20240409-rv-toetreding-circulus-bijlage-1-toetreding-circulus

Bijlage A: Toelichting samenwerking met en toetreding tot Circulus Inhoud 1.

Circulus, een kennis- en uitvoeringsorganisatie van en voor de gemeenten ........................... 1

2.

Te leveren diensten ................................................................................................................... 2

3.

Samenwerking ........................................................................................................................... 3

4.

Opdrachtgever – opdrachtnemer relatie .................................................................................. 4

5.

Juridische structuur en governance .......................................................................................... 4

6.

Gevolgen voor de ambtelijke organisatie 1Stroom .................................................................. 7

7.

Financiële vergelijking dienstverlening ..................................................................................... 8

8.

Verwerven van aandelen ........................................................................................................ 10

9.

Inbreng activa (containers) ..................................................................................................... 10

10. Voorbereiding operationele start ........................................................................................... 11 11. Besluitvorming aan de kant van Circulus ................................................................................ 11

1.

Circulus, een kennis- en uitvoeringsorganisatie van en voor de gemeenten Achtergrond Circulus als verbonden partij Circulus is een samenwerkingsorganisatie van de gemeenten Apeldoorn, Bronckhorst, Brummen, Epe, Deventer, Doesburg, Lochem, Voorst en Zutphen. De organisatie is voor deze gemeenten actief in het beheer van afval- en grondstoffen en voor een aantal gemeenten ook in het beheer en onderhoud van openbare ruimte en activiteiten in het sociale domein. Het bedrijf is een samenwerkingspartner van de gemeente in de zorg voor het milieu met sociale werkgelegenheid en bewonersparticipatie als belangrijke kernwaarden. Circulus BV is als verbonden partij (een organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft) voortgekomen uit een fusie tussen Berkel Milieu NV en Circulus B.V. in 2014. Berkel Milieu is in 1999 opgericht omdat een aantal gemeenten de behoefte hadden om het afvalbeheer gezamenlijk ter hand te nemen nadat de inzameling in regionaal verband werd beëindigd. Circulus B.V. is in 1996 ontstaan uit de wens tot het verzelfstandigen van de afvalinzameling en stadsreinigingsactiviteiten van Apeldoorn en Deventer. De dienstverlening op het gebied van afval- en grondstoffen kent een wettelijke grondslag.

Op basis van de Wet milieubeheer heeft elke gemeente de zorgplicht voor het (doen) inzamelen en verwerken van het huishoudelijk afval op een zo doelmatig en efficiënt mogelijke manier, rekening houdend met landelijk duurzaamheidsbeleid. Deze plicht houdt in dat gemeenten een actief afvalbeleid dienen te voeren. Zij hebben het afvalbeheer en eventueel (delen van) het beheer en onderhoud van de openbare ruimte opgedragen door (quasi-)inbesteding aan Circulus. Het aanwijzen van Circulus als inzamelaar is verankerd in gemeentelijke verordeningen. De colleges van burgemeester en wethouders van deze gemeenten leggen verantwoording af aan hun gemeenteraden over de uitvoering van het afvalbeleid via deze samenwerking. Een samenwerkingsrelatie om gemeentelijke ambities en doelstellingen te realiseren De dienstverleningsovereenkomst (DVO) en de wijze waarop de opdracht gevende gemeente en Circulus als opdrachtgever samenwerken is wezenlijk verschillend met bijvoorbeeld het Besluitvormingsdossier toetreding Duiven en Westervoort tot Circulus Westervoort 01 februari 2024

1 van 11

uitbesteden van taken aan een marktpartij. Circulus en de gemeente(n) werken nauw samen aan het bewerkstelligen van de ambities en doelen van de gemeente op het gebied van afval- en grondstoffen en de totstandkoming van een circulaire economie. In de statuten is vastgelegd dat alleen (lokale) overheden aandeelhouder kunnen worden bij Circulus. De huidige negen aandeelhoudende gemeenten sturen op de strategische koers van de organisatie en stellen eventuele winstbestemming vast. De gemeenten hebben aandelen in dit bedrijf omdat zij blijvend invloed willen hebben op de milieudoelen, het serviceniveau, de marktconforme prijs en de maatschappelijke waarde creatie. Aandeelhouderschap en opdrachtgeverschap zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

2.

Te leveren diensten Circulus biedt diensten aan, waarmee uitvoering wordt gegeven aan haar taken in het gemeentelijk afvalbeheer, reiniging en beheer en onderhoud openbare ruimte. De deelnemende gemeenten zijn de enige klanten voor Circulus. Alle gemeenten nemen de hiervoor genoemde afval- en grondstoffendienstverlening af. Circulus ontzorgt de gemeenten. Daarnaast draagt Circulus in een aantal gemeenten ook zorg voor reiniging, beheer en onderhoud van de openbare ruimte en arbeidsactivering (inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt). Dit is facultatief. Voor deze overige dienstverlening verschilt de omvang van het takenpakket per gemeente. Voor de gemeente Duiven en Westervoort gaat Circulus de diensten op het gebied van huishoudelijk afvalbeheer verzorgen. Het betreft alle uitvoeringstaken die in de huidige situatie bij diverse marktpartijen zijn belegd. Dit zijn:  Afval- en grondstoffeninzameling en transport naar be- en verwerkers. Zowel de haal- als de brengvoorzieningen. Restafval, GFT, PMD, grof huisvuil1 / tuinafval, oud papier en karton, glas, KCA en luiers.  Aanbesteding en contractbeheer voor afval- en grondstoffen be- en verwerking en/of scheiding en/of overslag;  Instandhouding, beheren en onderhouden van inzamelvoorzieningen (minicontainers, ondergrondse en bovengrondse verzamelcontainers).

Investeringen voor vervanging of nieuwbouw worden gedaan door Circulus. De gemeente betaalt een jaarbedrag (DVO C).  Klant-contactcentrum. Het aannemen en opvolgen van meldingen  Alle administratieve taken rond afvalregistratie, et cetera.  Communicatie over dienstverlening richting inwoners, waaronder de afvalkalender en de afvalapp.  Advies en onderzoek met het oog op een zo doelmatig en milieu hygiënisch verantwoord mogelijk beheer van de huishoudelijke afval- en grondstoffenstromen in de gemeenten;  Ondersteuning en advisering – al dan niet projectmatig - van gemeenten.  Het stimuleren van gewenst 'afval- en grondstoffengedrag' van de burgers gericht op preventie en hergebruik alsmede producthergebruik en circulariteit. De inzameldienstverlening zoals deze in de huidige situatie aan de inwoners geboden verandert niet. Circulus levert het door de gemeente gevraagde serviceniveau zoals de inzamelfrequenties voor het aan huis ophalen van afval- en grondstoffen. Wel gaat Circulus de inzameling van minicontainers verder professionaliseren door met 1

Met uitzondering van de gemeente Duiven, waar grof huisvuil niet aan huis wordt opgehaald.

Besluitvormingsdossier toetreding Duiven en Westervoort tot Circulus Westervoort 01 februari 2024

2 van 11

automatische zijladers in te zamelen. Een zijlader wordt bediend door één chauffeur, in plaats van een achterlader met een chauffeur en twee beladers. Dit gemechaniseerd inzamelen doet Circulus ook in de andere deelnemende gemeenten. Dit betekent dat inwoners hun minicontainer aan de straat moeten aanbieden zodat het inzamelvoertuig de containers kan ‘oppakken’. In enkele gevallen worden inwoners gevraagd de minicontainer op een clusterplaats aan te bieden. Dit wordt per locatie bekeken. Het inzamelen met zijladers zal niet overal mogelijk zijn. Voor deze locaties wordt een aparte inzamelroute met een achterlader (chauffeur met 2 beladers) gereden.

3.

Samenwerking Circulus en de gemeenten communiceren via meerdere kanalen Zowel via formele kanalen (aandeelhoudersvergadering) als andere kanalen zoals de afstemmings- en overlegplatforms voor ambtenaren en bestuurders voor verkenning van innovaties op het gebied van afvalbeheer. Hierbij staat het behouden van een goede relatie tussen de deelnemende gemeenten voorop. Dit wordt mede bereikt door regelmatig overleg van opdracht gevende portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten en geregeld overleg met beleidsmedewerkers afval of openbare ruimte van de deelnemende gemeenten. Ook is er een ambtelijk platform voor de financieel adviseurs van de gemeenten, zoals ter voorbereiding van de aandeelhoudersvergaderingen waar het vaststellen van de begroting en rekening op de agenda staan. Grondstoffenplan De gemeenten stellen hun eigen grondstoffenplan op, Circulus ondersteunt met kennis, kunde en ervaring vanuit andere gemeenten bij het opstellen van het plan en het onderbouwen van de gekozen maatregelen. Dit beleid wordt vertaald naar concrete beheer- en uitvoeringsacties. Samen worden deze acties gepland en de financiële gevolgen in beeld gebracht, waardoor er in partnerschap een krachtig plan van aanpak ontstaat voor een periode van vier jaar.

Grondstoffenoverleg In dit zes wekelijkse overleg worden door gemeentelijke beleidsmedewerkers en gemeenteadviseurs van Circulus ervaringen uitgewisseld en uitdagingen in verschillende gemeenten gedeeld, met als doel van elkaar te leren en de gestelde doelstellingen beter en sneller te bereiken. Financiële denktank In deze denktank worden de financiële ontwikkelingen van Circulus, landelijke trends in het BBV en de wensen met betrekking tot financiële rapportage vanuit de gemeenten actief besproken door de vertegenwoordigers van de financiële afdeling van Circulus en financiële ambtenaren van de aandeelhouders. Grondstoffenalliantie CirkelWaarde Het samenwerkingsverband CirkelWaarde speelt in het afval- en grondstoffenbeheer een grote rol. De activiteiten richten zich op kennisontwikkeling, inkoop, informatievoorziening en belangenbehartiging. Er is een nauwe samenwerking met marktpartijen, ministeries en kennisinstellingen. Brancheorganisaties Circulus is op landelijk niveau aangesloten bij verschillende brancheorganisaties en ook actief bestuurlijk betrokken in bijvoorbeeld de Nederlandse vereniging van Reinigings Diensten (NVRD). De gemeenteadviseurs van Circulus zijn hier de kennisdragers.

Besluitvormingsdossier toetreding Duiven en Westervoort tot Circulus Westervoort 01 februari 2024

3 van 11

4.

Opdrachtgever – opdrachtnemer relatie Naast aandeelhouder hee de gemeente de rol van opdrachtgever. Opdrachtgever en opdrachtnemer Circulus overleggen op structurele basis met elkaar. De frequen e en structuur van de overleggen is vastgelegd in de Dienstverleningsovereenkomst deel B (zie bijlage 4; Model DVO deel B) Mocht er over een onderwerp verschil van inzicht zijn tussen de uitvoerend opdrachtgever en opdrachtnemer dan is er in de DVO deel B een escala emodel opgenomen. Minimaal één keer per jaar is er een bestuurlijk overleg tussen de gemeente en Circulus. In dit overleg evalueren namens de gemeenten de verantwoordelijk wethouder met de directeur van Circulus de samenwerking tussen gemeenten en Circulus. Circulus hee de samenwerking met de aandeelhoudende gemeenten vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). In de DVO zijn heldere afspraken gemaakt over de samenwerking tussen de gemeente een Circulus. De DVO bestaat uit drie delen A, B en C. Deel A algemene en juridische afspraken Deze afspraken gelden voor alle aandeelhoudende gemeenten van Circulus. In DVO deel A zijn o.a. omschreven afspraken over opdracht en aanvaarding, coördina e en overleg, verplich ngen ten aanzien van personeel en ingebrekestelling en schadeloosstelling. Model DVO Deel A is toegevoegd als bijlage 3.

Deel B inhoudelijke afspraken In deel B van de DVO worden de afspraken over de vorm, inhoud en aantallen diensten vastgelegd. De afspraken in DVO deel B kunnen in overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer elk jaar aangepast worden. Ook afspraken over de coördina e en overleg, rapportage en overlegstructuren, et cetera. Deel C financiële afspraken In deel C van de DVO worden de financiële afspraken behorende bij de inhoudelijke afspraken tussen de opdrachtgever (gemeente) en de opdrachtnemer vastgelegd. Deel C van de DVO is dan ook onlosmakelijk verbonden met deel B van de DVO. Deel C van de DVO wordt elk jaar opnieuw vastgelegd tussen de opdrachtgever (gemeente) en opdrachtnemer (Circulus). De totstandkoming van de prijzen behorende bij de dienstverlening is vastgelegd in het kostenalloca emodel dat is afgesproken tussen Circulus en de aandeelhoudende gemeenten. Als uitgangspunt geldt dat voor gelijke diensten voor alle gemeenten gelijke tarieven gelden. Verder dat de tarieven zijn gebaseerd op de werkelijke kosten. Alle tarieven van Circulus worden voor een periode van 3 vastgesteld en na 3 jaar herijkt aan de hand van het vastgestelde kostenalloca emodel. De uitgevoerde herijking wordt ona ankelijk gecontroleerd door een extern bureau om te waarborgen dat het proces juist is gevolgd. De aandeelhouders besluiten zelf tot de keuze van het bureau en de omvang van de opdracht.

5.

Juridische structuur en governance Intergemeentelijk samenwerkingsmodel Circulus is een gezamenlijke overheidsvennootschap van en voor de deelnemende gemeenten. Circulus is als onderneming voor en van de aandeelhouders een verbonden partij van de gemeenten. De deelnemende gemeenten zijn op twee wijzen verbonden. Als mede-eigenaar via het aandeelhouderschap en als opdrachtgever.

Besluitvormingsdossier toetreding Duiven en Westervoort tot Circulus Westervoort 01 februari 2024

4 van 11

De gemeenten zijn geen aandeelhouder van Circulus vanuit beleggingsoptiek. Het belang van de verbondenheid aan deze overheidsorganisatie is primair bedoeld voor het in stand houden van een kennis- en uitvoeringsorganisatie waarmee de gemeenten hun maatschappelijke doelen op het gebied van afval, grondstoffen en beheer en onderhoud van de openbare ruimte op effectieve en efficiënte wijze kunnen borgen en bewerkstelligen. Pijlers van de samenwerking zijn:  het meerjaren strategieplan van Circulus;  de dienstverleningsovereenkomst (DVO delen A, B en C);  de statuten van Circulus. De verbondenheid tussen het aandeelhouderschap en opdrachtgeverschap is juridisch bepaald in de statuten. Een gemeente als aandeelhouder van Circulus dient tevens als opdrachtgever diensten bij Circulus betrekken. Juridische structuur: eigendom en opdrachtgeverschap Circulus is een verzelfstandigde overheidsvennootschap (B.V.). Alleen gemeenten kunnen aandeelhouder worden, dit bekent dat de negen gemeenten samen 100% van de aandelen in handen hebben. De bestuurder (directeur) wordt benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders. Een raad van commissarissen houdt toezicht op de bestuurder en de algemene gang van zaken van de onderneming.

De formele relatie tussen het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering van aandeelhouders is vastgelegd in de statuten van de vennootschap. Besluiten in de aandeelhoudersvergadering worden regulier genomen met een meerderheid zoals vermeld in de statuten. Via deze eigendomslijn bepalen de gemeenten als eigenaars-aandeelhouders dus gezamenlijk het profiel en de koers van hun onderneming Circulus. Belangrijke (strategische, financiële) besluiten worden door de algemene vergadering genomen met een gekwalificeerde meerderheid: 90% van de stemmen. De opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie betreft een 1-op-1-relatie tussen de betreffende gemeente en Circulus. In deze relatie bepaalt de gemeente welke diensten en welke kwaliteit geboden moeten worden en worden de verdere afspraken omtrent de levering van de diensten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vastgelegd. Afspraken over de dienstverlening worden door Circulus en elke gemeente vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst (DVO). Verplichtingen van Circulus gemeenten jegens elkaar binnen deze samenwerking Er is sprake van een duidelijke risico- en verantwoordelijkheidsdeling tussen de gemeenten als opdrachtgever en eigenaar van Circulus. Het samen profiteren van voordelen en het samen dragen van tegenvallers is een pijler van de samenwerking van de gemeenten.

Als eigenaar wordt bij de opbouw en samenstelling van het eigen vermogen uitgegaan van de aandelenverhouding. ledere aandeelhouder draagt naar evenredigheid van zijn belang in Circulus bij aan- of levert naar verhouding in- op het eigen vermogen. Deelnemende gemeenten kopen naar rato van het aantal huisaansluitingen aandelen Circulus (die de BV na daartoe strekkend besluit van de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) uitgeeft) en sluiten een Dienstverleningsovereenkomst met Circulus af volgens het model (format) dat de gemeenten en Circulus onderling zijn overeengekomen. De vorm en inhoud van de dienstverlening wordt uiteraard door de gemeente zelf bepaald.

Besluitvormingsdossier toetreding Duiven en Westervoort tot Circulus Westervoort 01 februari 2024

5 van 11

De gemeenten nemen de diensten die in DVO deel B zijn vermeld exclusief af van Circulus. Dit betekent dat als een gemeente en Circulus in DVO B vastleggen dat een activiteit door Circulus wordt uitgevoerd, dan kan een gemeente voor die activiteiten geen andere partijen inschakelen. Toe-en uittreden De deelnemende gemeenten staan open voor toetreden van gemeenten tot het samenwerkingsverband en dus als aandeelhouders tot Circulus. Hoewel de gemeenten deelnemende gemeenten niet graag zien gaan, is het uitgangspunt toch, dat gemeenten slechts moeten blijven deelnemen zo lang zij daarvan de voordelen inzien. Bij toetreden kopen nieuwe gemeenten aandelen Circulus naar rato van het aantal huisaansluitingen dat moet worden bediend. Wanneer een aandeelhouder zou willen uittreden moet de DVO worden opgezegd. De DVO kan op ieder moment door de gemeente worden opgezegd met inachtneming van de opzegtermijnen. Bij uittreden verkoopt de uittredende gemeenten de aandelen weer. Bij uittreden kunnen ook desintegratiekosten in rekening worden gebracht. Dit is bijvoorbeeld vrijvallende personele of materiele capaciteit. Dit is noodzakelijk om de overige gemeenten niet te benadelen. Deze regeling is in de statuten van Circulus vastgesteld.

In de juridische toets is dit als volgt beoordeeld: “Dit betekent dat het vrij lastig zal zijn om uit te treden uit Circulus, aangezien er kosten mee zijn gemoeid en de opzegtermijn vrij lang is. Dit heeft echter als “voordeel” dan andere gemeenten ook niet “zomaar” kunnen afhaken waardoor het bedrijf een opdrachtgever kwijtraakt en andere deelnemers met de kosten blijven zitten.”. Invloed en zeggenschap als aandeelhouder De gemeenten hebben via de algemene vergadering van aandeelhouders veel invloed op het reilen en zijlen van Circulus. Als uitgangspunt geldt dat de AvA besluit met absolute meerderheid (>50% van de stemmen), maar het merendeel van de belangrijke besluiten gebeurt met gekwalificeerde meerderheid. 90% van de stemmen moet akkoord gaan met een groot aantal belangrijke besluiten, waaronder:  het vaststellen van een jaarbegroting, kasstroom- en resultatenprognose en bijbehorend businessjaarplan en investeringsplan;  het vaststellen van de jaarrekening;  het in belangrijke mate wijzigen van de aard van de werkzaamheden van de vennootschap;  het oprichten van, deelnemen in, overnemen van of het gaan voeren van het bestuur over een andere onderneming,  een besluit tot wijziging van de statuten van de vennootschap;  een besluit tot uitgifte van aandelen;  benoeming en ontslag van directeuren.

Verder besluit de AvA over schorsing en ontslag van de bestuurder (directeur) van Circlus. Voor dit besluit is een meerderheid van tweederde van de uitgebrachte stemmen benodigd. Doordat deze besluiten met gekwalificeerde meerderheid (tweederde of 90% van de stemmen) moeten worden genomen, hebben alle deelnemende gemeenten een wezenlijk stem. Zie voor een compleet overzicht van de bevoegdheden van de AvA artikel 39 van de statuten. Juridische toets De juridische bescheiden (statuten) zijn door de gemeenten voorgelegd aan een juridisch deskundige. Hierbij zijn geen zaken naar voren gekomen die aanleiding geven voor nadere maatregelen. Kort samengevat:

Besluitvormingsdossier toetreding Duiven en Westervoort tot Circulus Westervoort 01 februari 2024

6 van 11

 De juridische structuur is juridisch houdbaar, waaronder de criteria waaraan moet worden voldaan zodat de gemeenten de afvalbeheer taken via ‘quasi-inbesteding’ en zonder verplichte (openbare) aanbesteding aan Circulus BV kunnen toewijzen.  De gemeenten hebben het exclusieve afvalrecht bij de BV belegd en dat betekent dat de BV voor die gemeenten de afvalinzameling doet.  De wijze en voorwaarden maken het vrij lastig (maar wel uitvoerbaar) om uit te treden uit Circulus, aangezien er kosten mee zijn gemoeid en de opzegtermijn vrij lang is. Dit heeft echter als “voordeel” dan andere gemeenten ook niet “zomaar” kunnen afhaken waardoor het bedrijf een opdrachtgever kwijtraakt en andere deelnemers met de kosten blijven zitten.  Het model DVO bevat redelijke standaardbepalingen (dienstverleningsovereenkomst).

6.

Gevolgen voor de ambtelijke organisatie 1Stroom Ambtelijk apparaat De gemeenten Duiven en Westervoort en hun gezamenlijke 1Stroom-organisatie zijn in de huidige situatie zogenaamde ‘regiegemeenten’. Zij besteden de inzameldienstverlening, afvalverwerking en andere daaraan verbonden activiteiten uit aan (meerdere) marktpartijen. Aansluiten bij Circulus ten behoeve van de inzameldienstverlening en de daaraan verbonden activiteiten betekent de gemeenten en de rol van 1Stroom als regiegemeenten niet wezenlijk wijzigt. In plaats van door meerdere marktpartijen worden de diensten nu geleverd door één overheidsvennootschap namelijk Circulus. En in plaats van een groot aantal verschillende contracten en relaties, is in de nieuwe situatie sprake van één integraal contract (de dienstverleningsovereenkomst, DVO) met één opdrachtnemer. Voor de meeste van deze taakvelden is er geen wijziging (uitbreiding of afbouw) van capaciteit van de ambtelijke organisatie ten opzichte van huidige situatie nodig. Bij een aantal van deze taken is wel sprake van een verandering in de taakuitvoering als gevolg van ondersteuning door en samenwerking met Circulus. Dit past binnen de huidige personele formatie.

Er is een bescheiden vermindering van taken te verwachten op het gebied van administratieve taken rond aanbestedingen en facturatie voor afvalverwerking (0,1 fte), registratie weegbonnen afvalbrengstation (0,1 fte) en facturatie (0,1 fte). Totaal 0,3 fte die beschikbaar komt en door taakherschikking inzetbaar is, dan wel via het formatieplan en natuurlijk verloop in de komende periode wordt bijgesteld. Ook op het gebied van communicatie wordt een aantal taken door Circulus opgepakt (afvalkalender, website, afvalapp). Dit heeft voor de communicatietaken een verandering in de taakuitvoering tot gevolg. Waarmee een taakverlichting bij de ambtelijke organisatie wordt verwacht van circa 0,2 fte. Deze verlichting kan worden benut voor de taakverzwaring omdat communicatie in de samenwerking met Circulus intensiever benut gaat worden als beleidsinstrument in het afvalen grondstoffenbeleid van de gemeenten. Met betrekking tot de afvalbrengstations wordt na de toetreding en operationele start per 1/1/2025 in samenwerking met Circulus een onderzoek gestart naar de toekomst van deze voorzieningen.

Besluitvormingsdossier toetreding Duiven en Westervoort tot Circulus Westervoort 01 februari 2024

7 van 11

In de bijlage “101442 Allocatie afvalbeheertaken 1Stroom Circulus versie 25 januari 2024” vindt u een overzicht van de diverse taakvelden van de ambtelijke organisatie en een analyse van de gevolgen per taakveld bij aansluiten bij Circulus:         

Klant-contact, meldingen en toezicht op straat Handhaving (incl. verordening/besluit) Communicatie Heffing en inning (Perceptie) Contractbeheer en monitoren Afvalregistratie en monitoring: Planning en control (begrotingen en verantwoorden) gemeentebegroting (afvalstoffenheffing begroting) Beleidsvoorbereiding Uitvoering en milieustraten

Afvalbrengstations Inwoners van gemeente Westervoort maken gebruik van het afvalbrengstation van de gemeente Arnhem dat wordt beheerd door PreZero. Bij aanvang van de dienstverlening door Circulus blijft deze situatie ongewijzigd. Na toetreding tot Circulus wordt een onderzoek gestart naar de toekomst van de afvalbrengstations voor de gemeente Duiven en de gemeente Westervoort. Voor de gemeente Westervoort is dit van belang om in de toekomst aan te kunnen sluiten bij de verwerkingscontracten van Circulus die een gunstigere tariefstelling hebben dan de contracten zoals die nu gehanteerd worden op het afvalbrengstation in Arnhem. Voor de gemeente Duiven is dit van belang omdat er andere ontwikkelingskansen zijn voor de huidige locatie. En een gezamenlijke reden om dit project te starten is dat de gemeenten Duiven en Westervoort hebben aangegeven om serieus na te denken over het opzetten van een circulair ambachtscentrum. Met het opzetten en inrichten van een recycleplein met circulair ambachtscentrum zou aan al deze eisen en wensen invulling gegeven kunnen worden. Circulus wil samen met de gemeente Duiven, Westervoort en kringlooppartner ‘2-Switch’ een project starten waarbij toekomstscenario’s voor een recycleplein worden uitgewerkt. De brengstromen en de recycle economie vragen om een moderne en flexibele inrichting van het recycleplein.

De inzichten van de regionale visie op circulaire ambachtscentra, zoals die nu door Circulus met de aandeelhoudende gemeenten wordt ontwikkeld, kunnen ook in de toekomstscenario’s voor een nieuw recycleplein in DuivenWestervoort meegenomen worden. Doelstelling van de toekomstscenario’s is voor Circulus dat er een duidelijk voorkeursscenario komt voor een toekomstig recycleplein Duiven/Westervoort. Daarbij moet er organisatorische en financiële duidelijkheid zijn zodat er ook bestuurlijk goed onderbouwd besloten kan worden. Ook wordt in het uit te voeren onderzoek het formatieplan (aantal medewerkers) meegenomen inclusief een voorstel of en onder welke voorwaarden huidige medewerkers van 1Stroom overgaan naar de gezamenlijke Circulus organisatie.

7.

Financiële vergelijking dienstverlening De kosten (c.q. tarieven) voor de uitvoering van de dienstverlening worden vastgesteld vooraf aan de operationele start per 1 januari 2025. De tarieven voor de diensten die aan de gemeenten door Circulus BV in rekening worden gebracht zijn transparant en gebaseerd op de werkelijke

Besluitvormingsdossier toetreding Duiven en Westervoort tot Circulus Westervoort 01 februari 2024

8 van 11

kostprijs. Circulus is door zijn schaalgrootte en ervaring op het gebied van logistieke dienstverlening in staat om de afvalbeheertaken kostenefficiënt en effectief uit te voeren. Als aandeelhouder zijn alle deelnemende gemeenten ook verantwoordelijk voor eventuele extra kosten indien die zich voordoen als gevolg van tegenvallende aanbestedingen, kostenstijgingen of anderszins tegenvallers. Om een oordeel te kunnen vormen over de te verwachten kostenefficiëntie van de dienstverlening door Circulus is de kostenopgave van Circulus vergeleken met de huidige kosten voor het huishoudelijk afvalbeheer in de gemeente. Als basis voor een financiële vergelijking aan de kant van de gemeenten is een genormaliseerde begroting gehanteerd waarbij rekening is gehouden met voorziene kostenontwikkelingen. Dit geeft voor dit strategisch besluit een beeld van het financieel perspectief. Op basis van de financiële vergelijking tussen de huidige kosten van gemeente Westervoort en het voorstel van Circulus is sprake van hogere kosten van circa € 187.000,- (afgerond circa € 27,per huishouden). De totale kosten voor inzameling en verwerking van de afval- en grondstofstromen verschillen niet substantieel (circa € 38.000,- per jaar). De kosten voor inzameling zijn hoger, maar de verwerkingskosten lager.

De totale kosten van de overige taken en indirecte (PIJOFACH) kosten zijn circa € 149.000,- hoger per jaar. Het verschil ontstaat deels door een verschil in kosten van het uitvoeren van overige taken (communicatie en informatiebeheer; en diftarbeheerkosten (in totaal circa € 26.000,- verschil)), maar het grootste verschil ontstaat bij de toerekening van de algemene (huisvestings)kosten van Circulus (verschil circa € 123.000,-). Bij de financiële vergelijking zijn enkele nuancerende opmerkingen over voorziene kostenverhogingen en -verlagingen van belang. Het huidige contract voor inzameling van restafval, GFT, PMD, OPK in gemeente Westervoort (incl. diftarmanagement) loopt af op 31-12-2024. Indien de gemeente weer zou aanbesteden aan de markt, dan moet rekening worden gehouden met een (mark)prijsverhoging. Gemeente Duiven dient als referentie: gemeente Duiven heeft in 2022 een vergelijkbare aanbesteding uitgevoerd en is geconfronteerd met een kostenverhoging op de inzameldienstverlening van meer dan 50%. Als rekening wordt gehouden met een voorziene stijging van de kosten voor inzameldienstverlening van gemeente Westervoort – we gaan voorzichtigheidshalve heel conservatief uit van een stijging van 25% - stijgen de kosten circa € 187.000,- (circa € 27,- per huishouden) op jaarbasis.

Daarmee is voor de gemeente Westervoort sprake – rekening houdend met deze voorzienbare kostenverhoging bij uitbesteding aan de markt – sprake van een budget neutrale situatie. Hierbij is nog geen rekening gehouden met de voorziene kostenverlaging bij de verwerking van afval- en grondstofstromen van het afvalbrengstation. Deze worden in de huidige situatie verwerkt door de beheerder van het Arnhemse afvalbrengstation PreZero. Deze stromen worden uiteindelijk ook door Circulus met eigen afvalverwerkingscontracten verwerkt. Contracten die door de gezamenlijke organisatie Cirkelwaarde worden aanbesteed. Zoals gezegd start een onderzoek naar de toekomst van de huidige afvalbrengstations nadat de gemeenten en Circulus hun samenwerking formeel hebben bekrachtigd. De kosten voor het verwerken van deze stromen (uitgaande van dezelfde hoeveelheden) zullen naar verwachting dalen met circa € 63.000,(€ 9,- per huishouden) op jaarbasis. Op basis van de analyse wordt geconcludeerd dat het financieel perspectief van inbesteding voor gemeente Westervoort in financieel opzicht neutraal tot positief (€ 9,- per huishouden) is ten opzichte van de huidige situatie, rekening houdende met de voorzienbare kostenverhoging bij

Besluitvormingsdossier toetreding Duiven en Westervoort tot Circulus Westervoort 01 februari 2024

9 van 11

uitbesteding aan de markt. Indien we uitgaan van 50% stijging van de kosten voor inzameling (vergelijkbaar met gemeente Duiven) dan kan het positieve kosteneffect zelfs oplopen tot € 37,per huishouden. Maar zoals gezegd schatten wij dit effect bij voorkeur conservatief in.

8.

Verwerven van aandelen Verwerven van aandelen Circulus BV Voor de aankoop van aandelen van Circulus BV verzoekt het college de raad in te stemmen met een kapitaalstorting voor toetreding van € 404.000,-. Het aantal te verwerven aandelen is conform het beleid van Circulus naar rato van het aantal aansluitingen in de gemeente Westervoort namelijk 6.788. Op basis van het huidige aantal aansluitingen verwerft de gemeente Westervoort 326 aandelen. Het exacte aantal aandelen dat wordt verworven, zal bepaald worden op basis van het aantal aansluitingen per 31 december 2024. Het overzicht toont het aantal aandelen van Circulus na toetreding van Duiven en Westervoort. De invloed en zeggenschap van Duiven en Westervoort komt overeen met de andere kleinere gemeenten. Zoals gezegd is voor de meeste zwaarwegende AvA-besluiten een gekwalificeerde meerderheid van 90% van de stemmen benodigd. De waarde per aandeel is bepaald op grond van de jaarrekening 2022 en omvat de nominale waarde inclusief de minimaal verplichte solvabiliteit van 25% als agiostorting op de aandelen. De waarde is € 1.240,- per aandeel (afgerond). Op basis van de jaarrekening 2022 bedraagt de kapitaalstorting voor toetreding [Duiven € 645.000,- | Westervoort € 404.000,-.]

Gemeente Apeldoorn Deventer Epe Zutphen Doesburg Bronckhorst Brummen Lochem Voorst Duiven Westervoort Totaal

Aantal aandelen 3.586 2.297 750 1.115 257 773 461 749 532 520 326 11.366

Aandeel 32% 20% 7% 10% 2% 7% 4% 7% 5% 5% 3%

Wanneer de gemeente toetreedt op 1 januari 2025 wordt de waarde per aandeel bepaald op basis van de balans van 31 december 2024. Daarmee wordt Westervoort volwaardig (en gelijkwaardig) aandeelhouder als de reeds deelnemende aandeelhoudende gemeenten. Financiering en dekking De aandelen die worden verworven door Westervoort komen als bezit op de balans terug onder de Financiële vaste activa: kopje “kapitaalverstrekking: deelnemingen”. Omdat voor de financiering liquide middelen worden ingezet die op dit moment rentedragend zijn betekent dit bij een rente vergoeding van 3% een derving van inkomsten van ongeveer € 12.000,-. Onzeker is of eventuele toekomstige dividend uitkeringen voldoende zijn ter compensatie van deze inkomstenderving.

9.

Inbreng activa (containers) De huidige activa (de minicontainers en ondergrondse containers) worden door Circulus tegen boekwaarde overgenomen van de gemeente. Het hiervoor begrote bedrag gaat over naar Circulus, die de activa activeert en in de toekomst zorgt voor vervanging van de activa. De boekwaarde van de activa bedraagt op basis van de balans 31 december 2023 € 51.000,-. Wanneer de gemeente toetreedt op 1 januari 2025 wordt de boekwaarde van de activa bepaald op basis van de balans van 31 december 2024.

Besluitvormingsdossier toetreding Duiven en Westervoort tot Circulus Westervoort 01 februari 2024

10 van 11

De boekwaarde van activa die wordt ingebracht wordt door Circulus overgemaakt aan de gemeente.

10. Voorbereiding operationele start Zoals gezegd wijzigt de inzameldienstverlening zoals deze in de huidige situatie aan de inwoners geboden niet. Circulus volgt de inzamelfrequenties zoals deze in de huidige situatie door de gemeenten zijn aangegeven. Circulus draagt samen met de betrokkenen van 1Stroom zorg voor de voorbereiding en operationele start. Voor een operationele start door Circulus met de inzameling van huishoudelijk afval per 1 januari 2025 moeten in ieder geval de volgende zaken voorbereid worden:  Communicatie inwoners met duidelijke toelichting dat de inzameling per 1/1/2025 door Circus wordt verzorgd, en dat de dienstverlening niet wijzigt qua inzamelfrequentie, de locaties van verzamelcontainers, de openingstijden van de afvalbrengstations, et cetera. De regulier uit te brengen digitale afvalkalender (zoals elk jaar) geeft informatie over de inzameldagen en andere praktische zaken.  Opzeggen lopende verplichtingen. Uit de juridische toets blijkt: “De lopende verplichtingen en contracten zijn in beeld. Aandacht voor het tijdig opzeggen van deze contracten. Het is verstandig om dit specifiek bij iemand te beleggen.”.  Technische en administratieve aansluiting Gouw-IT ten behoeve van de afval- en diftar registratie en de heffing door de afdeling Belastingen.  Verder uitwerken van de dienstverleningsovereenkomst deel B en C.

 Nieuwe afvalpassen van Circulus.  Inwoners informeren over het aanbieden van hun minicontainer zodat deze kunnen worden geleegd met een zijlader. Het aanwijzen van clusterplaatsen voor minicontainers i.v.m. zijbelading aanwijzen indien nodig. Na een besluit tot toetreding tot Circulus wordt een praktisch en meer gedetailleerd implementatieplan opgesteld.

11. Besluitvorming aan de kant van Circulus Na besluitvorming door de raad en het college van beide gemeenten neemt de AvA van Circulus een besluit over toetreding. Nadat de AvA akkoord is met de toetreding door de gemeenten worden de formeel juridische documenten bekrachtigd, en wordt de voorbereiding van de operationele start ter hand genomen.

-0-0-0-

Besluitvormingsdossier toetreding Duiven en Westervoort tot Circulus Westervoort 01 februari 2024

11 van 11