20211206-rv-archiefverordening.docx

*ZFD7D206492* RAADSVOORSTEL Onderwerp : Vaststellen Archiefverordening gemeente Westervoort 2021 __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/20/062806/201492883

Opsteller

: Guus Benkers

Portefeuillehouder

Team

: Informatiebeheer

: A.J. van Hout

Telefoonnr. __________________________________________________________________________ Samenvatting De archiefverordening van de gemeente is verouderd. Door een nieuwe archiefverordening vast te stellen, zorgt de raad ervoor dat de gemeente weer voldoet aan de actuele wet- en regelgeving op dit gebied. Beslispunten Het college van burgemeester en wethouders stelt de gemeenteraad voor het volgende te besluiten: 1. de Archiefverordening gemeente Westervoort 2021 vast te stellen 2. de Archiefverordening gemeente Westervoort 2003 in te trekken Aanleiding De VNG heeft een nieuwe modelarchiefverordening uitgebracht. Deze verordening is geactualiseerd aan de hand van de nieuwste wet- en regelgeving en feedback vanuit het vakgebied. De Archiefverordening gemeente Westervoort 2003 is hierdoor verouderd. Het vaststellen van de nieuwe Archiefverordening gemeente Westervoort 2021 door de gemeenteraad zorgt ervoor dat de gemeente weer voldoet aan de laatste door de VNG geadviseerde standaarden en actuele wetgeving. Het college heeft onlangs de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Westervoort 2021 vastgesteld. Hiertoe is het college bevoegd. Deze beheerregeling is ter kennisname als aanvullende informatie toegevoegd aan dit raadsvoorstel. Planning Niet van toepassing.

Beoogd effect In de archiefverordening wordt een aantal bij wet genoemde verantwoordelijkheden voor het archiveren van informatie vastgelegd. De Archiefverordening gemeente Westervoort 2021 is ten opzichte van de Archiefverordening gemeente Westervoort 2003 op enkele punten geactualiseerd. De wijzigingen zijn conform een door de VNG uitgebrachte modelarchiefverordening. Doordat geen hogere wetgeving meer wordt aangehaald, is de verordening veel beknopter. Door de nieuwe verordening vast te stellen, voldoet de gemeente weer aan de laatste wet- en regelgeving. Argumenten De archiefverordening uit 2003 voldoet niet aan de actuele wet- en regelgeving De VNG heeft een nieuwe modelarchiefverordening uitgebracht die voldoet aan de wijzigingen in de Archiefwet 1995 en andere, nieuwere regelgeving. Door deze modelarchiefverordening te volgen voldoen we weer aan de actuele regelgeving. Ten opzichte van de Archiefverordening gemeente Westervoort 2003 is de nieuwe verordening veel beknopter. Er wordt namelijk geen hogere wetgeving meer aangehaald.

Pagina 1

Hiermee volgen we de Aanwijzingen voor de regelgeving die op landelijk niveau zijn vastgesteld. Delen uit bijvoorbeeld de Archiefwet, de Archiefregeling of het Archiefbesluit staan dus niet nogmaals in de Archiefverordening gemeente Westervoort 2021. In de bijgevoegde was-wordt-lijst staat beschreven waar de artikelen uit de verordening uit 2003 zijn vastgelegd. De inhoudelijke wijzigingen zijn beperkt. Een tweetal artikelen komt niet terug, doordat de wetgeving in de tussentijd is veranderd. Door een beknoptere variant te hanteren, voorkomt de gemeente dat de verordening na nieuwe wetswijzigingen veroudert. Kanttekeningen Niet actualiseren levert risico’s op Wanneer de gemeente niet voldoet aan de wettelijke eisen op het gebied van informatiebeheer loopt de gemeente risico’s. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering (administratieve- en financiële verantwoording), de dienstverlening (informatievoorziening aan burgers en organisaties), juridische procedures (bewijslast), en cultuurhistorisch erfgoed (belangrijke documenten). Financiële paragraaf Het vaststellen van de nieuwe archiefverordening heeft geen financiële gevolgen. Relatie met het herstelplan Het vaststellen van de nieuwe archiefverordening heeft geen gevolgen voor het herstelplan.

Participatie en communicatie De Archiefverordening gemeente Westervoort 2021 wordt na vaststelling bekend gemaakt, gepubliceerd en ter kennisname gestuurd aan Gedeputeerde Staten Gelderland. Duurzaamheid Ten opzichte van de oude verordening zijn er geen gevolgen op het gebied van duurzaamheid. Toch heeft goed georganiseerd digitaal archief- en informatiebeheer als dusdanig wel degelijk een duurzaamheidscomponent. Allereerst schept het de voorwaarden voor een energiezuinig archiefbeheer. In tijden van steeds verdergaande digitalisering is dit erg belangrijk, want als het archiefbeheer niet op een duurzame manier gebeurt, wordt het archief al snel een ongeorganiseerde chaos. Daardoor zal het digitale opslagvolume dat de gemeente nodig heeft flink toenemen. En digitale opslag kost veel energie. Ten tweede schept het ook de voorwaarden voor een steeds verder digitaliserend archief. Hierdoor neemt het gebruik van papier af en wordt er steeds minder papier opgeslagen in de archiefkluizen. Intergemeentelijke samenwerking Niet van toepassing. Bijlagen 201492915 – Raadsbesluit 201492878 – Archiefverordening gemeente Westervoort 2021 201524149 – Was-wordt-lijst Archiefverordening 201492933 – Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Westervoort 2021

Pagina 2

Westervoort, 20 december 2021 Burgemeester en wethouders van gemeente Westervoort,

M. Sluiter MA secretaris

drs. A.J. van Hout burgemeester

Pagina 3