20240408-rv-eindadvies-werkgroep-participatie-bijlage-1-advies

Advies van de werkgroep Participatie aan de Raad over het beter betrekken van inwoners bij besluitvormingsproces. Gemeente Westervoort. Versie 14 maart 2024, eindversie voor de raad;

Samenvatting Vanuit de ervaringen elders adviseert de werkgroep om de betrokkenheid van inwoners bij de raad op de volgende manier te verbeteren. Dit als resultaat van de op 25 sept 2023 aangenomen opdracht.

Om nadrukkelijker de inbreng van inwoners en belanghebbenden aan de raad een plek te geven: 1. Versterken van de beeldvormende fase: Informatiebijeenkomsten voor de raad expliciet openbaar aankondigen; 2. De raad benaderbaar maken: Een inloop-haf-uurtje voor elke raadsvergadering instellen en dat te publiceren als mogelijkheid voor inwoners om raadsleden te benaderen over alles wat inwoners kwijt willen.

Om inwoners sowieso meer te betrekken bij het raadswerk en raad bekender te maken: 3. Raadsleden rapporteren bij toerbeurt uit de raad via een column in de lokale pers. 4. VIP-Gast van de Raad invoeren (2 keer per jaar); daarbij best practices uit regio gebruiken;

1

Opdracht De raad heeft op 25 september 2023 aan de werkgroep participatie opdracht gegeven om te onderzoeken hoe we binnen ons huidig vergaderstelsel de mogelijkheden kunnen verruimen om inwoners bij het besluitvormingsproces te betrekken en daarover een advies aan de raad op te stellen. Voor deze opdracht aan de werkgroep Participatie zijn daarbij de volgende kaders genoemd: - Het huidige vergadersysteem is het uitgangspunt, maar ‘kleine’ wijzigingen zijn mogelijk; - Het inspreekrecht is onvoldoende toegankelijk voor inwoners, en vraagt om verbetering; - De participatiemogelijkheden moeten aansluiten bij de behoeftes van raad én inwoners; - Bewustwording bij raad en inwoners van consequenties van participatie op gekozen trede, conform Beleidskader Participatie, moet worden vergroot; - Het verzamelen van inbreng van inwoners voor de raad moet eenvoudiger worden; - Zichtbaarheid en bereikbaarheid van de raad zou verbeterd kunnen worden.

Werkwijze, situatie nu De werkgroep heeft de volgende onderzoeksactiviteiten ontplooid -

Bij naburige gemeenten ervaringen opgehaald: Lingewaard, Rheden, Duiven, Brummen, Overbetuwe, Nederbetuwe, Nijkerk ( en indirect Raalte); en de regionale griffierskring Enkele insprekers ondervraagd Onderzoek Arnhem over lage opkomst verkiezingen 2022 bestudeerd Raadcommunicatieplan van Rheden bestudeerd; Kennis genomen van het landelijk onderzoek naar vergadermodellen (jan 2024).

Dit alles in aansluiting op wat in het voorjaar van 2023 al was opgehaald en gepresenteerd (24 juni 2023, heidag) op de volgende onderdelen: - Inbreng organiseren: insprekers actief benaderen, vormen van inspraak, participatiebeleid - Betrekken bij de raad: gast van de raad en informatie over raad en inbreng - Vergaderorde: de drie fasen: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming - Informatie vanuit de raad: via bestaande en eigen media Het algemene participatiebeleid is inmiddels door de raad vastgesteld (25 september 2023) en wordt uitgerold. Specifiek voor de omgevingswet is ook participatiebeleid vastgesteld (18 december 2023), conform de eisen van de omgevingswet en in lijn met het algemene participatiebeleid. Voor een aantal bouwprojecten heeft dit geleid tot een specifiek participatieplan (Nieuwhof, Westervoort Noord, Centrum). Voor participatie in het sociaal domein wordt aan specifiek participatiebeleid gewerkt via dorpsgesprekken. De uitvoering van dit participatiebeleid is de verantwoordelijkheid van het College van B&W en het resultaat ervan maakt onderdeel uit van de besluitvorming in de raad.

2

Wat gebeurt er nu al om inwoners bij (het besluitvormingsproces van) de raad te betrekken - De agenda met alle stukken (gekoppeld aan Raadsinformatiesysteem) is voor iedereen beschikbaar en vergaderingen kunnen worden gevolgd en nagekeken (livestream). Nb ook de technische vragen en antwoorden zijn (op proef tot juni ’24) voor inwoners zichtbaar (zonder slotje). - Informatie over vergaderingen staat in de Westervoort Post, in de week voor vergaderingen, met toelichting. - Op de website van de gemeente staat actuele informatie over de raad en inspreekmogelijkheden. - Inwoners kunnen bij commissievergaderingen inspreken bij agendapunten en over niet geagendeerde onderwerpen (aanmelden vooraf bij griffie) en worden daarbij begeleid door griffie. Met de formele maximale spreektijd wordt in de praktijk soepel omgegaan. - In de raad is geen inspreek-mogelijkheid op agendapunten. - Bij de raad is wel een vragenmogelijkheid voor inwoners bij burgerrondvraag voor zaken die niet aan de orde zijn geweest (wordt niet/nauwelijks gebruik van gemaakt). - Inwoners en belanghebbenden melden zich soms bij afzonderlijke fracties en worden soms door fracties actief benaderd; - Voor het werven van nieuwe raadsleden is op 5 februari een goed bezochte informatieavond gehouden. Vervolgens is een cursus politiek actief gestart (vijf avonden 4 maart-22 april) met 30 deelnemers.

Hier is veel lokale publiciteit aan gegeven. Dit alles conform het aangenomen wervingsplan. Dat heeft incidenteel al een forse extra inspanning gekost.

Mogelijke aanvullingen op wat nu al gebeurt en analyse ervan Vanuit de ervaringen opgehaald in buurgemeenten worden hierna mogelijkheden opgesomd. Vervolgens zijn deze mogelijkheden in de besprekingen in de werkgroep getoetst op snelle haalbaarheid (tijd/uren griffie en fracties), ervaringen uit het verleden en elders en verwachte meerwaarde ten opzichte van huidige situatie. Bij elke mogelijkheid staat dit als analyse. De concept aanbevelingen zijn in de fracties besproken en daarop is het geheel vervolgens aangepast. De mogelijke extra’s zijn gesorteerd naar inbreng op besluitvormingsproces, ook qua vergaderorde en bereikbaarheid van de raad, en suggesties voor vergroten bekendheid van het raadswerk.

Met betrekking tot inbreng organiseren voor het besluitvormingsproces, ook qua vergaderorde en bereikbaarheid van de raad Mogelijk extra -

Een aantal buurgemeenten gebruikt het drie-traps vergadermodel BOB: Beeldvorming – Oordeelsvorming en Besluitvorming. De ervaring is positief qua helderheid en openbaarheid van besluitvormingsstappen, maar is meer tijdrovend. In Westervoort is de beeldvormende fase grotendeels feitelijk niet openbaar via informatiebijeenkomsten voor de raad (hoewel formeel alles van de raad openbaar is, tenzij..), en

3

-

-

-

-

-

vervolgens gaat dat beperkt verder in de commissie waar al snel tot oordeelsvorming wordt overgegaan. De voorlopige standpuntbepaling gebeurt al in fracties voor de commissie. De oordeelsvorming gaat verder in de raad, waar dan direct de besluitvorming volgt. Het beter inrichten van de beeldvormende fase is een aanbeveling waard. In sommige gemeentes en in bepaalde gevallen gaat de raad naar inwoners toe: ontwikkelplekken, wijkraden, info-bijeenkomsten bezoeken met een meer dan luisterend oor. Ook in Westervoort werden via ‘’in gesprek met de raad’’ de inwoners in hun eigen omgeving opgezocht met wisselend succes. Alleen als er iets speelde was er een actieve discussie en een meerwaarde. In alle buurgemeenten worden insprekers begeleid en geholpen om netjes en to the point in te spreken. In Westervoort gebeurt dat ook door de griffie (schriftelijk/mondeling bij het aanmelden). In sommige buurgemeenten zorgen fracties ervoor dat ze actief de inbreng van insprekers meenemen in hun betoog of in vragen aan het college. In een setting met een aparte en meer laagdrempelige beeldvormende fase is dat eenvoudiger te doen. Niettemin kan dit een aandachtspunt zijn voor fracties om hier zelf beter op te letten en op voorbereid te zijn. Beschouw het als een morele verplichting van de fracties om in te gaan op de inbreng van insprekers.

Ook dit is geen structurele aanbeveling voor de raad als geheel. In sommige gemeenten is een raadsspreekuur, waar inwoners terecht kunnen met al hun vragen. Soms is dat een traditie waarbij het voorgezeten wordt door een raadslid met nadrukkelijk doel om ook af te concluderen met hoe verder om te gaan met ingebrachte punt en dat ook op te volgen. Ook dat past beter in een situatie met het BOB-vergadermodel. De traditie is er (nog) niet in Westervoort en gelet op de ervaring met het ‘’in gesprek met de raad’’ lijkt deze vorm ook niet kansrijk. De algemene inspreekronde en burgerrondvraag bestaan, ook al wordt dat nauwelijks gebruikt. Wel is het zo dat fracties of raadsleden direct benaderd worden en dan gaat het soms ook over zaken waar ze geen fatsoenlijke (of tijdige) reactie van de gemeentelijke organisatie ontvingen. Een brief naar het college schrijven met afschrift naar de raad komt wel voor en daar reageren fracties wel op. Het lijkt wel nuttig om als raad een moment of mogelijkheid te creëren voor inwoners om raadsleden (zonder verder politieke motivatie) te kunnen benaderen. Sociale media gebruiken om discussie te voeren gebeurt sporadisch in buurgemeenten. Spontaan zijn er in Westervoort facebook-discussies bij Westervoort Plaza over raadsonderwerpen. Het is niet aan de werkgroep om de raad en raadsleden daarover te adviseren.

Met betrekking tot het vergroten van de bekendheid van de raad Mogelijk extra -

-

De manier van presenteren van de raad op website en in de pers of via flyers/folders is in buurgemeenten divers. Dat hangt ook van budget en omvang griffie af. Sommige gemeenten hebben eigen communicatiemedewerker en een daarmee samenhangend communicatiebeleid en -plan. Voor Westervoort zit er een sterke structurele verruiming van dergelijke activiteiten met de huidige bezetting van de griffie niet in. Een element van zo’n communicatieplan in sommige gemeenten is ook het regelmatig verslag doen uit de raad. Dat kan een verslagje vanuit de griffie zijn, een column van een raadslid of iets

4

-

-

van de burgemeester. In Westervoort zorgt de pers voor verslaglegging op agendapunten, maar vanuit de raad zelf wordt niets gepubliceerd. Het idee van een column naar aanleiding van de raadsvergadering op de gemeentepagina , bij toerbeurt geschreven door een van de raadsleden (met screening door de griffie) wordt als een haalbaar idee gezien. Aanbeveling. Niet alleen voor bepaalde agendapunten, maar ook gewoon voor de bekendheid van de raad in de gemeente, kennen sommige raden het fenomeen ‘’Raad op pad’’: Met afvaardiging van de raad naar verschillende woonkernen en daar initiatieven ontlokken. Dat speelt vooral in uitgestrekte gemeenten met diverse kernen, al dan niet met eigen dorpsraden. Op Westervoortse schaal zou dat hooguit in wijken, bij wijkraden kunnen gebeuren. De ervaring met ‘’in gesprek met de raad’ maakt dat dat naar verwachting niet veel meerwaarde oplevert. Het fenomeen ‘’VIP-Gast van de raad’’ gebeurt in een aantal gemeenten en wordt als heel prettig en nuttig ervaren. Een paar keer per jaar krijgt een random gekozen groep inwoners persoonlijk een uitnodiging om VIP-gast van de raad te zijn.

Zij die zich vervolgens melden krijgen voor de raadsvergadering wat uitleg over wat er gebeurt in de raad (met koffie en lekkers), spreken met raadsleden en wonen de raadsvergadering bij; napraten met een hapje/drankje en eventueel een goodie-bag met herinneringen en stimulans om vaker te komen. Het is bewerkelijk maar de moeite waard om een paar keer te proberen. Een aanbeveling waard.

Advies voor aanvullende activiteiten en aanpassingen Uit bovenstaande ideeën en de analyse ervan komt de werkgroep tot de volgende aanbevelingen: Om nadrukkelijker de inbreng van inwoners en belanghebbenden aan de raad een plek te geven: 1. Versterken van de beeldvormende fase: Informatiebijeenkomsten voor de raad expliciet openbaar aankondigen; 2. De raad benaderbaar maken: Een inloop-haf-uurtje voor elke raadsvergadering instellen en dat te publiceren als mogelijkheid voor inwoners om raadsleden te benaderen over alles wat inwoners kwijt willen.

Om inwoners sowieso meer te betrekken bij het raadswerk en raad bekender te maken: 3. Raadsleden rapporteren bij toerbeurt uit de raad via een column in de lokale pers. 4. VIP-Gast van de Raad invoeren (2 keer per jaar); daarbij best practices uit regio gebruiken;

5