20231106-rv-jaarverslag-2020-en-2021-SALD-bijlage-1-jaarverslag

Jaarverslag 2020 en 2021

Opgesteld in het Agendaoverleg SALD d.d. 1 juni 2023 De voorzitter,

De secretaris,

J. Goossen

D. Jansen

1

Inleiding Voor u ligt het jaarverslag over de jaren 2020 en 2021 waarin, conform de archiefverordeningen van de aangesloten gemeenten, verslag wordt gedaan van de werkzaamheden die door de medewerkers en de vrijwilligers van het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD) werden verricht. Net als de voorgaande jaren, kan ook deze periode worden gekenmerkt als hectisch en onrustig. Deels uiteraard door het uitbreken van het coronavirus in maart 2020: “Wat kan er nog wel? Hoe houden we het virus buiten de deur? Hoe regelen we het dat bepaalde zaken, zoals het ter inzage geven van bouwdossiers, toch door kunnen gaan?” Deels door de extra werkzaamheden die verricht moesten worden t.b.v. het archief van de enquêtecommissie Personeel gemeente Zevenaar. En, niet te vergeten, deels door de soms langdurige ziekte van medewerkers. Opvallend bleef de mate van besmetting van de archieven. Nagenoeg alle (delen van) archieven die verhuisd of verplaatst moesten worden, bleken actieve schimmels te bevatten. Dit baart ons zorgen. De komende jaren zullen we hier alert op moeten blijven, regelmatig op locatie gaan controleren en proberen preventieve maatregelen te treffen. In het verslagjaar is er wederom geprobeerd achterstanden weg te werken, archieven op te schonen en beter toegankelijk te maken.

Daarnaast zagen we een toenemende behoefte bij de aangesloten gemeenten om informatie en ondersteuning bij zaken als substitutie, beheer en overbrengen van archieven en het opzetten van een e-depot. Voor dat laatste zijn inmiddels concrete stappen gezet door het laten maken van een businesscase door DocFactory. Regelmatig was er contact met de vertegenwoordigers van de diverse gemeenten over de stand van zaken van het e-depot project. Evenals in het vorige verslag is ook nu het jaarverslag van de archiefinspecteur opgenomen. Om een goed overzicht van alle werkzaamheden (en toename) op dit gebied te geven, is besloten dit verslag wederom als aparte bijlage toe te voegen. Het kan voorkomen dat in het jaarverslag van de streekarchivaris inspectiezaken worden vermeld die ook in het jaarverslag van de inspecteur voorkomen. Veelal is dat gedaan t.b.v. het geven van een totaalbeeld of ter verduidelijking. In het inspectierapport wordt er veelal dieper op ingegaan. De steeds beter lopende contacten met de ambtenaren (DIV-afdelingen, bouw- en woningtoezicht, burgerzaken etc.) van de aangesloten gemeenten en de archiefdiensten in Oost-Gelderland mogen zeker niet onvermeld blijven.

Samen werd gezocht naar oplossingen bij inventarisatie en overdracht van archiefblokken en werden plannen voor substitutie en digitalisering van zowel te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden ontwikkeld en in de praktijk toegepast. Met name het opzetten van een e-depot kreeg in de verslagperiode meer aandacht. Dit jaarverslag is geeft een beeld van het vele werk dat, ondanks extra taken en ontwikkelingen bij het streekarchivariaat en het uitbreken van het coronavirus, door de medewerkers en vrijwilligers is verzet en wat er nog allemaal te doen is.

A.G.B. Koster, streekarchivaris Juni 2022

2

Bestuur Het bestuur van het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg is als volgt samengesteld: -

Algemeen Bestuur, bestaande uit de vier portefeuillehouders van de bij de Wgr aangesloten gemeenten; Dagelijks Bestuur, bestaande uit twee AB-leden

De samenstelling van het bestuur is ten opzichte van voorgaande jaren begin 2020 behoorlijk veranderd. Zo vertrok de secretaris naar elders, kwam er een nieuwe portefeuillehouder voor de gemeente Zevenaar en gingen de administrateur en zijn tijdelijke vervanger met pensioen. Slechts een enkele vergadering van het DB of het AB vond live plaats. Meestal gebeurde het via Teams en een enkele keer werd om een schriftelijke reactie gevraagd. Leden Algemeen Bestuur Drs. J. Goossen (wethouder Duiven): Mw. mr. D. Jansen (secretaris Zevenaar): drs. A.J. van Hout (burgemeester Westervoort): Mw. drs. L.W.C.M. van der Meijs (burgemeester Doesburg): L.J.M. van Riswijk (burgemeester Zevenaar): A.G.B. Koster: S.J.W.M. van Hall (gemeente Zevenaar): Th. Sessink (gemeente Zevenaar):

voorzitter/penningmeester secretaris lid lid lid streekarchivaris

Mw. A. Zwaan (gemeente Zevenaar): H. Koster (gemeente Zevenaar):

administrateur (tot 1 april 2020) (tijdelijk) administrateur (tot medio april 2020) secretariële ondersteuning financiële administratie

Leden Dagelijks Bestuur Drs. J. Goossen (wethouder Duiven): Mw. mr. D. Jansen (secretaris Zevenaar): A.G.B. Koster:

voorzitter/penningmeester secretaris streekarchivaris

S.J.W.M. van Hall (gemeente Zevenaar): Mw. A. Zwaan (gemeente Zevenaar): H. Koster (gemeente Zevenaar):

administrateur (tot 1 april 2020) secretariële ondersteuning financiële administratie

3

Organisatie Gemeenschappelijke regeling (GR) De sterk verouderde GR is in het verslagjaar nog niet aangepast. Het bestuur wilde eerst de toekomstvisie duidelijk in beeld hebben. Met een juridisch medewerker van de gemeente Zevenaar werden al wel de te nemen stappen besproken en de oude versie van de GR doorgelicht, aangepast en geactualiseerd. Op ambtelijk niveau werd het concept besproken en van commentaar voorzien. Ook werd duidelijk dat de structuur van de archiefcommissie zou veranderen. Het ligt in de bedoeling om in de toekomst met een minder zware bestuursvorm te werken. Werkplanning en beleidsplan Het oude beleids- en toekomstplan werd in het verslagjaar nog gehanteerd. Wederom werd geprobeerd de nadruk te leggen op het wegwerken van de achterstanden, het (her)ordenen, herindelen en beschrijven van alle archieven en overige collecties in de drie archiefbewaarplaatsen, het herwaarderen van de tijdschriften- , bibliotheek- , abonnementen- , kranten- en knipselcollecties. Tevens diende de inspectietaak (het toezicht op de niet-overgebrachte archieven die nog bij de gemeenten berusten) verder uitgebouwd te worden. Tenslotte zouden ook de contacten met (o.a. de DIV) afdelingen van de gemeenten nog verder verbeterd moeten worden.

Door verschillende nieuwe werkzaamheden, zoals het opzetten van een edepot, langdurige ziekte medewerkers en de beperkte hoeveelheid beschikbare FTE’s kon helaas niet aan alle onderdelen de benodigde aandacht worden besteed. Er moesten keuzes worden gemaakt en prioriteiten gesteld. Met behulp van vrijwilligers konden slechts beperkt toegangen op archiefbronnen, foto’s en documentatiemateriaal worden gedigitaliseerd. De streekarchivaris vervolgde de inventarisatie van de enkele strekkende meters dozen met documentatie, aantekeningen en archiefstukken die in het verleden t.b.v. van de verschillende publicaties zijn verzameld. Al het te bewaren materiaal dient weer op zijn oorspronkelijke plaats terecht te komen. De openingstijden van de drie locaties waren in 2020-2021 als volgt: Doesburg: op donderdag van 9.00 uur – 16.30 uur en op afspraak. Duiven: op maandag van 9.00 uur -12.30 uur en van 13.30 uur – 16.30 uur en op afspraak. Zevenaar: op dinsdag van 9.00 uur -12.30 uur en van 13.30 uur – 16.30 uur en op afspraak. Tijdens de diverse lockdowns vanwege corona, waren de locaties voor het publiek gesloten. Administratie De administratie van de archiefdienst werd conform de gemeenschappelijke regeling gedaan door de afdeling F & C/FA van de gemeente Zevenaar, de centrumgemeente. Jarenlang werd deze taak nauwgezet verricht door dhr. S. van Hall.

Met hem had de streekarchivaris regelmatig contact over dagelijkse zaken evenals het voorbereiden van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur. Na het vertrek van dhr. Van Hall in april 2020, werden zijn taken gesplitst. Mw. A Zwaan zorgde voor de secretariële ondersteuning en dhr. H. Koster voor de financiële administratie Met mw. A. Heijjer van de afdeling P & O van de gemeente Zevenaar had de streekarchivaris regelmatig overleg over personele aangelegenheden zoals tijdelijke vervanging en ziekteverzuim. Informatisering/automatisering In tegenstelling tot veel, zo niet alle, Gelderse archiefdiensten, maakt het streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (nog) geen gebruik van archiefbeheersystemen etc. Alle inventarissen en indexen zijn gemaakt met MS-Word of MS-Excel en met behulp van die programma’s raadpleegbaar. Het maken, voorzien van inhoud en bijhouden van de website www.liemersverleden.nl gebeurde jaren op de goedkoopste en meest eenvoudige manier in eigen beheer. Desondanks kon de site in de verslagperiode worden uitgebreid met meerdere toegangen. Ook de historische informatie van verschillende plaatsen, in de vorm van een ABC, werd uitgebreid. 4

Van een belangrijke bron van informatie, Koning en Grondwet een krant die vanaf 1860 in Doesburg en omgeving verscheen, werden elf jaargangen gescand en op de website geplaatst. In Zevenaar en Duiven (via eigen laptop) werken we op de netwerken van de gemeente. In Doesburg wordt alles in eigen beheer gedaan. Vijf dagen in de week worden hier werkzaamheden verricht voor alle aangesloten gemeenten. Medewerkers en vrijwilligers Algemeen In de verslagperiode waren er (deels) zes personen bij de archiefdienst werkzaam. Behalve de streekarchivaris werkten allen in deeltijd. Vanwege de coronamaatregelen werd er in de verslagperiode geen uitstapje voor het personeel en de vrijwilligers georganiseerd. Een paar maal werd er namens het bestuur van het SALD een attentie aangeboden. Benoemingen, bevorderingen, functiewaarderingen, beoordelingsgesprekken etc. De streekarchivaris heeft een aantal maanden i.p.v. 36 uur, 40 uur per week gewerkt. Dit met name om de door ziekte ontstane achterstanden weg te werken. De archiefassistent werd in de verslagperiode door de gemeenten Doesburg (vier uur per week) en Zevenaar (vier uur per week) ingehuurd om de veel geraadpleegde bouwvergunningen goed toegankelijk te maken en materieel te bewerken. Een korte periode werden zijn uren van 26 uur naar 30 uur per week verhoogd.

Tot de laatste maand van de verslagperiode, december 2021, bleven de medewerkers van het SALD gevrijwaard van corona. Begin december werd echter een van de medewerkers door het virus geveld en was de rest van de maand afwezig. Vanaf 1 november 2020 kon tijdelijk en voor 8 uur in de week een archiefmedewerkster worden aangenomen. Opleidingen/cursussen/congressen Vanwege de coronamaatregelen vonden er in de verslagperiode nauwelijks bijeenkomsten plaats. Wel konden er verschillende webinars worden gevolgd. De streekarchivaris nam deel aan webinars over auteursrechten op foto’s etc. en een webinar over Transcribus (het mondiale project om computers oude teksten te laten lezen). De adjunct-streekarchivaris/archiefinspecteur nam deel aan diverse webinars m.b.t. ontwikkelingen op archiefgebied. Vrijwilligers In de verslagperiode waren er negentien vrijwilligers bij de archiefdienst werkzaam. Een van hen werkte in meerdere gemeenten. Een drietal stopte om verschillende redenen met hun werkzaamheden. Er werd op gepaste wijze van hen afscheid genomen. In verband met de coronamaatregelen zijn de vrijwilligers slechts een klein gedeelte van de verslagjaren aanwezig geweest. Die aanwezigheid varieerde overigens wel. Zo bleek het in Duiven niet mogelijk om vrijwilligers in te zetten.

In Doesburg en Zevenaar daarentegen was het gemakkelijker, omdat er voldoende afstand gehouden kon worden, of men soms in een andere ruimte kon werken.

5

Huisvesting Algemeen Het streekarchivariaat De Liemers en Doesburg kende ook in deze verslagperiode drie archiefbewaarplaatsen (Doesburg, Duiven en Zevenaar), waar de overgedragen archieven van alle aangesloten gemeenten opgeslagen lagen. In Doesburg betrof dat behalve de overgedragen archieven van de gemeente Doesburg, ook enkele niet-overgedragen archieven van die gemeente en een gedeelte van de bibliotheek. In Zevenaar is er sprake van twee archiefbewaarplaatsen, ABP 1 en ABP 2. De laatste wordt uitsluitend gebruikt voor de aan het SALD overgedragen archieven, de eerste bevat nog niet overgedragen archieven en het archief van Burgerzaken. Daarnaast is een gedeelte van ABP 1 al in gebruik bij het SALD voor met name de series grote (kadaster)kaarten, luchtfoto’s etc. in de kaartenkasten. In de archiefbewaarplaats van Duiven liggen de overgedragen archieven van de gemeenten Duiven en Westervoort. Doesburg Omdat de kluis in het stadhuis is afgekeurd voor het opslaan van de te bewaren archiefstukken, werden er weer enkele tientallen dozen archief naar de ABP overgebracht. Eerst werden ze d.m.v. bestraling van aangetoonde schimmelsporen geschoond om verdere besmetting te voorkomen. Het merendeel van het gebruikte kantoormeubilair voldoet nog steeds niet aan de algemeen geldende normen.

In de verslagperiode vond er enige malen overleg plaats met de gebouwenbeheerder van de gemeente Doesburg. Er werd o.a. gesproken over achterstallig onderhoud. Daarnaast werd met de gemeente en de gebouwenbeheerder gesproken over de toekomst van het gebouw. Een en ander zal worden meegenomen in de accommodatienota van de gemeente Doesburg. Een extern bureau deed onderzoek naar de staat van het gebouw en de mogelijkheden voor huisvesting van het archief in het stadhuis. Duiven De ruimte waar de bezoekers op maandag worden ontvangen, is nog steeds verre van praktisch. De archivaris (soms twee), bezoekers en vrijwilligers hebben regelmatig te weinig werkplek. Zeker ’s morgens moet er met afspraken worden gewerkt om te voorkomen dat er geen plek beschikbaar is. Daarnaast voldoet het meubilair (deels) niet aan algemeen geldende normen en is er geen pc voorziening. De temperatuurregeling in de archiefbewaarplaats is redelijk stabiel maar nog steeds niet optimaal. Daarnaast wordt het verplaatsen van de kasten steeds lastiger doordat het rubber van de transportwielen loslaat. Zevenaar In februari 2020 konden de nieuwe studiezaal en de kantoorruimte in de Turmac Cultuurfabriek betrokken worden. Het is een voordeel dat bezoekers en personeel nu eigen ruimtes hebben. Een nadeel is de gehorigheid van met name de belendende ruimte die door het Liemers Museum wordt gebruikt.

Vaak kan men letterlijk verstaan wat er wordt besproken. Ook tijdens de bouwwerkzaamheden in de hal werd er regelmatig hinder ondervonden van het lawaai. Daarnaast bemoeilijkt de lichtval in de studiezaal het goed kunnen fotograferen van archiefstukken door zowel bezoekers als medewerkers van het archief. Tenslotte is, vermoedelijk door het hoge plafond, het geluid in de studiezaal slecht. Het galmt behoorlijk. Met behulp van meer posters etc. aan de wanden hopen we dit (deels) te kunnen verbeteren. Beheer archieven Aanwinsten Alhoewel er geen actief acquisitiebeleid werd gevoerd, konden er toch nog enkele, meestal kleinere, archieven worden verworven. Van enkele instellingen en verenigingen ontvingen we aanvullingen op de 6

archieven die in het verleden al bij het streekarchivariaat zijn ondergebracht. In overleg met de parochie St. Willibrordus is het SALD aangewezen als beheerder voor de archieven van de verschillende opgeheven of nog op te heffen parochies. Vanwege de historische waarde van deze archieven is besloten ze op te nemen. Overzicht van overgedragen archieven: - Archief Westervoort, aanvulling blok 1936-1983 - Archief Westervoort, blok 1983-1990 Overzicht van verworven archieven: - Archief PKN Westervoort, aanvulling (in bewaring) - Archief Kerkenraad Duiven-Westervoort, aanvulling (schenking) - Archief Vereniging Streekbeheer Rijnstrangen (schenking) - Archief Speel-o-theek Zevenaar (schenking) - Archief parochie St. Franciscus, Babberich (in bewaring) - Archief parochie St. Martinus, Pannerden, aanvulling (in bewaring) - Archief parochie St. Antonius Abt, Loo, aanvulling (in bewaring) Van de gemeente Montferland werden enkele milieudossiers van bedrijven op industrieterrein Hengelder ontvangen die in het verleden per abuis in Didam waren ondergebracht. Overig: Diverse particulieren, musea of archiefdiensten schonken samen enkele tientallen foto’s, ansichtkaarten of documentatiemateriaal. (Overzicht aanwezig in Doesburg) Ontsluiting In de verslagperiode werden diverse archieven en collecties door de medewerkers nader toegankelijk gemaakt, omgepakt of oude toegangen herzien.

Een deel hiervan zal op de nieuwe website worden geplaatst of is inmiddels geplaatst. Mw. Karin Roumen, werkzaam bij de afd. DIV van de gemeente Doesburg, werd vanaf september 2020 gedetacheerd bij het archief om de achterstallige inventarisatie van de reeds overgedragen archiefblokken weg te werken. Beknopt overzicht van enkele (delen van) archieven en collecties: Zevenaar - Archief parochie St. Martinus, Pannerden (plaatsingslijst) - Foto- en ansichtkaartencollectie - Archief parochie St. Franciscus, Babberich (plaatsingslijst) - Documentatiecollecties Angerlo, Zevenaar en Rijnwaarden Westervoort - Foto- en ansichtkaartencollectie - Documentatiecollectie Duiven - Archief parochie St. Antonius Abt, Loo (plaatsingslijst) - Documentatiecollectie Doesburg - Archief gemeente Doesburg, 1811-1936, administratieve akten (nadere toegang) - Bouwvergunningen gemeente Doesburg (opschonen, maken toegang) - Archief Gestichten van Weldadigheid (opschonen) - Documentatiecollectie 7

-

Ansichtkaartencollectie Fotocollecties (gemeentelijke en particuliere) Archief van het archief (opschonen) Collectie Diversen (opnieuw ordenen, in bewerking) Christelijke Jongelingen Vereniging Doesburg (nieuwe inventaris) Archief Monumentenvereniging Doesburg (inventaris) Stichting Stadsherstel (inventaris) Woningbouwvereniging Doesburg (inventaris)

Door met name de vrijwilligers werden inventarissen, indexen en transcripties betreffende archieven en collecties van alle gemeenten die in het verleden getypt zijn, naar digitale versies overgezet. Digitalisering De digitalisering van de diverse fotocollecties werd voortgezet. De meest geraadpleegde collecties zijn op een pc in de studiezaal te Doesburg in te zien. Alle foto’s worden m.b.v. van het collectieregistratie programma Adlib door vrijwilligers toegankelijk gemaakt. Van meerdere gemeenten werden zo fotocollecties en ansichtkaarten verwerkt en toegankelijk gemaakt. (zie ook Fotocollectie) In het kader van het Liemers Cultuurpact zal worden overgegaan op het collectieprogramma Memorix. Een elftal jaargangen van Koning en Grondwet, een krant die vanaf 1860 uitkwam in Doesburg en omgeving, werd gedigitaliseerd en op de website geplaatst. E-depot Na wat oriënterende bijeenkomsten in de afgelopen jaren, werd het project e-depot in 2019 echt opgestart. Per gemeente werd een contactpersoon benoemd. In 2020 werden twee bedrijven uitgenodigd voor een gesprek over het e-depotproject en het te volgen traject. Het bedrijf DocFactory kreeg de opdracht om een businesscase aansluiting e-depot ECAL voor het SALD en de deelnemende gemeenten te maken. Dit is fase 1 van het project en met name bedoeld om de gevolgen van de invoering van een e-depot in beeld te krijgen.

Dit rapport werd in april 2021 gepresenteerd. Eind 2021 werd besloten om een vervolgonderzoek door DocFactory te laten maken waarbij de individuele gemeenten nader worden onderzocht, zodat er een beter inzicht komt in de te verwachten kosten en verdere inspanningen die moeten worden ondernomen om te komen tot een volwaardig e-depot. (fase 2) Via DVO aansluiten op e-depotvoorziening van het ECAL. Toezicht op het beheer van de niet overgedragen archieven (Aangezien er in het jaarverslag van de archiefinspecteur al uitvoerig wordt ingegaan op de inspectietaken, staat hieronder slechts een summiere verslaggeving.) In de verslagperiode zijn we begonnen met de inspectie van met name de kluizen en archiefbewaarplaatsen in de gemeentehuizen. De resultaten werden deels al besproken met de gemeentesecretaris en de verantwoordelijke DIV-medewerker(s). Materiële verzorging Van verschillende gemeenten werden archiefstukken door restauratie atelier Van Waarde uit Beekbergen vakkundig gerestaureerd. Het ompakken in zuurvrij materiaal en het verwijderen van o.a. plakband, paperclips en nietjes werd voor meerdere archieven in de diverse gemeenten gestaag voortgezet.

8

Beheer overige collecties Bibliotheek In de verslagperiode werd de bibliotheek uitgebreid met diverse relevante of het werkgebied betreffende boeken. De meeste boeken werden aangekocht. Een enkel boek werd door de auteur of uitgever geschonken. (Een overzicht hiervan is op het archief te Doesburg aanwezig en in te zien.) De toegang op de bibliotheek is inmiddels ook via de website van het streekarchivariaat te raadplegen. Topografisch-historische atlassen Het digitaliseren en toegankelijk maken van de ansichtkaartencollecties van de gemeenten werd voortgezet. Op ansichtkaartenbeurzen en via internet konden, soms bijzondere, ansichtkaarten van de verschillende gemeenten worden aangekocht die nog niet in de collectie van het streekarchivariaat te vinden waren. Enkele particulieren schonken (soms via museum de Roode Tooren of een andere archiefdienst) ansichtkaarten, boeken of documentatiemateriaal uit met name Doesburg aan onze dienst. (Een overzicht hiervan is op het archief te Doesburg aanwezig en in te zien.) Overige collecties Periodieken van buiten het werkgebied werden aan andere archiefdiensten of instellingen aangeboden. (Een overzicht hiervan is op het archief te Doesburg aanwezig en in te zien.) Documentatie De inventarisatie, herordening en het op waarde beoordelen van de documentatiecollecties van Doesburg, Duiven, Westervoort en Zevenaar werd voortgezet.

Fotocollectie Naar aanleiding van de nieuwe privacywetgeving (AVG) en een rechtszaak m.b.t. de rechten van foto’s, kwam er in 2018 een landelijke discussie op gang over hoe nu om te gaan met fotocollecties waarvan men (waarschijnlijk) geen rechten heeft. Bij veel archiefdiensten ging de beeldbank “op zwart”. Het SALD beschikte op dat moment nog niet over een beeldbank, alhoewel het al jaren een grote wens is om dat samen met het Liemers Museum op te zetten. Door het Liemers Cultuur- en Erfgoedpact kwam het opzetten van een beeldbank in een stroomversnelling. Voor historische verenigingen in de Liemers, het Liemers Museum en het SALD werd het mogelijk om samen een beeldbank op te zetten. Deze werd officieel op 15 november 2019 geopend. In 2020 werd er een aantal foto’s door het SALD aan de beeldbank toegevoegd waarvan we zeker wisten dat er geen rechten van derden op berusten. In de nabije toekomst hopen we meer van het aanwezige fotomateriaal te kunnen plaatsen. Voor de verwerking van al het materiaal gaan we, mede mogelijk gemaakt door het al genoemde Cultuur- en Erfgoedpact, het programma Memorix gebruiken. Door contact te zoeken met de fotografen of hun nazaten, proberen we, samen met het ECAL te Doetinchem, te achterhalen bij wie eventuele rechten berusten en daar afspraken over te maken.

Met een gehuurde professionele dia- en negatiefscanner werden weer honderden dia’s en fotonegatieven van de plaatsen in ons werkgebied gedigitaliseerd en toegankelijk gemaakt. Normaal gesproken worden door verschillende medewerkers of vrijwilligers van het streekarchivariaat de fotocollecties uitgebreid met foto´s van open dagen, bezoeken van schoolklassen, gebouwen, archiefstukken of gedenkwaardige gebeurtenissen. In de verslagperiode gebeurde dit echter nauwelijks. Wel werden er door een vrijwilliger en een medewerker van het archief in met name Doesburg en Zevenaar foto’s gemaakt van corona maatregelen die in winkels werden getroffen. Ook dit is (wordt) immers historie!

9

Verschillende particulieren of collega archiefinstellingen schonken foto’s aan het archief. (Een overzicht hiervan is op het archief te Doesburg aanwezig en in te zien.) Publieksdiensten/dienstverlening Interne dienstverlening Door verschillende afdelingen van de gemeente Doesburg werden in 2020 27 en in 2021 32 dossiers uit de deels overgebrachte en deels ondergebrachte archieven van 1940-tot heden opgevraagd. Vanuit de gemeente Westervoort werd in 2020 1 en in 2021 slechts een vijftal dossiers opgehaald voor interne raadpleging. Aan ambtenaren van de gemeente Duiven werden in 2020 108 en in 2021 137 dossiers uitgeleend voor interne raadpleging. In Zevenaar werden er 25 dossiers in 2020 en 27 dossiers in 2021 opgevraagd door verschillende ambtenaren. Voor meerdere gemeenten werd informatie voor externe bedrijven bijeen gezocht en geleverd t.b.v. onderzoek naar ongeruimde explosieven uit de Tweede Wereldoorlog. Aan verschillende gemeenten werden gegevens of foto’s geleverd t.b.v. onder andere het samenstellen van de (digitale) gemeentegids, onderdelen van de jaarrekening, bestemmingsplannen, gebruik gemeentewapen en ereburgers. Externe dienstverlening Door de landelijke maatregelen ter voorkoming van verdere verspreiding van het Covid-19 virus, waren de studiezalen van het SALD gedurende de verslagperiode grotendeels gesloten.

Dat had uiteraard gevolgen voor de bezoekersaantallen. Op afspraak en met de nodige voorzorgsmaatregelen was het wel mogelijk voor ambtenaren, burgers, aannemers, architecten etc. om bouwdossiers te raadplegen. Dat is in de cijfers ook terug te zien. Voor Zevenaar en Duiven kwam meer dan 50% van de bezoekers voor bouwdossiers. Voor Doesburg was dat zelfs meer dan 75%. Toen de studiezalen onder bepaalde voorwaarden weer open mochten, bleek dat niet voor al onze raadpleeglocaties mogelijk te zijn. Dit had o.a. te maken met het maximum aantal personen dat in een ruimte mocht verblijven (Duiven). Bezoekerscijfers 2020 Doesburg Duiven Zevenaar Totaal

Bezoekers 117 13 89 219

Bezoeken 148. 46. 151. 345.

Bezoekers 100 13 101 214

Bezoeken 133. 26. 161. 320.

Bezoekerscijfers 2021 Doesburg Duiven Zevenaar Totaal

10

Bezoekers 2012-2021 2012 2013 Doesburg 145 141 Duiven 44 33 Zevenaar 39 36 Totaal 228 210

2014 111 24 52 187

2015 124 31 44 199

2016 131 37 45 213

2017 142 26 53 221

2018 136 21 62 219

2019 153 23 97 273

2020 117 13 89 219

2021 100 13 101 214

Bezoeken 2012-2021 2012 Doesburg 289 Duiven 253 Zevenaar 183 Totaal 725

2014 183 230 155 568

2015 241 246 161 648

2016 269 235 152 656

2017 242 239 174 655

2018 254 229 206 689

2019 220 267 259 746

2020 148 46 151 345

2021 133 26 161 320

2013 221 258 169 648

De leesgroep die met enige regelmaat in Doesburg bronnen (Gasthuisboek en stadsrekeningen) toegankelijk maakte, is niet in de cijfers meegerekend. De groep bestond uit tien tot twaalf personen en kwam per jaar twaalfmaal bijeen. Door de corona maatregelen kwamen zij in de verslagperiode slechts een paar maal op het archief bijeen. Een aantal malen werden hun bijeenkomsten naar elders verplaatst waar men beter aan de anderhalve meter afstand kon voldoen. Enkele raadsleden van de gemeente Duiven bezochten het archief om meer inzicht te krijgen in de werkzaamheden van het SALD. Schriftelijke verzoeken om informatie 2020 en 2021 Nagenoeg alle e-mails met verzoeken om informatie op genealogisch of historisch gebied, komen via de mailbox te Doesburg binnen. Een enkele keer werd een vraag via een van de aangesloten gemeenten doorgestuurd. Daarnaast kwamen er ook vele e-mails binnen betreffende algemene informatie, het maken van afspraken voor archiefbezoek, of van een van de aangesloten gemeenten met verzoek om informatie over diverse onderwerpen, o.a. ereburgerschap, onteigening eigendommen van Joodse inwoners. Opvallend is het dat mensen die om informatie uit de archieven vragen voor hun onderzoek, veelal daarvan afzien als ze horen dat er kosten aan verbonden zijn. In sommige gevallen kiest men er voor om zelf naar het archief te komen voor het verzamelen van die informatie.

Genealogisch onderzoek: Historisch onderzoek: Overig: Totaal:

2013 29 29 20 78

2014 45 50 32 127

2015 42 70 22 134

2016 51 75 20 146

2017 53 79 35 167

2018 40 85 40 165

2019 43 82 45 170

2020 32 75 52 159

2021 20 59 35 114

De cijfers zijn totalen voor het gehele werkgebied. Zowel interne vragen vanuit de gemeenten als externe van burgers! Bij historisch onderzoek valt het op dat veel vragen betrekking hebben op bouwdossiers. Dit geldt voor meerdere gemeenten. Uitlening archiefstukken In de verslagperiode werden enkele archiefstukken uit het oud archief Doesburg tijdelijk voor onderzoek uitgeleend aan het ECAL te Doetinchem. Educatie en exposities Ten behoeve van tentoonstellingen in museum De Roode Tooren te Doesburg werd veel foto- en documentatiemateriaal beschikbaar gesteld over de Tweede Wereldoorlog en het jaar 1572. Er werd meegewerkt aan of materiaal geleverd voor: - Tentoonstelling Tradities in de Liemers (Liemers Museum) 11

-

Onderzoek Herinneringscultuur in de Liemers (Liemers Museum) Het TV programma Reizen Waes over goud zoeken in de Rijn bij Spijk Canon Zevenaar (Liemers Museum) Jubileumboek Edwina van Heek Stichting (Doesburg) Onderzoek Ambtsdragers in de Republiek (Doesburg)

Publiciteit en publicaties Sinds 2013 heeft het streekarchivariaat ook een eigen pagina op Facebook. Hier worden mededelingen en actuele zaken geplaatst en voorbeelden getoond van de vele mooie, aparte of opmerkelijke zaken die in onze archieven te vinden zijn. Indien mogelijk wordt er ook op actuele onderwerpen ingespeeld. Het aantal volgers nam gestaag toe. Op 31 december 2015 hadden we 450 volgers. In februari 2018 werd de duizend al gehaald. Op 23 december 2021 bedroeg het aantal volgers al 1726. Regelmatig wordt er op de geplaatste foto’s gereageerd en levert het nog onbekende informatie op. Voor de facebookpagina van de gemeente Zevenaar werden oude foto’s met informatie voor de rubriek Throwback Thursday beschikbaar gesteld. Samenwerking en contacten Musea Met het Liemers Museum in Zevenaar en het museum De Roode Tooren in Doesburg werd op verschillende terreinen samengewerkt. Elders in dit verslag is daar deels al melding van gemaakt. Het zogenaamde Gelderlanderproject, digitaliseren van met name de editie Liemers van de Gelderlander, samen met het Liemers Museum, lag vanwege de coronamaatregelen stil. De bedoeling is om met medewerking van de gemeenten en mensen uit het sociale domein dit project in de nabije toekomst gestalte te geven.

Doordat zowel het Liemers Museum als het SALD in de Turmac Cultuurfabriek zijn gevestigd, zijn de onderlinge contacten, die al goed waren, nog weer verbeterd. Oudheidkundige of historische verenigingen De bijeenkomsten van het Verband van Liemerse Historische Verenigingen, waar ook het Liemers Museum en het SALD deel van uitmaken, gingen in de verslagperiode niet door of werden digitaal georganiseerd. Er werd daarbij met name over de op te zetten beeldbank voor het werkgebied gepraat. Archiefinstellingen In de verslagperiode werden de goede contacten en de samenwerking met de archiefdiensten in OostGelderland (Regionaal archief Zutphen (RAZ) en het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL)) gecontinueerd. Daar waar mogelijk werd van elkaars expertise gebruik gemaakt. Door het SALD kon meerdere malen dankbaar gebruik worden gemaakt van de kennis en apparatuur m.b.t. het verwerken van schimmelmonsters. Met het ECAL werd meermalen gepraat over de auteursrechten op foto’s. Door corona zijn de jaarlijkse DIV dagen vervallen. Overige instellingen en personen De streekarchivaris nam in de verslagperiode deel aan het zogenaamde Driekoningentreffen waar vertegenwoordigers van diverse Liemerse instellingen en verenigingen o.a. spraken over het meer naar buiten brengen van de Liemerse historie. De archivaris maakte deel uit van de gebruikersgroep van de Turmac Cultuurfabriek.

Zij bezocht enkele bijeenkomsten, zowel live als via Zoom. Leerlingen van het Candea College bezochten het archief in Zevenaar om kennis te maken met het archief.

12

Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg Jaarverslag Inspectie 2020

Inleiding Het jaarverslag inspectie van het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg van 2020 beschrijft de werkzaamheden en bevindingen van de archiefinspecteur en de streekarchivaris in 2020 bij de vier deelnemende gemeenten (Doesburg, Duiven, Westervoort en Zevenaar) en bij de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Liemers. De gemeenten Duiven en Westervoort zijn per 1 januari 2018 een ambtelijke fusie aangegaan en vormen samen de gemeenschappelijke regeling 1Stroom. Omdat de werkzaamheden voor beide gemeenten op het gebied van archiefbeheer lastig te splitsen zijn, is er ook dit jaar voor gekozen om in dit verslag alle bevindingen omtrent Duiven en Westervoort samen te behandelen onder de regeling 1Stroom. Wat betreft de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Liemers, zal alleen het organisatieonderdeel Regionale Sociale Dienst (RSD) aan bod komen, omdat de archiefinspecteur en de streekarchivaris met de andere onderdelen geen contact hebben gehad over hun archiefbeheer. In 2020 was er geen direct contact met de Omgevingsdienst Regio Arnhem. Wel werd de archiefinspecteur van ontwikkelingen op het gebied van het archiefbeheer bij de ODRA op de hoogte gehouden door de archiefinspecteur van het Gelders Archief, die namens de diverse aangesloten gemeenten de archiefinspectie bij de ODRA verzorgd.

Voor dit jaarverslag is (net als in eerdere jaarverslagen) ervoor gekozen om de bevindingen per gemeente te verdelen naar de hoofdonderwerpen van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI), zoals hieronder staan vermeld. In april 2020 heeft de VNG een herziene versie van de KPI uitgebracht. Voor het jaarverslag van 2020 is de hoofdstukindeling van deze herziene versie gebruikt. Onderdeel 8 (Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden) zal in dit inspectieverslag niet worden behandeld, maar komt aan de orde in het algemene jaarverslag van de streekarchivaris. Bij de RSD worden enkel de onderwerpen behandeld, die in 2020 aan de orde zijn geweest of waarvan de archiefinspecteur voldoende op de hoogte is. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Lokale regelingen Middelen en mensen Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Algemeen Door omstandigheden was 2020 wat betreft archiefinspectie anders dan de voorgaande jaren. Allereerst is de archiefinspecteur door ziekte langere tijd afwezig geweest. Ten tweede zorgde de corona-crisis voor bijzondere omstandigheden die ook hun weerslag hadden op de werkzaamheden van de archiefinspecteur, hoewel niet altijd in negatieve zin. Zoals elk jaar nam de archiefinspecteur deel aan de organisatie van de jaarlijkse DIV-dag Oost-Gelderland. Begin 2020 werd echter besloten om de studiedag uit te stellen naar het najaar, omdat de organisatie teveel tijd in beslag nam van de vier archiefinspecteurs. Enkele weken later werd dit besluit ingehaald door de corono-crisis en was het organiseren van een studiedag in het voorjaar hoe dan ook geen optie meer. 13

In het najaar hebben de archiefinspecteurs gezamenlijk besloten om ook de DIV-dag van 2021 uit te stellen, omdat de kans dat er in het voorjaar van 2021 een bijeenkomst georganiseerd mag worden voor ongeveer 80 personen erg klein is. Ook is besloten dat een digitale bijeenkomst geen goede vervanging zou zijn voor de gebruikelijke bijeenkomst, gezien de doelstelling van de DIV-dag en de beperkte financiële mogelijkheden. De halfjaarlijkse overleggen van de Gelderse archiefinspecteurs zijn vanwege corona in 2020 niet doorgegaan. Wel heeft de archiefinspecteur (digitaal) deelgenomen aan de Algemene Ledenvergadering van de KVAN in december, aan de Regiosessies Gelderland georganiseerd door de VNG/KIA, en aan een aantal andere webinars georganiseerd door KIA/PLEIO. De toename van digitale kennissessies/webinars maakte het voor de archiefinspecteur makkelijker om dergelijke bijeenkomsten bij te wonen, o.a. door het wegvallen van reistijden. Ook heeft de archiefinspecteur in juni deelgenomen aan een digitale cursus over de nieuwe selectielijst. Het project e-depot dat in 2019 gestart werd, is in 2020 verder opgepakt. De archiefinspecteur heeft aan diverse overleggen deelgenomen en informatie aangeleverd voor de businessclass e-depot SALD van DOCFactory. Verdere informatie over het project e-depot wordt beschreven in het algemene jaarverslag.

Voor 2021 is de intentie om een aantal audits te doen bij de deelnemende gemeenten. Allereerst zal er geïnspecteerd worden op het gebied van digitale archivering. Het SALD wil meer zicht krijgen in de stand van zaken bij de deelnemende gemeenten, o.a. met het oog op de voorzetting van het project e-depot. Ook zullen de verschillende archiefbewaarplaatsen en archiefruimtes in de gemeentehuizen geïnspecteerd worden, waarbij met name het schoonmaakregime zal worden beoordeeld. Ook zal worden bekeken of de aanbevelingen die in 2020 zijn gedaan door de streekarchivaris en archiefinspecteur betreffende gebreken aan de archiefbewaarplaatsen, voldoende zijn opgepakt.

Doesburg Algemene indruk In 2020 zijn er bij de gemeente Doesburg grote stappen gezet op het gebied van informatiebeheer. Mede door de corona-crisis kreeg digitaal werken meer aandacht en daardoor kwam er ook meer aandacht voor het belang van gedegen beheer van digitale archiefbescheiden. Er blijven bij het streekarchivariaat echter zorgen over een aantal punten. Er is nog steeds sprake van een krappe personeelsbezetting op de DIVafdeling, en ook de scholing van de medewerkers is nog onvoldoende, hoewel hier wel meer aandacht aan wordt besteed. Ook hebben de medewerkers van de div-afdeling weinig grip en zicht op de verschillende soorten informatie binnen de organisatie. Er is achterstand bij de bewerking en overdracht van de analoge archiefblokken, maar deze achterstand wordt vanaf het najaar wel actief aangepakt. 1.

Lokale regelingen

In 2020 zijn er geen wijzigingen aangebracht aan de lokale regelingen. 2.

Middelen en mensen

Qua personele bezetting hebben er op de afdeling DIV enige veranderingen plaatsgevonden, maar geen wijzigingen van structurele aard of een uitbreiding van de bezetting. Wel is er meer aandacht gekomen voor bijscholing en de veranderende rol van de DIV-medewerker door de digitalisering. Toch blijven er zorgen bij het streekarchivariaat over de vraag of de capaciteit op de afdeling en de kennis bij de medewerkers voldoende is om bijvoorbeeld het project vervanging op een verantwoorde manier te kunnen waarborgen. Met name voor de kwaliteitscontrole is de kwetsbaarheid van de afdeling een aandachtspunt. Deze zorgen zijn ook verwoord in het advies dat door de archiefinspecteur is opgesteld betreffende het handboek vervanging. 14

3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

De archiefruimten in het gemeentehuis in Doesburg zijn in 2020 niet door de streekarchivaris of de archiefinspecteur bezocht. Informatie over de archiefbewaarplaats aan de Nieuwstraat staat beschreven in het algemene jaarverslag. Er is in 2020 geen specifieke informatie opgevraagd of verkregen over de applicaties van de gemeente Doesburg. De gemeente Doesburg neemt actief deel aan het project e-depot. Dit wordt verder beschreven in het algemene jaarverslag. 4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

In 2020 heeft er geen audit plaatsgevonden bij de gemeente Doesburg. Het contact tussen de gemeente en het SALD had voornamelijk betrekking op het project vervanging en het project e-depot. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Over deze onderwerpen is in 2020 geen informatie verkregen door middel van inspectie of overleg. 6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

Het project vervanging dat in 2019 door de gemeente was opgepakt, is in 2020 verder afgerond. In januari 2020 moest er nog veel werk verricht worden om vervanging mogelijk te maken. Zo moesten er nog diverse beleidsdocumenten worden opgesteld en waren andere randvoorwaarden nog niet in orde. Mede door de corona-crisis werd het belang van digitaal werken steeds duidelijker en daardoor ook het belang van een gedegen beheer van digitale archiefbescheiden. In korte tijd is door de afdeling een groot aantal beleidsstukken opgesteld die nodig waren om de vervanging van archiefbescheiden op te kunnen starten. In augustus heeft de archiefinspecteur de definitieve versie van het handboek ontvangen ter controle met een groot deel van de benodigde bijlagen. Begin november is het advies van de streekarchivaris en de archiefinspecteur verstuurd naar de gemeente Doesburg. Het advies was positief maar wel met een aantal punten van zorg. Het handboek vervanging is als basis voor het project vervanging in orde; de uitvoering van de hierin opgestelde werkwijzen in de praktijk is echter doorslaggevend. Het is van belang dat de gemeente aandacht besteedt aan de capaciteit van de div-afdeling en aan het opleidingsniveau van de desbetreffende medewerkers zodat de kwaliteitscontrole die noodzakelijk is bij vervanging, op een acceptabel niveau blijft.

Ook moet de div-afdeling meer grip krijgen op de diverse informatiestromen binnen de gehele gemeente. De overeenkomst tussen de gemeente Doesburg en de gemeente Doetinchem betreffende de uitvoering van ICT-taken, blijft voor het streekarchivariaat ook een punt van aandacht. De vernietigingslijst 2019 is in februari bij het streekarchivariaat binnen gekomen, maar door afwezigheid van de archiefinspecteur pas in juni gecontroleerd. In juli is de gecorrigeerde versie ontvangen. Door omstandigheden is deze helaas in 2020 niet meer gecontroleerd. Dit zal begin 2021 gebeuren. Ook in 2020 is nog geen hotspot-monitor ingesteld. 7.

Overbrenging van archiefbescheiden

In 2020 zijn geen archiefbescheiden overgedragen aan het SALD. In de archiefbewaarplaats aan de Nieuwstraat staan enkele archiefblokken, die nog niet zijn bewerkt en overgedragen. Deze blokken staan in de archiefbewaarplaats omdat de klimatologische omstandigheden 15

op het gemeentehuis te slecht zijn om langdurig archief te plaatsen. In het najaar van 2020 is een medewerkster van de DIV-afdeling van de gemeente gestart met het bewerken van deze archiefblokken, zowel materieel als inhoudelijk. De afronding van dit project zal nog geruime tijd duren.

1Stroom (gemeenten Duiven en Westervoort) Algemene indruk In 2020 is er geen regulier overleg geweest met de medewerkers van de DIV-afdeling van 1Stroom. Daardoor is er geen goed beeld van de huidige stand van zaken wat betreft het algemene archiefbeheer. Het bewerken van de achterstanden in de bewerking van over te dragen archiefblokken verloopt naar wens. Wel moet er meer aandacht besteedt worden aan het beheer van de archiefbewaarplaats in Duiven. Dit was in 2019 ook een punt van aandacht. Helaas is hier weinig verandering in gekomen. De archiefruimten (ook die in Westervoort) zullen daarom een punt van aandacht worden voor de archiefinspectie in 2021. 1.

Lokale regelingen

Eind 2019 heeft de archiefinspecteur een concept-versie doorgenomen van de archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer voor de gemeenten Duiven en Westervoort. Begin januari 2020 zijn de op- en aanmerkingen naar de desbetreffende medewerker verzonden. Daarna is door 1Stroom besloten het opstellen en vaststellen van de stukken voorlopig uit te stellen. 2.

Middelen en mensen

Wat betreft dit onderdeel hebben zich voor zover bekend geen bijzonderheden voorgedaan. 3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

Tijdens een werkbezoek aan de archiefbewaarplaats in Duiven in juni bleek de toestand van de ruimte niet in orde te zijn. De archiefinspecteur heeft ter plekke een korte inspectie gedaan en een rapportage opgesteld, die met de streekarchivaris is besproken. Een aantal bevindingen was ook al in 2019 vastgesteld, waaronder defecte draaikasten en afbrokkelende vloerdelen naast de rails van de archiefkasten. Het loskomende beton zorgt voor puin en stof in de ruimte, wat op termijn schadelijk kan zijn voor de archiefbescheiden, die in een stofvrije archiefbewaarplaats horen te staan. Wat in 2019 nog niet zichtbaar was in de archiefbewaarplaats, was een scheur in de vloer. Daarnaast was de ruimte rommelig en stoffig. Ondanks dat het schoonmaakregime in 2018 en in 2019 door de streekarchivaris is besproken met de betreffende afdeling, bleek uit de staat van de ruimte in juni 2020 dat een goed werkend schoonmaak regime nog niet in werking is. De archiefruimte in het gemeentehuis te Westervoort is in 2020 niet bezocht door de archiefinspecteur of de streekarchivaris. In mei is er een storing geweest aan het ICT systeem van 1Stroom. Ook het archiveringssysteem Decos Join werd getroffen. De bestanden van de dag van de storing waren kwijt en de back-up was verstoord. Door de teamleider van de DIV-afdeling werd gemeld dat de meeste stukken hersteld konden worden door o.a.

opnieuw te scannen. De daadwerkelijke schade van de storing aan de digitale archiefbestanden is bij het Streekarchivariaat niet bekend. De storing heeft ook gespeeld bij de gemeente Zevenaar, maar vanuit die gemeente is geen melding gedaan aan het Streekarchivariaat en zijn ook geen verdere gegevens wat betreft de omvang van de schade bekend. De gemeenten Westervoort en Duiven nemen deel aan het project e-depot. Dit wordt verder beschreven in het algemene jaarverslag. 16

4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

In 2020 heeft er geen audit plaatsgevonden bij de gemeenten Duiven en Westervoort, behalve een korte inspectie van de archiefbewaarplaats te Duiven. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Over deze onderwerpen is in 2020 geen informatie verkregen door middel van inspectie of overleg. 6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

In februari ontving de archiefinspecteur de vernietigingslijsten voor de jaren 2018, 2019 en 2020 van de gemeente Duiven en de gemeente Westervoort. Door afwezigheid werden de lijsten pas in juni gecontroleerd. De gecorrigeerde lijsten werden in het najaar ontvangen en goedgekeurd. Ook in 2020 is nog geen hotspot-monitor ingesteld voor 1Stroom, Duiven en Westervoort. 7.

Overbrenging van archiefbescheiden

In 2020 zijn er geen archiefblokken door de gemeente Duiven of Westervoort overgedragen. Wel is het blok Westervoort 1984-1990 bewerkt door een extern bureau. De eerste voorlopige versie van de inventaris is in januari door de archiefinspecteur beoordeeld. Ook is er een aanvulling gemaakt voor het blok Westervoort 1936-1983. De laatste versie van de inventaris van het blok 1984-1990 werd net voor de kerstvakantie ontvangen. De overdracht van het blok zal naar verwachting in het voorjaar plaatsvinden.

Zevenaar Algemene indruk De algemene situatie bij de gemeente Zevenaar wat betreft het archiefbeheer kwam in 2020 overeen met de situatie zoals die is beschreven in het jaarverslag van 2019. Er is nog steeds een aanzienlijke achterstand bij de overdracht van archiefblokken. Hoewel er een aantal blokken bewerkt wordt, gaat dit te langzaam om de achterstand in te halen. De gemeente loopt hiermee het risico dat de achterstand in overdracht verder oploopt de komende jaren. Ook de zorgen over de archiefbewaarplaatsen zijn vergelijkbaar met 2019; uit een inspectie is zelfs gebleken dat de schade aan o.a. de vloer is toegenomen. De gemeente zal in 2021 aan de slag moeten om de toestand van de ruimtes te verbeteren. 1.

Lokale regelingen

In 2020 zijn er geen wijzigingen aangebracht aan de lokale regelingen. 2.

Middelen en mensen

Op personeel gebied hebben er een aantal wijzigingen plaatsgevonden binnen de bestaande functies. Hierdoor is de werkdruk binnen de afdeling DIV toegenomen en is er op bepaalde gebieden minder kennis in huis. 3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

In februari 2019 heeft de archiefinspecteur bij een inspectie van de archiefbewaarplaatsen een aantal gebreken aangetroffen, die zijn beschreven in een rapportage aan de gemeente. Aangezien op dat moment de werkzaamheden in hal 12 nog in volle gang waren, is in overleg besloten dat de gemeente de 17

beschadigingen niet meteen hoefde te herstellen maar om af te wachten tot de werkzaamheden afgerond waren. In juni 2019 bleek helaas dat enkele beschadigingen toegenomen waren. In oktober 2020 heeft de inspecteur een tweede inspectie gedaan in beide archiefbewaarplaatsen omdat de werkzaamheden in hal 12 op dat moment al geruime tijd afgerond waren. De bevindingen zijn wederom in een rapportage aan de gemeente Zevenaar gestuurd. Vergeleken met de inspectie in februari 2019 zijn de aangetroffen beschadigingen in vrijwel alle gevallen toegenomen. De haarscheuren in de vloer zijn vermeerderd en breder geworden. De beschadigingen aan de vloer naast de rails zijn ook verergerd. Deze beschadigingen kunnen op korte termijn effect hebben op de archiefbescheiden omdat er stukken beton loskomen wat zorgt voor meer stof en gruis in de archiefbewaarplaatsen. De scheuren in de muren zijn niet verergerd maar dienen wel hersteld te worden om stof in de ruimte te voorkomen. Zoals ook al in het inspectierapport van 2019 stond, wordt door het SALD geadviseerd om de beschadigingen door een bouwkundige te laten beoordelen. Uit een dergelijk deskundig advies zal moeten blijken wat de ernst is van de beschadigingen, of ze gerepareerd moeten worden en hoe. Nu de bouwwerkzaamheden in de cultuurfabriek zijn beëindigd, is er geen reden om de eventuele herstelwerkzaamheden uit te stellen.

De gemeente Zevenaar neemt actief deel aan het project e-depot. Dit wordt verder beschreven in het algemene jaarverslag. 4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

In 2020 heeft er geen audit plaatsgevonden bij de gemeente Zevenaar, behalve een inspectie van beide archiefbewaarplaatsen. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Over deze onderwerpen is in 2020 geen informatie verkregen door middel van inspectie of overleg. 6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

De vernietigingslijst 2020 werd in juni ontvangen. In juli werden de op- en aanmerkingen van de archiefinspecteur besproken. Naast veel taal- en typefouten waren delen van de lijst niet goed te beoordelen vanwege het ontbreken van gegevens. In verband met de privacy waren minder persoonsgegevens op de lijst gezet, wat het correct beoordelen echter onmogelijk maakte. De archiefinspecteur zal daarom een aantal stukken inzien om ze te kunnen beoordelen. De afronding van de vernietigingslijst 2020 zal in het voorjaar van 2021 plaatsvinden. Naast de controle van de vernietigingslijst 2020 is er overleg geweest over het vernietigen van digitale archiefbescheiden waarvan de analoge stukken al verwijderd waren. De digitale bescheiden hadden ook al vernietigd moeten worden, maar er was twijfel of de analoge en digitale bescheiden wel exact dezelfde stukken betrof. In november heeft de archiefinspecteur daarom een steekproef gehouden voor de jaren 2016 en 2017 door de lijsten met de analoge stukken en de lijsten met digitale stukken te vergelijken. Op een paar uitzonderingen na (die verband hielden met een specifiek project) waren de lijsten hetzelfde, waarop in overleg besloten is dat de digitale stukken vernietigd kunnen worden. Ook in 2020 is nog geen hotspot-monitor ingesteld. 7.

Overbrenging van archiefbescheiden

In 2019 is gestart met het bewerken van twee archiefblokken met bouwvergunningen; het blok 1925-1981 van de voormalige gemeente Zevenaar, en het blok bouwvergunningen van de voormalige gemeente Angerlo uit de periode 1925-1990. De bewerking hiervan is in 2020 doorgegaan. De bedoeling is dat de bouwvergunningen van Angerlo in 2021 worden overgedragen. De bewerking van het blok van de 18

voormalige gemeente Zevenaar zal nog enige jaren duren omdat er slechts een beperkt aantal uren per week voor ingepland kan worden en het blok aanzienlijk groter is dan dat van Angerlo. Er is in 2020 nogmaals benadrukt door de archiefinspecteur dat er ook gestart zal moeten worden aan de bewerking van het volgende blok secretarie-archief. Er zijn hier echter nog geen concrete plannen voor. De achterstand in de overdracht van archiefbescheiden zal daarmee de komende jaren alleen maar toenemen. In 2020 hebben de streekarchivaris en de archiefinspecteur veel tijd gestoken in de afhandeling en bewerking van diverse archiefbescheiden die een relatie hadden met de enquêtecommissie. In het algemene jaarverslag worden de werkzaamheden besproken met betrekking tot het reeds overgedragen archief van de enquêtecommissie zelf. De archiefinspecteur heeft regelmatig overleg gehad met de DIV-afdeling over de bewerking van het archiefblok van bescheiden betreffende de enquêtecommissie, opgesteld door de gemeente Zevenaar zelf. Met name de eventuele beperking van openbaarheid van bepaalde archiefstukken werd uitgebreid besproken.

Ook heeft de archiefinspecteur een advies geschreven betreffende de verantwoording van vervroegde overdracht en gedeeltelijke beperking van openbaarheid van dit archiefblok, dat als toelichting dient bij het advies aan de gemeenteraad bij het besluit tot overdracht aan het SALD. De overdracht van dit archiefblok heeft nog niet plaatsgevonden.

Regionale Sociale Dienst De Liemers (RSD) In 2019 is er vanuit het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg een positief advies gegeven aan de vervanging van de cliëntendossiers, deels met terugwerkende kracht vanwege problemen met het vinden van een geschikte archiefruimte. In augustus 2020 heeft de archiefinspecteur bericht ontvangen dat de wijziging in het handboek vervanging van de RSD was vastgesteld die nodig was om deze retrospectieve vervanging toe te passen, en dat de daadwerkelijke uitvoering van het handboek van start zou gaan. Verder is er in 2020 geen contact geweest met de RSD en heeft er geen inspectie plaatsgevonden.

19

Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg Jaarverslag Inspectie 2021 Inleiding Het jaarverslag inspectie van het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg van 2021 beschrijft de werkzaamheden en bevindingen van de archiefinspecteur en de streekarchivaris op het gebied van de archiefinspectie in 2021 bij de vier deelnemende gemeenten (Doesburg, Duiven, Westervoort en Zevenaar) en bij de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Liemers. De gemeenten Duiven en Westervoort zijn per 1 januari 2018 een ambtelijke fusie aangegaan en vormen samen de gemeenschappelijke regeling 1Stroom. Omdat de werkzaamheden voor beide gemeenten op het gebied van archiefbeheer lastig te splitsen zijn, is er ook dit jaar voor gekozen om in dit verslag alle bevindingen omtrent Duiven en Westervoort samen te behandelen onder de regeling 1Stroom. In 2021 is er vrijwel geen contact geweest met de diverse gemeenschappelijke regelingen die binnen het werkgebied van het SALD actief zijn, zoals de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Liemers, waaronder de RID en RSD de Liemers vallen. Ook met de Omgevingsdienst Regio Arnhem was in 2021 geen direct contact. Deze organisaties zullen daarom in dit jaarverslag niet aan bod komen.

Ook bleek dit jaar dat het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg door een aantal gemeenschappelijke regelingen is aangewezen als archiefbewaarplaats zonder dat het bestuur van het SALD hiervan formeel in kennis is gesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor de Reinigingsdienst de Liemers. Voor dit jaarverslag is (net als in eerdere jaarverslagen) ervoor gekozen om de bevindingen per gemeente te verdelen naar de hoofdonderwerpen van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI), zoals hieronder staan vermeld. In april 2020 heeft de VNG een herziene versie van de KPI uitgebracht. Voor het jaarverslag van 2021 is de hoofdstukindeling van deze herziene versie gebruikt. Onderdeel 8 (Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden) zal in dit inspectieverslag niet worden behandeld, maar komt aan de orde in het algemene jaarverslag van de streekarchivaris. • • • • • • • •

Lokale regelingen Middelen en mensen Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Algemeen De beperkende maatregelen door de corona-crisis hadden in 2021 minder impact op de werkzaamheden dan in 2021. Wel gingen hierdoor een aantal besprekingen niet door, of minder frequent dan gebruikelijk. Uiteraard vonden veel vergaderingen digitaal plaats in plaats van fysiek. Zo vond er in 2021 alleen in het voorjaar een Gelders Inspecteursoverleg plaats, via Teams. Het gebruikelijke najaarsoverleg is in 2021 niet doorgegaan. De jaarlijkse DIV-dag Oost-Gelderland werd in 2021 wederom niet georganiseerd. Net als in 2020 waren de omstandigheden tijdens de corona-crisis bepalend bij de beslissing om de studiedag niet door te laten gaan. Omdat de organisatie van de studiedag ruim een halfjaar in beslag neemt, was het onmogelijk om vooraf te bepalen of de bijeenkomst daadwerkelijk door zou kunnen gaan op de vastgestelde datum. Door 20

de vier archiefinspecteurs is besloten dat een volledig digitale bijeenkomst buiten de mogelijkheden en kunde van de organisatie ligt en teveel tijd in beslag zou nemen van de vier archiefinspecteurs. Een digitale bijeenkomst zou geen goede vervanging zijn voor de gebruikelijke bijeenkomst, gezien de doelstelling van de DIV-dag en de beperkte financiële mogelijkheden. Ook was het lastig om in te schatten of de deelnemers een fysieke bijeenkomst zouden waarderen. Evenals in 2021 maakte de toename van digitale kennissessies/webinars het voor de archiefinspecteur makkelijker om meerdere van deze bijeenkomsten bij te wonen, o.a. door het wegvallen van reistijden. Daarnaast heeft de archiefinspecteur in het voorjaar een cursus archiefwet 2021 gevolgd. Het project e-depot dat in 2019 gestart werd, is in 2021 verder uitgewerkt. De archiefinspecteur heeft aan diverse overleggen deelgenomen en informatie aangeleverd voor de businessclass e-depot SALD van DOCFactory. Het eindrapport is in april gepresenteerd door DOCFactory. Verdere informatie over het project e-depot wordt beschreven in het algemene jaarverslag. De meeste aandacht en tijd van de archiefinspecteur is uitgegaan naar de audit van de diverse archiefruimtes bij de deelnemende gemeenten.

Deze inspectieronde had enerzijds als doel een beeld te krijgen van het papieren archief dat nog aanwezig is bij de gemeenten, zodat het SALD een inschatting kan maken van het aantal meters archief dat op termijn zal worden overgedragen vanuit de gemeenten. Anderzijds wilde het SALD met de inspectie een beeld krijgen van de omstandigheden waaronder het papieren archief momenteel bewaard wordt en de conditie van de diverse archiefruimtes en archiefbewaarplaatsen controleren. In de afgelopen paar jaar zijn er bij het streekarchivariaat zorgen geweest over de toestand van de archiefbewaarplaatsen en archiefruimten bij enkele gemeenten, o.a. door incidenten en bouwkundige problemen. Ook andere ruimtes waar analoog archief wordt bewaard, zijn meegenomen in de inspectie om een volledig overzicht te krijgen van het analoge archief dat nog aanwezig is bij de gemeenten en de omstandigheden waaronder het bewaard wordt. De inspectie bestond uit een vragenlijst en een fysieke inspectie van de diverse archiefruimtes in de gemeentehuizen. De vragenlijst is gebaseerd op de Checklist Archiefbewaarplaatsen en de Checklist Archiefruimten, opgesteld door de Commissie Bouwzaken van het LOPAI en de vragen zijn aangepast aan de specifieke situatie bij de betreffende gemeente.

Begin juni heeft de eerste fysieke inspectie plaatsgevonden in het gemeentehuis te Doesburg, gevolgd door inspecties in de gemeentehuizen van Westervoort en Zevenaar. De fysieke inspectie bij de gemeente Duiven heeft helaas nog niet plaatsgevonden omdat de gemeente ruim anderhalve maand te laat was met het inleveren van de antwoorden op de vragenlijst. Door deze vertraging en door de lockdown die in december van kracht werd, kon de inspectie niet meer in 2021 plaatsvinden. De bevindingen van de fysieke inspecties en de vragenlijsten zijn door de archiefinspecteur per gemeente verwerkt in een adviesrapportage, die door de gemeentearchivaris en de archiefinspecteur is besproken met de desbetreffende gemeentesecretaris en teamleider DIV. Het gesprek bij de gemeente Doesburg en Westervoort heeft in 2021 plaatsgevonden; het gesprek met de gemeentesecretaris van Zevenaar zal in 2022 plaatsvinden. De bevindingen van de inspecties zullen in dit jaarverslag per gemeente worden besproken. Naast de inspecties van de diverse archiefruimtes bij de deelnemende gemeenten, heeft de archiefinspecteur veel tijd moeten besteden aan werkzaamheden met betrekking tot het archief van de enquêtecommissie Zevenaar. Meer informatie hierover wordt in het algemene jaarverslag uitgewerkt.