20231023-rv-jaarverslag-2020-en-2021-SALD-bijlage-2-samenvatting-jaarverslag

Samenvatting jaarverslag 2020 en 2021 Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg Jaarverslag Beleid De sterk verouderde GR is in het verslagjaar nog niet aangepast. Het bestuur wilde eerst de toekomstvisie duidelijk in beeld hebben. Het oude beleids- en toekomstplan werd in het verslagjaar nog gehanteerd. De nadruk werd gelegd op het wegwerken van achterstanden en het (her)ordenen van alle archieven. Ziekte Het SALD heeft te maken gehad met ziekte van medewerkers, onder andere door covid. Helaas kon daardoor niet aan alle onderdelen voldoende aandacht worden besteed. Om de daardoor ontstane achterstanden weg te werken is tijdelijk een extra medewerker ingehuurd. Ontvangstruimte Duiven De ontvangstruimte in het gemeentehuis van Duiven is niet praktisch en voldoet niet aan de geldende normen voor een werkplek. Deze ruimte wordt ook gebruikt voor de toegang tot de Westervoortse archieven. Nieuwe archieven Van enkele instellingen en verenigingen zijn aanvullingen op de archieven ontvangen. Ook zijn de archieven van verschillende parochies verworven. Verschillende oude archieven werden in de verslagperiode toegankelijk gemaakt. Ook werden foto’s gedigitaliseerd en werden geschonken boeken en atlassen ontvangen. e-Depot Het bedrijf DocFactory heeft de opdracht gekregen om een businesscase op te zetten voor een e-depotvoorziening.

In dit e-depot kunnen digitale bestanden langdurig gearchiveerd worden. In de volgende fase van het e-depotproject zijn de gemeenten onderzocht, om te inventariseren wat er moet gebeuren voor aansluiting bij bijvoorbeeld e-depot ECAL. Dienstverlening Vanuit de gemeente Westervoort werd in 2020 slechts één en in 2021 slechts een vijftal dossiers opgehaald voor interne raadpleging. Aan ambtenaren van de gemeente Duiven werden in 2020 108 en in 2021 137 dossiers uitgeleend voor interne raadpleging. De externe dienstverlening werd door de coronacrisis ernstig gehinderd. Zo waren de studiezalen een groot deel van de verslagperiode gesloten. In 2020 legden dertien bezoekers 46 bezoeken af in de ontvangtsruimte in Duiven (ook voor Westervoort). In 2021 waren er 13 bezoekers die 26 bezoeken brachten. Dit is aanzienlijk minder dan het gemiddelde in voorgaande jaren.

Inspectieverslag 2020 gemeente Duiven en gemeente Westervoort Algemene indruk In 2020 is er geen regulier overleg geweest met de medewerkers van de DIV-afdeling van 1Stroom. Daardoor is er geen goed beeld van de huidige stand van zaken wat betreft het algemene archiefbeheer. Het bewerken van de achterstanden in de bewerking van over te dragen archiefblokken verloopt naar wens. Wel moet er meer aandacht besteedt worden aan het beheer van de archiefbewaarplaats in Duiven. Dit was in 2019 ook een punt van

aandacht. Helaas is hier weinig verandering in gekomen. De archiefruimten (ook die in Westervoort) zullen daarom een punt van aandacht worden voor de archiefinspectie in 2021. 1. Lokale regelingen Eind 2019 heeft de archiefinspecteur een concept-versie doorgenomen van de archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer voor de gemeenten Duiven en Westervoort. Begin januari 2020 zijn de op- en aanmerkingen naar de desbetreffende medewerker verzonden. Daarna is door 1Stroom besloten het opstellen en vaststellen van de stukken voorlopig uit te stellen. 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Een aantal bevindingen was ook al in 2019 vastgesteld, waaronder defecte draaikasten en afbrokkelende vloerdelen naast de rails van de archiefkasten. Het loskomende beton zorgt voor puin en stof in de ruimte, wat op termijn schadelijk kan zijn voor de archiefbescheiden. Wat in 2019 nog niet zichtbaar was in de archiefbewaarplaats, was een scheur in de vloer. De archiefruimte in het gemeentehuis te Westervoort is in 2020 niet bezocht door de archiefinspecteur of de streekarchivaris. In mei is er een storing geweest aan het ICT systeem van 1Stroom. Ook het archiveringssysteem Decos Join werd getroffen. De bestanden van de dag van de storing waren kwijt en de back-up was verstoord. 6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Ook in 2020 is nog geen hotspot-monitor ingesteld voor 1Stroom, Duiven en Westervoort.

Inspectieverslag 2021 gemeente Duiven en gemeente Westervoort Algemene indruk Ook in 2021 is er geen regulier overleg geweest met de medewerkers van de DIV-afdeling van 1Stroom. Daardoor is er geen goed beeld van de huidige stand van zaken wat betreft het algemene archiefbeheer. Het bewerken van de achterstanden in de bewerking van over te dragen archiefblokken verloopt nog steeds naar wens. 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Ook bij de gemeenten Duiven en Westervoort stonden voor 2021 inspecties naar het beheer van de diverse archiefruimtes op de planning. De inspectie bij de gemeente Duiven heeft helaas niet in 2021 kunnen plaatsvinden, omdat de gemeente Duiven de toegestuurde vragenlijst pas halverwege december heeft ingestuurd; ruime anderhalve maand na de afgesproken termijn. Ook moest de fysieke inspectie worden uitgesteld tot na de lockdown die in december werd afgekondigd. Deze audit zal daarom pas in 2022 plaatsvinden. De fysieke inspectie bij de diverse archiefruimtes in het gemeentehuis van Westervoort vond plaats op 14 juni. De uitkomst van de inspectie was wisselend. Wat betreft de bewerking en overdracht van de archiefblokken heeft de gemeente Westervoort geen noemenswaardige achterstand. Wel blijkt uit de inspectie dat er achterstand is in het vernietigen van archiefbescheiden.

Deze te vernietigen archiefbescheiden bevinden zich voornamelijk in de archiefruimte op de begane grond. Wat betreft de ruimtes waarin archiefbescheiden worden bewaard, zijn de werkruimte van het team Informatiebeheer en de kluis van Burgerzaken op orde. De bevindingen wat betreft de situatie in de archiefruimte op de begane grond en de archiefbewaarplaats op de zolderverdieping zijn echter niet goed. Het klimaat in de archiefbewaarplaats op de zolderetage is niet in orde, wat ook blijkt uit de positieve schimmeltest, die tijdens de

Pagina 2

inspectie is uitgevoerd. Alle over te dragen archiefbescheiden moeten daarom nu en in de toekomst worden bestraald voor overdracht naar de archiefbewaarplaats te Duiven. De archiefruimte op de begane grond is in zeer slechte staat. Het klimaat is te vochtig en warm en de ruimte is zeer stoffig en vervuild. Het feit dat de ruimte zich buiten de kantoorruimtes van de gemeente bevindt, vormt een verder risico omdat problemen met de ruimte hierdoor waarschijnlijk te laat opgemerkt zullen worden. Het advies van het streekarchivariaat is dan ook om deze ruimte zo snel mogelijk leeg te halen en niet langer te gebruiken als archiefruimte. Tijdens het afsluitende gesprek met de gemeentesecretaris bleek dat de gemeente al een concreet aantal stappen had gezet om de aanbevelingen van de archiefinspectie op te volgen. Eind december heeft de streekarchivaris een verbeterplan toegestuurd gekregen met daarin de diverse actiepunten en een tijdsplanning. De gemeente heeft de aanbevelingen van het inspectierapport goed opgepakt. 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Ook in 2021 is nog geen hotspot-monitor ingesteld voor 1Stroom, Duiven en Westervoort.

Pagina 3