal domein van uw gemeenten om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor de inzet van mensen met een afstand tot de bij de uitvoering van onze dienstverlening.

* aangesloten

26

4.2 Inzameldienstverlening Zoals in hoofdstuk 3 beschreven beschikt Circulus over een uitgebreide dienstverlening voor de inzameling van afval en grondstoffen. Bij toetreding van uw gemeenten kan Circulus deze inzetten voor de inzameling voor uw gemeenten. Hoe Circulus dat voor zich ziet is hieronder beschreven. 4.2.1 Inzameling huis aan huis In de gemeenten Duiven en Westervoort wordt de huis-aan-huis inzameling voor minicontainers op dit moment volledig uitgevoerd met achterladers. Circulus zou graag in overleg en afstemming met uw gemeenten een plan van aanpak maken om de inzameling met zijladers uit te gaan voeren. De omzetting vraagt een goede voorbereiding met alle benodigde besluitvorming, informatie en communicatie. De voorbereidingstijd wordt daarom ingeschat op minimaal 6 maanden. Circulus zal na een gedetailleerde inschatting van de plaatselijke situatie en mogelijkheden voor het draaien en keren met de inzamelvoertuigen routes maken voor het uitvoeren van de inzameling met zijladers. Daar waar dit niet of nog niet mogelijk is zal de inzameling in eerste instantie met achterladers uitgevoerd blijven. Mocht de voorbereidingstijd te kort zijn om de uitvoering op een goede manier om te zetten dan zal Circulus de dienstverlening op dezelfde wijze voortzetten zoals deze nu gebeurt, met Circulus achterladers en medewerkers.

De overgang naar zijlader inzameling zal dan een kalenderjaar later plaatsvinden om inwoners niet twee keer binnen een jaar met wijzigingen (andere inzamelaar en anders inzamelmethode) te confronteren. Minicontainers Binnen het verzorgingsgebied van Circulus zijn de minicontainers in eigendom van Circulus. Wanneer Circulus de huis-aan-huis inzameling met minicontainers voor uw gemeenten gaat uitvoeren wil het graag het eigendom van de minicontainers overnemen van uw gemeenten. Circulus zal dan het containerbeheer opnemen in de dienstverlening. Circulus neemt dan aanschaf, onderhoud, vervanging en voorraadbeheer op zich voor een vast bedrag. Circulus zorgt ook voor de registratie van de chips aan het juiste adres en het databeheer. Met uw gemeenten wordt dan een verwerkingsovereenkomst afgesloten zodat er ook voldaan wordt aan de wet- en regelgeving conform de AVG. Over de waarde en het overnamebedrag van de huidige minicontainers zullen nadere afspraken gemaakt worden. In de concept DVO deel C (zie bijlagen 5 en 6) is opgenomen dat Circulus het complete beheer van de minicontainers voor haar rekening neemt. DIFTAR Circulus wil en kan de DIFTAR gegevensverwerking voor uw gemeenten bij toetreding tot Circulus via de dienstverleningsovereenkomst onderbrengen bij CIBAS (samenwerking tussen Twente Milieu, AVRI, Waardlanden en Circulus).

Bij CIBAS vindt de volledige registratie van de ledigingen van de minicontainers en de stortingen in ondergrondse verzamelcontainers (via de

* aangesloten

27

afvalpas) plaats. De gemeenten Duiven en Westervoort voeren dan alleen het opleggen van de belasting n.a.v. de lediging uit. Verder wordt de administratie rond DIFTAR volledig uitgevoerd door Circulus. Ook vragen en bezwaren naar aanmelding van het opleggen van de belastingaanslag over de ledigingen en stortingen zullen door CIBAS afgehandeld worden. Inzameling huis aan huis PMD in zakken In uw gemeenten wordt net als in de gemeente Zutphen PMD in doorzichtige zakken ingezameld. De meeste gemeenten binnen het verzorgingsgebied van Circulus zamelen PMD in met minicontainers. Circulus zal met eigen inzamelvoertuigen en medewerkers de inzameling van PMD met zakken blijven uitvoeren zoals deze nu ook uitgevoerd wordt. Net als bij de gemeente Zutphen kan Circulus uw gemeenten ondersteunen bij het aanschaffen en op voorraad houden van de juiste zakken voor de inzameling van PMD. 4.2.2 Inzameling verzamelcontainers Wanneer de gemeenten Duiven en Westervoort toetreden tot Circulus zal het legen van ondergrondse containers door Circulus uitgevoerd gaan worden. De uitvoering vindt plaats met voertuigen van Circulus en medewerkers van Circulus. Circulus geeft er de voorkeur aan om de gemeenten te ontzorgen, dus wil ook graag het eigendom van de ondergrondse containers (inclusief putten) overnemen van de gemeenten Duiven en Westervoort.

Als Circulus eigenaar is van de verzamelcontainers hanteren wij een leaseconstructie met een vast tarief per container per jaar. Hierbij neemt Circulus de verantwoordelijkheid voor plaatsing, vervanging, beheer, onderhoud en reparatie van de container op zich. Dit heeft als voordeel dat de gemeente zich geen zorgen hoeft te maken en dat Circulus proactief zorgt dat de inzamelmiddelen optimaal blijven functioneren. Uw gemeenten kunnen er ook voor kiezen het eigendom van de verzamelcontainers niet of op termijn over te zetten naar Circulus. Circulus zal dan voor uw gemeenten de putten en containers plaatsen op basis van losse opdrachten. Het onderhoud van de verzamelcontainers kan dan wel in de dienstverlening van Circulus opgenomen worden. 4.2.3 Inzameling overige stromen Doordat Circulus beschikt over een eigen inzameling met kundige medewerkers en eigen voertuigen is het mogelijk door flexibele inzet van medewerkers en materieel de overige stromen (Grof Huishoudelijk Afval, Oud Papier en Karton) voor uw gemeenten in te zamelen zoals dat nu ook gebeurt. Uit veiligheidsoverwegingen wil Circulus de inzameling van OPK uitvoeren met eigen medewerkers. In een aantal gemeenten wordt nu nog OPK ingezameld met vrijwilligers van verenigingen en/of scholen. We zijn met die gemeenten, verenigingen en/of scholen in gesprek om te komen tot een afbouw van deze wijze van inzamelen van OPK.

* aangesloten

28

De details en de uitvoering van de inzameling van de stromen is beschreven in de concept DVO deel C van de gemeenten Duiven en Westervoort (zie bijlagen 5 en 6) 4.2.4 Organisatie uitvoering Als uw gemeenten toetreden tot Circulus betekent dit voor Circulus een uitbreiding van de dienstverlening aan de zuidelijke kant van het verzorgingsgebied. Zowel vanuit logistiek, als milieuoogpunt is het van belang dat de rijafstanden zoveel mogelijk beperkt worden. Daarom zal Circulus een steunpunt gaan inrichten in het zuidelijk deel van het verzorgingsgebied. Bij aanvang van de dienstverlening voor uw gemeenten zal het steunpunt gevestigd zijn bij het recycleplein van de gemeente Doesburg. De inzameling voor de gemeenten Duiven en Westervoort zal dan voor een groot deel daar starten. Bij het recycleplein in Doesburg heeft Circulus voldoende ruimte om de inzamelvoertuigen te stallen voor en na de werkzaamheden. Verder is daar voldoende ruimte om eventueel afzetcontainers tijdelijk te stallen zodat er met dubbele vrachten optimaal afgetransporteerd kan worden naar de verwerkers. 4.2.5 Afvalaanbiedstations De gemeente Duiven beschikt nu over een eigen afvalaanbiedstation en de gemeente Westervoort heeft afspraken met PreZero zodat inwoners van de gemeente Westervoort gebruik kunnen maken van het afvalaanbiedstation in Arnhem.

In de toekomst zijn er een aantal uitdagingen voor het afvalaanbiedstation in Duiven. Daarbij is het de vraag of de samenwerking met PreZero voor de gemeente Westervoort wel de meest financieel- en milieutechnisch gunstige oplossing is en is er de wens voor een circulair ambachtscentrum bij beide gemeenten. Daarom wordt er in deze paragraaf door Circulus ook een doorkijk gegeven naar de toekomst van de afvalaanbiedstations. Afvalaanbiedstation Duiven Het actuele afvalaanbiedstation van de gemeente Duiven is functioneel ingericht. Er ontbreekt een weegmogelijkheid waardoor inschatting van de hoeveelheid en het soort afval nodig zijn. Dit leidt regelmatig tot discussie aan de poort. Daarbij is door de gemeente Duiven aangegeven dat er in de nabije toekomst andere plannen zijn voor het huidige terrein. Wanneer de gemeenten Duiven toetreedt tot Circulus zal de exploitatie van het afvalaanbiedstation ‘going concern’ overgenomen worden door Circulus. De lopende contracten worden gerespecteerd en het materieel wordt overgenomen. Wanneer verwerkingscontracten voor verschillende afval en grondstofstromen aflopen heeft Circulus ruimte in haar verwerkingscontracten om de hoeveelheden van het afvalaanbiedstation in de gemeente Duiven toe te voegen. Hiermee kan de gemeente Duiven al op korte termijn voordeel hebben van de gunstige tarieven die Circulus heeft bij de verschillende verwerkers.

* aangesloten

29

Medewerkers afvalaanbiedstation Duiven Bij de overname van het afvalaanbiedstation is het voor Circulus van groot belang dat er respectvol met de huidige medewerkers van het afvalaanbiedstation wordt omgegaan. Dit vraagt maatwerk voor de individuele medewerkers. Circulus zal zich hierbij flexibel opstellen en wil alle mogelijkheden samen met de gemeente Duiven verkennen om de arbeidsplaatsen te behouden. Wanneer de gemeente dat wenst kunnen de medewerkers in dienst blijven bij de gemeente en neemt Circulus bij aanvang alleen de operationele aansturing van het afvalaanbiedstation over. Echter Circulus is ook bereid de medewerkers in dienst te nemen of om medewerkers vanuit de gemeente vanuit detachering een overeenkomst aan te bieden. Afvalaanbiedstation Westervoort Bij toetreding van Duiven en Westervoort tot Circulus zal Circulus de afspraken zoals de gemeente Westervoort die heeft met PreZero voor het gebruik van het afvalaanbiedstation in Arnhem respecteren. We zullen samen met de gemeente Westervoort met PreZero in overleg treden over het uitwisselen van de gegevens van de aangeleverde afval en grondstoffen door de inwoners van de gemeente Westervoort. Met deze gegevens kan Circulus ook een juiste en complete rapportage aanleveren aan de gemeente Westervoort. Samenwerking 2Switch De samenwerking zoals die er is met kringlooporganisatie ‘2Switch’ wordt voortgezet.