20231106-rv-jaarverslag-2020-en-2021-SALD

RAADSVOORSTEL Onderwerp

: Jaarverslag 2020 en 2021 Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD) __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/23/111527 201623287

Opsteller : G. Benkers

Portefeuillehouder

Afdeling

: A.J. van Hout

: Informatiemanagement,

Bestuursondersteuning en Projecten Telefoonnr: __________________________________________________________________________ Samenvatting Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD) heeft haar jaarverslag en archiefinspectieverslagen voor 2020 en 2021 toegestuurd aan de gemeente. Het college is verplicht tweejaarlijks de gemeenteraad te informeren over de stand van zaken met betrekking tot het archiefbeheer van de gemeente. Door het toezenden van het jaarverslag en de inspectieverslagen, wordt de gemeenteraad hierover geïnformeerd. Beslispunt 1. Het ’Jaarverslag 2020 en 2021 Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg’ ter kennisgeving aan te nemen. Aanleiding Op basis van artikel 3 van de Archiefverordening gemeente Westervoort 2023 informeert het college de gemeenteraad tweejaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. In het ’Jaarverslag 2020 en 2021 Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg’ wordt verslag gedaan van de werkzaamheden die het SALD in die jaren heeft uitgevoerd. Ook zijn de inspectieverslagen voor de archieven van en het informatiebeheer door de gemeente in 2020 en 2021 toegevoegd. Door het jaarverslag, inclusief de inspectieverslagen, aan de gemeenteraad toe te zenden, voldoet het college aan de informatieplicht die in de archiefverordening wordt genoemd.

Planning Niet van toepassing Beoogd effect Het informeren van de gemeenteraad over de stand van zaken van het archiefbeheer van gemeente Westervoort.

Argumenten 1. In de bijlage ‘Ondernomen acties naar aanleiding van inspectieverslagen SALD’ staat beschreven welke acties de gemeente heeft uitgevoerd naar aanleiding van de inspectieverslagen. In het jaarverslag zijn de inspectieverslagen over 2020 en 2021 opgenomen. In deze inspectieverslagen zijn een aantal verbeterpunten geformuleerd. In de bijlage ‘Ondernomen acties naar aanleiding van inspectieverslagen SALD’ bij dit raadsvoorstel staat beschreven welke acties de gemeente heeft ondernomen om de door de archiefinspecteur voorgestelde verbeteringen door te voeren. In de bijlage ‘Samenvatting Jaarverslag SALD’ is een samenvatting van het jaarverslag te vinden. Kanttekeningen 1. Het college verzoekt de gemeenteraad het jaarverslag en de inspectieverslagen ter kennisgeving aan te nemen. Aangezien het jaarverslag en de inspectieverslagen nog gaan over de jaren 2020 en 2021 is veel van de informatie al achterhaald. Daarom verzoekt het college de gemeenteraad de stukken ter kennisgeving aan te nemen. Het SALD heeft de stukken pas onlangs aangeleverd. Daarbij heeft het beloofd na de zomer het jaarverslag over 2022 aan te leveren, zodat dat tijdig besproken kan worden. Het SALD is gevraagd waarom het zo lang heeft geduurd om het verslag aan te bieden. Het erkent dat dit veel te lang heeft geduurd, maar een combinatie van factoren lag hieraan ten grondslag.

Zo is de streekarchivaris een aantal maanden uit de roulatie geweest en bij terugkomst is in onderling overleg besloten andere zaken eerst op te pakken. Daarnaast waren er andere onvoorziene personele problemen, waardoor de bezetting gedurende lange tijd minimaal was. Ook zijn enkele vergaderingen van het bestuur niet doorgegaan, waardoor het verslag niet vastgesteld kon worden. Financiële paragraaf Niet van toepassing. Relatie met herstelplan Niet van toepassing Participatie en communicatie Niet van toepassing. Uitvoering Niet van toepassing. Duurzaamheid Niet van toepassing. Intergemeentelijke samenwerking Binnen de gemeenschappelijke regeling SALD wordt samengewerkt met gemeenten Duiven en Zevenaar. Over dit jaarverslag hoeft echter geen besluit meer genomen te worden. Bijlagen 201623282 - Jaarverslag 2020 en 2021 SALD 201626535 - Samenvatting jaarverslag SALD 201625455 - Ondernomen acties naar aanleiding van inspectieverslagen SALD 201623288 - Raadsbesluit Jaarverslag 2020 en 2021 Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD)

Pagina 2

Westervoort, 6 november 2023 Burgemeester en wethouders van gemeente Westervoort, M. Sluiter MA secretaris

drs. A.J. van Hout burgemeester

Pagina 3