20210913-rv-streekarchivariaat-de-liemers-en-doesburg-jaarstukken-en-begroting.docx

*ZFDCEA4D8E6* RAADSVOORSTEL Onderwerp : Jaarstukken 2020 en begroting 2022 Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (SALD) Westervoort __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/21/079862/201511609

Opsteller

: Guus Benkers

Portefeuillehouder

Team

: Informatiebeheer

: A.J. van Hout

Telefoonnr. __________________________________________________________________________ Samenvatting De gemeenteraad van Westervoort wordt in de gelegenheid gesteld om een zienswijze te geven op de ontwerpbegroting 2022-2025 van Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (SALD). Omdat het niet mogelijk was de stukken tijdig aan te leveren aan de gemeenteraad, heeft het college namens de raad een zienswijze op de ontwerpbegroting ingediend. Hierin wordt erop aangedrongen om zoveel mogelijk kostenneutraliteit te hanteren bij nieuwe wensen. Beslispunten 1. De zienswijze bekrachtigen die door het college namens de gemeenteraad aan het SALD is verstuurd. Aanleiding Onder verwijzing naar de artikelen 24 en 25 van de Gemeenschappelijke regeling SALD en de artikelen 34, 34b en 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen dient het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling de voorlopige jaarrekening en de ontwerpbegroting aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten aan te bieden. De gemeenteraden kunnen hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen bij het dagelijks bestuur. Planning De jaarrekening 2020 en de begroting 2022 zijn definitief vastgesteld door het algemeen bestuur van het SALD op de vergadering van 5 juli 2021.

Beoogd effect Met de mogelijkheid van het geven van een zienswijze heeft de gemeenteraad de gelegenheid om invloed te blijven houden op de financiën, de taken en te behalen doelstellingen van de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg. Argumenten 1. De ontwerpbegroting geeft aanleiding tot het indienen van een zienswijze vanwege bezuinigingsmaatregelen bij de gemeente. In de ontwerpbegroting zijn een aantal ontwikkelingen opgenomen die ertoe leiden dat de bijdrage van de gemeente aan het SALD zal stijgen. Daarom is het verstandig om middels een zienswijze erop aan te dringen om zoveel mogelijk kostenneutraliteit te hanteren. Voor het inrichten van een edepot is dit niet mogelijk, maar ook voor dat project moet scherp naar de kosten gekeken worden.

Pagina 1

2. In 2020 is gestart met een eerste fase om te komen tot de invoering van een zogenaamd e-depot. Het e-depot is een digitale archiefbewaarplaats en een wettelijke verplichting. Het SALD zoekt daarvoor aansluiting op het e-depot van het Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers (ECAL). Daarvoor was in de begroting 2020 een bedrag gereserveerd voor het aantrekken van een projectleider. Deze is echter niet aangesteld, omdat er eerst een plan van aanpak diende te komen. Dit plan en een businesscase voor de aansluiting op het e-depot van ECAL zijn inmiddels opgeleverd. Deze geven inzicht in de organisatorische en financiële consequenties van de invoering, zowel voor het SALD als de deelnemende gemeenten. Om aansluiting te realiseren en een werkend e-depot voor het SALD op te richten is allereerst een besluit nodig van alle aangesloten partijen om zich te committeren aan het e-depot voor het SALD. 3. In 2021 zal een nieuwe gemeenschappelijke regeling voor het SALD aan de gemeenten worden voorgelegd. De huidige regeling is gedateerd en voldoet niet meer aan de eisen. De nieuwe regeling heeft eerst een tijdelijk karakter, omdat over enkele ingrijpende delen nog overeenstemming bereikt moet worden. 4. Het bestuur van het SALD wil zich over de toekomst van het SALD beraden als de GR (in tijdelijke vorm) en het e-depotproject zijn gerealiseerd.

Zeker dat laatste is van belang, want een e-depot zal zorgen voor een andere, meer digitale manier van werken. Dit zou de richting kunnen zijn waar men in de toekomst naartoe wil bewegen. 5. Het corona virus en de daarmee gepaard gaande maatregelen hadden voor een aanzienlijk deel van 2020 invloed op de werkzaamheden van de medewerkers en vooral van de vrijwilligers. Op twee van de drie locaties konden de werkzaamheden van de medewerkers, met inachtneming van de te nemen maatregelen, nog redelijk worden voortgezet. Op de derde locatie waren de genomen maatregelen dusdanig dat we een groot deel van het jaar niet aanwezig waren. 6. Naast dit alles speelde ook langdurig verminderde personele bezetting een belangrijke rol bij de te verrichten werkzaamheden. Pas in het najaar kon hier een gedeeltelijke oplossing voor worden gevonden. Kanttekeningen 1. Het streekarchivariaat had extra tijd nodig voor het aanleveren van alle stukken. De jaarrekening over 2020 was al wel klaar en is daarom al in een eerder stadium ter kennisgeving naar de gemeenteraad gestuurd. Nu volgt de ontwerpbegroting over 20222025. Voor de volledigheid is de jaarrekening over 2020 opnieuw bijgevoegd. Het was door de late aanlevering van de stukken niet mogelijk om de stukken tijdig in de raadscyclus op te nemen.

Het algemeen bestuur van het SALD heeft namelijk op de vergadering van 5 juli 2021 de begroting al vastgesteld. Daarom heeft het college namens de gemeenteraad een zienswijze op de ontwerpbegroting ingediend bij het SALD. Deze zienswijze moet nog door de gemeenteraad worden bekrachtigd. 2. De bijdrage van de gemeente aan het streekarchivariaat stijgt (zie de financiële paragraaf). 3. Het is niet mogelijk om een e-depot kostenneutraal in te richten. Daarom moet rekening worden gehouden met extra kosten voor dit project. 4. Er zal voor het opzetten van een e-depot ook personele inzet van de gemeente nodig zijn.

Pagina 2

Financiële paragraaf In de begroting van het streekarchivariaat is een aantal ontwikkelingen opgenomen die meer geld gaan kosten. De bijdragen van de deelnemende gemeenten stijgen hierdoor. De bijdrage van Westervoort stijgt voor 2021 met € 2.000,- (van € 34.200,- naar € 36.200,-). Naar verwachting zullen de kosten in verband met de wettelijk verplichte aansluiting op een e-depot (digitale archiefbewaarplaats) nog verder stijgen. Op dit moment is het onderzoek in een verkennende fase en is het nog onduidelijk wat de omvang van het bedrag zal zijn. In de jaarrekening staat onder de post ‘Salarissen en sociale lasten’ een positief verschil met hetgeen begroot was voor 2020. Dat komt met name doordat de vacature voor projectleider e-depot nog niet is ingevuld. Onder de post ‘Personeel van derden’ is daarentegen door inhuur voor het e-depot een negatief verschil ontstaan. Relatie met het herstelplan. Past dit voorstel binnen de kaders van het herstelplan? Dit voorstel past niet binnen de kaders van het herstelplan. Het tekort van € 2.000,- in 2021 wordt meegenomen in de jaarcijfers over 2021. Voor de verhoging van de kosten in verband met de wettelijk verplichte aansluiting op een e-depot zal een dekking gevonden moeten worden in de reguliere begroting. Hierover ontvangt u te zijner tijd een separaat voorstel.

Participatie en communicatie Niet meer van toepassing, want de zienswijze is reeds door het college verstuurd. Duurzaamheid Niet van toepassing Intergemeentelijke samenwerking Ook de gemeenten Duiven, Zevenaar en Doesburg vallen onder het SALD. Bijlagen 201511610 – Raadsbesluit 201511612 – Jaarstukken 2020 SALD 201511613 – Begroting 2022-2025 SALD 201511614 – Kaderbrief 2022 SALD 201512558 – Zienswijze jaarstukken 2020 en begroting 2022 SALD Westervoort, 27 september 2021 Burgemeester en wethouders van Westervoort,

M. Sluiter MA secretaris

drs. A.J. van Hout burgemeester

Pagina 3