20240408-rv-versterken-toekomstige-ict-samenwerking-liemerse-gemeenten-bijlage-5-commissieadvies-met antwoorden
Tekst van het document
Onderwerp
:
Versterken toekomstige ICT-samenwerking Liemerse gemeenten
Zaaknummer
:
Z/24/120679 201652838
Commissievergadering : 8 april 2024 ______________________________________________________________________ De fracties van CDA, D66 en VVD hebben moeite met het loskoppelen van het vaststellen van het plan en de kosten. De CDA-fractie overweegt een amendement voor te bereiden ten aanzien van beslispunt 2. De portefeuillehouder zal een aantal openstaande vragen schriftelijk beantwoorden. Vragen: - de voorgestelde keuze varianten zijn dusdanig opgesteld dat je eigenlijk alleen kunt kiezen voor het groeimodel. Het was mooi geweest als rondom de 20 speerpunten keuzes gemaakt zouden kunnen worden, door bepaalde speerpunten wel of niet op te pakken of te temporiseren. Is dat nog mogelijk? De speerpunten hebben een onderlinge samenhang. Met temporiseren is het mogelijk om de kosten te beïnvloeden. Deze kosten kunnen slechts beïnvloed worden met de keuze voor een verschillende varianten. Er is al in de planning rekening gehouden met temporisering in de groei variant. Indien gekozen wordt voor de minimale variant zal de focus verschuiven naar security en het uitvoeren van de aankomende wetgeving (punt 4 & 5). Dit zodat de gemeentes zo veilig mogelijk en compliant aan de dan geldende wetgeving kan werken. De vraag is of er dan wel ruimte is in de bezetting van de RID voor het oppakken van de overige zaken.
Zoals nu bedacht is ligt naast bovenstaande dan de prioriteit op: • 2: Een eigentijds en robuust ICT-fundament • 8: Meer dat gedreven werken • 9: Verhogen digitale volwassenheid Hiermee komen dan de volgende verbeteringen onder druk te staan en is er grote kans dat we die niet kunnen realiseren: • 3. Harmoniseren en standaardiseren • 6. Verbeteren informatievoorziening • 7. Verbeteren gegevens- en informatiebeheer • 10. Innoveren met ICT -
De visie en het plan gaan uit van een periode van 2023 tot 2025, het raadsvoorstel vraagt om een akkoord op een periode tot en met 2028. Kan de portefeuillehouder inzicht geven in wat er in de periode vanaf 2026 gepland staat?
De verwachting is dat ook vanaf 2026 de speerpunten grotendeels hetzelfde zullen zijn. De invulling (bijvoorbeeld nieuwe wetgeving of technische ontwikkelingen) zullen veranderen. Naast natuurlijk het continue updaten van de applicaties dan wel het vervangen hiervan en het zorgen dat we de security up to date houden zal een deel van onze inspanning mede bepaald worden door de behoeftes van de gemeenten. Daarnaast zullen er ook wederom nieuwe wetten in werking treden waaraan wij de nodige inspanningen Pagina 1
dienen te leveren. Wij zullen ons tevens inspannen om de uit te voeren werkzaamheden van onze klanten te vereenvoudigen en daar waar mogelijk te automatiseren. Denk hierbij aan de mogelijkheden van generatieve AI. Dit zal dan op zich weer een kostenbesparing (of zorgen dat de kosten minderhard groeien) bij de deelnemers. -
Er wordt gevraagd nu akkoord gegaan met een plan en later over de financiering te praten. Wat als uit de voorjaarsnota blijkt dat de budgetten voor het RID lager uitkomen? Welke keuzes worden dan gemaakt en door wie? Kan de portefeuillehouder aangeven hoe hij hiermee wil omgaan? Als de besluiten van de gemeentes uiteenlopen zal dit besproken worden in het Dagelijks Bestuur van de GR SDL. Het DB zal vervolgens aan het AB voorstellen op welke wijze met de zienswijzen van de gemeenten omgegaan wordt. Het AB neemt een definitief besluit over het model dat gekozen wordt. Het is in de huidige samenwerking niet mogelijk om daar verschillen tussen de gemeentes te laten ontstaan.
-
Veel kosten zijn niet opgenomen (de CAO stijging, inhuur van externen, data-gedreven werken, professionalisering functioneel beheer, outsourcing). Kunnen deze kosten alsnog inzichtelijk gemaakt worden? CAO-stijging voor 2024 is in de berekening verwerkt. De stijging na 2024 niet. Wanneer de lonen stijgen vanuit Cao-afspraken neemt de bijdrage vanuit het gemeentefonds in gelijke mate toe waardoor netto geen extra geld nodig is. Met betrekking tot de andere zaken is het juist de bedoeling om minder externen in te huren en op te vangen met nieuwe vaste personeelsleden. Echter om dit te realiseren dienen wij wel een aantrekkelijk werkgever zijn. En anders zal deze issue blijven bestaan. De overige zaken dient vanuit de organisatie zelf te komen nadat zij op slagkracht gebracht is. -
Kunnen de 8 genoemde verbeteringen uit bijlage twee voorzien worden van KPI’s zodat meetbaar wordt wat deze miljoeneninvestering (€10, per maand per inw / 50 mln) gaat opbrengen? Dit is zeker mogelijk. Of dit op basis van SMART dan wel via KPI's, of beide, gaat gebeuren is nog niet duidelijk. Wel dient er rekening gehouden moet worden met behoorlijke inspanning om dit goed op te zetten en inzichtelijk te gaan maken. Hiervoor zal een aanvullend project uitgevoerd moeten worden. Dit project is niet in de huidige begroting opgenomen. Gezien we de uitkomsten (van de financiële toezegging) nog niet weten kunnen deze nog niet zuiver gegeven worden echter kan gedacht worden aan: 1. Soepele organisatieprocessen/efficiëntieverbetering: KPI: Gemiddelde doorlooptijd van processen. Een kortere doorlooptijd duidt op verbeterde efficiëntie. Tevens kan hierbij gekeken worden naar het aantal handelingen van een medeweker per proces 2. Betere afstemming tussen vraag en aanbod: KPI: Percentage projecten dat op tijd en binnen budget wordt opgeleverd. Dit meet de effectiviteit van het prioriteren van investeringen en optimalisatie van de informatievoorziening. 3. Meer inzicht en sturing: KPI: Percentage beslissingen dat gebaseerd is op actuele en nauwkeurige informatie. Dit meet de mate waarin managers gebruikmaken van de beschikbare inzichten. 4.
Kleiner risico op informatiebeveiliging en privacy incidenten: KPI: Aantal geregistreerde datalekken of privacy incidenten per kwartaal. Een lager aantal duidt op een effectievere beveiliging en naleving van privacywetgeving. 5. Versnelling digitale transformatie: KPI: Percentage van de IT-infrastructuur dat wordt gemoderniseerd of geüpgraded per jaar. Dit meet de snelheid van de digitale transformatie.
6. Betere besluitvorming: KPI: Percentage beslissingen dat wordt genomen op basis van realtime gegevens. Een hoger percentage geeft aan dat de besluitvorming meer datagedreven is. 7. Verhoogde klanttevredenheid: KPI: Gemiddelde beoordeling van digitale dienstverlening door klanten. Dit meet de klanttevredenheid met de verstrekte informatie en digitale services. 8. Meer transparantie: KPI: Het aantal openbare documenten beschikbaar gesteld aan het publiek per kwartaal. Dit meet mate waarin de gemeentes transparanter worden door het aantal gedeelde van documenten. N.B. Deze genoemde KPI's zijn indicatief en als voorbeeld bedoeld. In onderling overleg zullen deze bepaald moeten gaan worden.
- Waar zeggen we nou straks ‘ja’ tegen? Tegen de plannen voor 2 jaar of die van het gehele plan? Het gehele plan. Echter is de uitvoering van dit plan afhankelijk van de financiële middelen die tijdens de voorjaarsnota beschikbaar worden gesteld. -
Er zijn 10 speerpunten gepland. Kan per speerpunt aangegeven worden wat de kosten zijn zodat de raad een afweging kan maken welke speerpunten ze belangrijk vinden? Dat is bij de voorjaarsnota dan ook een hulpmiddel. Het is niet mogelijk om bepaalde speerpunten te isoleren en hier de kosten per speerpunt te berekenen. De gevraagde formatie is nodig om een robuuste ICT-dienstverlening te kunnen leveren. In het voorstel staat dat we de organisatie in orde moeten gaan maken om deze stappen te kunnen nemen. De speerpunten hebben een onderlinge samenhang. Met temporiseren is het mogelijk om de kosten te beïnvloeden. Deze kosten kunnen slechts beïnvloed worden met de keuze voor een verschillende varianten. Met betrekking wat er vanaf 2026 gaat gebeuren is voor nu nog te onduidelijk gezien we daar nog geen concreet inzicht op hebben. Echter kunnen we wel stellen dat we door het uitvoeren van het groeimodel we de RID op slagkracht met juiste kennis hebben gebracht om zoals we nu kunnen voorspellen de toekomst aan te kunnen.
-
Wat hebben al deze verbeteringen nu voor gevolgen voor onze inwoners? Als de digitale volwassenheid voldoende in huis, kan dat dan ook een daling betekenen van bijvoorbeeld meldingen bij het klantcontactcentrum?
Met deze investering maken de de RID en de ambtelijke organisatie weer robuust genoeg om de ontwikkelingen op het gebied van Informatievoorziening en ICT aan te kunnen. In het kort: Onze informatievoorziening loopt zonder deze investering gevaar en dat heeft rechtstreeks gevolgen voor de gemeentelijke dienstverlening. De informatievoorziening loopt gevaar: • Het risico op hacken wordt groter • Het risico op incidenten en verstoringen wordt groter • Incidenten kunnen bovendien langduriger, complexer en structureel van aard worden De gevolgen voor de gemeentelijke dienstverlening: • Een hack en/of Randsome -software betekent dat de gemeente niet meer kan werken (geen uitgifte paspoorten, rijbewijzen, sociale uitkeringen, vergunningverlening enz. enz. enz.) • Vertrouwelijke informatie en/of privé gegevens van personen liggen op straat • De gemeente voldoet niet aan de wetgeving
- Is bekend hoe de andere partner-gemeentes hierover denken? Dit voorstel is in de GR SDL vastgesteld. Aan dit overleg nemen alle gemeentes deel. De portefeuillehouders hebben daarnaast onderling overleg over de voortgang.
de commissiegriffier,
M. Smits - Jansen Reactie college: N.v.t.