20240408-rv-versterken-toekomstige-ict-samenwerking-liemerse-gemeenten.

RAADSVOORSTEL Onderwerp : Versterken toekomstige ICT-samenwerking Liemerse gemeenten __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/24/120679 201652838

Opsteller : Wilco Nieuwenhuis

Portefeuillehouder

Afdeling : IBP

: A.J. van Hout

Telefoonnr

: 3181

__________________________________________________________________________ Samenvatting Als samenleving willen en kunnen we steeds meer met ICT. Niet in de laatste plaats door de mogelijkheden en het gemak die technologieën ons in het dagelijks leven bieden. Deze digitale realiteit roept ook tal van vragen op en brengt verantwoordelijkheden met zich mee. Als lokale overheid dicht bij onze inwoners en bedrijven wordt van ons verwacht dat we onze ICT goed op orde hebben om inwoners van dienst te zijn, efficiënt te werken en maatschappelijke vraagstukken op te lossen. In 2022 hebben de Liemerse gemeenten de ICT-samenwerking bij het Regionaal ICT en Inkoop Dienstencentrum (RID) De Liemers onder de loep genomen. Daarbij zijn verschillende scenario's – waaronder kiezen voor een commerciële dienstverlener – in beeld gebracht. Uiteindelijk is begin 2023 gekozen om de samenwerking voort te zetten en te intensiveren. We concludeerden ook dat de ICT-samenwerking vooral kosten-gedreven is en dat er te weinig in de samenwerking is geïnvesteerd om deze voldoende te laten renderen en de kwetsbaarheid te verminderen. Op dat moment is er niet voor gekozen om een inhaalslag te maken in de vorm van structurele ophoging van ICT-budgetten. Een nieuwe Informatisering en Automatiserings (I&A) visie en -strategie zou een beter beeld van de noodzaak en omvang van de te ondernemen stappen geven.

Op basis van een I&A visie en -strategie is in beeld gebracht welke veranderingen er bij de RID en de gemeenten moeten plaatsvinden om een robuuste en toekomstbestendige ICTsamenwerking te krijgen en te houden. De door het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking De Liemers (SDL) aan u voorgestelde benodigde investeringen worden integraal afgewogen bij de kader-/voorjaarsnota van de Liemerse gemeenten. Raadsvoorstel 1. de I&A-visie en –strategie 2023-2025 "Beter samen" vast te stellen; 2. te kiezen voor het groeimodel waarbij wordt gestart met de basisvariant om vervolgens in vijf jaar door te groeien naar de optimale variant; 3. samenwerking tussen de organisaties van Duiven, Westervoort, Zevenaar en de RID op het gebied van informatiemanagement te intensiveren; 4. het benodigde budget integraal af te wegen in de Kader-/Voorjaarsnota 2025-2028.

Waarom naar de raad Het is belangrijk dat uw raad richtinggevende keuzes maakt voor een toekomstgerichte en robuuste ICT-samenwerking binnen de Liemers. Dit is noodzakelijk omdat de toekomst van onze gemeenten richting inwoners en ondernemers steeds meer afhankelijk is van veilige en goed werkende digitale middelen. Ook is het expliciet kiezen voor verbetering van de samenwerking (door en met de RID) een belangrijk signaal van de drie Liemerse gemeenten. Dit voorstel heeft impact op zowel de opdrachtgevende gemeenten als de RID en vergt een gelijk besluit voor Duiven, Westervoort en Zevenaar. Het is noodzakelijk om de verschillende begrotingsprocessen op elkaar aan te laten sluiten en de drie gemeenteraden de gelegenheid te geven zich over dit belangrijke onderwerp uit te spreken. Daarom wordt dit voorstel als voorbereiding op de kader-/voorjaarsnota aan u voorgelegd. Het Algemeen Bestuur van de Samenwerking De Liemers (SDL) heeft de visie op 14 november 2023 vastgesteld. De dag daarna is het in een informatiebijeenkomst gepresenteerd aan de raadsleden van de verschillende gemeenten. De raden van Zevenaar, Westervoort en Duiven hebben nog niet over de visie besloten.

Doelstelling en beoogde resultaat Om goed en veilig ten dienste te kunnen staan van onze inwoners en bedrijven willen de drie Liemerse gemeenten de komende jaren actuele kaders en randvoorwaarden scheppen om de digitalisering en innovatieve technologie bij te kunnen benen. Dat doen we door de koers in een visie vast te leggen en de benodigde investeringen hiervoor te doen (bijlagen 1 en 2). Door deze kwaliteitsimpuls kan de RID zich broodnodig ontwikkelen tot een moderne uitvoeringspartner op ICT-gebied. De gemeenten kunnen op informatievoorziening een stevige opdrachtgever en interne aanjager van ontwikkelingen op het gebied van digitalisering zijn. Naast een stevige focus op informatieveiligheid, cybersecurity en privacy hebben wij daarbij oog voor inwoners die niet goed kunnen meekomen in de digitale wereld. Om deze doelen te bereiken is het noodzakelijk dat er nu en de komende jaren forse stappen in de samenwerking gezet worden. Argumenten 1.1. Investeren in ICT heeft een hoge urgentie Digitalisering zit (steeds meer) in het hart van onze organisatie. De maatschappelijke relevantie van de lokale overheid richting inwoners en ondernemers is sterk afhankelijk van de inzet van digitale middelen. Ook geldt dat informatiebeveiliging en privacy essentiële onderdelen zijn van een goede bedrijfsvoering.

Het op orde hebben van deze aspecten draagt bij aan het vertrouwen van inwoners en ondernemers, maar ook van medewerkers in de organisaties. Ook voorkomt het onnodige risico's, schade en boetes als gevolg van datalekken, cyberaanvallen of overtreding van de wet. We zullen dus blijven investeren op deze onderdelen om ervoor te zorgen dat de Liemerse organisaties op dit gebied bijblijven. 1.2 Met de speerpunten in de visie hebben we een plan voor de komende jaren De visie richt zich op wat er de komende jaren moet gebeuren op het gebied van informatievoorziening, informatiebeveiliging, innovatie en automatisering. Het gaat dan bijvoorbeeld om een robuust ICT-fundament, harmoniseren en standaardiseren, digitale volwassenheid en verhogen van informatiebeveiliging, cybersecurity en privacy. Hoe we dat willen doen staat in het strategiedeel. Via de planning en controlcyclus wordt expliciet verantwoording afgelegd over de te bereiken resultaten per speerpunt. Overigens biedt genoemde ontwikkeling ook de mogelijkheid voor de gemeenten om eigen keuzes te maken en een eigen koers te varen.

Pagina 2

1.3 Hiermee wordt een vervolg gegeven aan toekomstgerichte en robuuste ICTsamenwerking in de Liemers In 2010 kozen de gemeentebesturen van Duiven, Rijnwaarden, Westervoort en Zevenaar voor Samenwerking de Liemers. De bedoeling van deze parapluregeling was onder andere dat elk van deze gemeenten minder kwetsbaar zou zijn. In 2022 hebben we gekeken naar wat we in de toekomst moeten doen met onze ICTsamenwerking. Er zijn verschillende scenario's in beeld gebracht, variërend van aansluiten bij een andere ICT-samenwerking tot uitbesteden van I&A aan een private partij. Conclusie was dat alle deelnemers in de samenwerking het meest gebaat zijn bij het voortzetten en intensiveren van de samenwerking. Dit hebben we begin 2023 besloten en u bent hierover geïnformeerd via een informatiebrief en een gezamenlijke bijeenkomst van de drie raden op 6 april 2023. Daarbij is ook geconcludeerd dat de samenwerking vooral kostengedreven is geweest en dat de focus niet lag op professionaliteit en toegevoegde waarde voor de publieke dienstverlening. Gevolg hiervan is onder andere dat kaders ontbreken, er onvoldoende sturing is en er niet gewerkt is op basis van architectuur en processen. Kortom, er is sprake van onvoldoende ICT-volwassenheid bij RID en gemeenten. Dat betekent dat we risico's lopen op het gebied van informatieveiligheid, cybersecurity en privacy.

Ook kunnen onze gemeenten niet meegaan met alle nieuwe technologieën die steeds belangrijker worden in onze samenleving. De speerpunten in de visie voorzien hierin. Daarnaast geldt dat het lastig is om goede ICT-medewerkers te vinden. Als we een moderne en aantrekkelijke werkgever willen zijn (het speerpunt in de visie is "functiehuis op orde brengen"), moeten we ervoor zorgen dat onze RID en gemeenten klaar zijn voor de digitale toekomst. We kunnen ons dan presenteren als eigentijdse werkgevers waar mensen graag willen werken. 2.1 Het optimale scenario met een gefaseerde ingroei doet recht aan de draagkracht van de gemeenten De gemeenten en SDL hebben een ambitie beschreven die haalbaar en passend is bij samenwerkingen van deze omvang. Om dit te bereiken zal er een aantal stappen gezet moeten worden. Deze vragen een bepaalde volgordelijkheid en tijd/capaciteit bij leveranciers en eigen medewerkers. Daarnaast is de financiële impact van deze ontwikkeling groot. We kiezen daarbij voor een periode van vijf jaar. 2.2. Dienstverlening aan de inwoner en toekomstige ontwikkelingen De Liemerse ICT-samenwerking wordt geen koploper, maar een slimme volger van de nieuwe technologie. Het gekozen scenario leidt tot het op orde krijgen van de basis en een robuuste ICT-omgeving. Dit heeft ook tot gevolg dat de data van de inwoner die de gemeente beheert veiliger en beter van kwaliteit zijn.

Een robuuste ICT-omgeving kan ook makkelijker meegaan met veranderingen in de maatschappij en op de markt. Op deze wijze kunnen we de (digitale) dienstverlening aan de inwoner uitbreiden en ook nieuwe AI-toepassingen invoeren. De Liemerse gemeenten moeten ook rekening houden met nieuwe regels die op ons afkomen. In de komende drie jaar zijn er meer dan tien nieuwe landelijke en Europese wetten in te voeren waarbij het om informatie gaat. Dit vraagt veel van organisaties en ICT. 3.1. Goed informatiemanagement zorgt voor verbinding tussen werkzaamheden van de gemeenten en de RID Investeren in informatiemanagement in de gemeentelijke organisaties is essentieel om goed opdrachtgever te zijn richting RID en andere samenwerkingspartners. Ook speelt deze functie een cruciale rol in de verbinding tussen de domeinen in de gemeenten en de RID. Investeren in een goed informatiemanagement-proces heeft diverse voordelen op het gebied

Pagina 3

van organisatieprocessen, afstemming tussen vraag en aanbod, digitale transformatie en sturing. Zie daarvoor een uitwerking in bijlage 3. 3.2. I-Samenwerking tussen 1Stroom en Zevenaar is efficiënter en effectiever Door samenwerking behalen 1Stroom en Zevenaar een aantal voordelen. Dat was de reden waarom we indertijd dit samenwerkingsverband oprichtten (zie argument 1.2). Op basis van de gezamenlijke i-visie gaan we ook de werkwijzen, de besturing en de organisatie van de samenwerking, de rolverdeling en wederzijdse verwachtingen herijken. Om hieraan binnen de organisaties goed uitvoering te kunnen geven zijn bij de gemeenten informatiemanagers per domein (fysiek, sociaal en bedrijfsvoering) noodzakelijk. Op dit moment kennen 1Stroom en Zevenaar deze functie niet. We willen de samenwerking expliciet intensiveren door samen drie informatiemanagers per gezamenlijk domein in te gaan zetten. Dus in totaal 3 functionarissen. Dit heeft – naast harmoniseren en beter benutten van applicaties – als bijkomend voordeel dat de informatiemanagers de behoeften van beide organisaties op elkaar kunnen afstemmen en stevig opdrachtgever richting RID kunnen zijn. 4.1. De integrale afweging van investeringen van de gemeente vindt plaats in de kadernota De totale kosten die met deze ontwikkeling gemoeid zijn, worden meegenomen in de Kadernota (Zevenaar) en Voorjaarsnota (Duiven/Westervoort).

Zie verder onder paragraaf 9. Alternatieven en risico's 1.1 Geen digitale veranderingen doorvoeren Zonder een kwaliteitsimpuls voor deze verandering zullen de gemeenten achter blijven lopen op het gebied van digitalisering. Ook is het aannemelijk dat de organisaties niet kunnen voldoen aan het goed uitvoeren van landelijke en Europese wet- en regelgeving. Denk dan aan terreinen van kunstmatige intelligentie, databeheer, cybersecurity en digitale identiteit. 2.1 Kiezen voor de minimale variant of direct de optimale variant Door te kiezen voor gefaseerde ingroei, krijgen we een realistisch pad en wordt de financiële impact uitgesmeerd over een langere periode. Kiezen voor de minimale variant is een optie, echter heeft deze niet de voorkeur. De minimale variant gaat over de middelen die minimaal nodig zijn om de komende jaren een aantal urgente stappen te kunnen zetten die echt nodig zijn voor de ICT-samenwerking. Deze kan uitvoering geven aan de visie en strategie maar heeft als nadeel dat we verschillende expertises bundelen. Door te kiezen voor de optimale variant kan een aantal rollen rondom gegevensmanagement, architectuur, systeemintegratie en informatiebeveiliging/privacy afzonderlijk worden gedaan. Dat leidt tot optimaliseren van rollen met als gevolg meer tijd voor bijvoorbeeld probleemoplossingen, risicobeheersing en voor procesoptimalisatie.

3.1 Blijven samenwerken zoals we nu doen Daarmee maken we als Liemerse gemeenten een keuze voor kosten-gedrevenheid en accepteren we de problemen die zich nu binnen de samenwerking voordoen. De uitkomsten van het externe onderzoek zoals verwoord in de raadsinformatiebrief van 31 januari 2023 worden niet overgenomen. Ook is er in dit alternatief niet of nauwelijks ruimte voor ontwikkeling en accepteren we het risico van fouten, fraude en cyberaanvallen. 4.1 Met het ravijn-jaar in zicht is het structureel verhogen van budgetten een lastige keuze. Hetgeen in alternatief 3.1. staat genoemd is ook hier van toepassing.

Pagina 4

Hoe gaan we dat bereiken en is evaluatie nodig? Op basis van de planning in het visiedocument zullen de speerpunten de komende jaren worden uitgevoerd. Intensivering van de samenwerking betekent ook dat we goed oog hebben voor de eigenaars- en opdrachtgeversrol van de RID. Over de resultaten per speerpunt wordt u op de gebruikelijke wijze via de planning- en controlcyclus op de hoogte gehouden. Met de directie van Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking De Liemers (hierna SDL) is afgesproken dat monitoring van de verbeteringen en efficiencyslagen expliciet plaatsvindt. Over de ontwikkelingen en behaalde resultaten wordt door de directie periodiek verantwoording afgelegd aan het bestuur van de SDL. Klimaat en duurzaamheid ICT is essentieel is voor onze moderne samenleving. We moeten bewust investeren in duurzame oplossingen om de negatieve impact op het milieu (o.a. energieverbruik) en de maatschappij te minimaliseren. Dit wordt bijvoorbeeld vastgelegd in de inkoopvoorwaarden bij aanschaf of vervanging van nieuwe toepassingen bij de RID. Ook het actief tegengaan van ongebreidelde dataopslag is hier een voorbeeld van. Communicatie De gemeenteraden van de drie gemeenten zijn tijdens twee informatiebijeenkomsten, op 6 april en 15 november 2023, bijgepraat over de stand van zaken met betrekking tot de samenwerking en de ambitie voor de komende jaren.

Besluitvorming zal in april in de raden van Duiven, Westervoort en Zevenaar plaatsvinden. Na besluitvorming worden de partners via passende kanalen geïnformeerd. Kosten, baten en dekking De gevraagde investering zal bij de behandeling van de kader-/voorjaarsnota ingebracht worden. De extra benodigde structurele middelen zijn voor personele capaciteit en software. Hieronder een uitsplitsing van de benodigde structurele middelen voor RID en gemeenten naar jaartal. Nadere detaillering staat beschreven in bijlage 2: “Benodigde financiële middelen I&A samenwerking”. Groeiscenario extra middelen t.b.v. RID en gemeenten (uitgangspunt bij deze berekening is gezamenlijke informatiemanagers conform argument 3.2.) Jaar

Duiven

Westervoort

Zevenaar

Totaal

2024

€ 281.151

€ 170.402*

€ 487.079

€ 938.632

2025

€ 458.151

€ 277.680

€ 806.778

€ 1.542.609

2026

€ 515.033

€ 312.155

€ 909.521

€ 1.736.709

2027

€ 606.520

€ 367.605

€ 1.074.768

€ 2.048.893

2028

€ 698.008

€ 423.054

€ 1.240.015

€ 2.361.077

De incidentele middelen benodigd in 2024 voor de RID, worden door de SDL opgevoerd in hun tussenrapportage. * = In de meerjarenbegroting van de gemeente Westervoort is voor 2024 reeds € 165.000, opgenomen.

Pagina 5

Bijlagen 201652831 - I&A-visie en – strategie 2023-202 “Beter samen” 201652830 - Benodigde financiële middelen I&A samenwerking 201652829 - Notitie informatiemanagement binnen de gemeenten 201653333 - Raadsbesluit Westervoort, 12 maart 2024 Burgemeester en wethouders van gemeente Westervoort,

M. Sluiter MA secretaris

drs. A.J. van Hout burgemeester

Pagina 6