20231023-rv-jaarverslag-2020-en-2021-SALD-bijlage-1-jaarverslag

Doesburg Algemene indruk De gemeente Doesburg maakt vaart met het overstappen van analoog naar digitaal archief. In het najaar is gestart met het vervangen van de analoge archiefbescheiden en de gemeente neemt actief deel aan het project e-depot van het SALD. De achterstand bij de bewerking van de semi-statische analoge 21

archiefblokken wordt aangepakt door een van de div-medewerkers. Wel blijven er bij het streekarchivariaat zorgen over de krappe personeelsbezetting op de DIV-afdeling en de bijscholing en kennis van de medewerkers. De gemeente heeft nog geen SIO ingesteld en nog geen hotspot-monitor. 1.

Lokale regelingen

In 2021 is een nieuwe Archiefverordening opgesteld door de gemeente Doesburg aan de hand van het model Archiefverordening 2019 van de VNG. De archiefverordening is in september door de raad vastgesteld. Helaas is het Besluit Informatiebeheer nog niet geactualiseerd. 2.

Middelen en mensen

Voor zover bekend is er wat betreft de personele bezetting op de afdeling DIV weinig veranderd ten opzichte van 2021. Er blijven zorgen bij het streekarchivariaat over de vraag of de capaciteit op de afdeling en de kennis bij de medewerkers voldoende is om het archiefbeheer op een verantwoorde manier te kunnen waarborgen. 3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

Zoals in de inleiding wordt beschreven, heeft het streekarchivariaat in 2021 een inspectie uitgevoerd naar de staat van de diverse archiefruimtes in het gemeentehuis te Doesburg. De fysieke inspectie vond plaats op 8 juni. De bevindingen zijn vastgelegd in de rapportage die begin augustus naar de gemeente is gestuurd en later is besproken met de gemeentesecretaris en de manager Bedrijfsvoering. Wat betreft bewerking, overdracht en vernietiging van archiefbestanden zijn er bij de gemeente Doesburg geen noemenswaardige achterstanden. Ook de beveiliging van de diverse archiefruimtes is in orde. De omstandigheden waaronder de papieren archiefbescheiden op het gemeentehuis worden bewaard, voldoet echter niet aan de voorwaarden zoals gesteld in de Archiefwet en Archiefregeling. Ondanks dat de gebreken bij eerdere inspecties al zijn opgemerkt en uitgebreid aan de orde zijn gesteld, ook door de provinciale archiefinspectie, is de situatie nauwelijks verbeterd. De ruimte in de kelder is volstrekt ongeschikt voor de opslag van archiefbescheiden, maar blijkt nog steeds in gebruik te zijn ondanks dat dit door zowel het streekarchivariaat als de provinciale archiefinspecteur meerdere keren nadrukkelijk is afgeraden.

De ruimtes op de zolderetage voldoen ook niet aan de noodzakelijke eisen, maar zijn vergeleken met de situatie in de kelder wel beter geschikt voor de opslag van de diverse archiefblokken. Het streekarchivariaat heeft in het inspectierapport dan ook dringend aangeraden om zoveel mogelijk archiefbescheiden uit de kelder te verwijderen en naar de andere ruimtes te verplaatsen. Bij voorkeur wordt de kelderruimte volledig leeggehaald en niet meer gebruikt voor de opslag van archiefbescheiden. Voor de verdere bevindingen en aanbevelingen verwijzen we naar het inspectierapport. De gemeente Doesburg neemt actief deel aan het project e-depot. Dit wordt verder beschreven in het algemene jaarverslag. 4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

In 2021 heeft er een audit plaatsgevonden naar de diverse archiefruimtes bij de gemeente Doesburg. De uitkomsten van deze inspectie worden besproken onder punt 3. Verder was er meerdere malen contact tussen de gemeente en het SALD betreffende het project vervanging en het project e-depot. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Over deze onderwerpen is in 2021 geen informatie verkregen door middel van inspectie of overleg.

22

6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

Het project vervanging is in 2019 door de gemeente Doesburg actief opgepakt en werd in 2020 verder uitgewerkt. In november 2020 heeft het streekarchivariaat een positief advies over het handboek vervanging verstuurd naar de gemeente Doesburg. Het advies bevatte nog wel een aantal punten van zorg. Toch werd in het voorjaar van 2021 door de gemeente besloten om het vervangingsbesluit uit te stellen en eerst een nieuwe Archiefverordening op te stellen. Uiteindelijk is het besluit tot vervanging ingegaan per september. In augustus zijn de vernietigingslijst van 2019 (2e versie) en de lijst van 2020 ontvangen. Na controle is in september de verklaring van vernietiging voor de lijst van 2019 ondertekend en retour gestuurd. De lijst van 2020 is na controle met enkele opmerkingen retour gestuurd voor aanpassingen. In november is voor deze lijst ook de verklaring van vernietiging ondertekend. 7.

Overbrenging van archiefbescheiden

In 2021 zijn geen archiefbescheiden overgedragen aan het SALD. In de archiefbewaarplaats aan de Nieuwstraat staan enkele archiefblokken, die nog niet zijn bewerkt en overgedragen. Deze blokken staan in de archiefbewaarplaats omdat de klimatologische omstandigheden op het gemeentehuis te slecht zijn om langdurig archief te plaatsen. In het najaar van 2020 is een medewerkster van de DIV-afdeling van de gemeente gestart met het bewerken van deze archiefblokken, zowel materieel als inhoudelijk. De archiefinspecteur heeft regelmatig overleg met deze medewerkster over inhoudelijke vragen. Het eerste blok (1990-2000) is vrijwel afgerond; alle dossiers zijn doorgenomen en het afronden van de inventaris is gestart.

1Stroom (gemeenten Duiven en Westervoort) Algemene indruk Ook in 2021 is er geen regulier overleg geweest met de medewerkers van de DIV-afdeling van 1Stroom. Daardoor is er geen goed beeld van de huidige stand van zaken wat betreft het algemene archiefbeheer. Het bewerken van de achterstanden in de bewerking van over te dragen archiefblokken verloopt nog steeds naar wens. De gemeente heeft nog geen SIO ingesteld en nog geen hotspot-monitor. 1.

Lokale regelingen

Zowel voor de gemeente Duiven als voor de gemeente Westervoort zijn een nieuwe Archiefverordening en een nieuw Besluit Informatiebeheer opgesteld door de DIV-afdeling, waarbij de archiefinspecteur op diverse momenten advies heeft gegeven. De nieuwe Archiefverordening van de gemeente Duiven is vastgesteld op 22 juni 2021. De gemeente Westervoort besloot echter om de vaststelling uit te stellen omdat de gemeenteraad meer uitleg wilde over de vorm van de Archiefverordening. Uiteindelijk is de Archiefverordening van Westervoort op 20 december vastgesteld door de gemeenteraad. 2.

Middelen en mensen

Er heeft binnen 1Stroom in 2021 een reorganisatie plaatsgevonden waarbij de verschillende afdelingen zijn veranderd. Dit heeft voor zover bekend geen effecten gehad op het aantal fte dat beschikbaar is voor informatiebeheer. Door het ontbreken van een regelmatig overleg is er echter weinig zicht op de veranderingen op de dit gebied binnen 1Stroom. 23

3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

De gemeenten Westervoort en Duiven nemen deel aan het project e-depot. Dit wordt verder beschreven in het algemene jaarverslag. Ook bij de gemeenten Duiven en Westervoort stonden voor 2021 inspecties naar het beheer van de diverse archiefruimtes op de planning. De inspectie bij de gemeente Duiven heeft helaas niet in 2021 kunnen plaatsvinden, omdat de gemeente Duiven de toegestuurde vragenlijst pas halverwege december heeft ingestuurd; ruime anderhalve maand na de afgesproken termijn. Ook moest de fysieke inspectie worden uitgesteld tot na de lockdown die in december werd afgekondigd. Deze audit zal daarom pas in 2022 plaatsvinden. De fysieke inspectie bij de diverse archiefruimtes in het gemeentehuis van Westervoort vond plaats op 14 juni. De bevindingen zijn vastgelegd in een rapportage die eind september naar de gemeente is gestuurd en zijn besproken met de gemeentesecretaris en de adviseur informatiemanagement. De archiefbewaarplaats van de gemeente Westervoort in het gemeentehuis te Duiven is niet meegenomen in deze inspectie. De uitkomst van de inspectie was wisselend. Wat betreft de bewerking en overdracht van de archiefblokken heeft de gemeente Westervoort geen noemenswaardige achterstand. Wel blijkt uit de inspectie dat er achterstand is in het vernietigen van archiefbescheiden.

Deze te vernietigen archiefbescheiden bevinden zich voornamelijk in de archiefruimte op de begane grond. Wat betreft de ruimtes waarin archiefbescheiden worden bewaard, zijn de werkruimte van het team Informatiebeheer en de kluis van Burgerzaken op orde. De bevindingen wat betreft de situatie in de archiefruimte op de begane grond en de archiefbewaarplaats op de zolderverdieping zijn echter niet goed. Het klimaat in de archiefbewaarplaats op de zolderetage is niet in orde, wat ook blijkt uit de positieve schimmeltest, die tijdens de inspectie is uitgevoerd. Alle over te dragen archiefbescheiden moeten daarom nu en in de toekomst worden bestraald voor overdracht naar de archiefbewaarplaats te Duiven. De archiefruimte op de begane grond is in zeer slechte staat. Het klimaat is te vochtig en warm en de ruimte is zeer stoffig en vervuild. Het feit dat de ruimte zich buiten de kantoorruimtes van de gemeente bevindt, vormt een verder risico omdat problemen met de ruimte hierdoor waarschijnlijk te laat opgemerkt zullen worden. Het advies van het streekarchivariaat is dan ook om deze ruimte zo snel mogelijk leeg te halen en niet langer te gebruiken als archiefruimte. Tijdens het afsluitende gesprek met de gemeentesecretaris bleek dat de gemeente al een concreet aantal stappen had gezet om de aanbevelingen van de archiefinspectie op te volgen.

Eind december heeft de streekarchivaris een verbeterplan toegestuurd gekregen met daarin de diverse actiepunten en een tijdsplanning. De gemeente heeft de aanbevelingen van het inspectierapport goed opgepakt. 4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

Zoals hierboven beschreven heeft er in 2021 een audit plaatsgevonden naar de diverse archiefruimtes bij de gemeente Westervoort. De audit bij de gemeente Duiven zal pas in 2022 plaatsvinden. De uitkomsten van de inspectie in Westervoort worden besproken onder punt 3. Verder was er meerdere malen contact tussen 1Stroom en het SALD betreffende het project vervanging en het project e-depot. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Over deze onderwerpen is in 2020 geen informatie verkregen door middel van inspectie of overleg. 6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

Er zijn in 2021 geen reguliere vernietigingslijsten ter beoordeling voorgelegd aan de archiefinspecteur. In november is een vernietigingslijst ingediend voor de seriematige bescheiden die stonden in de 24

archiefruimte op de begane grond van het gemeentehuis te Westervoort en voor vernietiging in aanmerking kwamen. Deze lijst is gecontroleerd en goedgekeurd. In maart is een doorlopende machtiging ondertekend voor de analoge archiefbescheiden van de gemeente Duiven, de gemeente Westervoort en 1Stroom die na vervanging na 3 maanden vernietigd mogen worden. Ook in 2021 is nog geen hotspot-monitor ingesteld voor 1Stroom, Duiven en Westervoort. 7.

Overbrenging van archiefbescheiden

In 2021 is de bewerking van het blok Westervoort 1984-1990 afgerond. De inventaris is door de archiefinspecteur bekeken en goedgekeurd. Helaas bleek uit een schimmeltest dat de archiefbescheiden voor overdracht naar de archiefbewaarplaats in Duiven ontsmet moesten worden door middel van bestraling. Dit heeft plaats gevonden in december. De formele overdracht zal plaatsvinden begin 2022. Ook een aanvulling van het blok Westervoort 1936-1983 is bestraald en overgebracht naar de archiefbewaarplaats in het gemeentehuis te Duiven.

Zevenaar Algemene indruk De algemene situatie bij de gemeente Zevenaar wat betreft het archiefbeheer kwam in 2021 overeen met de situatie in de voorafgaande jaren. Er is nog steeds een aanzienlijke achterstand bij de overdracht van archiefblokken. Hoewel er een aantal blokken bewerkt wordt, gaat dit te langzaam om de achterstand in te halen. Door verschillende omstandigheden, waaronder corona en de uitval van medewerkers, was de werkdruk op de afdeling DIV erg hoog. De inspectie bij de verschillende archiefruimtes bracht een aantal aandachtspunten aan het licht. Zo is de manier van schoonmaken in beide archiefbewaarplaatsen niet voldoende. Maar vooral de situatie in de ruimte boven abp 2 was zeer zorgwekkend. Deze ruimte is volstrekt ongeschikt voor de opslag van archiefbescheiden. De archiefinspecteur heeft in 2021 een groot percentage van de beschikbare tijd voor inspectie moeten besteden aan de gemeente Zevenaar. Naast de reguliere inspectiewerkzaamheden, namen vooral de werkzaamheden rondom de archieven van de enquêtecommissie Zevenaar veel tijd in beslag. Hierdoor was relatief minder tijd beschikbaar voor de andere gemeenten. De gemeente heeft nog geen SIO ingesteld en ook nog geen hotspot-monitor. 1.

Lokale regelingen

In 2021 zijn er geen wijzigingen aangebracht aan de lokale regelingen. 2.

Middelen en mensen

De werkdruk binnen de afdeling DIV is onverminderd hoog door verschillende omstandigheden, waaronder corona en afwezigheid van medewerkers. Ook is er op bepaalde gebieden te weinig kennis in huis. 3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

Al voor de inspectie van de archiefruimtes en archiefbewaarplaatsen, was al duidelijk dat er bij de diverse archiefruimtes in het gemeentehuis in Zevenaar diverse gebreken en problemen zijn. In de voorafgaande jaren zijn er diverse bouwkundige problemen geconstateerd in beide archiefbewaarplaatsen, die staan 25

beschreven in de vorige jaarverslagen. Deze problemen waren één van de redenen om in 2021 een algehele inspectie van alle archiefruimtes bij de deelnemende gemeenten uit te voeren. Een probleem dat in het gemeentehuis vaker is voorgekomen, is de aanwezigheid van zilvervisjes in en direct buiten de archiefbewaarplaatsen. Ook in januari en februari 2021 werden er door de archivarissen zilvervisjes aangetroffen in beide archiefbewaarplaatsen. De bevindingen zijn direct doorgegeven aan intern beheer, waarna maatregelen zijn getroffen. De fysieke inspectie van de archiefbewaarplaatsen door de streekarchivaris en de archiefinspecteur vond plaats op 12 juli. De eindrapportage werd in december verzonden aan de gemeentesecretaris. Er heeft in 2021 nog geen afsluitend gesprek plaatsgevonden. De resultaten van de inspectie waren helaas niet positief. Allereerst heeft de gemeente Zevenaar een flinke achterstand in de bewerking en overdracht van archiefblokken. Hoewel hier al enige tijd aan gewerkt wordt, is het tempo van bewerking niet voldoende om de achterstand te kunnen wegwerken. In de kantoorruimte van de DIV-afdeling en de paternoster kast werd ook duidelijk dat er ook achterstand is in de bewerking van de meer recentere papieren archieven.

Het advies vanuit het SALD luidt dan ook om extern gespecialiseerd personeel in te huren voor de bewerking van de semi-statische archieven om meer achterstand te voorkomen en de druk op de afdeling DIV te verminderen. Ook de bevindingen in de verschillende archiefruimtes zijn niet positief. De beide archiefbewaarplaatsen hebben op dit moment geen ernstige bouwkundige problemen, maar wel een aantal aandachtspunten, waaronder het ontbreken van een goed schoonmaakregime. De schimmeltest die tijdens de inspectie in abp 1 werd uitgevoerd, bleek positief; de oorzaak hiervan kan liggen in de grote hoeveelheid stof en gruis in de ruimte. De streekarchivaris zal daarom de test herhalen nadat de archiefbewaarplaats grondig gereinigd is. Een halkast waarin archiefbescheiden van de afdeling Burgerzaken worden bewaard, is ook een punt van aandacht. Vanwege een sprinkler boven de kast en de aanwezigheid van ongedierte lopen de archiefbescheiden in deze kast teveel risico op schade. Na overleg met de afdeling Burgerzaken is een oplossing gevonden door het plaatsen van een nieuwe afsluitbare kast in de kluis op de afdeling waarin de archiefbescheiden uit de halkast bewaard kunnen worden. Het grootste probleem doet zich voor in de technische ruimte boven abp 2. Deze ruimte voldoet op geen enkele manier aan de eisen van de Archiefwet.

De te bewaren archiefbescheiden moeten zo snel mogelijk uit de ruimte gehaald worden en worden behandeld tegen schimmel. Daarna moet in overleg met het SALD bekeken worden wat voor de te vernietigen archiefbescheiden de best haalbare oplossing is om de bewaarcondities te verbeteren. De gemeente Zevenaar neemt actief deel aan het project e-depot. Dit wordt verder beschreven in het algemene jaarverslag. 4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

In 2021 heeft er een audit plaatsgevonden naar de diverse archiefruimtes bij de gemeente Zevenaar. De uitkomsten van deze inspectie worden besproken onder punt 3. Verder was er meerdere malen contact tussen de gemeente en het SALD betreffende diverse onderwerpen. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Over deze onderwerpen is in 2021 geen informatie verkregen door middel van inspectie of overleg. 6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

26

De vernietigingslijst 2020 werd in juni 2020 ontvangen. Na diverse beoordelingen, overleg en aanpassingen werd de definitieve lijst in november 2021 goedgekeurd. De vernietigingslijst van 2021 werd eind augustus 2021 ontvangen en ook in november goedgekeurd. Naast deze reguliere vernietigingslijsten is er, net als in 2020, een aantal keer overleg geweest met medewerkers van de div afdeling over de vernietiging van digitale archiefbescheiden. Uit gegevens van de RID bleek dat de gemeente Zevenaar opvallend veel digitale bestanden had. Na een inventarisatie bleek dat een aantal van deze bestanden vernietigd konden worden. Een deel hiervan had al vernietigd moeten worden, omdat de gegevens op goedgekeurde vernietigingslijsten had gestaan. Een ander deel bestond uit digitale gegevens van archiefblokken die al (analoog) aan het SALD waren overgedragen. De digitale bestanden van het blok Bouwvergunningen namen ook veel plek in beslag. Deze bestanden zijn echter formeel geen archief, omdat het slechts digitale kopieën zijn van het originele analoge archief wat momenteel niet voor vervanging in aanmerking komt. Het vernietigen van deze digitale bestanden heeft niet de voorkeur, maar in overleg met de archiefinspecteur is besloten dat deze digitale bestanden wel uitgeplaatst kunnen worden naar een externe opslagruimte. Ook in 2021 is nog geen hotspot-monitor ingesteld. 7.

Overbrenging van archiefbescheiden

In 2021 is er geen archiefblok aan het streekarchivariaat overgedragen, maar wel aan diverse blokken gewerkt. Het archiefblok Rijnwaarden 1996-2000 is bewerkt door een externe medewerker en kan naar verwachting begin 2022 formeel worden overgedragen. Daarnaast wordt er aan twee archiefblokken met bouwvergunningen gewerkt. Bij beide projecten is echter onvoldoende tijd om de bewerking binnen afzienbare tijd af te krijgen. Daarnaast is er veel contact geweest tussen de gemeente en het SALD over de archieven van en over de enquêtecommissie. De werkzaamheden voor het reeds overgedragen archief van de enquêtecommissie zelf zal worden behandeld in het algemene jaarverslag. De archiefinspecteur en de streekarchivaris hebben net als in 2020 regelmatig overleg gehad met medewerkers van de DIV-afdeling, de afdeling juridische zaken en P&O over de bewerking van het archiefblok van bescheiden betreffende de enquêtecommissie, opgesteld door de gemeente Zevenaar zelf. Met name de eventuele beperking van openbaarheid van bepaalde archiefstukken en de eventuele vernietiging van bepaalde archiefbescheiden werd meerdere keren uitgebreid besproken en is nog een punt van discussie tussen de gemeente en het streekarchivariaat.

27