20220530-rv-zienswijze-sald-Jaarstukken-2021-en-meerjarenbegroting-2023-2026-.docx

*ZFEA9B34F56* RAADSVOORSTEL Onderwerp

: Jaarstukken 2021 en conceptmeerjarenbegroting 2023-2026 Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/22/093997/201561374

Opsteller

: Guus Benkers

Portefeuillehouder

Afdeling

:

: A.J. van Hout

Informatiemanagement, Bestuursondersteuning en Projecten Telefoonnr. __________________________________________________________________________ Samenvatting De gemeenteraad wordt in de gelegenheid gesteld om een zienswijze te geven op de jaarstukken van 2021 en de conceptmeerjarenbegroting 2023-2026 van Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (SALD). Voorgesteld wordt om een zienswijze in te dienen op deze stukken waarin de raad erop aandringt om minimaal kostenneutraliteit te hanteren bij nieuwe wensen. Beslispunten 1. Kennisnemen van de jaarstukken van 2021 en de conceptmeerjarenbegroting 2023-2026 van het SALD; 2. Een zienswijze indienen op de jaarstukken van 2021 en de conceptmeerjarenbegroting 2023-2026 waarin de raad erop aandringt om minimaal kostenneutraliteit te hanteren bij nieuwe wensen. Aanleiding Onder verwijzing naar de artikelen 24 en 25 van de Gemeenschappelijke Regeling SALD en de artikelen 34, 34b en 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen dient het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling de jaarstukken en de conceptmeerjarenbegroting aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten aan te bieden. De gemeenteraden kunnen hun zienswijze over deze stukken naar voren brengen bij het dagelijks bestuur.

Planning De jaarstukken van 2021 en de conceptmeerjarenbegroting 2023-2026 worden definitief vastgesteld door het algemeen bestuur van het SALD op de vergadering van 20 juni 2022. Het streekarchivariaat heeft daarom gevraagd de zienswijze vóór 9 juni 2022 in te dienen. De behandeling van dit voorstel vindt echter plaats in de raadsvergadering van 13 juni. Daarom is deze deadline niet haalbaar. Het SALD is hiervan op de hoogte gesteld. Beoogd effect Met de mogelijkheid van het geven van een zienswijze heeft de gemeenteraad de gelegenheid om invloed te blijven houden op de financiën, de taken en te behalen doelstellingen van het SALD. Argumenten 1.1 De begrotingsafwijkingen op de jaarrekening passen binnen het bestaande beleid en tegenvallers worden opgevangen door meevallers.

Pagina 1

De opvallendste post in de jaarrekening is een overschrijding van €26.286,- van de begrote lasten van het Programma Archief. Deze wordt vooral veroorzaakt doordat ten tijde van het opstellen van de begroting bepaalde salariskosten nog niet bekend waren. Daarnaast heeft er een cao-verhoging plaatsgevonden. Deze overschrijding van de begrote lasten wordt door andere posten grotendeels opgevangen. Daardoor is er onder de streep op de jaarrekening slechts sprake van een tekort van €794,-. De begrotingsafwijkingen passen binnen het bestaande beleid. 1.2 Rekening houden met kosten en werkzaamheden voor aansluiting bij e-depot ECAL. Met de deelnemende gemeenten worden in 2023 aansluittrajecten voor het e-depot van het Erfgoedcentrum Achterhoek en de Liemers (ECAL) uitgewerkt. Doordat elke gemeente een eigen unieke informatiehuishouding heeft, ziet de aansluiting op het e-depot voor elke gemeente er anders uit. Daarnaast is niet elke gemeente even ver met het op orde brengen van de informatiehuishouding. Om die reden is er gekozen om per gemeente een praktisch en uitvoerbaar plan op te stellen om de aansluiting op het e-depot van ECAL voor te bereiden. Er wordt daarbij gekeken naar de gemene deler om efficiencyvoordelen te behalen.

Anticiperend op extra kosten die in de voorbereiding verwacht worden (inhuur van deskundigheid die het SALD en de deelnemers niet zelf in huis hebben), is er in voorliggende begroting een bedrag van €39.642,- begroot voor een projectleider e-depot (0,5 Fte). Komende maanden wil het bestuur de financiële effecten van de aansluiting op het e-depot verder in beeld brengen. Het SALD geeft uiterlijk 1 september 2022 inzicht in de kosten, zowel collectief als per gemeente. 1.3 Wijzigen van de verouderde gemeenschappelijke regeling in tweede helft 2022. Een bestuurlijke afspraak is de wijziging van de uit 1959 daterende Gemeenschappelijke Regeling SALD. Deze gewijzigde regeling is ter instemming voorgelegd aan de colleges en gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. De regeling zal, na verkregen instemming, in de tweede helft van dit jaar in werking treden. 1.4 Hinder door het coronavirus bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Net als in 2020 zorgde corona voor veel beperkingen bij het uitvoeren van de werkzaamheden. De personele inzetbaarheid van medewerkers is krap en kwetsbaar gebleken. Het primaire werk achter de schermen ging, ondanks de coronabeperkingen en de krappe bezetting, grotendeels onverminderd door. 2. Indienen zienswijze waarin de gemeente aandringt op kostenneutraliteit.

De jaarrekening en de ontwerpbegroting geven aanleiding tot het indienen van een zienswijze vanwege het herstelplan dat de gemeente momenteel uitvoert. In de ontwerpbegroting is een aantal ontwikkelingen opgenomen dat ertoe leidt dat de bijdrage van de gemeente aan het SALD zal stijgen. Daarom is het verstandig om middels een zienswijze erop aan te dringen om zoveel mogelijk kostenneutraliteit te hanteren. Voor het inrichten van een e-depot is dit niet mogelijk, maar ook voor dat project moet scherp naar de kosten gekeken worden. Kanttekeningen 2. Het hanteren van kostenneutraliteit is niet mogelijk voor het e-depot. Bij het inrichten van een e-depot is kostenneutraliteit niet mogelijk, maar ook voor dat project moet scherp naar de kosten gekeken worden. Het SALD geeft uiterlijk 1 september 2022 inzicht in de kosten, zowel collectief als per gemeente.

Pagina 2

Financiële paragraaf Gemeente Westervoort heeft een voorschot betaald van €31.439,-. De werkelijke bijdrage voor 2021 is vastgesteld op €32.058,-. De gemeente moet dus nog een navordering van €619,- betalen. Dit is bekend bij Financiën. Relatie met het herstelplan In het kader van het herstelplan, zal in de zienswijze worden aangedrongen om kritisch te kijken naar de kosten voor structurele taken, ontwikkelingen en ambities met organisatorische en financiële consequenties. Ook wordt het SALD opgeroepen om te proberen om minimaal kostenneutraal te handelen bij nieuwe wensen, veranderingen en projecten. Participatie en communicatie Er is geen communicatie met inwoners nodig. Duurzaamheid De jaarstukken en de conceptmeerjarenbegroting hebben geen directe relatie met duurzaamheid. Het in de begroting genoemde nog te realiseren e-depot kan mogelijk wel leiden tot een duurzamer archiefbeheer. Door het archief digitaal te bewaren, is het niet meer nodig om alle documenten op papier af te drukken. Bovendien hoeven deze stukken ook niet meer voor eeuwig in grote archiefruimtes, voorzien van klimaatbeheersingsinstallaties, te worden bewaard. Intergemeentelijke samenwerking Ook de gemeentes Duiven, Zevenaar en Doesburg vallen onder het SALD. Gemeente Duiven besluit in de raadsvergadering van 7 juni 2022 over de stukken.

Bijlagen 201561375 - Raadsbesluit jaarstukken 2021 en meerjarenbegroting 2023-2026 SALD 201561200 - Aanbiedingsbrief jaarstukken en meerjarenbegroting SALD 201561201 - Jaarstukken SALD 2021 201561202 - Concept meerjarenbegroting SALD 2023-2026 201561575 - Zienswijze jaarstukken 2021 en conceptmeerjarenbegroting 2023-2026 SALD 201561794 - Accountantsverslag 2021 Stolwijk Kelderman 201561795 - Controleverklaring accountant Stolwijk Kelderman Westervoort, 13 juni 2022 Burgemeester en wethouders van Westervoort,

M. Sluiter MA secretaris

drs. A.J. van Hout burgemeester

Pagina 3