20240408-rv-eindadvies-werkgroep-participatie

RAADSVOORSTEL Onderwerp : Advies werkgroep participatie __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr.

:

Opsteller

: Ben Schulte

Portefeuillehouder

: Arend van Hout

Team

: Griffie

Telefoonnr. __________________________________________________________________________ Samenvatting De raad heeft op 25 september 2023 aan de werkgroep participatie opdracht gegeven om te onderzoeken hoe we binnen ons huidig vergaderstelsel de mogelijkheden kunnen verruimen om inwoners bij het besluitvormingsproces te betrekken en daarover een advies aan de raad op te stellen. Op basis van onderzoek naar goede voorbeelden bij naburige gemeenten doet de werkgroep in bijgaand advies vier voorstellen, zoals weergeven in het raadsbesluit: Beslispunten De raad besluit 1. Het advies van de raadswerkgroep over te nemen, te weten: - Ten behoeve van het versterken van de beeldvormende fase: Informatiebijeenkomsten voor de raad worden voortaan expliciet openbaar aangekondigd; - Om de raad beter benaderbaar te maken: Er wordt een inloop-haf-uurtje voor elke raadsvergadering ingesteld en dat wordt bekend gemaakt als mogelijkheid voor inwoners om raadsleden te benaderen over alles wat inwoners kwijt willen; - Om de raad bekender te maken: Raadsleden rapporteren bij toerbeurt uit de raad via een column in de lokale pers; - Om inwoners meer de betrekken bij het raadswerk: Er wordt vooralsnog 2 keer per jaar de activiteit ‘VIP-Gast van de Raad’ ingevoerd, naar voorbeeld van best practices uit de regio; 2. De opdracht aan de werkgroep hiermee als afgerond te beschouwen.

Aanleiding De raad heeft op 25 september 2023 aan de werkgroep participatie opdracht gegeven om te onderzoeken hoe we binnen ons huidig vergaderstelsel de mogelijkheden kunnen verruimen om inwoners bij het besluitvormingsproces te betrekken en daarover een advies aan de raad op te stellen. De raad heeft daarbij een aantal kaders meegegeven, zoals dat het huidig vergadersysteem uitgangspunt blijft. Planning De werkgroep zou in het eerste kwartaal van 2024 haar advies moeten opleveren, hetgeen precies is gelukt. De aanbevelingen kunnen onmiddellijk uitgevoerd worden, voor zover deze binnen de werkzaamheden van de griffie kunnen worden ingepast.

Pagina 1

Beoogd effect Het zou meer betrokkenheid van inwoners bij het raadswerk moeten opleveren. Een indicatie van het succes van de activiteiten is de feitelijke deelname en tevredenheid van inwoners aan het inloop-half-uurtje, Vip-gast van de raad en de openbaar aangekondigde informatiebijeenkomsten van de raad. Hogere kijkcijfers van de livestream en meer bezetting van de publieke tribune dan nu, en uiteindelijke een hogere opkomst bij de gemeenteraadsverkiezingen van 2026 zijn andere indicatoren van het gewenste effect. Argumenten In het adviesrapport staat de argumentatie voor de aanbevelingen kort beschreven, na een beschrijving van wat er in Westervoort al gebeurt: 1. 1: In een aantal buurgemeenten is het besluitvormingsproces beter onderscheiden in drie fasen: beeldvorming, oordeelvorming en besluitvorming. Binnen de huidige vergaderorde is de aanbeveling voor duidelijker aangekondigde openbare informatiebijeenkomsten voor de raad een eenvoudig in te voeren maatregel. 1.2: In veel gemeenten worden pogingen ondernomen om inwoners een laagdrempelige gelegenheid te geven om met raadsleden te spreken, zoals een raadsspreekuur, in aanvulling op inspreken in de commissie of burgerrondvraag in de raad.

Uit praktische overwegingen, en gelet op de ervaring met ‘’in gesprek met de raad’’ is gekozen voor een inloop-halfuurtje voor de raadsvergadering, waarbij van elke fractie een persoon aanwezig is. 1.3: Verhalen vanuit de raad in de pers blijken in buurgemeenten te helpen voor bekendheid met het raadswerk. Gelet op de beperkte omvang van de griffie is ervoor gekozen om dit niet bij de griffie te beleggen, maar om te beginnen met een column per raadsvergadering, geschreven door een raadslid bij toerbeurt uit een van de fracties. We gaan daar ervaring mee opdoen. 1.4 Inwoners naar een raadsvergadering lokken, en daarmee de drempel naar de raad verlagen, lukt in een aantal buurgemeenten door een activiteit ‘’Vip-gast van de raad’’. Willekeurig uitgenodigde inwoners worden gastvrij onthaald bij een raadsvergadering door griffie en een paar raadsleden. Zij krijgen vooraf uitleg van het raadswerk en maken met die bagage op de publieke tribune een raadsvergadering mee. Omdat het wel een behoorlijke werklast oplevert willen we met twee keer per jaar beginnen. 2. De werkgroep denkt met deze aanbevelingen in deze fase aan haar opdracht te hebben voldaan. Binnen de beperkte mogelijkheden van de raad en griffie kan hiermee eerst ervaring worden opgedaan. De werkgroep blijft de voortgang volgen en is op afroep beschikbaar als klankbordgroep voor participatie-activiteiten van de gemeente.

Kanttekeningen 1.1. De aanbevelingen zijn vooralsnog kleinschalig en snel in te voeren. Niettemin kan de uitvoering in de praktijk alsnog in de knel komen door beperkte inzetmogelijkheid van griffie-medewerkers en fractieleden. 1.2 Net als eerdere initiatieven zullen wellicht ook deze activiteiten niet allemaal succesvol zijn. We willen het een kans geven, maar zonder succes houden we er gewoon weer mee op. 2. De werkgroepleden werken volop mee met deze activiteiten en houden de vinger aan de pols. Verder actief ervaringen elders opvragen is op dit moment niet zinvol.

Pagina 2

Financiële paragraaf Er zijn geen extra kosten voorzien, die het budget en huidige inzet van de griffie te boven gaan. Herstelplan. Het voorstel heeft geen effect op hetgeen is opgenomen in het herstelplan. Duurzaamheidsparagraaf Op de hier bedoelde duurzaamheidsaspecten (klimaat, biodiversiteit, energie, en circulariteit) heeft dit besluit geen effect. Duurzame betrokkenheid bij en vertrouwen in de lokale democratie wordt wel beoogd. Participatie en communicatie Er is geput uit bestaande lokale ervaringen en ervaringen binnen de fracties; er is niet over deze nieuwe aanbevelingen expliciet inbreng gevraagd aan onze eigen inwoners. Bij enkele insprekers is ervaring met inspreken gevraagd. Het eindadvies is binnen alle fracties besproken. Met een enkele wijkraadsafvaardiging wordt nog overleg gevoerd. Uitvoering van de aanbevelingen omvat nadrukkelijk communicatie met de inwoners van Westervoort. Intergemeentelijke samenwerking Mogelijkheden zijn bij buurgemeenten opgehaald, zie het advies. Per bezoek is een kort verslagje gemaakt, dat de werkgroepleden bij het analyseren en beoordelen van de mogelijkheden hebben meegewogen. Bijlagen Bijlage: advies van werkgroep participatie aan de raad over het beter betrekken van inwoners bij het besluitvormingsproces, gemeente Westervoort; versie 14 maart 2024. Westervoort, 22 april 2024

Mr. M. Smits - Jansen Griffier

drs. A.J. van Hout burgemeester

Pagina 3